4. PROPUESTA
4.4. LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
De acuerdo al listado formulado en ítem anterior y utilizando las matrices de levantamiento enunciada en el Capítulo II del presente trabajo de investigación, se procedió a relevar o levantar la información de todos y cada uno de los procesos, detallándolos tanto en la matriz definida cuanto en un diagrama de flujo. Dicho relevamiento se consiguió en base a entrevistas personalizadas con los involucrados en los procesos.
El relevamiento de información de los procesos y sus respectivos flujos se exponen a continuación comenzando por aquellos habilitantes de asesoría y terminado con los habilitantes de apoyo. Dicho levantamiento servirá en lo posterior para poder plasmarlo dentro de un Manual el mismo que deberá ser socializado y aplicado dentro de OAE.
50
PROCESOS DE PLANIFICACIÓN
ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO
PROCESO: Elaboración del Plan Estratégico Institucional CÓDIGO: PHs.01.01 DEPARTAMENTO O UNIDAD DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN PRODUCTO: Plan Estratégico Institucional CUADRO No. 1 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO
1 Definir necesidad de un nuevo Plan Estratégico
Institucional PLANIFICACIÓN 5 días
Incluye evaluación del Plan
Estratégico Anterior
2 Contar con la aprobación de la Dirección General
para iniciar proceso de elaboración del Plan DIR. GENERAL 1 día
3 Definir metodología a utilizar para elaboración del Plan Estratégico PLANIFICACIÓN 5 días
4 Elaborar cronograma de actividades de
elaboración del Plan Estratégico Institucional PLANIFICACIÓN 1 día
5 Realizar talleres o solicitar información a todas las
unidades para elaborar documento.
TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE 2 días 6
Determinar: Principios, Diagnóstico Estratégico, Direccionamiento Estratégico (Misión, Visión, Objetivos Estratégicos) TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE 10 días
7 Generar documento preliminar I del Plan
Estratégico Institucional PLANIFICACIÓN 2 días
8 Difundir el documento preliminar I y recoger
observaciones TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE 3 días
9 Generar documento preliminar II del Plan
Estratégico Institucional PLANIFICACIO 2 días
10 Consensuar Plan Estratégico Institucional Final
TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE
1 día
11 Solicitar aprobación del documento por parte de
la Dirección General DIR. GENERAL 3 días
Incluye tiempo de aprobación
12 Difundir el documento a todo el personal del OAE y actualización de página WEB PLANIFICACIÓN 1 día
Elaborado por Javier Alemán R.
51 DIAGRAMA DE FLUJO No.1
INICIO
Definir necesidad de un nuevo Plan Estratégico Institucional
Contar con la aprobación de la Dirección General para iniciar proceso de elaboración
del Plan DIRECCION GENERAL
Definir metodología a utilizar para elaboración del Plan
Estratégico
Elaborar cronograma de actividades de elaboración del Plan Estratégico
Institucional PLANIFICACION
Realizar talleres o solicitar información a todas las unidades para elaborar documento.
TODAS LAS DIRECCIONES Determinar: Principios, Diagnóstico
Estratégico, Direccionamiento Estratégico (Misión, Visión, Objetivos Estratégicos)
TODAS LAS DIRECCIONES
Generar documento preliminar I del Plan Estratégico Institucional
PLANIFICACION
Difundir el documento preliminar I y recoger observaciones
TODAS LA DIRECCIONES
Generar documento preliminar II del Plan Estratégico Institucional
PLANIFICACION
Consensuar Plan Estratégico Institucional Final
TODAS LAS DIREECIONES
Solicitar aprobación del documento por parte del la Dirección General
Difundir el documento a todo el personal del OAE y actualización de
página WEB PLANIFICACION
FIN SI
52
Fuente: Organismo de Acreditación Ecuatoriano
ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO
PROCESO:
Elaboración del Plan Operativo Anual institucional CÓDIGO: PHs.01.02 DEPARTAMENTO O UNIDAD DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
PRODUCTO: Plan Operativo Anual institucional
CUADRO No. 2
No. ACTIVIDADES INTERFAZ
TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO 1 Análisis y actualización de
formularios y manuales existentes. PLANIFICACIÓN 2 días
2 Solicitar información a diferentes
Direcciones y Unidades
TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE
1 día
3 Recopilación, verificación y corrección de la información. PLANIFICACIÓN 5 días
4 Estructuración del documento. PLANIFICACIÓN 2 días
5 Revisión y corrección del documento PLANIFICACIÓN 1 día
6 Impresión del documento PLANIFICACIÓN 1/2 DIA
7 Aprobación del documento Dir. GENERAL 1 DIA Y MEDIO
8 Difusión del documento PLANIFICACIÓN 1 DIA
Elaborado por Javier Alemán R.
