Métodos de evaluación de control interno

En su libro Sotomayor, Alfonso (2008) manifiesta que:

Los “métodos de evaluación de control interno”, representa el corroborar en forma específica y periódica la forma en que se efectúan las actividades de la organización, y emitir un informe de resultados del desempeño observando, en el que se manifiesta ya sea aprobación, la sugerencia de una adecuación o cierta observación. (p. 9, 10)

Estupiñán, Rodrigo (2006)Manifiesta que:

Los “métodos de evaluación de control interno”, consiste en la revisión del control interno por parte del auditor ayuda a determinar otros procedimientos de auditoría para formular su opinión sobre la razonabilidad de los saldos finales.

Existen tres métodos de evaluación del sistema de control interno por medio de:

 Cuestionario.

 Narrativo o descriptivo.

 Gráfico o diagramas de flujo. (p. 157, 158)

1. Método de cuestionarios

Estupiñán, Rodrigo (2006) en su librorevela que:

El “método de cuestionarios”, consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable.

Algunas preguntas probablemente no resultan aplicables; en ese caso se utilizan las letras -N/A- no aplicable.

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La aplicación del cuestionario permite servir de guía para el levantamiento y la determinación de las áreas críticas de una manera uniforme facilitando la preparación de las cartas de control interno. No obstante, existen algunas limitaciones que el encargado de la auditoría debe subsanar, tales como:

o Adaptación a los procedimientos y naturaleza de las operaciones de la empresa bajo examen, que no siempre pueden preverse en un cuestionario estándar. o Limitación para incluir otras preguntas de acuerdo a la experiencia del auditor

que está efectuando el revelamiento por este método.

o Las preguntas no siempre pueden abordar todas las deficiencias del sistema de control interno que se requieren para la auditoría.(p. 160, 161)

2. Método narrativo o descriptivo

Estupiñán, Rodrigo (2006) en su libroexpone que:

El “método narrativo o descriptivo”, es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.

El revelamiento se realiza mediante entrevistas y observaciones de cada uno de los principales documentos y registros que intervienen en el proceso.(p. 161)

3. Gráfico o diagramas de flujo

Estupiñán, Rodrigo (2006) en su libroexplica que:

El método “gráfico o diagramas de flujo”, consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades. En la descripción de los procedimientos, el auditor utiliza símbolos convencionales y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la empresa.

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Los diagramas se han constituido en los últimos años, en el lenguaje convencional que más ha facilitado el análisis de los sistemas que utilizan las empresas en su administración.

Los diagramas, facilitan una impresión visual del movimiento o flujo de la información desde su origen, de manera clara, lógica y concisa, habitualmente utilizado por los analistas de sistemas como lenguaje universal y es cada vez más utilizado por los auditores, para la evaluación de los sistemas de control interno.(p. 161, 175)

Ventajas del uso de flujogramas

Estupiñán, Rodrigo (2006) en su librodescribe que:

Las “ventajas del uso de flujogramas”, permite:

o Mostrar objetivamente cómo funcionan en la práctica todos los componentes del sistema, facilitando el análisis de su eficiencia.

o Reemplazar con ventajas los métodos de descripción narrativos y de cuestionarios.

o Simplificar los convencionalismos de expresión (símbolos) que se convirtieron en un lenguaje sencillo y adecuado como sistemas informativos.

o Facilitar cualquier proceso, desde el más simple hasta el más complejo, para que pueda ser revelado y representado por símbolos.

o Advertir más fácilmente las debilidades y defectos de un circuito. (p. 177,178)

Explicación de la simbología utilizada en los flujogramas

Estupiñán, Rodrigo (2006) en su librodetalla que:

Los “símbolos utilizados en los flujogramas”, tienen por objeto poner en evidencia el origen, proceso y destino de la información escrita y verbal competente de un sistema.

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Fundamentalmente estos símbolos son los que se exponen a continuación:

Inicio/Fin Proceso Datos Decisión Documento Conector Ref. a otra página

Concepto: representa las áreas de responsabilidad de un sistema, y el inicio de un flujograma.

Concepto: cualquier acción prevista en el procedimiento, representa el paso en la ejecución de un procedimiento.

Concepto: documento en el cual hay anotaciones de entrada y salida de operaciones.

Concepto: se utiliza este símbolo cuando la operación graficada en el flujograma está sujeta a ciertas alternativas que pueden presentarse antes de continuar el procedimiento.

Concepto: se utiliza para identificar cualquier tipo de documentos originado o recibido en cada sistema (oficio, cheque, listados, etc.).

Concepto: se utiliza para indicar un salto dentro del diagrama, va asociado a un conector “gemelo” y junto con él, representa una puerta de entrada y salida del flujograma.

Concepto: es idéntico en funcionamiento que el anterior, pero su forma pentagonal lo distingue e indica la conexión entre distintas páginas.

Concepto: la línea de flujo o comunicación representa la conexión o el movimiento del flujo a través de operaciones o de documento. La flecha indica el sentido del proceso. (p. 178 - 183)

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4. Combinación de métodos de evaluación del control interno

Estupiñán, Rodrigo (2006) en su libroseñalaque:

Resulta muy beneficioso la aplicación de distintos métodos, como: cuestionarios y flujogramas. A continuación se citan algunas ventajas:

o El diagrama facilita la respuesta de algunas de las preguntas del cuestionario. La respuesta surge con mejor esfuerzo, observando el gráfico del circuito administrativo, que contiene todos los detalles significativos del procedimiento.

o Los auditores externos preparan los cuestionarios con el objeto de que sean aplicables a la generalidad de la compañía que, en algunas oportunidades, no es aplicable a todas sus partes.(p. 162)