LAS FUNCIONES QUE DEBE CUMPLIR EL SISTEMA DE

La existencia de un sistema de información sólo tiene sentido si cumple con las expectativas generadas alrededor de su creación. Así, cuando se desarrolla un sistema de información en la Administración de Santander de Quilichao, este debe realizar como mínimo tres funciones158_:

4.3.1 Registro de datos

El sistema de información tributaria debe permitir el registro de los datos de los contribuyentes teniendo en cuenta que cada contribuyente debe estar debidamente identificado para todos los efectos, mediante su número de identificación tributaria, NIT, o la cédula de ciudadanía en el caso de personas naturales que no tengan NIT, con el propósito no sólo de consolidar la cuenta corriente única del individuo ante la entidad territorial, sino de facilitar el cruce de información con bases de datos exógenas.

El obligatorio registro de la cédula o NIT, debe complementarse con la identificación particular requerida por el impuesto de que se trate, por ejemplo el número catastral en el Impuesto Predial Unificado.

En ese orden de ideas, el sistema debe identificar el universo de contribuyentes del Impuesto Predial Unificado y permitir el reporte consolidado de este impuesto, de cada contribuyente.

Asimismo, el sistema debe permitir las modificaciones o adiciones a los registros con el fin de mantenerlos actualizados, y validar los datos para garantizar que la información que se registra sea consistente. Es importante que se establezcan controles de auditoría, de tal manera que la información incorporada al sistema sea solamente la autorizada por el funcionario competente y los actos administrativos respectivos.

4.3.2 Automatización de procesos

Una de las principales ventajas del sistema de información es la eliminación de interminables y dispendiosas tareas manuales con altos volúmenes de documentos e información. En consecuencia, la liberación del recurso humano que puede dedicarse a otras actividades, la disminución del riesgo de error humano, los mecanismos de validación para garantizar la consistencia de los datos y en general la agilización de los procesos.

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4.3.3 Generación de reportes para toma de decisiones

Finalmente, mediante las operaciones del sistema se generan reportes para análisis y para la toma de decisiones sobre las políticas fiscales. Más concretamente, la información se clasifica con los criterios que se consideren adecuados para cada caso objeto de estudio, y el Sistema debe estar en capacidad de generar información veraz y oportuna para la gerencia de aquellos. Se presentan a continuación, los procesos que exige la Normalización del Estatuto Tributario Municipal de Santander de Quilichao, que se deben automatizar en el sistema de información del Impuesto Predial Unificado, así como los reportes mínimos que deben estar en capacidad de generar.159

Cuadro 4.

Formato para los Procesos que exige la Normalización del Estatuto Tributario Municipal, que se deben automatizar en el sistema de información del Impuesto Predial Unificado, así como los

reportes mínimos que deben estar en capacidad de generar.

SISTEMA DE INFORMACIÓN IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO Contenido del Registro de Contribuyentes

IDENTIFICACIÓN DEL CONTRIBUYENTE

IDENTIFICACIÓN DEL CONTRIBUYENTE Nombre del propietario o poseedor del predio

Cédula o NIT

Tipo: persona natural, persona jurídica; otro

Copropietarios: Nombres, número y porcentajes de participación Dirección de notificación

Ciudad, departamento Teléfono

IDENTIFICACIÓN DEL PREDIO Número catastral anterior

Número catastral actual Matrícula inmobiliaria Área del terreno Área construida Avalúo catastral Dirección del predio Código de exención Uso

Estrato socioeconómico Fecha de formación catastral

83 Número resolución vigente

Serie histórica de las vigencias anteriores: Avalúo catastral y sus respectivos actos administrativos Número del documento de liquidación del impuesto

Fecha de notificación

REGISTRO DE LOS PAGOS Número del recibo

Fecha del pago

Periodo al que corresponde el pago

Código tipo de pago (con declaración, o recibo oficial) Forma de pago

(Cheque, efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito, cruce de cuentas)

Valor del pago (la afectación del pago debe realizarse siguiendo la regla de imputación a impuesto, intereses y sanciones, de manera que permita actualizar el estado de cuenta del contribuyente)

Fuente: Zuluaga, Oscar Iván; Villa Arcila, Ana Lucía; Villota Quiñones, Luis Fernando; Urrea Duque, Néstor Mario. Manual de Fiscalización para Entidades Territoriales, Ministerio de Hacienda

y Crédito Público. Dirección General de Apoyo Fiscal. República de Colombia: Imprenta Nacional de Colombia. (2007), p. 46.

TABLA GENERAL Fechas de vencimiento con descuento (por cada año) Fechas de vencimiento sin descuento (por cada año)

Tasas de interés de mora (por rango de fechas de aplicación)

Tarifas según criterios del Estatuto Tributario (estrato, uso, avalúo, etc.), sobretasa ambiental (si la hay)

EN CASO DE HABER ADOPTADO EL SISTEMA DE RECAUDACIÓN ANUAL Número de formulario de declaración

Fecha de presentación

Auto avalúo, datos del predio, tarifa e impuesto según liquidación privada

Bases mínimas, tarifa y demás parámetros de verificación de la liquidación privada.

CUENTA CORRIENTE Tipo de liquidación, privada u oficial

Número Acto Administrativo; fecha de notificación

Resumen factores de la liquidación privada y de la liquidación oficial. Intereses de mora

Resumen de pagos, estado de la cuenta

Fuente: Zuluaga, Oscar Iván; Villa Arcila, Ana Lucía; Villota Quiñones, Luis Fernando; Urrea Duque, Néstor Mario. Manual de Fiscalización para Entidades Territoriales, Ministerio de Hacienda

y Crédito Público. Dirección General de Apoyo Fiscal. República de Colombia: Imprenta Nacional de Colombia. (2007), p. 46.

