4.1.13.1 Método Descriptivo: como su nombre lo indica, consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. Esta descripción debe hacerse de manera que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará de forma aislada o con subjetividad. Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad administrativa precedente. (Santillana, 2002)
Este método está diseñado para evaluar las características propias de Control Interno de la entidad, en base a los departamentos, el personal, las actividades desarrolladas, los procedimientos y formas de registros de las transacciones que tienen que ver directamente con el giro de la empresa y las características del Sistema de Control Interno.
La Cooperativa Mario Dávila Molina no cuenta con lineamientos que permitan conocer las características propias de cada departamento y esto obliga a los trabajadores a trabajar de manera rutinaria y en ciertas ocasiones conformistas debido a que no conocen a plenitud las labores que deben desarrollar, y la relación de sus labores con otras, lo que estanca en cierta manera el desarrollo de la misma.
4.1.13.2 Método Gráfico: es el que señala por medio de cuadros y gráficas de flujo de las operaciones, a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones. Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran las debilidades de control; aun cuando
hay que reconocer que se requiere mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidad para hacerlos. (Santillana, 2002)
Se puede entender este método, como medios gráficos en los que se presentan los procedimientos de Control Interno aplicables en las distintas áreas, de igual manera presentan la estructura organizativa de la entidad, con el fin de evaluar el debido cumplimiento de los controles y su relación directa con el giro de la empresa, además permite evaluar si el Sistema de Control Interno posee los elementos adecuados para la eficiente ejecución de los métodos y así obtener confiabilidad de que cada miembro de la organización aplica los procesos y planes organizacionales.
Para realizar un estudio y evaluación sobre la organización estructural de la Cooperativa es necesario utilizar el método gráfico, debido a que este permite establecer relaciones entre las funciones y áreas de la misma a partir del estudio de representaciones gráficas, como el organigrama que nos ayudan a determinar el cumplimiento de las responsabilidades y niveles de autorización respetando los niveles jerárquicos, asimismo a través de este método se puede elaborar gráficos con relación a los procesos de cada área, permitiendo así conocer la existencia y cumplimiento de los controles.
4.1.13.3 Método de Cuestionario: consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto de cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quien tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados de manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de Control; mientras que las respuestas negativas señalan una falta o debilidad en el sistema establecido. (Santillana, 2002)
Cabe señalar que este método es una forma de evaluar y determinar si los Controles Internos están bien diseñados y se han ejecutado por parte del personal, de manera eficiente y oportuna, a través de la realización de una serie de preguntas dirigidas a funcionarios responsables, respecto al registro y clasificación de la información contable, operaciones administrativas y de manufactura; mismos que darán respuesta a dichos cuestionamientos.
Para la realización de este estudio utilizamos el método de Cuestionario, el cual nos permitió evaluar las distintas áreas en que está dividida la Cooperativa Mario Dávila Molina a través de una serie de preguntas relacionadas con el uso y manejo del efectivo, el control y registro de las operaciones que afectan tanto al activo como al pasivo, asimismo cada una de las cuentas que intervienen en el capital contable, las actividades de gestión por parte de los socios y el proceso de producción. Esta guía de preguntas fue dirigida al presidente y a la contadora de la Cooperativa.
4.1.13.4 Método de Detección de Funciones Incompatibles: como su nombre lo indica, el auditor, con el uso de sencillos cuestionarios, detectará funciones incompatibles del personal involucrado en la operación, administración, control y marcha de la entidad sujeta a auditoria. Este tipo de cuestionarios puede estar dividido en cinco secciones o funciones claves contra las que se cruzan otras funciones, los cuales, en caso de ser ejecutadas por la misma persona, darán lugar a una incompatibilidad. (Santillana, 2002)
Este método consiste en la preparación de una serie de preguntas dirigidas a detectar aquellas funciones que son realizadas por una misma persona, en la que un Control importante como la separación de funciones se ve violentado, es decir que cuando una persona tiene más de dos funciones a su cargo, es necesario realizar una evaluación más compleja y exhaustiva de tal forma que nos permita comprobar la existencia de incompatibilidad de dichas acciones con los Controles Internos establecidos.
Dicho método ayudará a la Cooperativa a determinar y detectar aquellas funciones que no están relacionadas entre sí, a evaluar el desempeño de las mismas y conocer en qué forma afectan con respecto al establecimiento de un equilibrio en relación a la continua marcha de la Cooperativa, esto a través de una serie de cuestionamientos aplicados a todo el personal, desde los altos dirigentes (los socios) hasta el área de producción.
4.1.13.5 Método de Estudio y Evaluación del Control Interno por Ciclo de Transacciones: este método consiste en identificar, por parte del auditor, los ciclos de transacciones cuyo Control Interno estará sujeto a revisión y evaluación. Esta identificación incluye el
determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las características específicas del mismo. (Santillana, 2002)
A través de este método el auditor puede estudiar y evaluar los ciclos de transacciones de la entidad como es el ciclo de ventas y cobranzas, caja y bancos, adquisiciones y pagos, entre otros y así determinar los métodos de control utilizados en cada operación, identificar los procedimientos que da lugar a cada ciclo y la manera en que estos se están cumpliendo, en base a las cualidades que cada uno posee.
Con la ayuda de este método se podrán identificar los controles internos a los que da lugar el ciclo de transacciones en el que involucra las cuentas de efectivo caja y banco como un rubro elemental en el balance general y una cuenta con muchos riesgos cuando no se utilizan correctamente; por tanto este método ayudará a la Cooperativa a definir y conocer los Controles Internos que deberán desarrollarse de acuerdo a las características propias de este ciclo.