II. DISEÑO DE INVESTIGACION
2.1. Material de Estudio
2.2.1. Métodos
Se utilizaron los métodos aplicado y pre - experimental.
Aplicado, ya que se pusieron en práctica los conocimientos
obtenidos y pre - experimental ya que se implementó el
sistema de control interno del área de almacén para medir el
grado de relación con la mejora de la gestión de almacén de
la empresa Corporación Omega Contratistas Generales
SAC.
2.2.2. Técnicas
Las principales técnicas que se han empleado en la presente
Observación: Se observó y analizo las deficiencias que tenía el área de almacén con una lista de cotejo para de
acuerdo a eso poder tener una propuesta de mejora de
gestión del área en mención.
Entrevista: Se entrevistó a la gerente general para evidenciar la situación del sistema de control empleado
para el área de almacén y la importancia que se le
brindaba a esta área.
Cuestionario: Se emplearon cuestionarios aplicados a los trabajadores del almacén para evidenciar la situación
en la que se encontraba el control de los materiales y
suministros.
2.2.3. Técnicas de Tratamiento y Análisis de Información
Análisis Documental
Se requirió la información necesaria del área de almacén
de la empresa Corporación Omega para el análisis y
comprensión respectiva.
Preparación de Cuadros con Cantidades y
Porcentajes
tabulaciones que son muy útiles para mejorar un análisis
más detallado y estructurado, lo cual nos permitió
establecer conclusiones claras y precisas.
2.2.4. Técnicas de Procesamiento de Datos
Ordenamiento y Clasificación
Los datos obtenidos en la recolección, a través de la
aplicación de diversas técnicas, fueron ordenados,
clasificados y tabulados por variables.
Se realizaron tasas de incremento y crecimiento
porcentual, las cuales son presentadas en tablas y
figuras.
Proceso Computarizado
El proceso computarizado empleado en esta investigación
consistió en el uso del programa Microsoft Excel para lo
concerniente a tabulaciones, elaboración de gráficos,
cálculos, entre otros.
2.3. Diseño de Investigación
El diseño es Pre-Experimental de grupo único Pretest - Postest:
Consiste en observar los efectos de la aplicación de sistema de
III. RESULTADOS
Se aplicó un nuevo diseño de sistema de control interno al área de
almacén de la empresa Corporación Omega Contratistas Generales SAC,
para evaluar la incidencia que tiene sobre la gestión del área de almacén. 1.1. Datos Generales de la empresa
CORPORACION OMEGA CONTRATISTAS GENERALES SAC fue
constituida el 10 de Noviembre del 2005. Es una empresa
constructora, la cual tiene como giro principal la construcción de
carreteras, parques y edificios completos.
Esta entidad está identificada con número de RUC 20481210047,
con domicilio fiscal en Av. Larco Herrera 162 Oficina 301 Distrito y
Provincia de Trujillo, Departamento de La Libertad. 1.2. Presentación de Resultados
1.2.1. Descripción de la situación actual del área de almacén Para generar un panorama claro acerca de la situación en la
que se encontraba el almacén de la empresa, se realizó un
diagnóstico y análisis de acuerdo a los resultados obtenidos
por las técnicas de recolección de datos: la observación
mediante lista de cotejo, entrevista, y encuestas como Pre-
Test a los trabajadores del almacén.
Los resultados de la encuesta realizada como Pre Test (Ver Anexo N° 1) se muestran a continuación:
TABLA N° 01
Existencia de un manual de funciones de los trabajadores
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia.
FIGURA N° 01
Existencia de un manual de funciones de los trabajadores
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia.
Interpretación:
En la presente figura podemos observar, que todos los trabajadores del
área de almacén no tienen una guía o un manual que especifique las
funciones que tienen que realizar.
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 N° TRABAJADORES SI NO
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 0 0%
NO 3 0%
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 N° TRABAJADORES SI NO TABLA N° 02
Conocimiento de la estructura organizativa del área de almacén
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia.