53 DIAGRAMA DE FLUJO No. 2
INICIO
Análisis y actualización de formularios y manuales existentes.
Solicitar información a diferentes Direcciones y Unidades
TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE
Recopilación, verificación y corrección de la información.
PLANIFICACION
Estructuración del documento.
PLANIFICACION
Revisión y corrección del documento
Impresión del documento para aprobación y difusión
PLANIFICACION
FIN
Elaborado por Javier Alemán R.
54
ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO
PROCESO: Elaboración del Plan Operativo Anual de la Unidad de Planificación CÓDIGO: PHs.01.03
DEPARTAMENTO O UNIDAD DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
PRODUCTO: Plan Operativo Anual de la Unidad de Planificación CUADRO No. 3 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO 1
Revisión de Estatuto Orgánico por Procesos para identificar los productos de
responsabilidad de ésta unidad.
PLANIFICACIÓN 2 horas
2 Definir productos pendientes y nuevos
productos a planificarse para el año PLANIFICACIÓN 1 día
3 Llenado de matriz con información
respectiva. PLANIFICACIÓN 1 días
4 Revisión final del documento. PLANIFICACIÓN 2 horas
5 Impresión del documento para integrar a
POA institucional PLANIFICACIÓN 15 minutos
Elaborado por Javier Alemán R.
55 DIAGRAMA DE FLUJO NO. 3
INICIO
Revisión de Estatuto Orgánico por Procesos para identificar los productos de responsabilidad de ésta
unidad.
Definir productos pendientes y nuevos productos a planificarse para el año
PLANIFICACION
Llenado de matriz con información respectiva.
PLANIFICACION
Impresión del documento para integrar a POA institucional
PLANIFICACION
FIN
Revisión final del documento.
Elaborado por Javier Alemán R.
56
ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO
PROCESO: Elaboración del Informe Consolidado Anual de Actividades CÓDIGO: PHs.01.04
DEPARTAMENTO O UNIDAD DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN PRODUCTO:
Informe Consolidado Anual de Actividades (Presentación a Ministerio) CUADRO No. 4 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO
1 Revisar formato e información que constará en informe PLANIFICACIÓN 2 días
2 Reunión con Directores de Área para
coordinar elaboración del informe
TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE 1 día 3
Solicitar a Direcciones la elaboración de su respectivo informe de actividades del año
TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE
1 día
4 Recopilar informes individuales y
revisar información PLANIFICACIÓN 15 días
Incluye tiempo de elaboración del informe por parte de Direcciones
5 Estructurar un documento
consolidado PLANIFICACIÓN 3 días
6 Consensuar con Directores de Área el
documento consolidado TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE 2 días
7 Presentar a Dirección General
Documento PLANIFICACIÓN 2 horas
Incluye tiempo de aprobación
8 Aprobación del documento DIR. GENERAL 3 días
Elaborado por Javier Alemán R.
57 DIAGRAMA DE FLUJO No. 4
INICIO
Revisar formato e información que constará en informe
Reunión con Directores de Área para coordinar elaboración del informe Todas las direcciones y unidades del
oae
Solicitar a Direcciones la elaboración de su respectivo informe de actividades del año
Todas las direcciones y unidades del oae
Recopilar informes individuales y revisar información
Estructurar un documento consolidado
Planificación
Consensuar con Directores de Área el documento consolidado
Presentar a Dirección General Documento para
aprobación APRUEBA EL DOCUMENTO Dirección general APRUEBA EL DOCUMENTO Dirección general FIN NO SI
Elaborado por Javier Alemán R.
