Manual de procedimientos del área de Cobranzas

La estructura, organización, políticas y procedimientos del departamento de crédito y cobranza, depende de las metas establecidas por la administración de Copytec en función de sus propias estrategias.

Cabe mencionar que el presente manual, no contiene la implementación de control interno de todos los departamentos del negocio debido a que por su amplitud y complejidad, sólo nos enfocaremos al área de comercialización del departamento de cuentas por cobrar, esperando sea de utilidad para la empresa.

160 

Definir una metodología dentro del área de cobranzas, el cual se establezcan las guías y requerimientos para estandarizar la elaboración de los procedimientos que se realizan dentro de la empresa.

• Establecer un adecuado control supervisado por la empresa.

• Remediar las deficiencias de control interno que la empresa tiene, para prevenir o identificar desviaciones de manera oportuna.

• Implementar índices de importancia con los empleados dentro de la empresa. • Tener información suficientemente documentada íntegra y veraz.

• Eliminar barrera de comunicación dentro del ambiente de la empresa. • Implementación de tecnología de información.

Para empezar debemos considerar que debe existir una segregación de funciones adecuada en lo siguiente:

• Inicio de una transacción

• Desarrollo de la documentación relevante • Autorización de la transacción

• Registro de la transacción.

• Desarrollo de sistemas y operaciones diarias en los sistemas de contabilidad basados en los diferentes programas existentes.

4.4.2 Alcance

El proceso inicia con el correspondiente análisis de clientes que generen mora en relación a sus pagos, para posteriormente las llamadas de atención ante esta situación y de ser el caso las correspondientes acciones legales para salvaguardar los intereses de la empresa

4.4.3 Dueño del proceso Ejecutivos de ventas

Jefe de área de ventas (crédito y cobranza) 4.4.4 Responsable operativo

Ejecutivos de ventas

Jefe de área de ventas (crédito y cobranza) 4.4.5 Políticas de cobranza

La responsabilidad de la administración de cobranza es directamente del encargado del departamento de carteras vencidas sin embargo también podrá delegarse esta responsabilidad al área contable o algún asistente de plena confianza.

• El departamento deberá vigilar el comportamiento de los vencimientos de la cobranza y la antigüedad de las cuentas por cobrar.

• Cuando el pago se realiza a través de la cobranza domiciliada, se generará un cargo por “Comisión cobranza”.

• Cuando el pago se realiza por tarjetas bancarias de crédito o débito se generará un cargo por “Comisión por tarjeta”.

• Los saldos vencidos generan intereses moratorios.

• El plazo de pago máximo es de 15 días después de la fecha límite del vencimiento.

• Cuando del pago se realice por medio de una transferencia electrónica o depósito bancario, es responsabilidad del cliente informar del pago al departamento de crédito y cobranza vía correo electrónico o telefónico, enviando una copia del

162 

documento en donde aparezca claramente la institución bancaria, el nombre y número de cliente, la cantidad depositada y la fecha de transacción.

• Promover planes para agilizar la cobranza de la cartera de clientes.

• El departamento con base al límite de crédito y estatus crediticio (cheques devueltos, cartera vencida y límite de crédito excedido), solicita al Gerente la autorización para disminuir o suspender en forma temporal o definitiva la venta de producto a los clientes que se encuentren bajo las siguientes condiciones:

9 Falta de liquidez o descapitalización.

9 Retraso en pagos

9 Exceder el límite de crédito

9 Cheques devueltos

9 Inadecuada utilización del crédito

9 Aquellos clientes que tengan adeudos por más de 30 días, no podrán cargar sus cuentas con más créditos.

9 Las notas de crédito que se apliquen a la cartera serán por los siguientes motivos:

¾ Por bonificación o descuento, autorizada por el gerente general.

¾ Por cancelación de cuentas incobrables.

Para efectuar la política de cobranza, se propone que se considere lo anterior expuesto, mediante firmas de letras de cambio o cheques posfechados, desde el momento en que se

acuerden los términos y las condiciones de crédito, para facilitar la labor de cobranza en caso de incumplimiento del cliente.

Para vigilar la cobranza, se propone, aplicar la técnica de antigüedad de saldos, con una hoja de cálculo diseñada en Excel, pues es una herramienta que tiene la empresa y será de gran utilidad, sin la necesidad de hacer un desembolso mayor.

La hoja de cálculo que se diseñó, para la empresa Copytec, consta de tres aspectos: • Base de datos del cliente

• Facturas y pagos • Antigüedad de saldos

4.4.5.1 Base de datos de clientes

En esta hoja de cálculo se registrarán los datos generales del cliente y se les asignará una clave, la cual servirá para interactuar en la segunda fase.

Esta hoja de cálculo permitirá a la empresa tener a su alcance el registro de todos sus clientes.

Cuadro Nº 20

Modelo Base de datos de clientes

CLAVE CLIENTE DIRECCIÓN TELF.

A0001 Mundo copias Cocaniguas 230 y Psje. Ecuador

2 754 - 234 A0002 Omega

A0003 World digital

B0001 Copy net

B0002 Servicopy B0003 Fantasi

C0001 César Mosquera

Fuente: Elaboración propia Elaborado por: Oscar Aldaz/2010

164 

4.4.5.2Facturas y Pagos

En esta parte la clave del cliente se combinará con la fecha de la venta, el número de la factura y el importe de la venta, y los pagos que haya realizado cada cliente, en un sólo documento se tendrá el importe por cada cliente al día, como se muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro Nº 21

Modelo control de facturas y pagos de clientes

Nº FACTURA FECHA CLAVE VALOR/ IMPORTE $

00123 02/05/2009 A0001 $ 14538,09 00124 09/02/2009 A0002 $ 5728,40 00453 A0003 $ 967,70 00345 B0001 $ 982,30 00987 25/09/2009 B0002 00567 B0003 01234 C0001

Fuente: Elaboración propia Elaborado por: Oscar Aldaz/2010

4.4.5.3Antigüedad de saldos

En esta parte se tendrán registrados los plazos señalados para el cobro de cada cliente, con el valor o importe del adeudo y el total de las cuentas por cobrar, es decir la antigüedad de saldos de cada uno de los clientes, estableciendo los plazos fijados, 30, 60, 90 y más días, y con ello vigilar y controlar la cobranza.

Cuadro Nº 22

Modelo cuadro de antigüedad da saldos