FIGURA N° 02
Conocimiento de la estructura organizativa del área de almacén
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia.
Interpretación:
En la presente figura podemos observar, que la totalidad de los
trabajadores no tienen conocimiento de la estructura organizativa del
área en la cual laboran.
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 0 0%
NO 3 100%
TABLA N° 03
Capacitación del personal del área de almacén
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 1 33%
NO 2 67%
TOTAL 3 100%
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia.
FIGURA N° 03
Capacitación del personal del área de almacén
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia.
Interpretación:
Podemos observar, que el 67% de los trabajadores no han sido
capacitados para ejercer sus funciones, a lo contrario del 33%, un
trabajador el cual es el jefe de almacén quien si se ha capacitado
externamente para realizar su función.
0 0.5 1 1.5 2 2.5 N° TRABAJADORES SI NO
TABLA N° 04
Control de movimiento de materiales y/o suministros para compensación oportuna
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
FIGURA N° 04
Control de movimiento de materiales y/o suministros para compensación oportuna
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
Interpretación:
La presente figura evidencia que todos los trabajadores no tienen un
control del consumo materiales para en caso se acabe poder
compensarlo a tiempo. 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 N° TRABAJADORES SI NO
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 0 0%
NO 3 100%
TABLA N° 05
Supervisión de clasificación y organización de mercancía
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
FIGURA N° 05
Supervisión de clasificación y organización de mercancía
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia .
Interpretación:
En la presente figura se observa que todos los trabajadores no hacen
una supervisión periódica de cómo están clasificados los materiales y
la debida organización. 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 N° TRABAJADORES SI NO
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 0 0%
NO 3 100%
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 N° TRABAJADORES SI NO TABLA N° 06
Existencia de sistema computarizado para el área de almacén
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
FIGURA N° 06
Existencia de sistema computarizado para el área de almacén
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
Interpretación:
En la presente figura se observa que los trabajadores expresaron que
no cuentan con un sistema computarizado para el ingreso de las
operaciones dentro del almacén.
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 0 0%
NO 3 100%
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 N° TRABAJADORES SI NO TABLA N° 07
Orden y rotulación para los materiales y suministros dentro del almacén
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 0 0%
NO 3 100%
TOTAL 3 100%
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
FIGURA N° 07
Orden y rotulación para los materiales y suministros dentro del almacén
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
Interpretación:
En la presente figura, podemos observar que todos los trabajadores
han expresado que no existe orden y no hay rotulación de materiales y
TABLA N° 08
Existencia de procedimientos en el almacén
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
FIGURA N° 08
Existencia de procedimientos en el almacén
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia .
Interpretación:
En la presente figura se observa que los trabajadores expresaron que
no cuentan con procedimientos establecidos de acuerdo a su puesto,
ya que los llevan a cabo con órdenes del momento.