58
ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO
PROCESO: Elaboración del informe Anual de Cumplimiento y Seguimiento de la Planificación Estratégica CÓDIGO: PHs.01.05
DEPARTAMENTO O UNIDAD DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN PRODUCTO:
Informe Anual de Cumplimiento y Seguimiento de la Planificación Estratégica CUADRO No. 5 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO
1 Recopilar informes del I, II, y III trimestre de
seguimiento al POA PLANIFICACIÓN 1 DÍA
2
Análisis y actualización de formularios y manuales existentes para solicitar informe del IV trimestre
PLANIFICACIÓN 1 día
3 Preparación de formularios con información
que se solicitará a cada Dirección PLANIFICACIÓN 2 días
4 Solicitar informes a las Diferentes
Direcciones y Unidades TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE 10 min 5
Realizar análisis de la información entregada del I trimestre y de los trimestres anteriores
PLANIFICACIÓN 2 días
6
Elaboración de bases de datos con la información de los formularios y de los informes de los trimestres anteriores
PLANIFICACIÓN 1 día
7 Preparar cuadros y gráficos PLANIFICACIÓN 2 DÍAS
8 Realizar análisis de cumplimiento de los
objetivos estratégicos PLANIFICACIÓN 2 DÍAS
9 Estructuración del documento. PLANIFICACIÓN 1 día
10 Revisión y Corrección del documento. PLANIFICACIÓN 2 horas
11 Envío de Informe a Dirección General DIR. GENERAL 2 horas
Elaborado por Javier Alemán R.
59 DIAGRAMA DE FLUJO No. 5
INICIO
Recopilar informes del I, II, y III trimestre de seguimiento al POA
Análisis y actualización de formularios y manuales existentes para solicitar informe
del IV trimestre
Planificación
Preparación de formularios con información que se solicitará a cada Dirección
Planificación Solicitar informes a las
Diferentes Direcciones y Unidades
Todas las direcciones y unidades del oae
Realizar análisis de la información entregada del Iv trimestre y de los
trimestres anteriores Planificación
Elaboración de bases de datos con la información de los formularios y de los informes
de los trimestres anteriores Planificación
Preparar cuadros y gráficos Planificación
Realizar análisis de cumplimiento de los objetivos estratégicos Planificación Estructuración del documento. Planificación Revisión y Corrección del documento. Envío de Informe a Dirección General FIN
Elaborado por Javier Alemán R.
60
ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO
PROCESO: Elaboración del informe Trimestral y Anual de Cumplimiento del POA institucional CÓDIGO: PHS.01.06
DEPARTAMENTO O UNIDAD DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
PRODUCTO: Informe Trimestral y Anual de Cumplimiento del POA institucional
CUADRO No. 6 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO
1 Análisis y actualización de formularios
y manuales existentes. PLANIFICACIÓN 1 día
2
Preparación de formularios con información que se solicitará a cada Dirección
PLANIFICACIÓN 2 días
3 Solicitar informes a las Diferentes Direcciones y Unidades
TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE
10 min
4 Recopilación, verificación y corrección
de la información TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE 3 días
5 Elaboración de bases de datos con la información de los formularios. PLANIFICACIÓN 1 día
6 Elaboración de tablas y gráficos
ilustrativos. PLANIFICACIÓN 1 día
7 Estructuración del documento. PLANIFICACIÓN 1 día
8 Revisión y Corrección del documento. PLANIFICACIÓN 2 horas
9 Envío de Informe a Dirección General DIR. GENERAL 2 horas
Elaborado por Javier Alemán R.
61 DIAGRAMA DE FLUJO No. 6
INICIO
Preparación de formularios con información que se solicitará a cada Dirección
Planificacion Solicitar informes a las Diferentes
Direcciones y Unidades
Recopilación, verificación y corrección de la información Planificación Revisión y corrección del documento FIN
Envío de Informe a Dirección General
Análisis y actualización de formularios y manuales existentes.
Elaboración de tablas y gráficos ilustrativos.
Planificación
Estructuración del documento.
Elaborado por Javier Alemán R.
62
ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO
PROCESO: Elaboración del informe Trimestral y Anual de Cumplimiento del POA de la Unidad de Planificación CÓDIGO: PHs.01.07 DEPARTAMENTO O UNIDAD DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN PRODUCTO:
Informe Trimestral y Anual de Cumplimiento del POA de la Unidad de Planificación CUADRO No. 7 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO
1 Revisión del Plan Operativo Anual para identificar
lo programado para el trimestre. PLANIFICACIÓN 1 hora
2
Revisión de informes o reportes de cumplimiento de las actividades y productos programados para el trimestre.
PLANIFICACIÓN 2 horas
3 Identificación de actividades y productos
realizados y que no fueron programados PLANIFICACIÓN 1 hora
4 Llenado de matriz con información requerida PLANIFICACIÓN 1 día
5 Revisión final del documento. PLANIFICACIÓN 1 hora
6 Impresión del documento para adjuntarlo a
informe institucional PLANIFICACIÓN 15 minutos
Elaborado por Javier Alemán R.
