O P E R A C I O N
Registro
Agrario Nacional
PROCEDIMIENTOS REFERENCIA 0401B00 FECHA DE EXPEDICION PAGINA NUMERO DIA MES AÑO27 III 2002
FECHA DE ACTUALIZACION
DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACION
7 X 2004
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OBJETIVO
Dar el mantenimiento preventivo a los bienes informáticos en Oficinas Centrales, de acuerdo a un calendario establecido, vigilando que todos los eventos programados para éste fin se realicen conforme al contrato respectivo, con el propósito de garantizar el buen funcionamiento de dichos equipos.
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Agrario Nacional
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7 X 2004
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POLITICAS
- La Subdirección de Operación deberá elaborar el calendario para los eventos de mantenimiento preventivo, tomando en cuenta las cargas de trabajo de las unidades administrativas de Oficinas Centrales.
− El proveedor deberá ajustarse al calendario establecido por el Registro Agrario Nacional para cada uno de los eventos de mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo.
− Si durante la realización de algún evento de mantenimiento preventivo, el Registro Agrario Nacional por necesidades de trabajo imprevistas no puede ajustarse al calendario ya establecido, deberá notificar de inmediato al proveedor la suspensión del mantenimiento, indicando cuando se reiniciará nuevamente el servicio.
− La Subdirección de Operación no tomará en cuenta para las sanciones, los días de retraso que sean por causa del Registro Agrario Nacional.
− El Registro Agrario Nacional bajo ninguna circunstancia permitirá en sus instalaciones dar mantenimiento a ningún equipo que no sea propiedad de éste.
− La Dirección de Informática deberá notificar por escrito y con la debida anticipación, la realización de los mantenimientos preventivos para que el usuario tome las medidas adecuadas y de esa manera no entorpezca su trabajo.
− Deberá recabarse el visto bueno del usuario al concluir el mantenimiento o en su defecto, levantar la constancia correspondiente firmada por el usuario, en la que se especifique la causa por la cual el mantenimiento no se puede llevar a cabo.
− Los usuarios del equipo de cómputo deberán brindar las facilidades necesarias al proveedor encargado de proporcionar el mantenimiento preventivo para que se aplique a todos los equipos de cómputo de Oficinas Centrales.
− Será obligación del usuario proporcionar el equipo de cómputo para su mantenimiento ya que de lo contrario se hará merecedor de una sanción por parte del Registro, debido a que causará un daño al patrimonio de la Institución.
− La Subdirección de Operación deberá cerciorarse de que en el mantenimiento preventivo se realice la limpieza interna y externa completa de los equipos relacionados en el contrato. − En caso de que el mantenimiento realizado a algún equipo provoque una falla en el mismo se
deberá aplicar mantenimiento correctivo [ver procedimiento de MANTENIMIENTO CORRECTIVO de los equipos de cómputo].
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
AREA ADMINISTRATIVA: REFERENCIA PAG
DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACION DIRECCION DE INFORMATICA
0401B00
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE USUARIOS DE EQUIPO DE COMPUTO FECHA DE AUTORIZACION
PROCEDIMIENTO DIA MES AÑO 45
27 III 2002 FECHA DE ACTUALIZACION MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO
7 X 2004
AREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Dirección de Informática 1 Recibe por parte de la Dirección de Recursos Humanos y Materiales copia del contrato de mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de cómputo y lo analiza.
2 Elabora conjuntamente con la Subdirección de Operación calendario para los eventos programados de mantenimiento preventivo al equipo de cómputo de Oficinas Centrales, tomando en cuenta las cargas de trabajo de las unidades administrativas, conforme a la periodicidad y demás especificaciones establecidas en el contrato y lo notifica al proveedor.
3 Avisa mediante un oficio a todos los titulares de las unidades administrativas, con al menos 3 días de anticipación, de las fechas de cada evento de mantenimiento preventivo, para que programe sus cargas de trabajo y proporcionen las facilidades necesarias para la realización de dicho mantenimiento.
4 Envía a la Subdirección de Operación la copia del contrato el cual contempla el calendario para su atención.
Subdirección de Operación 5 Recibe la copia del contrato, lo analiza, le saca una copia más y la entrega al Departamento de Soporte Técnico.
Departamento de Soporte Técnico
6 Asigna técnico encargado de supervisar el mantenimiento preventivo.
7 Recibe y verifica que el proveedor proporcione el mantenimiento preventivo a cada uno de los bienes informáticos, conforme a la programación de fechas establecidas en el calendario y que además sean entregados dichos bienes al usuario respectivo, una vez concluido el mantenimiento preventivo, comprueba el buen funcionamiento del mismo.
¿ Es satisfactorio el mantenimiento?