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 N° TRABAJADORES SI NO
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 0 0%
NO 3 100%
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 N° TRABAJADORES SI NO TABLA N° 09
Existencia de formatos para el almacenamiento de materiales y suministros
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 3 100%
NO 0 0%
TOTAL 3 100%
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
FIGURA N° 09
Existencia de formatos para el almacenamiento de materiales y suministros
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
Interpretación:
En la presente figura, podemos observar que si se cuenta con los
formatos necesarios para los movimientos de materiales y/o
suministros dentro del almacén, los trabajadores acotaron que no
TABLA N° 10
Conocimiento del uso debido de los formatos de almacenaje, despacho y recepción
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 1 33%
NO 2 67%
TOTAL 3 100%
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
FIGURA N° 10
Conocimiento del uso debido de los formatos de almacenaje, despacho y recepción
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
Interpretación:
En la presente figura podemos observar que dos de los trabajadores
los cuales representan el 67% no tienen una noción clara de cómo usar
los formatos necesarios en las operaciones de almacén, mientras que
un trabajador, el jefe de almacén expreso si conocer del uso de
algunos formatos. 0 0.5 1 1.5 2 2.5 N° TRABAJADORES SI NO
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 N° TRABAJADORES SI NO TABLA N° 11
Registro de entradas y salidas de existencias en kardex
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 0 0%
NO 3 100%
TOTAL 3 100%
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
FIGURA N° 11
Registro de entradas y salidas de existencias en kardex
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
Interpretación:
En la presente figura, podemos observar que no se registran los
movimientos de materiales y/o suministros debido a que no existen
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 N° TRABAJADORES SI NO TABLA N° 12
Equipo de protección para realización de funciones
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 0 0%
NO 3 100%
TOTAL 3 100%
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
FIGURA N° 12
Equipo de protección para realización de funciones
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
Interpretación:
En la presente figura, podemos observar que todos los trabajadores no
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 N° TRABAJADORES SI NO TABLA N° 13
Información mediante reporte de existencia mensuales
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 0 0%
NO 3 100%
TOTAL 3 100%
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
FIGURA N° 13
Información mediante reporte de existencia mensuales
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
Interpretación:
En la presente figura, podemos observar que todos los trabajadores no
realizan reportes mensuales de existencias, ellos acotaron que lo
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 N° TRABAJADORES SI NO TABLA N° 14
Adecuado control de las operaciones del área de almacén
ITEM TRABAJADORES PORCENTAJE N°
SI 0 0%
NO 3 100%
TOTAL 3 100%
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
FIGURA N° 14
Adecuado control de las operaciones del área de almacén
Fuente: Información extraída del pre test.
Elaboración: propia
Interpretación:
En la presente figura, podemos observar que todos los trabajadores
opinan que no hay un adecuado control de los movimientos de
Aplicación de Entrevista:
Los resultados de la entrevista aplicada (Ver Anexo N° 2) a la Sra. Mónica Vargas Quiroz gerente general de la empresa, son los siguientes:
Tabla N° 15
Resultados de la entrevista aplicada al Gerente General de CORPORACION OMEGA, la señora Mónica Vargas Quiroz.
ENTREVISTA
Empresa: Corporación Omega Contratistas Generales SAC
Nombre: Sra. Mónica Vargas Quiroz
Cargo: Gerente General
N° PREGUNTA RESPUESTA
1
¿Su empresa posee un documento de planeación que permita aplicar estratégicamente las políticas establecidas?
No se cuenta precisamente con un documento de planeación, pero si tenemos establecidos nuestra misión y visión, es decir a donde queremos direccionar la empresa.
2
¿La empresa cuenta con un Manual de Organización y Funciones en el área de almacén?
No contamos con ese documento, las funciones son indicadas al momento que el trabajador es contratado.
3 ¿Existen descripciones de las funciones en los puestos para el personal de cada área?
Si, al momento de la entrevista, o cuando se conoce al trabajador se le hace la descripción de las funciones que debe realizar para que tenga conocimiento la labor que tiene a cargo.
4
¿Existen políticas de manera que permita realizar la correcta selección del almacenero y su personal teniendo en cuenta la experiencia y formación?
Realmente no tenemos un patrón establecido, generalmente trato de contratar personas de confianza, amigos de familiares, o familiares cercanos para los puestos de almacén debido a malas experiencias con personal que no conozco.
5
¿El personal del área de
almacén cuenta con la formación adecuada y son motivados para la realización de su trabajo?
Tengo conocimiento de que el jefe de almacén es una persona que tiene experiencia en almacenes, los otros dos trabajadores son amigos de mis familiares y no tienen experiencia o formación en esa area.
ENTREVISTA
Empresa: Corporación Omega Contratistas Generales SAC
Nombre: Sra. Mónica Vargas Quiroz
Cargo: Gerente General
N° PREGUNTA RESPUESTA
6 ¿Cada qué tiempo reciben capacitación?