63 DIAGRAMA DE FLUJO No. 7
INICIO
Revisión del Plan Operativo Anual para identificar lo programado para el trimestre.
Planificación
Revisión de informes o reportes de cumplimiento de las actividades y
productos programados para el trimestre.
Planificación Identificación de actividades y
productos realizados y que no fueron programados
Llenado de matriz con información requerida
Planificación
Revisión final del documento.
FIN
Impresión del documento para adjuntarlo a informe
institucional
Elaborado por Javier Alemán R.
64
ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO
PROCESO: Elaboración del informe de Indicadores de Gestión Institucional CÓDIGO: PHs.01.08 DEPARTAMENTO O UNIDAD DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
PRODUCTO: Informe de Indicadores de Gestión Institucional
CUADRO No. 8 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO
1 Análisis y actualización de formularios y
manuales existentes. PLANIFICACIÓN 1 día
2
Preparación de formularios con información que se solicitará a cada Dirección
PLANIFICACIÓN 2 días
3 Solicitar informes a las Diferentes
Direcciones y Unidades TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE 10 min
4 Recopilación, verificación y corrección de
la información TODAS LAS DIRECCIONES Y UNIDADES DEL OAE 3 días
5 Elaboración de tablas y gráficos
ilustrativos. PLANIFICACIÓN 1 día
6 Estructuración del documento. PLANIFICACIÓN 1 día
7 Revisión y Corrección del documento. PLANIFICACIÓN 2 horas
8 Envío de Informe a Dirección General DIR. GENERAL 2 horas
Elaborado por Javier Alemán R.
65 DIAGRAMA DE FLUJO No. 8
INICIO
Preparación de formularios con información que se solicitará a cada Dirección
Planificacion Solicitar informes a las Diferentes
Direcciones y Unidades
Recopilación, verificación y corrección de la información Planificación Revisión y corrección del documento FIN
Envío de Informe a Dirección General
Análisis y actualización de formularios y manuales existentes.
Elaboración de tablas y gráficos ilustrativos. Planificación
Estructuración del documento.
Elaborado por Javier Alemán R.
66
ORGANISMO DE ACREDITACIÓN ECUATORIANO
PROCESO:
Elaboración del
Informe Técnico CÓDIGO: PHs.01.09
DEPARTAMENTO O UNIDAD
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN
PRODUCTO: Informes Técnicos
CUADRO No. 9 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO
1 Recibir solicitud de informe técnico
DIR.GENERAL, DIR. ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Entidad
Externa 10 min
2 Análisis de solicitud de informe PLANIFICACION 1 hora Depende del tipo de informe solicitado
3 Recopilación de información para
preparar informe
Con las unidades que pueden proporcionar información para elaborar informe
2 horas Depende del tipo de informe solicitado
4 Elaboración de informe preliminar
requerido requerido PLANIFICACION 3 horas
Depende del tipo de informe solicitado
5 Entrega para revisión de informe
preliminar requerido
DIR.GENERAL, DIR. ADMINISTRATIVA FINANCIERA
10 min
6 Realización de ajustes requeridos PLANIFICACION 1 hora Depende del tipo de justes solicitados
7 Entrega de Documento Final
DIR.GENERAL, DIR. ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Entidad
Externa 10 min
Elaborado por Javier Alemán R.
67 DIAGRAMA DE FLUJO No. 9
INICIO
Recopilación de información para preparar informe
Con las unidades que pueden proporcionar información para elaborar informe Análisis de solicitud de informe
Planificaciòn
Elaboración de informe preliminar requerido requerido
Planificación
FIN
Entrega de Documento Final Recibir solicitud de informe técnico
DG, D. Administrativa
Realización de ajustes requeridos Planificación
Entrega para revisión de informe preliminar requerido
Elaborado por Javier Alemán R.
68
PROCESOS DE ASESORÍA JURÍDICA
ORGANISMO DE ACREDITACION ECUATORIANO
PROCESO: Certificación CÓDIGO: PHs.02.01
DEPARTAMENTO O
UNIDAD: DIRECCIÓN DE ASESORIA JURIDICA
PRODUCTO: Certificado CUADRO No. 10 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO
1 Ingreso de la petición por recepción USUARIO EXTERNO
2 Informe CUALQUIERA DE
LAS AREAS 1 DIA
DEPENDE LA CERTIFICACION
3 Emisión del certificado
DIRECTORES DEL OAE; SECRETARIA GENERAL
3 HORAS
4 Pago de tasa USUARIO
EXTERNO
HASTA 15 DIAS HABILES
5 Emisión de factura TESORERIA 20 MIN
6 Entrega del certificado RECEPCION 1 MIN
Elaborado por Javier Alemán R.
