3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.2.3 Propuesta de modelo de crédito y cobranzas
3.2.3.2 Manual de Funciones
“ALMACÉN TRES ELEFANTES.” FECHA 1/11/2014 MANUAL DE FUNCIONES PÁG. 1 DE 14
MANUAL DE FUNCIONES DEL
ALMACÉN TRES ELEFANTES.
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INTRODUCCIÒN.
El presente manual de funciones ha sido elaborado como herramienta de orientación a la labor administrativa y contable del Almacén Tres Elefantes en el cantón de Quinindé.
La implementación de este manual permitirá a los empleados disponer de un instrumento escrito que permita satisfacer esta necesidad de desplegar un adecuado comportamiento dentro del almacén y un desempeño efectivo en la ejecución de labores.
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NORMA DE USO.
Se debe exigir al personal involucrado el fiel cumplimiento de los procesos establecidos en el manual de funciones, evaluando su ejecución y corrigiendo las desviaciones presentadas.
Colocar el manual en un lugar visible al alcance de todo el personal que trabaja en el almacén.
Únicamente la dirección superior podrá realizar modificaciones definitivas del Manual mediante aprobación y resolución.
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OBJETIVOS.
Objetivo general.
Establecer los pasos a seguir o modo de ejecución de las funciones a desempeñar por una persona de manera ordenada y siguiendo los preceptos previamente establecidos, a fin de acelerar la realización de las mismas, consiguiendo que los resultados obtenidos sean mayor calidad y exactitud.
Objetivos específicos.
Proporcionar al empleado una guía específica para la correcta ejecución de cada una de sus actividades.
Disminuir el tiempo invertido en los procesos y reducir costos al momento de desempeñar cualquier función.
Ser utilizado como material de instrucción personal.
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Nombre del cargo : Gerente
Objetivo del cargo: Representante Legal Jefe Inmediato : Ninguno
Dependencia : Todo el personal
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones.
Designar todas las posiciones gerenciales.
Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con los objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación.
Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los requisitos y sus análisis se estén ejecutando correctamente.
Organizar el régimen interno del Almacén.
Representar al Almacén y apersonarse en su nombre y representación. Ejecutar el Plan de Negocios aprobados.
Celebrar y firmar los contratos y obligaciones de la empresa.
Perfiles.
Poseer un espíritu emprendedor
Gestión del cambio y desarrollo de la organización
Habilidades cognitivas
Habilidades interpersonales
Motivación y dirección del personal
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Nombre del cargo : Contador
Objetivo del cargo: Declaración de impuestos y presentación de balances. Jefe Inmediato : Gerente.
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones
Dirige, coordina, actúa y participa en grupos de trabajo y asesora en relación con la preparación, revisión, análisis y proyección de estados contables.
Implementar un sistema contable adecuado.
Elaborar un plan de cuentas para la empresa bajo normativa legal. Elaborar formularios respectivos para la declaración de impuestos.
Receptar documentación e informes mensuales de los movimientos económicos de la empresa.
Presentar balances al gerente de la empresa.
Elaborar formularios correspondientes a las obligaciones que tiene el patrono con sus empleados.
Contabilizar las nóminas de pago del personal. Perfiles
Conocimientos de las diferentes teorías y escuelas del pensamiento contable. El uso de las herramientas tecnológicas, y para hacer auditorías enfocadas a la
toma de decisiones.
Habilidades cuantitativas y financieras Manejo de idiomas extranjeros
Actitud de colaboración hacia los clientes que requieren de sus servicios.
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Nombre del cargo : Auxiliar Contable
Objetivo del cargo: Eficiencia y eficacia en trámites administrativos y contables. Jefe Inmediato : Gerente
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones.
Receptar llamadas telefónicas y mensajes de clientes y proveedores. Receptar facturas de compra.
Emitir retenciones y cheques de compra de materiales. Elaborar proformas.
Elaborar la nómina del personal.
Pasar informe de compras y ventas mensuales al contador. Archivar toda la documentación útil.
Realizar transferencias electrónicas o depósitos en entidades bancarias. Ejecutar pago de planillas del IESS.
Perfiles.
Analítico
Sumamente responsable
Buena organización
Buen manejo de relaciones interpersonales. Habilidad numérica.
Capacidad de trabajo bajo presión.
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Nombre del cargo : Cajera
Objetivo del cargo: Cobro de facturas de ventas y pago de facturas de compras. Jefe Inmediato : Gerente
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones.
Recibir documentos de valor (tarjetas, cheques, certificados de regalo) o efectivo por concepto de ventas realizadas en el almacén, cumpliendo con los procedimientos y normas establecidas.
Entregar al supervisor o gerente del almacén, la caja de depósito con el efectivo.
Conciliar, clasificar y realizar el depósito de los valores de contado y crédito recaudados en el día.
Servir al cliente que solicita atención para la compra de mercadería, atendiéndolos personalmente hasta que un vendedor pueda abordarlo.
Colaborar en actividades de traspaso, pedidos y devoluciones de mercaderías.
Perfiles
Contabilidad básica Manejo del efectivo
Normas de Higiene y salud ocupacional
Conocimiento de funcionamiento mecánico y operación de los equipos. Conocimiento sobre uso de la documentación del área de trabajo.