No he capacitado al personal del almacén, el jefe de almacén lo está y he confiado en que él puede darles las indicaciones necesarias para la realización de su trabajo.
7
¿Por qué medio de comunicación Ud. es informado de las debilidades o necesidades del área de almacén?
La administradora de la empresa, se comunica con el jefe de almacén, y luego me comunican las necesidades que tienen, en caso las haya trato de proveerlas.
8
¿El almacenero cuenta con algún sistema para llevar a cabo su función o la realiza de manera manual?
No, no cuentan con un sistema para registrar las operaciones ya que no he previsto una computadora para tal área, no lo he creído necesario ya que hasta el momento se ha llevado con normalidad de manera manual.
9
¿El área de almacén recibe el acondicionamiento y mantenimiento necesario periódicamente?
Realmente no he dado el
mantenimiento pertinente al almacén, trato de provisionar estantes en lo que se permite, pero no he podido mejorar el ambiente de almacén.
10
¿Se han establecido procedimientos o pautas para el movimiento de materiales y suministros en el área de almacén?
Hay procedimientos establecidos, pero no están plasmados en un documento, el jefe de almacén ya sabe los procedimientos ya que tiene más tiempo en el puesto, y el es el encargado de dar las indicaciones.
11
¿Sabe usted que el almacén también implica un costo para la empresa?
Si tengo conocimiento que es parte del costo que se asume para poder llevar a cabo las obras, y poder tener el stock necesario para su inmediato envío a obra.
12
¿Ha considerado implementar un sistema de control interno para mejorar su almacén?
No he considerado ese tema, ya que no tengo mucho conocimiento de aquello, pero sería bueno empaparme del tema para que se mejore el área de almacén, he incurrido en gastos innecesarios debido a la falta de control.
Fuente: Información proporcionada en la entrevista a la gerente general de Corporación Omega Contratistas Generales SAC.
Interpretación:
A continuación se muestra la información procesada producto de las
respuestas brindadas durante la entrevista y de la revisión de la
documentación proporcionada:
La empresa no cuenta con documentos de planeación, a su vez no cuenta con un Manual de Organización y Funciones para el
área de almacén, por consiguiente no existen descripciones de
las funciones para los puestos.
En la selección de personal no hay lineamientos o pautas seguidas, no exigen requisitos de experiencia o capacitación
para los puestos, en el área de almacén trabajan familiares, o
amigos de familiares.
El personal de almacén, no tiene formación en cuanto al manejo de almacenes, a excepción del jefe de almacén que tiene
experiencia en trabajos relacionados al área en mención, no
reciben capacitaciones como forma de incentivo para realizar de
manera más eficiente su trabajo.
La alta dirección es comunicada de las debilidades y necesidades del área de almacén por medio de la
administradora, quien se comunica con el jefe de almacén en
caso haya necesidades para que se les atienda.
En el área de almacén no hay una computadora para que pueda ser utilizado algún sistema computarizado para el control de
El ambiente físico del área de almacén no esta acondicionado apropiadamente, y tampoco se le da el mantenimiento necesario
para eliminar el material inservible o establecer una distribución
nueva acorde a nuevos materiales que ingresan.
Los procedimientos establecidos para el manejo de almacén no están plasmados en un documento, el cual permita que los
posibles nuevos trabajadores y los trabajadores ya contratados
estén informados de que procedimientos seguir y que
documentos utilizar a lo largo del proceso.
La alta dirección no tiene una noción clara acerca de un sistema de control interno, pero ha considerado que si ayudaría a
mejorar el área de almacén, si lo implementaría.
Aplicación de Lista de Cotejo:
La lista de cotejo aplicada mediante observación (Ver Anexo N° 5) se realizó con el fin de obtener resultados acerca del estado del ambiente
de almacén y poder analizar los puntos críticos que tenía.