69 DIAGRAMA DE FLUJO No. 10
INICIO INGRESO DE LA PETICION POR RECEPCION USUARIO EXTERNO INFORME AREA DE CERTIFICACION EMISION DEL CERTIFICADO DIRECTORES DEL OAE SE ENTREGA EL DOCUMENTO AL MIPRO PARA LA SANCION NO PAGO DE LA TASA USUARIO EXTERNO RECHAZO DEL DOCUMENTO SECRETARIA GENERAL INCOMPLETO Y/O MAL REDACTADO APROBACION DEL DOCUMENTO SECRETARIA GENERAL EMISION DE TESORERIA SECRETARIA GENERAL ENTREGA DEL DOCUMENTO A RECEPCION SECRETARIA GENERAL ARCHIVACION DEL DOCUMENTO FIN SI NO SI
Elaborado por Javier Alemán R.
70
ORGANISMO DE ACREDITACION ECUATORIANO
PROCESO:
Legalización de
trámites CÓDIGO: PHs.02.02
DEPARTAMENTO O UNIDAD DIRECCIÓN DE ASESORIA JURIDICA
PRODUCTO: Trámites legalizados CUADRO No. 11 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO 1
Tendría que haber algún tipo de requerimiento DIRECCION GENERAL CLIENTE EXTERNO 2
Verificación de los fundamentos jurídicos para emitir los considerados
DIR. ASESORIA JURIDICA 1 HORA; 1 DIA DEPENDIENDO DE LA COMPLEJIDAD
3 Elaboración del borrador de la resolución
DIR. ASESORIA
JURIDICA 3 HORAS
4 Revisión y firma del documento
DIR. ASESORIA
JURIDICA 1 HORA
Elaborado por Javier Alemán R.
DIAGRAMA DE FLUJO No. 11
INICIO
TENDRIA QUE HABER ALGUN TIPO DE REQUERIMIENTO DIRECCION GENERAL; CLENTE EXTERNO VERFICACION DE LOS FUNDAMENTOS JURIDICOS
PARA EMITIR LOS CONSIDERADOS SECRETARIA GENERAL ELABORACION DEL BORRADOR DE LA RESOLUCION SECRETARIA GENERAL REVISION Y FIRMA DEL DOCUMENTO FIN
Elaborado por Javier Alemán R.
71
ORGANISMO DE ACREDITACION ECUATORIANO
PROCESO: Protocolo de resoluciones CÓDIGO: PHs.02.03
DEPARTAMENTO O
UNIDAD DIRECCIÓN DE ASESORIA JURIDICA
PRODUCTO: Protocolos CUADRO No. 12 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO 1 Entrega de la copia de la
resolución DIRECCION GENERAL 1 MIN
2 Archivación del documento DIR. SECRETARIA JURIDICA 1 MIN
3
Al finalizar el año empastar todas las resoluciones numeradas y en orden cronológico DIR. SECRETARIA JURIDICA 3 DIAS
Elaborado por Javier Alemán R.
Fuente: Organismo de Acreditación Ecuatoriano
DIAGRAMA DE FLUJO No. 12
INICIO ENTREGA DE LA COPIA DE LA RESOLUCION SIRECCION GENERAL ARCHIVACION DEL DOCUMENTO SECRETARIA GENERAL AL FINALIZAR EL AÑO EMPOSTAR TODAS LAS
RESOLUCIONES NUMERADAS Y EN ORDEN
CRONOLOGICO
SECRETARIA GENERAL
FIN
Elaborado por Javier Alemán R.
72
ORGANISMO DE ACREDITACION ECUATORIANO
PROCESO:
Elaboración de Informes de
actividades CÓDIGO: PHs.02.04
DEPARTAMENTO O UNIDAD DIR. ASESORIA JURIDICA
PRODUCTO: Informes de actividades CUADRO No. 13
No. ACTIVIDADES
INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO
POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO
1 Elaboración del informe
DIR. ASESORIA
JURUDICA 3 HORAS
2
Entrega del informe a la dirección general
DIR. ASESORIA
JURUDICA 10 MIN
Elaborado por Javier Alemán R.
