Manual de proceso o procedimiento y su estructura

Un manual debe tener una estructura claramente establecida y su contenido

como mínimo debe poseer la siguiente información:

Logotipo de la organización.

Nombre de la organización.

Denominación y extensión del manual (general o específico). Si

corresponde a una unidad en particular, debe anotarse el nombre de

ésta.

Fecha de elaboración.

6

Numeración de páginas.

Sustitución de páginas (actualización de información).

Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

Codificación para formularios y registros.

A más de los tipos de manuales descritos anteriormente, el manual de

gestión de compras propuesto para la empresa será realizado cumpliendo la Norma

vigente en la empresa para la elaboración de documentos, dicha norma da todos los

lineamientos necesarios para la elaboración de los documentos como manuales de

proceso, procedimientos, funciones etc., dicha norma también establece que este

documento debe ser realizado con formato cerrado y siguiendo la estructura que

exigida por la empresa, para ello se muestra la estructura que se debe utilizar en la

NORMA FUNDAMENTAL

Nota: La utilización del índice puede no ser siempre aplicable en este caso deberá ser omitido, de

igual manera puede suceder con los puntos 4 y 7 de la estructura.

mm Revisión No.: 6

aa dd

Elaborado por: Dpto. Calidad

2014 12 09

Fecha de última Revisión:

Código: A34-NF-01 Sección: Dpto. de Calidad

Lineamientos para la elaboración y control de documentos _{Hoja: 7 de 20}

7. Estructuras y formatos de la Documentación 7.1 Manuales de procesos y procedimientos 7.1.1 Estructura

Este tipo de documentos deberán poseer la siguiente estructura:

CARÁTULA.- Deben poseer en la primera página una carátula (se puede tomar la carátula de la hoja

1 de este documento como ejemplo).

HOJA DE ACTUALIZACIÓN.- En esta sección del documento se deberá registrar todos los cambios

que se realicen a partir de su aprobación, la información y formato para dicha hoja se puede observar en el Anexo 2.

ÍNDICE.- En este sección deberá colocar el contenido general de todo el documento. 1. OBJETO.- Indica aquello que se busca obtener al desarrollar el documento, debe redactarse en

infinitivo.

2. ALCANCE.- Expresa el campo de aplicación del proceso y/o a quién se dirige.

3. FUNDAMENTO NORMATIVO Y LEGAL.- Leyes, reglamentos o normas de origen interno o externo

que sirven de base y apoyo para elaborar una política/lineamiento si aplica.

4. MAPA DE PROCESO.- Representación generalizada de un proceso, en este se identifican

claramente las entradas, salidas, controles y recursos del proceso.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO O PROCEDIMIENTO.- En este se describirá la forma de llevar a cabo

el proceso, la misma puede ser textual o gráfica (diagramas de flujo).

(En Anexo 1 se detallan las normas para la elaboración de diagramas de flujo).

6. RESPONSABILIDADES: Se realiza una breve descripción de las responsabilidades de todas las

personas que intervienen de manera directa o indirecta en el procedimiento.

7. INDICADORES.- Método de medición de la eficacia o eficiencia del proceso en base a objetivos y

metas establecidas.

8. DEFINICIONES.- Términos utilizados en el documento que puedan resultar ambiguos o de

difícil comprensión.

9. ANEXOS Y DOCUMENTACIÓN SOPORTE.- En esta sección se deberá referenciar o incorporar toda

la documentación necesaria para una correcta comprensión y utilización del documento por ejemplo: formatos de registros, normas etc.

7.1.2 Encabezado y pie de página

Todo el documento deberá tener el siguiente encabezado:

Elaborado por: Revisión No.: Fecha de última revisión:

Elaborado por: Nombre del cargo o departamento que elaboró el documento

Revisión No.: En este se deberá colocar el número de la última revisión de documento

Fecha de última revisión: En esta se deberá colocar la fecha en la cual se aprobó el documento e

indica la fecha que empieza la vigencia del documento. Todo el documento deberá tener el siguiente pie de página

Nombre del documento: En este se deberá colocar el nombre del documento por ejemplo

"INSPECCIÓN Y ENSAYO".

Título del procedimiento: En esta sección se puede referenciar las secciones del documento

por medio de subtítulos, por ejemplo "Procedimiento de Inspección y Ensayo Producto en proceso", este puede variar en todo el documento según la necesidad u omitirse.

Código: En este se deberá colocar el código asignado al documento (ver sección 8). Sección: Sección o departamento de la empresa a la que pertenece el documento. Logo: En esta sección se coloca el logo de la empresa.

Código: Sección: Hoja ## de ## (NOMBRE DEL DOCUMENTO)

TITULO DEL PROCEDIMIENTO (OPCIONAL)

Sección: Dpto. de Calidad

Lineamientos para la elaboración y control de documentos _{Hoja: 8 de 20}

NORMA FUNDAMENTAL

dd Elaborado por: Dpto. Calidad Revisión No.: 6 Fecha de última Revisión:

Código: A34-NF-01 2014 12 09 ## ## ## AA aa mm MM DD

Aprobación Control de cambios

Firma: Descripción del cambio

Nota: Luego de la primera revisión y aprobación del documento se debe registrar en la hoja de

actualización todos los cambios que se realicen en el documento, así como las firmas de constancia de la revisión y aprobación.

Control de cambios:

N° de cambio.- se debe registrar el número de cambio que se esta realizando en el documento. Pág.- el número de página en la cual se ha realizado el cambio

Descripción del cambio.- Se coloca una breve descripción del cambio realizado Fecha de cambio.- Fecha en la que se realizo el cambio.

Aprobación:

No. de revisión.- Colocar el número de la revisión del documento, la revisión se puede realizar

luego de uno o varios cambios realizados al documento (cuadro de control de cambios).

Revisado por y firma.- Cargo de la persona que revisó el documento y su firma. Aprobado por y firma.- Cargo de la persona que revisó el documento y su firma .

Fecha de ultima revisión.- Fecha en la que se aprobó el documento o su nueva versión, esta

fecha se considera como la fecha desde que entra en vigencia el documento.

Sección: Dpto. de Calidad

Lineamientos para la elaboración y control de documentos _{Hoja: 17 de 20}

NORMA FUNDAMENTAL Código: A34-NF-01

aa mm

2014 12

Revisión No.: 6 Fecha de última Revisión: dd

09

Elaborado por: Dpto. Calidad

La hoja de actualización debe contener la siguiente información:

Encabezados y pies de página según el documento que se maneje conjuntamente a la siguiente información tabulada de la forma indicada:

ANEXO 2. Formato para hoja de actualización.

Revisado por: Aprobado por: No. De

cambio Pág.

Fecha de cambio (aa/mm/dd)

Fecha de Última Revisión (aa/mm/dd) Firma

Como se puede observar la estructura y contenido exigido por la empresa

para la elaboración de este tipo de documentación cumple con todos los requisitos

necesarios para la elaboración de un manual, por tanto el manual propuesto fue

realizado en base a estos requerimientos exigidos por la empresa.