Los principales procesos

a) Los procesos relacionados directamente con la fijación de la nómina

Cada mes, después de terminadas las actualizaciones del fichero de personal con la introducción de los hechos susceptibles de variar la nómina del mes, se ejecuta el proceso de la nómina. Este proceso en tiempo diferido (figura 5) se desarrolla por costumbre en dos etapas, que son:

— Una primera etapa que conduce a la ejecución de un listado preparatorio para ser aprobado por parte del servicio de personal y, si fuere el caso,

Figura 5. Presentación sintética de la preparación mensual de la nómina.

para efectuar correcciones en los ficheros y, la mayoría de las veces, para la edición de un fichero intermedio que servirá para la edición de las ho- jas de salarios.1

— Una segunda etapa, algunos días después de la primera, que conduce a la emisión de las hojas de salario definitivas, a la emisión del libro de sala- rios y del diario de salarios contable, a la actualización en el fichero de personal de los acumulados necesarios para la edición a final de año de los listados obligatorios y también a la emisión de los listados necesarios para el pago de las cotizaciones patronales y de todos los listados estadís- ticos.

Al final del año se estudian los listados de declaración anual de remune- raciones (DADS1 en Francia) destinados a la Seguridad Social y a la admi- nistración fiscal.

b) Los procesos propios de la gestión de recursos humanos

Sin pretender que la lista sea exhaustiva, a continuación citaremos de forma abreviada algunas prestaciones propias de la gestión de recursos humanos:

— Seguimiento individual del historial de evolución de las funciones ocu- padas, de las posiciones jerárquicas, de las remuneraciones, de las for- maciones seguidas, etc.

— Simulación relativa a la evolución de las remuneraciones.

— Gestión de los mandos superiores y dirigentes, por medio de un fichero específico.

— Gestión previsional del empleo.

— Control de la movilidad (gestión de un fichero de las ofertas de empleo, seguimiento de los colaboradores que buscan cambio de categoría la- boral).

— Control de la formación (catálogo de formación, seguimiento individual, etcétera).

— Seguimiento de vacaciones y absentismo. — Gestión de la contratación.

1. Si tras del control no hace falta ninguna corrección, el proceso definitivo consistirá en ejecutar la se- gunda fase a partir del fichero intermedio, mientras que, en el caso contrario, las dos fases se ejecutarán sucesivamente después de la modificación de los ficheros básicos.

11.2 LA AUDITORIA DE LA APLICACIÓN

Presentaremos en forma de un cuestionario algunos puntos importantes de control de la aplicación de gestión del personal y, más en particular, del proceso de la hoja de salarios.

• P. ¿Están los parámetros necesarios para la confección de la hoja

de salarios incluidos en las tablas y actualizados por el departamento de personal?

Algunas veces se encuentran todavía (felizmente muy raramente) pro- gramas específicos «desarrollados» internamente, en los cuales los paráme- tros de la hoja de salarios (cuotas salariales y patronales, topes, etc.) vienen incluidos «de origen» en los programas. Hay que sustituir este tipo de soft- ware lo más rápido posible.

Más frecuente es el caso en el que estos parámetros se incluyen en las tablas, pero, teniendo en cuenta la complejidad de la aplicación, son ac- tualizados por el departamento de informática a petición del de personal. Esta forma de actuar, si bien es admisible de forma transitoria en el mo- mento de la aplicación del programa, no es aconsejable a largo plazo. El departamento de personal debe ser responsable de la utilización del pro- grama de cálculo de la nómina y, por lo tanto, en particular, de su «parame- traje».

Diremos de paso que la gestión del «parametraje» del conjunto del pro- grama representa a menudo una carga de trabajo relativamente elevada y compleja (el parametraje de algunos programas se parece casi a la utiliza- ción de un lenguaje de «programación»2), y que, además, es indispensable, por razones de seguridad, que por lo menos dos personas estén capacitadas para llevar a cabo esta función.

• P. ¿Se conserva en un fichero específico el historial de

actualización realizado sobre la base de los parámetros de la hoja de salarios?

Este historial es indispensable para llevar a cabo búsquedas eventuales, en caso de necesidad, con la finalidad de reconstruir una hoja de salarios corres-

2. En especial, deben ser parametrados: las tasas y topes necesarios para la fijación de la nómina, los con- ceptos de nómina y las modalidades de cálculo de la remuneración correspondiente a cada concepto, las modalidades de creación de los asientos contables, etc. Esto explica que cuantas más posibilidades fun- cionales ofrezca el sistema de parametraje, más compleja será su utilización.

pondiente al mes anterior. Puede ser tanto informatizada, por medio de un fi- chero de las modificaciones de parámetros, o bien manualmente; en este caso los parámetros se editarán en archivos en el momento de cada puesta al día.

• P. ¿Es correcto el cálculo de las remuneraciones

y de las cotizaciones de trabajadores y patrones?

Si bien esta cuestión parece básica en el marco de la auditoría de la hoja de salarios, desgraciadamente no es fácil detectar anomalías que sólo se ma- nifestarían en casos específicos y muy infrecuentes.

Un indicador de fiabilidad de la aplicación reside en el análisis de las reclamaciones que llegan al departamento de personal durante un período de tiempo determinado. La utilización de software de auditoría puede de la misma forma permitir detectar, si fuera el caso, las incoherencias impor- tantes.

• P. ¿Las hojas de salario están de acuerdo con la

reglamentación?