TABLA N° 16
Lista de cotejo para el almacén de la empresa CORPORACION OMEGA CONTRATISTAS GENERALES SAC
Fuente: Información extraída de la observación del almacén.
Elaboración: propia.
Nº PREGUNTAS SI NO RPTA COMENTARIOS 1 ¿La custodia de los materiales se encuentra bajo la responsabilidad de una sola persona? X
2 ¿Existe una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida cada una con su debido control?
X
3 ¿El registro de entradas y salidas esta actualizado diariamente? X
4 ¿Se le ha asignado a cada material o suministro una identificación? X
5
¿Cada material se ha ubicado según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación?
X
6 ¿La ubicación anteriormente mencionada está marcada en tarjetas de registro y control? X
7 ¿Para cada entrada y salida de material se requiere documentación autorizada? X
8 ¿Se ubica fácilmente los materiales? X
9 ¿Se aprovecha de forma eficiente el espacio disponible para almacenar los materiales? X
10 ¿Es fácil el acceso al producto almacenado de tal manera que los materiales se manipulan lo menos posible?
X
11 ¿Están ordenados los recintos destinados al almacenamiento estableciendo criterios como peso, tamaño, continuidad de uso, etc?
X
12 ¿Se mantiene limpio el suelo de los almacenes? X
13 ¿El almacén cuenta con una buena iluminación y ventilación? X
14 ¿Se controla rigurosamente la resistencia estructural de las estanterías en función de la carga máxima?
Interpretación:
De la lista de cotejo se pudo procesar la siguiente información:
- La custodia de los materiales no está a cargo de una sola
persona, por lo que hay riesgo de manipulaciones indebidas.
- No hay conocimiento de las cantidades exactas que existen de
cada material debido a que el registro no es actualizado
diariamente.
- Los materiales no están rotulados, o identificados con
anaqueles.
- No hay una adecuada ubicación de los materiales y/o
suministros, lo que imposibilita una fácil ubicación y ahorro de
tiempo.
- No se aprovecha el espacio del almacén debido a que se ubica
los materiales en cualquier lugar.
- No hay fácil acceso a los materiales y/o suministros
almacenados ya que algunos se encuentran apilados uno
sobre otro.
- No existe limpieza del almacén.
- Los materiales son ubicados en carretillas, cajas de madera,
estantes con poca resistencia, lo que evidencia que no hay una
adecuada ubicación estructural.
1.2.2. Diseño y Aplicación del Sistema de Control Interno para el Almacén de la Empresa seleccionada.
Respecto a los resultados obtenidos en el Pre test y en la
entrevista realizada, se analizó cada punto crítico o deficiencia
encontrada y se procedió a implementar el sistema de control
interno.
1.2.2.1. Estructura Organizativa
De acuerdo al Pre-test aplicado al personal (Ver Tablas N° 1 y 2) y la entrevista realizada al gerente de la empresa (Ver Tabla N° 15, puntos 1, 2 y 3) la estructura organizativa del área de almacén no está
plasmada en un manual de organización y funciones
para que los trabajadores del área en mención sepan a
cabalidad sus responsabilidades de acuerdo al puesto
que ocupan, de la misma manera no tienen una idea
clara del procedimiento establecido que deben seguir
para llevar a cabo sus funciones, esto es debido a que
en gerencia no lo creían necesario y solo bastaba con
darle una pequeña explicación de las tareas a realizar
al momento de ingresar al puesto de trabajo.
Por tal motivo se realizó una propuesta de un manual
de organización y funciones con respecto al área de
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PARA EL AREA DE ALMACEN DE LA EMPRESA CORPORACION
OMEGA CONTRATISTAS GENERALES SAC. GENERALIDADES DEL MANUAL
OBJETIVO GENERAL
Que todos los trabajadores del Área de Almacén de la
Administración Interna, cuenten con un Manual de Organización y