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AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

1. Ajuste automático de la base gravable del impuesto. Actualización de la información catastral y de parámetros tributarios (tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento, descuentos por pronto pago).

2. Liquidación y Facturación del Impuesto, aplicación de parámetros tributarios a la información de los predios para cálculo del impuesto, descuentos, intereses.

3. Liquidaciones Especiales: Re liquidaciones, etc. Control de predios exentos, totales o parciales. 4. Control de Recaudo y Cartera. Registro y validación de pagos, según recibo individual o agrupada en medio magnético remitido por los bancos.

5. Mantenimiento de los Estados de Cuenta por predio, y consolidación por propietario. Producto: Estados de cuenta corriente por período gravable y por predio (propietario o poseedor)

6. Verificación de predios que no han pagado y expedición de actos de liquidación oficial. Producto: listados y correspondencia para notificar la liquidación.

7. Contabilidad Tributaria: el sistema debe registrar todas las novedades que afecten la cuenta corriente, de forma que lleve su contabilidad y pueda generar los reportes que se requieran.

8. Simulación del efecto de cambios en los factores de liquidación del impuesto, tales como tarifas, descuentos, amnistías, sanciones, ajuste de la base, etc., para cálculos presupuestales y de planeación y gestión tributaria.

9. Manejo de la información histórica y estadística.

10. Verificación de declaraciones (cuando existe este mecanismo en el municipio).

Control de declaraciones extemporáneas, y validación de la liquidación y pago de las respectivas sanciones.

Control a los cálculos aritméticos de las declaraciones, control a los límites de incremento del valor del impuesto, y en general verificación de los factores de liquidación.

Producto: listados y correspondencia para requerir la corrección de los errores por parte del declarante.

Procesos de fiscalización.

Reportes de gestión, número de declaraciones extemporáneas, numero de declaraciones de corrección, recaudo de estas.

11. Informes de Gestión: número de predios que pagaron después de la solicitud de pago atrasado, recaudo por impuesto, recaudo por intereses. Actos oficiales de liquidación: cartera generada.

PROCESOS DE CONTROL Y AUDITORÍA 1. Restricción de acceso a usuarios

2. Seguridad de la información. El sistema no debe aceptar cambios sin número de Acto Administrativo o aprobación del funcionario competente.

3. Registros huella

PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CATASTRAL

1. Mantenimiento de la información catastral. Registro de Actos Administrativos de Formación, Actualización de la Formación y de Conservación. Producto: Consulta de datos catastrales

2. Aplicación automática de los índices de ajuste anual de la base gravable

Fuente: Zuluaga, Oscar Iván; Villa Arcila, Ana Lucía; Villota Quiñones, Luis Fernando; Urrea Duque, Néstor Mario. Manual de Fiscalización para Entidades Territoriales, Ministerio de Hacienda

y Crédito Público. Dirección General de Apoyo Fiscal. República de Colombia: Imprenta Nacional de Colombia. (2007), p. 46.

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GENERACIÓN DE INFORMES Y REPORTES

INFORMACIÓN GENERADA

1. Información clasificada por predios, por propietarios, por sectores, por estratos, y en general por cualquier ítem del Registro de Contribuyentes.

2. Estados de Cuenta Corriente por predio. Estado consolidado por propietario o poseedor. 3. Facturas de pago

4. Paz y salvos

5. Listados periódicos de recaudo y cartera por estrato, por categoría tarifaria 6. Listados para fiscalización, según programa

7. Reportes de Contabilidad Tributaria: Total impuesto por liquidación privada, o Total de impuesto facturado. Saldo neto por correcciones al monto liquidado, o facturado por vigencia. Recaudos en el período, según vigencia cancelada y según conceptos pagados. Debido Cobrar (soportado en títulos ejecutivos debidamente ejecutoriados) por Impuesto, por vigencia. Sobretasa facturada y recaudada, Debido Cobrar Sobretasa, intereses Sobretasa.

8. Información sobre la Base Gravable: número de predios, valor del avalúo, valor del auto avalúo (opcional), por vigencia fiscal y por cualquiera de los factores del Registro

9. Información sobre las Declaraciones procesadas (opcional): Declaraciones presentadas. Cumplidas y extemporáneas. Valor de las declaraciones presentadas: auto avalúo e impuesto liquidación privada. Predios que no presentaron la declaración (omisos). Declaraciones presentadas sin pago, o con abono parcial, y Saldo pendiente de pago. Pagos según concepto: impuesto, sobretasas, sanciones e intereses. Contribuyentes que pagaron con descuento. Valor de los descuentos.

10. Recaudo potencial vs. Recaudo real. Proyecciones de recaudo. Comparativos de recaudo por períodos.

11. Resumen predios exentos, totales o parciales. Listado de predios de propiedad del Municipio, para actualización

12. Reporte detallado de potenciales sanciones por concepto de declaraciones no presentadas, extemporáneas, corregidas, inexactas, errores aritméticos y otras.

Fuente: Zuluaga, Oscar Iván; Villa Arcila, Ana Lucía; Villota Quiñones, Luis Fernando; Urrea Duque, Néstor Mario. Manual de Fiscalización para Entidades Territoriales, Ministerio de Hacienda

y Crédito Público. Dirección General de Apoyo Fiscal. República de Colombia: Imprenta Nacional de Colombia. (2007), p. 47.

Los anteriores procesos automatizados descritos y exigidos por el Estatuto Tributario Nacional, presentan el orden establecido por dicha Normalización.