Manejo de la Genealogía

El plan de Compensación usa las relaciones de genealogía (quién patrocinó a quién) para determinar:

 Quién recibe comisión de una venta particular a un cliente

 Cuánto cada individuo en los niveles superiores (los patrocinadores arriba del Distribuidor que hace la venta) recibe como porcentaje de la venta  Qué hacer en los casos en que un Distribuidor de niveles superiores no

cumpla su cuota mínima de desempeño

Si hay errores en los vínculos de la genealogía que se refleja en las relaciones del patrocinador entre sus Distribuidores, las comisiones estarán incorrectas y la Fuerza de Ventas o Campo, se verá afectada. Cuando esto pasa, la Empresa tiene severos problemas con la confianza de los Distribuidores en la compañía, los Distribuidores no traerán gente, muchos buscarán otras oportunidades y se irán (rotación). Los Distribuidores se quedarán, sólo si quieren continuar haciendo negocio. Por lo que la exactitud de las relaciones genealógicas es de suprema importancia para el éxito del multinivel de una compañía.

Esta genealogía “hacia abajo” impone tareas únicas y retadoras para la compañía anfitriona que es la encargada de manejar las relaciones con exactitud. Estas relaciones o vínculos que reflejan “quién patrocinó a quién” están sujetas a muchos cambios que se deben desempeñar durante el tiempo. Éstas son:

Cambios de Patrocinador: Si un Distribuidor es ingresado en el sistema de

computación usando un patrocinador incorrecto, esta relación debe ser corregida. Ocasionalmente, un Distribuidor tendrá un disgusto con su patrocinador y solicitará un cambio de patrocinador o de Líder. Hay compañías que permiten que estos cambios sucedan. Cualquier cambio de patrocinador de un Distribuidor requiere en el computador no solamente el cambio de la referencia en el registro, pero también cambiar la lista de personas reclutadas por la persona que se está cambiando. El vínculo trabaja en ambas direcciones hacia arriba del Distribuidor al patrocinador y hacia abajo del patrocinador al Distribuidor. Este vínculo bidireccional debe conservarse intacto con perfecta precisión o las comisiones estarán incorrectas.

Terminación: Cuando un Distribuidor renuncia o es considerado inactivo por la

compañía debe ser removido de la genealogía. El proceso de remoción requiere el software para realinear todos los vínculos para que no haya “hoyos” en la genealogía.

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Reinstalación: Aunque a un Distribuidor le pueda ser terminada su relación con la

compañía por varias razones, algunos pueden solicitar ser reinstalados. Cuando esto suceda y si la Compañía así lo permite, le puede ser devuelta su condición original incluyendo su título o su categoría, bajo su patrocinador original (o probablemente bajo un diferente patrocinador) y con su red bajo de él, intacta (o puede no recibir nada, dependiendo de las políticas de la compañía). El software debe manejar este proceso con perfecta precisión y registrar históricamente todos los cambios.

Combinar dos Distribuciones: En algunos casos, un distribuidor puede ser ingresado

en el computador dos veces (o más) y tener nuevos reclutas colocados bajo cada distribución. En tales casos, estas dos distribuciones deben ser combinadas en una. En algunos casos, un matrimonio requiere dos distribuidores combinados en uno para que uno sea responsable de ambas distribuciones.

Otras funcionalidades de manejar la genealogía en el sistema incluye: Todos los

vínculos de cambios de genealogía deben estar conectados por fecha y tiempo para que el área de ventas pueda responder a cualquier petición y retos para cambiar relaciones a profundidad.

Los Distribuidores cuya relación terminó no deben ser borrados de la base de datos, por la situación de una posible reinstalación o para identificar a alguien que tiene un mal historial con la empresa. Sin embargo, no debe aparecer en la genealogía ni ser considerado para calcular comisiones. La historia de ganancias también debe conservarse.

La profundidad a infinito debe ser permitida para que un Distribuidor pueda patrocinar uno o miles de personas en su red.

La profundidad debe ser reportada para que la compañía o un Distribuidor con una red muy grande puedan ver su organización en forma completa con todos los vínculos correctamente representados. Esta capacidad del sistema es esencial para que un Líder pueda manejar una organización muy grande.

