Métodos de evaluación del control interno

Entre los métodos para evaluar el control interno esta la explicación narrativa, cuestionario de control interno y el flujograma, los mismos que ayudan a evaluar si las actividades se desempeñaron de acuerdo a las políticas, procedimientos emitidos por la máxima autoridad de la institución. (Rodriguez, 2010)

Explicación narrativa.

La explicación narrativa, conocida corrientemente como memorándum, resulta ideal para auditorías en empresas pequeñas. El memorándum es muy simple y resulta por lo tanto flexible para que el que redacte pueda adaptarlo fácilmente a cualquier situación de la empresa. A medida que aumenta el tamaño de la misma, éste se hace más difícil de controlar. Resulta más difícil de detectar los cabos sueltos, y el tamaño del mismo es modesto de manejar. Otro factor en contra de la utilización de un memorándum es el hecho de que el auditor medio posee poca aptitud para la escritura. Un signo de puntuación o una palabra mal empleada puede dar lugar a una mala interpretación grave. Los memorándums que se utilizan únicamente como herramientas descriptivas son los más adecuados para la pequeña empresa. (Rodriguez, 2010)

La cedula narrativa se aplica mediante una descripción de los procesos de una área o departamento, este método es aplicada en empresas pequeñas ya que permiten determinar quien realiza ciertos procesos, como efectúa la actividad, que documentación utiliza, es decir describe en la cedula narrativa las actividades efectuadas en cierta área. (Rodriguez, 2010)

26 Cuestionarios.

Un cuestionario consiste en las series de instrucciones que debe seguir o responder el auditor. Cuando se finaliza una instrucción, deben escribirse las iniciales en el espacio al lado de la misma. Si se trata de una pregunta, la respuesta (que suele ser normalmente sí o no o aplicable) se anota al lado de la pregunta. El auditor recopila la información por varios canales. El cuestionario podría entregarse en un principio al contador o ejecutivo jefe de contabilidad. Al finalizar la misma, el auditor comprueba si los procedimientos realmente utilizados son los indicados y rellenará el cuestionario personalmente, comprobando si los procedimientos empleados en la realidad se adoptan a las normas de control interno de la empresa objeto de la auditoria. El cuestionario hace preguntas específicas y normalmente una respuesta negativa señala la existencia de una deficiencia en el sistema. Este mismo cuestionario puede utilizarse durante varios años codificando las respuestas de forma que se pueda identificar el año al que corresponden; esto permitirá al auditor detectar cualquier cambio en el sistema de control interno de la empresa. (Rodriguez, 2010)

El cuestionario de control interno se aplica preguntas a áreas objeto de estudio, los cuales serán respondidos por los responsables, esto con fin de medir el nivel de confianza de los procesos implementados por la máxima autoridad, sirven de base para tomar acciones correctivas que permitan mejor las actividades efectuadas, de las áreas críticas se debe implementar planes de acciones y deben ser verificados a fin de que se cumplan. (Rodriguez, 2010)

Diagrama de flujo.

Muchas firmas de auditores independientes consideran que los diagramas de flujo resultan más eficaces que los cuestionarios o las explicaciones narrativas a la hora de interpretar el procedimiento de los datos y controles internos de la empresa en estudio. Normalmente se prepara un diagrama de flujo separado para cada sistema principal. En una empresa grande podría disponerse de un diagrama de flujo donde se incluya únicamente el sistema de ventas, mientras que en otra más pequeña podrían representarse en conjunción los flujos de datos

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referentes a ventas, cuentas por cobrar y cobros en efectivo en un mismo diagrama. Los diagramas de flujo se inician normalmente en el extremo superior izquierdo de una página y el proceso va de la parte superior a la inferior si se trata de actividades dentro de un mismo departamento y de izquierda a derecha para las actividades que representan un flujo entre departamentos. Cada departamento responsable viene indicado en la parte superior del diagrama. En empresas de gran tamaño resulta útil indicar también la extensión de teléfono del responsable del departamento bajo revisión. Aun cuando la empresa presenta rotación de personal, las situaciones de trabajo, normalmente, suelen permanecer invariables y por lo tanto un auditor nuevo, desconocedor de la misma, puede entrar en contacto con las personas adecuadas sin conocer su nombre. La ventaja de un diagrama de flujo es que presenta una imagen clara del sistema de la empresa y resulta fácil identificar los cabos sueltos o lagunas, pudiendo actualizarse con pocos problemas en sucesivas auditorías. La desventaja potencial puede ser una inversión considerable de tiempo en su preparación inicial. Además, puede que no sea fácil de detectar una deficiencia de control interno en un diagrama de flujo como en un cuestionario, donde un no rotundo salta a la vista del lector. (Rodriguez, 2010)

Durante la evaluación del control interno el auditor debe revisar una gran cantidad de documentos, por lo tanto, se debe aplicar el método más adecuado para obtener la información que se requiere y de esta manera obtener los resultados esperados. Los métodos de evaluación de control interno son de mucha importancia y ayuda durante el examen ya que facilitan el trabajo, evitan describir detalladamente las actividades que se van realizando para la revisión de varias partidas, además se puede identificar, clasificar los procedimientos de la auditoría. (Rodriguez, 2010)