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Nombre del cargo : Jefe de ventas
Objetivo del cargo: Ordenar y clasificar los materiales que ingresen a bodega, entregar pedidos internos y externos, realizar un trabajo de calidad.
Jefe Inmediato : Gerente
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones.
Supervisar y distribuir las actividades del personal a su cargo.
Verificar la codificación y registro de mercadería que ingrese al almacén.
Elaborar órdenes de compra para la adquisición de materiales e informar a la unidad de compras y suministros.
Atender e informar al público en general de manera eficiente.
Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anormalidad.
Perfiles.
Capacidad para administrar, formar y motivar a un equipo de personal de ventas.
Conocer el proceso de venta, lo cual es tan importante como la capacidad de venta misma.
Cualidades de liderazgo, entusiasmo e iniciativa. Dotes para la comunicación.
Confianza para hablar delante de grupos de personas.
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Nombre del cargo : Vendedores
Objetivo del cargo: Son responsables de brindar excelente servicio y cordial atención a los clientes de la empresa.
Jefe Inmediato : Gerente
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones.
Comunicar al supervisor de ventas y al comprador si hace falta alguna mercadería con el fin de velar por el adecuado surtido de su sección.
Revisar que la mercadería esté correctamente etiquetada.
Brindar plena satisfacción en el servicio y atención a los clientes logrando en ellos lealtad y preferencia.
Controlar el orden, aseo y adecuada utilización de los productos.
Involucrarse activamente en labores de exhibición y reacomodo de mercaderías en el piso de ventas con el fin de llamar la atención de los clientes y lograr ventas.
Orientar al cliente en su decisión de compra y en la ubicación de la mercadería mostrando los artículos detalla mente cuando este los solicite.
Perfiles.
Atención al cliente.
Comunicación verbal y escrita. Razonamiento numérico. Responsabilidad.
Solución de problemas. Trabajo en equipo.
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Nombre del cargo : Jefe de Bodega
Objetivo del cargo: Supervisar e informar el buen estado y orden de los materiales Jefe Inmediato :Gerente
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones.
Observar e inspeccionar todos los movimientos realizados en bodega. Vigilar y controlar las rotaciones de los materiales.
Llevar un KARDEX de los materiales que ingresan o egresan de bodega.
Revisar y comparar la orden de pedido y con las facturas del proveedor e informar cualquier novedad para que no existan inconvenientes a futuro.
Mantener buenas relaciones con los directivos y el personal de bodega.
Capacitar e informar a los bodegueros de sus funciones respectivas, para su mejor desempeño.
Realizar control de inventario físico de mercadería quincenal o mensualmente.
Perfiles.
Responsable.
Sumamente ordenado y organizado. Habilidad numérica
Amplio espíritu de servicio
Sumamente ordenado y organizado. Con iniciativa
Buen manejo de relaciones interpersonales.
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Nombre del cargo: Despachadores.
Objetivo del cargo: Realiza trabajos de dificultad rutinaria en el despacho de materiales y su guarda y custodia.
Jefe Inmediato : Jefe de bodega.
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones.
Despacha materiales, equipos, herramientas y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa a los lugares y usuarios requeridos por la empresa y los entregara cuando así se lo solicite la misma.
Coordina el embarque y desembarque de materiales, equipos y otros bienes. Tramitara los formatos y documentos relacionados con el recibo y despacho de
materiales, equipos, herramientas y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa así como su identificación.
Realiza las actividades necesarias para la toma de inventarios y auditorias. Perfiles.
Responsable.
Sumamente ordenado y organizado. Habilidad numérica
Amplio espíritu de servicio
Sumamente ordenado y organizado. Con iniciativa
Buen manejo de relaciones interpersonales.
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Nombre del cargo : Jefe de crédito y cobro
Objetivo del cargo: Responsable de la gestión efectiva de diversas líneas crediticias Jefe Inmediato : Gerente
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones.
Administrar las funciones del departamento de crédito.
Supervisar el análisis de la apertura de créditos analizando los antecedentes del cliente.
Supervisar el cobro y pago de cuentas comerciales.
Tramitar emisiones de cheques con el departamento de contabilidad. Revisar las cuentas de cobro.
Mantener un control estricto del presupuesto de gastos de la unidad.
Perfiles.
Conocimientos avanzados en Cobranzas Comerciales
Conocimientos en análisis de crédito, dotación de cupos y plazos. Conocimientos en análisis de condiciones crediticias.
Conocimientos de la gestión de cobranza
Conocimientos avanzados de Manejo de Personal, atención a clientes. Manejo de utilitarios MS Office:
Manejo y cálculo de presupuestos. Manejo de informes Gerenciales.
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Nombre del cargo : Cobrador
Objetivo del cargo: Cumplir con la gestión de cobranza. Jefe Inmediato :Jefe de crédito y cobro
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones.
Elaborar una planificación de cobro de acuerdo con las políticas del almacén.
Cumplir con los objetivos y políticas de la empresa Presentar documentos físicos.
Dar seguimiento a los procesos de cobros visitando domicilios, llamadas telefónicas etc.
Ser leal.
Diseñar formularios y reportes de cobros.
Informar a la Gerencia General en forma oportuna de las actividades relacionadas con la cobranza.
Perfiles.
Manejo básico de PC y de paquete Office Manejo de valores
Conocimiento de rutas Cobranza corporativa Compras eventuales
Apoyo parcial en operaciones de oficina
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