II. Comisiones (Mediaciones)126

Cada compañía de Venta Directa en la modalidad de multinivel, tiene su propio Plan de Compensación que incorpora un único conjunto de requerimientos y políticas que son usadas para calcular las comisiones que serán pagadas de acuerdo a las ventas pagadas que realice su propia red o genealogía. La mayoría de los Planes de Compensación se basan en el desempeño de cada Distribuidor tomando en consideración lo siguiente:

 Ventas Personales

 Ventas de los grupos de su red (si fuese generacional)

 Número de Distribuidores reclutados y su nivel personal de ventas pagadas  Otras mediciones de desempeño que la compañía establezca

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El software debe calcular una comisión para pagar a varios Distribuidores sobre cada venta, el pago se puede repetir, es decir sobre una misma venta se le paga a varios Distribuidores de Niveles superiores dependiendo del título. Esto es pagado a través de los vínculos genealógicos del Líder superior. Algunos Distribuidores tendrán varios Líderes superiores, la computadora debe seguirlos hacia arriba, persona por persona, pagando a cada uno la comisión que le corresponda de la venta del Distribuidor original. Las fórmulas involucradas son complejas debido a los diferentes niveles y títulos de los Líderes superiores así como la complejidad de los requerimientos solicitados.

Los requerimientos de casi todas las compañías de multinivel son:

 Que el proceso de la mediación no interfiera con el negocio en curso, por ejemplo detener la facturación porque las comisiones se están calculando.  Las compañías que ofrecen facturación a través de internet las 24 horas no

pueden interrumpir este proceso, ya que perderían Distribuidores.

Listado de Comisiones o Mediaciones: Deben serpreparados para cada Distribuidor

mostrando cómo las comisiones han sido calculadas, para eliminar preguntas o preocupaciones. Hay que considerar que pueden existir Distribuidores a los que se les pague de cientos, o miles de personas de su genealogía a infinito. Este reporte debe ser desarrollado de tal manera que esta condición sea cumplida y puedan saber de quiénes reciben dinero.

Sistema de Liberaciones: Manejar miles de Distribuidores trae como consecuencia

que durante cada mes sucedan situaciones inusuales por las cuales se deban realizar correcciones en el sistema. Cuando sucede un error humano, ya sea de la empresa o del Distribuidor que afecte las comisiones, es necesario eximir al Distribuidor que realice los requerimientos solicitados por la empresa. Por ejemplo, si un Distribuidor es colocado por error con otra persona y con su volumen de ventas el Líder correcto liberaba la mediación y no se le otorgó, hay que hacer un movimiento de re-colocación y pagarle los meses que sean necesarios. Por otra parte, hay que quitarle al que recibió por error la mediación y mantener la integridad del sistema. Este Sistema de Liberaciones, permite que este tipo de excepciones sean hechas manualmente por el Staff de la Empresa para conservar la confianza del Campo, ya que es un error que afecta los ingresos y la red del Distribuidor.

Pagos de más: Por órdenes puestas por un Distribuidor que es Pre-Líder y cuya

comisión o bono o mediación es muy pequeña, se recomienda dársela a quien le corresponda través de su cuenta como un saldo a favor, si es que la ley lo permite, o en su siguiente pago. Ya que costará más caro elaborar un cheque o una transferencia bancaria. Para un Líder se deben quitar de sus próximas comisiones.

Pagos de menos: Por órdenes se deben agregar a las siguientes comisiones del

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Sistema de Ajuste de Comisión: Cuando ocurre un error o hay un incumplimiento a

las políticas de la Compañía, debe ser habitual ajustar el error el incumplimiento de la política en futuras comisiones para corregirlo. Por ejemplo, si un Distribuidor intenta defraudar a la empresa comprando una importante cantidad de producto para recibir la comisión y después devuelve el producto, las comisiones que ganó él y sus Líderes superiores deben ser ajustadas para reflejar que en realidad no realizó una gran compra. Debe quedar evidencia de cada ajuste para Auditoría. Los ajustes se deben reflejar en el reporte de comisiones.

Cambios de Título y Descategorizaciones deben ser realizados por el software automáticamente. La mayoría de los Planes de Compensación tienen una trayectoria que consiste en lograr una serie de títulos o rangos o categorías. Cuando un Distribuidor adquiere el siguiente rango o título, sus comisiones se incrementan de alguna manera. El logro de altos rangos o títulos involucra siempre un incremento en el desempeño del Distribuidor y su red o genealogía. Con cientos de Distribuidores alcanzando títulos en la trayectoria cada mes, el software debe cambiar el rango o título preciso alcanzado por cada persona antes de que se corra el proceso de comisiones, para determinar qué cantidades los que cambian de título van a ganar. De igual manera, las descategorizaciones en título son necesarias para que un Distribuidor que falla en mantener su nivel de desempeño no sea injustamente premiado. Todos estos avances y descategorizaciones deben ser realizados sin problemas en cientos de Distribuidores de acuerdo a las reglas del Plan de Compensación.

