FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO.
3.8. Los Sistemas de Información
Los sistemas de información son un grupo de elementos que conforman en su conjunto un todo en donde los elementos son actividades o procedimiento que se realizan para generar información desde diferentes puntos y que unidos se complementan como un sistema18. Pueden
clasificarse como sistemas físicos y abstractos, los físicos son componentes, estructuras, programas que ayudan al procesamiento de la información, mientras que los abstractos son más inherentes al ser humano como son los sistemas sociales, religiosos y culturales.
Dentro de los sistemas físicos y extractos, existen componentes como lo son los circundantes y que tiene que ver con el espacio geográfico donde están contenidos, así como también la delimitación tiene más que la información contenida en este espacio geográfico, hay que tener consideración al momento de establecer información tanto los componentes biográficos como delimitación, ya que la calidad de la información en la que es garantía al momento de ser utilizado por el usuario final.
18 SUAREZ, Raúl. Sistemas de Información Estratégicos y Tecnologías de Información. Chile:
81 La función básica de la información tiene las funciones en el primer orden de la entrada de información, proceso de la información y salida de la información, en otras palabras la información cuelga tú debes ser colectado procesado, para que genere una salida. Para la recolección de datos es necesario entonces hablar de componentes, así en los sistemas de información su componentes son, el humano, redes, programas y tecnología, todos unidos en la relación de recoger información, procesarla y generar otra información con datos generalmente valiosos para la administración.
En lo que tiene que ver con la clase de información, se genera por una necesidad así puede tener relevancia para un solo usuario, para múltiples y así mejorar el trabajo tanto sea de equipo como en la toma de decisiones en alta gerencia.
Cuando los datos son recolectados, procesados y generan una salida, son conocidos como fuente de información, esta información de salida genera datos específicos en actividades específicos que ayudan al gerente a tomar decisiones sobre información precisa en el desarrollo de sus actividades administrativas dentro de la empresa y teniendo en consideración que la fuente de la información puede venir de cualquier lugar. La fuente de información puede provenir de diferentes conductos, los cuales pueden ser impreso, digitalizado, consensuados.
Los recursos básicos de los sistemas de información están integrados por los usuarios o personas, los cuales pueden ser iniciales o finales,
82 inclusive intermedios, datos o hace de datos, equipo tecnológico, programas y por un usuario final.
Los sistemas de información son parte integral y aunque intangibles valiosos por la calidad de información que mediante su proceso generan en diferentes direcciones, administrativas, recursos humanos, productividad, inventario, mercadotecnia y otros.
En el desarrollo de los sistemas existen los tipos de sistema de información, como lo son los de apoyo a las operaciones, la cual genera información sobre la operación comercial de la empresa o de la organización, apoya las transacciones comerciales que tiene que ver a la línea que maneja la empresa. Los sistemas de control de procesos, como su nombre lo indica mantiene un control en los procesos de la empresa, ya sea en el manejo de diversos servicios, de manera tal que se pueden hablar de inventario, pedidos etc. En lo que respecta a los sistemas de colaboración empresarial, los sistemas de información son programas diseñados para trabajo en equipo, consisten en mantener diferentes terminales comunicadas entre diferentes equipos para mejorar la coordinación de recursos y de esfuerzo. Los sistemas de apoyo gerencial los cuales son fuente de información en donde los gerentes tienen un punto de apoyo para la toma de decisiones, por otra parte los sistema de soporte para la toma de decisiones, que son sistemas más sofisticados que aparte de la toma de decisiones generan información en cuanto al proceso y procedimiento en la planeación, es muy utilizado en los mandos medios. Los sistemas de información
83 ejecutivos, son sistemas de procesos generales, que tienden agrupar en un solo sector toda la demás información de los subsistemas y básicamente son datos puntuales en actividades puntuales.
Hay que tener en cuenta el ciclo de vida del sistema, el dinamismo de la empresa y el dinamismo de los sistemas de información creados para el mejoramiento de las empresas contribuye a ir actualizando y mejorando cada sistemas o adicionando sus sistemas al momento de implementar cualquier tipo de actividad que no contemple el sistema de información, ya que será necesario al momento de agruparlo dentro de los sistemas de información ejecutivos.
