Abril, 2008 INTRODUCCION
La Ley 337, “Ley Creadora del Sistema Nacional para la Prevención, Mitigación y Atención de Desastres”, publicada en la Gaceta Diario Oficial numero 70 del 07 de abril del año 2000, en artículo 12, crea el “Fondo Nacional para Desastres, y en el articulo 13 de la misma ley, manda a crear el ”REGLAMENTO DE ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DEL FONDO”, publicado por el Presidente de la República, y designando a la Secretaría Ejecutiva del SINAPRED, como el órgano técnico del fondo bajo los controles administrativos que establezca el MHCP y la Contraloría General de La República.
Cumpliendo con este mandato de ley, mediante Decreto Ejecutivo numero 88-2007, publicado en la Gaceta Diario Oficial numero 171, del día 06 de Septiembre del año 2007, fue puesto en vigor el ”REGLAMENTO DE ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DEL FONDO NACIONAL PARA DESASTRES”, en el cual se establecen las normas esenciales de funcionamiento, facultando al Consejo de Administración del Fondo Nacional para Desastres, mediante el articulo artículo 11, literal c, para elaborar y poner en vigor el Manual de Funcionamiento del Fondo.
El Consejo de Administración del Fondo, con fundamento en las normas jurídicas precitadas, ha aprobado el presente “MANUAL DE FUNCIONAMIENTO DEL FONDO NACIONAL PARA DESASTRES”, el que se establecen fundamentalmente los procedimientos para el manejo del fondo.
I- Generalidades.
A)- El Consejo de Administración del Fondo aprueba la formulación presupuestaria para su inclusión al Ante Proyecto Anual de Presupuesto
General de la República, acompañado del documento con las exposiciones de motivos que sustentan la constitución del fondo. B)- Aprobado el monto presupuestario requerido para el fondo en el
Presupuesto General de la República por parte de la Asamblea Nacional, la Secretaría Ejecutiva del SINAPRED, a través de la División Administrativa Financiera, deberá llenar todos los requisitos y realizar los procedimientos necesarios ante el MHCP, para la Constitución del Fondo en el orden de lo aprobado, preparando las condiciones para su ejecución en cuanto inicia el año de ejercicio presupuestario, de conformidad con lo establecido en el artículo # 6, Inciso a, del Decreto No. 88-2007.
II- Procedimientos para Ingresos-Depósitos en la Cuenta Bancaria “Fondo Nacional de Desastres”.
Una vez Creada la Cuenta Corriente en un banco del Sistema Financiero Nacional, mediante el procedimiento de licitación, la SE-SINAPRED, procederá a efectuar el ingreso de los recursos financieros, según fuente de origen, de la siguiente manera:
1.- El recurso que proviene del Presupuesto General de la República, a través del MHCP, previamente aprobado por la asamblea Nacional. a).- Se realizan depósitos mensuales de las partidas presupuestarias
asignadas para el período, haciendo uso y aplicación de la normativa procedimental que para tal efecto está prevista. El depósito inicial procede de la asignación presupuestaria para dicho fondo asignada por el MHCP de conformidad con el numeral a. del Artículo 6. del Reglamento del Fondo, Decreto Presidencial No.88-2007.
2.- Recursos financieros provenientes de otras fuentes.
a).- Los depósitos provenientes de donaciones nacionales e internacionales serán realizados directamente por la SE- SINAPRED, conforme uso y aplicación de la normativa procedimental que para tal efecto está prevista.
b).- Las donaciones de recursos nacionales e internacionales, podrán ser depositados directamente por los donantes al número de cuenta bancaria habilitada.
III- Procedimientos para Retiros o Desembolsos Financieros de la Cuenta Bancaria “Fondo Nacional de Desastres”.
En tiempo de Alerta o Desastres, las autorizaciones de desembolsos del fondo, son autorizadas por el Consejo de Administración, como resultado del análisis del desarrollo de los eventos y afectaciones de los mismos a la población, y de los cuales la SE-SINAPRED, estará recibiendo los informes técnicos de evaluación de daños y análisis de necesidades (EDAN) requeridos, para el correspondiente análisis y toma de decisiones.