Rastro de los cálculos de las comisiones para Auditoría: Es requerido que la

empresa pueda validar la precisión del software al realizar los cálculos. La integridad de la empresa está en riesgo cuando se hace una transferencia o se le da un cheque. Si el Distribuidor encuentra errores en los cálculos, el Distribuidor muchas veces dejará la compañía y buscará otra que sea digna de confianza. Por lo tanto todas las empresas de multinivel requieren un mecanismo para auditar y validar la precisión de la información de las comisiones de los Distribuidores.

Correr las comisiones varias veces: Cuando las comisiones son validadas y

auditadas puede suceder que tengan ligeros errores o problemas sospechosos que investigar. Inevitablemente, algunos problemas requieren corrección o intervención humana (tal como una excepción a un Distribuidor) y entonces será necesario volver a correr la comisiones nuevamente. Una vez que las comisiones son validadas entonces los cheques y los listados de las redes o genealogías son preparados y enviados.

Volúmenes comisionables: Es el precio de mayoreo de los productos con el que se

venden a los Distribuidores y de allí se calcula la comisión. Existen productos que no son comisionables porque su valor es muy bajo, por ejemplo las ayudas de venta

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(folletos, viales, muestras, etc.). Hay compañías que le dan a cada producto un valor comisionable y entonces de allí se calculan las comisiones, esto es complicado para los Distribuidores y por lo general no entienden cómo se obtuvo la comisión que están ganando.

III. Incentivos127

Ya habíamos comentado que el programa de incentivos debe trabajar en armonía con el Plan de Compensación para promover los comportamientos correctos en el Distribuidor. Los Distribuidores que cumplen los requerimientos de los incentivos son reconocidos con premios, viajes, reconocimientos especiales, etc. Los programas de incentivos cambian mucho en cada compañía para mantener a la Fuerza de Ventas entusiasmada acerca de nuevas oportunidades. De otra manera, un incentivo pierde su poder de motivar a los Distribuidores participantes.

Como una parte integral de la estrategia para motivar a la Fuerza de Ventas, un sistema de incentivos es requerido para impulsar el buen desempeño de los Distribuidores. Los requerimientos para tal sistema incluyen:

Tiempo para el Programa de Incentivos: Muy pocos incentivos corresponden al

ciclo de comisiones mensuales que la mayor parte de las compañías emplean. En su lugar, la mayoría de los incentivos se extienden a lo largo de varios meses. También puede suceder que las empresas utilicen puntos que sean ganados por los Distribuidores para canjear por incentivos; esto puntos se ganan por venta personal, patrocinio y algún otro requisito que la compañía decida. Hay empresas entonces, cuyos períodos promocionales pueden ser de dos meses, tres meses, seis meses y promociones de un mes.

Superposición de programas de incentivos: Muchas compañías muy

frecuentemente tienen programas de incentivos corriendo concurrentemente, cada una con su conjunto de reglas y requerimientos para la acumulación de ventas, puntos, etc. para ganar los incentivos. Por ejemplo un incentivo puede estar dirigido a acumular ventas y patrocinios para asistir a la convención anual y al mismo tiempo puede estar corriendo una promoción mensual de Venta Personal para obtener un incentivo y al mismo tiempo acumulación de puntos.

Promociones basadas en puntos: Algunos incentivos están correlacionados con

otros, ganar puntos debe ser posible de combinarse para ganar un premio. Algunas veces los puntos deben llevarse a la siguiente promoción basada en puntos si es que no se cambiaron durante la promoción en la que se generaron. Muchas compañías usan puntos para medir el éxito de un Distribuidor. Puntos ha probado ser una de las mejores prácticas de la industria.

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Canjee de Puntos: Como parte del sistema de Incentivos, un mecanismo para cajear

puntos es necesario. Información histórica, evidencias para auditoría de todos los canjes, habilidad para hacer manualmente el cálculo de puntos (con evidencias de auditoría), reportes y vistas son requeridas.

Manejo de Parámetros: Como los programas de incentivos continuamente

cambian, con nuevos que se liberan de vez en cuando, la compañía debe utilizar un sistema flexible donde los parámetros puedan ser definidos para un nuevo programa de incentivos, en vez de estar haciendo nueva programación cada vez que un nuevo incentivo se diseña.

Reportes: Los resultados de los incentivos para cada Distribuidor deben estar

disponibles en internet y en su listado de comisiones.

Auditoría: Los Distribuidores constantemente retan el cómputo de ganancias y de

puntos. La compañía debe tener un sistema que provea evidencia detallada para auditoría de cómo los puntos son calculados para demostrar la precisión. De otra manera la credibilidad de la compañía estará en duda y los Distribuidores dejarán de vender y de patrocinar.

IV. Proceso de Órdenes128

En la superficie, el proceso de órdenes puede parecer relativamente fácil. Sin embargo, cuando realmente se entiende la industria del multinivel hay un número de aspectos únicos del proceso.