Fuente: Organismo de Acreditación Ecuatoriano
DIAGRAMA DE FLUJO No. 13
INICIO ELABORACION DEL INFORME SECRETARIA GENERAL ENTREGA DEL INFORME A LA DIRECCION GENERAL SECRETARIA GENERAL APRUEBA EL INFORME NO APRUEBA EL DOCUMENTO SI FIN
Elaborado por Javier Alemán R.
73
ORGANISMO DE ACREDITACION ECUATORIANO
PROCESO:
Elaboración de oficios para trámites de
apelación CÓDIGO: PHs.02.05
DEPARTAMENTO O UNIDAD DIRECCIÓN DE ASESORIA JURIDICA
PRODUCTO:
Oficio admitiendo al trámite; actas de reuniones y notificaciones en los procedimientos de apelación
CUADRO No. 14 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES INTERNO EXTERNO
1 Apelación de una decisión de una acreditación CLIENTE
EXTERNO 7 DIAS máx.
2 Verificación de requisitos formales de la solicitud de apelación y de los documentos adjuntos
DIR.
SECRETARIA JURUDICA
3 horas
3 Admitir si el tramite está completo lo requerido, caso contrario mandar a completar
DIR.
SECRETARIA JURUDICA
1 hora Máximo tres días para completar
4 Designar un técnico que revise el expediente y
realice el informe GESTION DE CALIDAD 3 horas máx. el informe se lo presenta en 10 días máx.
5 Convocatoria a reunión técnica
DIR.
SECRETARIA JURUDICA
1 hora máx.
dependiendo el medio por el cual se lo notifique puede tomar hasta 1 día la notificación y si es por mail 10 días DE ESPERA DE
CONFIRMACION
6 Reunión y elaboración del acta
DIR. SECRETARIA JURIDICA, ABOGADO 3, D GESTION DE CALIDAD; AREA INVOLUCRA CLIENTE EXTERNO 1/2 DIA 7
Si no hay acuerdo convocar a otra reunión con la comisión de apelación para exponer sus argumentos DIR. SECRETARIA JURIDICA, ABOGADO 3, D GESTION DE CALIDAD; AREA INVOLUCRA CLIENTE EXTERNO 1/2 DIA
8 Resolución de la comisión de acreditación DIRECTOR
GENERAL 3 DIAS
9 Notificación de la resolución DIR. ASESORIA JURIDICA 1 HORA ; 1 DIA DEPENDIENDO DE LA COMPLEJIDAD
10 Ejecución de la resolución DIRECTOR
GENERAL 1 DIA
Elaborado por Javier Alemán R.
74 DIAGRAMA DE FLUJO No. 14
INICIO
APELACION DE UNA DECISION DE UNA ACREDITACION
CLIENTE EXTERNO
VERIFICACION DE REQUISITOS FORMALES DE LA SOLICITUD DE APELACION Y DE LOS DOCUMENTOS
ADJUNTOS
SECRETARIA GENRAL
ADMITIR SI EL TRAMITE ESTA COMPLETO LO REQUERIDO, CASO CONTRARI MANDAR A
COMPLETAR SECRETARIA GENERAL
PLAZO MAX. DE 3 DIAS PARA COMPLETAR EL
DOCUMENTO DESIGNAR UN TECNICO QUE REBICE
EL EXPEDIENTE Y REALICE EL INFORME
GESTION DE CALIDAD
CONVOCAR A UNA REUNION TECNICA
SECRETARIA GENERAL
SI NO HAY ACUERDO COMBOCAR A OTRA REUNION
DE APELACION PARA EXPONER SUS ARGUMENTOS
SEC. GEN; COMISION DE APELACION
LA RESOLUCION SE LA PUEDE DAR COMO APROBADO EN ESE
MOMENTO O MAX. 3 DIAS NOTIFICACION DE LA RESOLUCION SECRETARIA GENERAL EJECUCION DE LA RESOLUCION DIRECTOR GENERAL FIN APROBACION DE LA RESOLUCION DIRECTOR GENERAL NO REUNION Y ELABORACION DEL ACTA SI
Elaborado por Javier Alemán R.
75
ORGANISMO DE ACREDITACION ECUATORIANO
PROCESO:
Despacho de
documentos CÓDIGO: PHs.02.06
DEPARTAMENTO O UNIDAD DIRECCIÓN DE ASESORIA JURIDICA
PRODUCTO: Registro de recepción CUADRO No. 15 No. ACTIVIDADES INTERFAZ TIEMPO ESTIMADO POR ACTIVIDAD OBSERVACIONES