A).- Podrán efectuarse Retiros de urgencia, según Límites y Modalidades, conforme lo siguiente:
1.- Para pagos de Urgencia, para montos mayores a C$150,000.00 serán autorizados por el Presidente del Consejo de Administración del Fondo y el Secretario Ejecutivo para atender situaciones de desastres y que se pueda proceder a las adquisiciones directas de los requerimientos básicos alimentos y avituallamiento para atender a la población afectada por fenómenos naturales o producidos por el hombre.
2.- El Consejo de Administración de conformidad con el Articulo 13 del Reglamento, delega en el Secretario Ejecutivo del SINAPRED, la capacidad para autorizar desembolsos del fondo de nacional para desastres para montos menores a C$150,000.00 a fin de facilitar recursos expeditos para compras y atenciones de Emergencias de menor magnitud y afectación, previamente solicitadas por los Comités Regionales, Departamentales y Municipales, a fin de agilizar y facilitar dicha atención en el menor tiempo.
IV- Fundamentos para solicitar recursos del Fondo nacional de desastres.
La ejecución de Planes de Prevención en tiempo de normalidad, que deban aplicar cargos al fondo para atención de desastres, deben estar previamente revisados y aprobados por el Consejo de Administración del Fondo, sean estos ordinarios o contingentes, ejemplo: Plan de
Prevención y Control de Incendios Forestales, Plan de Mantenimiento de la Red de Comunicación del CODE a Nivel Nacional, etc, y estos deben contener la información necesaria relativa a aspectos relevantes como; justificación, cobertura, presupuesto, periodicidad de los desembolsos aprobados, rendiciones de cuentas de lo ejecutado y estimar la fecha de entrega del informe físico y financiero, tanto periódico, como final. 2.- Las instancias como El Comité Nacional, los Comités Regionales,
Departamentales y Municipales y la SE-SINAPRED podrán presentar solicitudes de recursos financieros para actividades y proyectos congruentes con los propósitos del fondo, para atender situaciones de emergencias declaradas. Dicha solicitud será dirigida a la SE- SINAPRED quien la someterá al Consejo de Administración para su análisis y aprobación o devolución.
V.- Rendiciones de Cuenta:
1.- Las rendiciones de cuentas del fondo, serán realizadas de conformidad con las normativas de control interno institucionales para este tipo de desembolsos, en tiempo y forma. Si el evento natural o antrópico de afectación impide el cumplimiento de éstas, deberá ser solicitado y sometido a la consideración del Secretario Ejecutivo del SINAPRED, con la justificación específica según sea el caso. No se entregará anticipo sobre anticipo, salvo que las valoraciones del caso, de parte del Consejo de Administración del Fondo sean consideradas necesarias y justificadas.
2.- La SE-SINAPRED, a través de la División Administrativa Financiera (DAF), preparará y remitirá al Consejo de Administración del Fondo, mensualmente un informe del movimiento del fondo, que incluya aspectos de relevancia y oportunos, tales como: saldo anterior de la cuenta bancaria, valor del desembolso mensual del MHCP, valor y detalle de los desembolsos del mes, intereses devengados del mes, revalorización monetaria y saldo conciliado del fondo al cierre de mes. Se elaborará y remitirá al Consejo de Administración, la información financiera puntual del fondo cuando así lo requiera.
3.- La DAF de la SE-SINAPRED, regularizará mensualmente, ante el MHCP, las rendiciones de cuentas resultante de la ejecución financiera del fondo, así como emitir y remitir las solicitudes de recursos para
el fondo, a fin de mantener el flujo del fondo y con la capacidad para responder ante eventualidades en el tiempo requerido y apegados los procedimientos dictados por las Normas de Ejecución Presupuestaria del MHCP y la Ley # 550, Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario.
VI-. Informe sobre existencia en almacenes.
En cuanto a las Existencias para Atención Humanitarias en bodegas de la Institución y las donaciones, legados, herencias o subvenciones y contribuciones que realicen personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras a la Institución, y que de conformidad al Decreto No. 88- 2007, forman parte integrante del fondo, debe prepararse y enviarse un informe mensual al Consejo de Administración un informe actualizado de todo cuanto se dispone para atención ante cualquier eventualidad de desastre.