Así los sistemas de información en su evolución no solamente tiene la flexibilidad de interés comunicarse por medio de redes informáticas dentro de la empresa como son las intranet, sino también poder brindar información a otras instancias, ya sean gubernamentales o subsidiarias como un flujo constante sin la necesidad de grandes esfuerzos, todo esto por el desarrollo de la tecnología informática, que no es más que la automatización de los procesos manuales, manejados y procesados por programas especializados de los mismos19.
84 3.8.1. Administración de la Información
Proceso de Toma de Decisiones
Establece mediante la información las necesidades básicas para el gerente de la organización, tomando en consideración la política, programas, planes y objetivos y que permiten tomar el tipo de decisión necesaria.
En la toma de decisiones existen las estructuradas que son rutinarias y que se producen después de terminar una serie de paso planeado con antelación, la no estructuradas son de poca aplicación y no ameritan desarrollar una planeación anterior.
Práctica de Tomar Decisiones Apoyadas en un Sistema de Información
Dentro de la práctica de tomar decisiones se puede considerar las simulaciones, el cual es un modelo que refleja el comportamiento de persona, procesos o de sistemas reales.
Los sistemas expertos, los cuales incluyen una base de conocimientos almacenados sobre áreas especializadas, especialmente utilizadas en el campo de la inteligencia artificial.
Centro de información parte del departamento del sistema de información esencial que proporciona al usuario entrada directa en línea a la base de datos de la organización para poder recuperar información.
85 Análisis de la Información
Está compuesto por informaciones orientadas hacia el gerente y para la organización así la información sirve para establecer, evaluar y agotar objetivos, desarrollar planes y normas, emprender acciones, así como también estimaron rendimiento rial y proceder de manera adecuada en cuanto rendimiento y además evaluar los logros.
Clasificación de los Datos
Los datos son la materia prima de la información, así los datos están representados en forma de símbolos, así se clasifican en conocimientos importantes como resultado de las operaciones de procesamiento de los datos.
Actividad del Procesamiento de Datos
Está constituida por tres actividades básicas la captura de los datos para la entrada, la manipulación de los datos en el proceso, las cuales en su desarrollo son agrupados, calculados, clasificados y sintetizados. En la tercera parte el manejo de los resultados de salida las cuales tienen como operación el almacenamiento recuperación de los datos, así como la comunicación y reproducción.
Propiedades de la Información
El elemento más importante de información es reducir la incertidumbre ya que permite la toma de decisiones con mayor valor de esta
86 manera la información debe ser precisa, oportuna, completa y concisa para generar salidas con la misma calidad..
Tipo de Salidas de la Información
Dependiendo de las necesidades que tengan organización una empresa la salida pueden ser interna, externa o impresas, en esta última se refiere a la preparación de documentos permanentes en un sistema físico y las salidas en película que son informes para uso interno y que sirven de referencias para el futuro, de igual manera existen salidas por medio de correo electrónico, por distribución de mensajes y por correo de voz.
En la parte ética y moral de los sistemas de información, se involucra el elemento humano, ya que la base de datos de un sistema de información tiene un concepto valioso, por lo cual no todas las personas tienen acceso a la información y aquellos que lo tiene deben trabajar con lealtad hacia su empresa y no divulgar los informes de resultados a la competencia.
La gerencia integral relaciona los tres ejes: estrategia, organización y cultura para lograr los objetivos planteados y metas de la empresa, estrategias para tener claro donde se está y cómo se van a lograr estos objetivos, organización para diseñar las diferentes estrategias que lo logren y cultura, las características del líder que logra organizar al recurso humano para dinamizar y mantenerlo eficiente. (Ver Fig. 4)
87 Figura 4
Mapa Conceptual de Gerencia Integral basada en tres ejes.
Elaborado por: María Pérez.
3.9.