8 NO: Llama al proveedor para que se realice nuevamente el mantenimiento y si es necesario inicia el procedimiento de mantenimiento correctivo.(regresa actividad número 7)
9 SI: Recaba la firma de conformidad del usuario.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
AREA ADMINISTRATIVA: REFERENCIA PAG
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE USUARIOS DE EQUIPO DE COMPUTO FECHA DE AUTORIZACION
PROCEDIMIENTO DIA MES AÑO 46
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7 X 2004
AREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
10 NO: Informa a la Subdirección de Operación el resultado del mantenimiento.
11 SI: Calcula el monto de las sanciones a las que se hizo acreedor el proveedor.
12 Elabora, al terminar la supervisión, un reporte concentrado de seguimiento y cumplimiento del servicio de mantenimiento preventivo (Formato No. 6), firmado tanto por el proveedor como por el personal autorizado para supervisar el mantenimiento y lo entrega a la Subdirección de Operación.
Subdirección de Operación 13 Recibe el reporte, lo revisa y elabora oficio informando el resultado a la Dirección de Recursos Humanos y Materiales para que
ésta realice el pago al proveedor y lleve a cabo a su vez, el cobro de las sanciones. Lo pasa a firma del Director de Informática.
Dirección de Informática 14 Recibe oficio, y el reporte, lo firma y lo regresa a la Subdirección de Operación.
Subdirección de Operación 15 Recibe el oficio y reporte, lo entrega y archiva de manera permanente el acuse de recibido.
DIAGRAMADE FLUJO
AREA O UNIDAD
ADMINISTRATIVA DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACION DIRECCION DE INFORMÁTICA
REFERENCIA 0401BOO
PAG. NO. FECHA DE EXPEDICION
DIA MES AÑO MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCION DE OPERACION
27 III 2002 FECHA DE ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO 7 X 2004 47
DIRECCION DE INFORMATICA SUBDIRECCION DE OPERACION DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO
1 2 3 4 5 6 6 7 NO SI 7 8 9 INICIA CONTRATO RECIBE POR PARTE DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS ANOS Y MATERIALES COPIA CONTRATO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO AL EQUIPO DE CÓMPUTO Y LO ANALIZA HUM DEL
CALENDARIO ELABORA CONJUNTAMENTE CON LA
SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN EL CALENDARIO PARA LOS EVENTOS DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
LO NOTIFICA AL PROVEEDOR
OFICIO
AVISA A LOS TITULARES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LAS
FECHAS DE LOS EVENTOS DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO CON 3
DÍAS DE ANTICIPACION PARA QUE PROGRAME SUS CARGAS DE TRABAJO.
CONTRATO ENVÍA A LA SUBDIRECCIÓN DE
OPERACIÓN LA COPIA DEL CONTRATO, EL CUAL CONTEMPLA EL
CALENDARIO PARA SU ATENCIÓN
CONTRATO RECIBE COPIA DEL CONTRATO, LO ANALIZA, LE SACA UNA COPIA MÁS Y LA ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE
SOPORTE TÉCNICO.
ASIGNA TÉCNICO ENCARGADO DE SUPERVISAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO. ¿ES SATISFACTORIO EL MANTENIMIENTO?
LLAMA AL PROVEEDOR PARA QUE REALICE NUEVAMENTE EL MANTENIMIENTO Y SI ES NECESARIO
INICIA EL PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
RECABA FIRMA DE CONFORMIDAD DEL USUARIO
CONCLUYE
RECIBE Y VERIFICA QUE EL PROVEEDOR PROPORCIONE EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CONFORME A LA PROGRAMACIÓN DE FECHAS ESTABLECIDAS EN EL CALENDARIO. 1 1 A
DIAGRAMA DE FLUJO
AREA O UNIDAD
ADMINISTRATIVA DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACION DIRECCION DE INFORMÁTICA
REFERENCIA
0401BOO PAG. NO. FECHA DE EXPEDICION
DIA MES AÑO MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCION DE OPERACION
27 III 2002 FECHA DE ACTUALIZACION PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO 7 X 2004 48
DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO SUBDIRECCION DE OPERACION DIRECCION DE INFORMATICA
NO SI 10 11 12 13 15 14 ACUSE DE RECIBIDO SANCIONES OFICIO A ¿HUBO RETRASOS? SANCIONES CALCULA EL MONTO DE LAS SANCIONES A LAS QUE SE HIZO
ACREEDOR AL PROVEEDOR INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE
OPERACIÓN EL RESULTADO DEL MANTENIMIENTO
2
RECIBE EL REPORTE, LO REVISA Y ELABORA OFICIO A LA DIR. DE REC. HUM.
Y MAT. PARA QUE ESTA REALICE EL PAGO Y LLEVE ACABO EL COBRO DE LAS
SANSIONES AL PROVEEDOR. LO PASA A FIRMA DEL DIRECTOR DE INFORMÁTICA
2
ELABORA UN REPORTE CONCENTRADO DE SEGUIMIENTO Y
CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y LO ENTREGA A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN SANCIONES SANCIONES OFICIO
RECIBE EL OFICIO Y REPORTE, LO ENTREGA Y ARCHIVA EL ACUSE DE
RECIBIDO
OFICIO RECIBE OFICIO Y EL REPORTE, FIRMANDO AMBOS. LOS REGRESA A
LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN
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