Impuestos de ventas y retención de impuestos:129 El multinivel en México tiene

reglas especiales con respecto a la recolección de impuestos. Las compañías bien estructuradas y que les interesa tener Distribuidores contentos, realizan convenios con Hacienda para servir como intermediarios, registrar a sus Distribuidores y retener los impuestos, entregándolos a la Autoridad Tributaria en forma mensual. Un software normal de order entry (así se llama en Inglés) no soporta este complejo requerimiento. Las que no tienen este interés mandan a sus Distribuidores a que ellos realicen este proceso. Por lo que su software no será difícil, con cualquier paquete de facturación lo pueden manejar.

Múltiples pagos: Es muy común para un Distribuidor Pagar una orden con múltiples

tarjetas de crédito o pagos en efectivo o la combinación de ambos porque una tarjeta no tiene suficiente crédito para pagar la orden completa. Muchos paquetes aceptan sólo un pago por orden. Esto no funciona para una compañía de multinivel.

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Órdenes recurrentes automáticas: Muchas compañías de productos nutricionales

ofrecen el servicio de órdenes mensuales automáticas a los Distribuidores y a sus Clientes, quienes desean colocar una orden fija que será embarcada en forma mensual.

Pagos de más y de menos: Muchas compañías aceptan cheques personales como

pago por las órdenes. Desafortunadamente, los Distribuidores muy frecuentemente comenten errores aritméticos cuando están calculando el pago de su orden. A veces las varianzas en pago son relativamente pequeñas, pero si todos hicieran lo mismo por la cantidad de Distribuidores se convierte en una suma considerablemente alta. Las compañías de multinivel deben tener la capacidad de regresar los pagos de más y recolectar los pagos de menos del Sistema de Comisiones.

Cargas de pedidos en los cierres de mes: Como el Plan de Compensación está

basado en ciclos mensuales, las ventas personales por lo general están expresadas en términos de ventas mensuales. Este requerimiento mensual resulta en significativas cantidades de pedidos durante los últimos días del mes, porque el Distribuidor trata de cerrar su volumen de ventas para liberar su comisión. Así, cualquier sistema de software debe soportar una fuerte cantidad de pedidos al final del mes.

Problemas de Contabilidad:130 Solamente en las compañías de multinivel sucede

que una orden es comisionable, aunque no esté embarcada (si es que ya está pagada). Así, una orden colocada y pagada el 31de Marzo será comisionable en Marzo, pero probablemente embarcada en Abril. Hay que tener en consideración esto para el sistema.

V. Proceso de Órdenes - Demostración

Una demostración se realiza cuando un Distribuidor encuentra a una Anfitriona y le solicita realizar una reunión en su casa para demostrar sus productos. En estos casos la anfitriona puede recibir un descuento especial, o un producto como obsequio y esto la motiva a invitar a varias personas para que la demostración sea provechosa.

En estos casos, puede suceder que las invitadas deseen que sus productos sean enviados a su propio domicilio, pero entonces todo el volumen de ventas de la reunión se le acumula al Distribuidor a precio mayoreo y a los invitados se les factura a precio público. También puede suceder que la Compañía, para mayor control, envíe todos los pedidos al Distribuidor y sea él quien se encargue de entregarlos. No se enviará ningún producto hasta que esté pagado, si es que la empresa no maneja crédito y quien lo paga es el Distribuidor, ya que lo pagará a precio mayoreo. El Distribuidor algunas veces

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con la ayuda de la Anfitriona, se encargará de cobrar a los invitados. Este software es complicado, ya que a los invitados hay que facturarles al precio de venta público sugerido. Por otra parte los costos de enviar a los invitados directamente su producto incrementarán los gastos de distribución, por lo que la Empresa debe hacer un análisis muy minucioso de qué es lo que más le conviene.

Lo más aconsejable es dejar todo este proceso al Distribuidor, ya que lo que la empresa lo que debe buscar son ventas, lo que hay detrás de ellas, se debe manejar a través del entrenamiento a los Distribuidores y trabajar directamente con ellos.131

VI. Devolución de Producto132

Cada producto genera comisiones al que lo compró si es Líder y a sus Líderes superiores. Si el producto lo devuelve algún tiempo después, entonces ¿cómo se resuelve la situación de que ya se le entregó comisión por ese producto? Algunas compañías lo resuelven poniendo tiempo máximo para hacer válida una devolución, digamos 30 días fecha factura, otras haciendo notas de crédito y aplicándolas a quien devuelve el producto, otras a través de ambas prácticas. También se deduce a los líderes superiores a través de una nota de crédito y el ajuste se hace en forma manual.