Señalemos, entre otras cosas, las obligaciones legales de 1988 concer- nientes a la mención en las hojas de salario de las informaciones relativas a las cotizaciones patronales y a las vacaciones remuneradas.

• P. ¿Permite el software la edición del libro de salarios?

Este listado obligatorio reproduce, en orden cronológico, algunas infor- maciones que aparecen en las hojas de salarios.

• P. ¿Permite el software la creación de las cintas de transferencia

de salarios a los bancos?

Éste es el caso de la gran mayoría de los programas.

• P. ¿Se ha previsto una actualización automática de los

acumulados necesarios para establecer la Declaración Anual de Remuneraciones destinada a la Seguridad Social (DADS1 en Francia)?

• P. Si hay un procedimiento de actualización directa de las zonas

correspondientes a los acumulados anuales, ¿se encuentra ésta completamente asegurada?

Si bien la existencia de un procedimiento de este tipo es, por lo general, deseable, de forma que pueda corregir anomalías eventuales, se compren- derá fácilmente que debe estar completamente asegurada, en la medida en que es susceptible de crear heterogeneidades entre las remuneraciones remi- tidas y las declaraciones a la Seguridad Social y a la administración fiscal y, por tanto, de tener defraudadores eventuales entre el personal de la em- presa.

La utilización del procedimiento será, por lo tanto, cuidadosamente con- trolada; cualquier modificación de los parámetros, reservada a un número muy limitado de operadores, debe, por ejemplo, ser precedida de la aproba- ción del jefe de personal.

• P. ¿El procedimiento de preparación de la nómina garantiza la

coherencia del fichero de personal, hoja de salarios, libro de salarios, asientos contables, ficheros de acumulados anuales para la Declaración Anual de Remuneraciones (DADS1) y listados estadísticos?

El diseño mismo del procedimiento debe garantizar la coherencia entre el conjunto de estos elementos.

Ilustraremos mejor este tema por medio de un ejemplo de contraste. Ima- ginemos dos procedimientos análogos al descrito en la figura 5, pero en los cuales los acumulados anuales estén actualizados en el fichero de personal desde la primera etapa, permitiendo el procedimiento, además, la posibilidad de modificar el fichero preparatorio de la nómina, sin modificación previa de los ficheros básicos (fichero de personal, fichero de los cambios de nómina, fichero de parámetros).

Este procedimiento no será, en ningún caso, satisfactorio en la medida que:

— Las remuneraciones que figuran en las hojas de salario pueden diferir de las que aparecen en el fichero de personal en caso de intervención ma- nual, de donde resulta un caso flagrante de discontinuidad de la vía de re- visión.

— La terminación del proceso implica que las zonas de acumulados anuales sean corregidas «manualmente» en el fichero de personal posteriormente a la emisión de la hoja de salarios, por lo que existe un riesgo importante de error en la aplicación del procedimiento.

• P. ¿Hay una fase de autorización previa para la preparación de la

nómina antes de editar las hojas de salarios definitivas?

Esta fase, de la cual hemos hablado en la descripción del proceso, per- mite detectar eventuales anomalías previamente al envío de las hojas de sa- larios y de las órdenes de transferencia.

• P. ¿Se procede a la comprobación manual entre el libro

de salarios, los asientos contables y los diversos listados estadísticos después del proceso de la nómina?

Estas confrontaciones, en caso de incoherencia, revelarían anomalías en el software, o bien maniobras fraudulentas.

• P. ¿Se llevan a cabo comprobaciones de cuentas bancarias con

regularidad?

Una técnica de fraude en materia de nómina, y cuya divulgación ha sido muy extendida, consiste en modificar la cinta de transferencias entre su pre- paración y su envío al banco.

La técnica de comprobación bancada que permite, en este caso en con- creto, cotejar los créditos de la cuenta «banco» en la empresa, tal y como han sido creados a partir de la preparación de la nómina, con los débitos en los extractos enviados por el banco, permite poner en evidencia este tipo de ma- nipulación.

• P. ¿Permite el software la creación de la declaración anual de los

salarios (DADS1)3?

Ésta debe ser enviada antes del 1 de febrero a la Seguridad Social y a la administración fiscal.

En lo sucesivo, será enviada en un soporte magnético.

• P. ¿Son satisfactorios los procedimientos de confidencialidad de

acceso al software?

Uno se interesará, por ejemplo, por la lista de las personas autorizadas a utilizar el software, por la calidad de las contraseñas elegidas, etc.

3. DADS1 es el resumen de remuneraciones que se presenta anualmente en la Seguridad Social Francesa. Equivale al TC2 utilizado en España con periodicidad mensual.

• P. ¿Permite el software el control de las vacaciones y las bajas? • P. ¿Permite el software efectuar el historial de los datos necesa-

rios para la gestión del personal?

Citemos, por ejemplo:

— Historial de remuneraciones. — Historial de las funciones ocupadas. — Historial de las posiciones jerárquicas. — Historial de bajas.

• P. ¿Está prevista una separación de Junciones entre las personas

responsables del registro de los hechos que modifican la nómina y las responsables de la preparación y del control de la misma?

• P. ¿Han sido satisfechas las necesidades expresadas por la

Dirección de Recursos Humanos en términos de la gestión de los recursos humanos (exceptuándose el proceso de la

nómina)?

11.3 LA UTILIZACIÓN DEL SOFTWARE