MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE PROCESO Y PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

Objetivo Elaborar y la Nómina, descuentos de nómina: pensión, salud; liquidación de

horas extras, liquidación de planillas PILA y/o SOI de pago de aportes.

Alcance Desde la elaboración de la planilla de nómina, planilla de aportes parafiscales,

liquidación de personal y provisiones.

Responsable Auxiliar Contable

Conceptos Relacionados:

Seguridad Social: en salud sólo el 4%, si la empresa tiene empleados que devenguen menos de 10 smlv; pero si la empresa tiene empleados que devengan más de 10 smlv, entonces si tiene que contribuir con el 12.5%. Pensión el 16% del salario base de cotización, 12% empleador y 4% empleado. Aporte a la ARP, el 100% lo paga el empleador.

Parafiscales Sena, ICBF, Caja de Compensación Familiar: si la empresa tiene empleados que devenguen menos de 10 salarios mínimos legales vigentes, no está obligada a contribuir con el parafiscal Sena e ICBF de la nómina mensual, sino que lo hará de la renta antes de impuesto al 31 de diciembre del año en curso (Ley 1607 de 2012).

Prestaciones Sociales:

Primar de Servicios: toda empresa debe cancelar a cada empleado un salario mínimo legal vigente en Colombia ($616.000 año 2014), al final de cada mes de servicio y/o quincenalmente si la empresa lo tiene como política.

Cesantías: el trabajador tiene derecho a que se le pague un salario mensual por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción del año trabajado.

Intereses a las cesantías: el empleador debe pagar a sus empleados intereses sobre las cesantías que tengan acumuladas a 31 de diciembre de cada año, a una tasa del 12% anual.

Vacaciones: es el derecho que tiene todo trabajador a que el empleador le otorgue un descanso remunerado por el hecho de haberle trabajado un determinado tiempo; las vacaciones corresponden a 15 días de descanso remunerados por cada año de trabajo.

Proceso -La nómina se cancel cada quince días (y/o según política de la empresa) y un

día antes debe esta liquidada para su respectiva revisión.

-Las horas extras no son antes de las 8: a.m., hora normal de entrada al trabajo, y después de las 5:30 p. m, hora norma de salida, de lunes a viernes, y los sábados de 8: a. m. hora normal de entrada, y después de las 2: p.m., hora de salida; todas las horas extras que se generen en el mes, serán liquidadas durante la segunda quincena. En la liquidación de la segunda quincena, se debe liquidar el auxilio de transporte de todo el mes, menos el 4% de salud y pensión más las horas extras.

Procedimiento Actividades Responsable

Elaboración de Planilla de Nómina:

-Encargarse de registra en un software contable la hora de entrada y salida de cada empleado, esto con el fin de liquidar las horas extras mensuales de los empleados que las ha trabajado.

-Los 30 y 15 días de cada mes deben pasarse las planillas para la liquidación de las horas extras.

-Verificar las respectivas planillas del mes, realizando la liquidación de las horas extras, y verificando a su vez, que todo el personal, haya asistido a laborar los 15 días de las dos quincenas, de la siguiente manera:

Primera Quincena: salario de días

trabajados, más auxilio de transporte por días trabajados durante el mes, menos

descuento (cuota acordada

quincenalmente) por préstamos, según Cuenta 136595 Cuentas por Cobrar a Trabajadores. Menos 4% de salud y pensión.

-Al tener la planilla elaborada por la auxiliar contable, el contador debe verificar uno a uno el valor por cada empleado, y colocar su firma de verificación y aprobación. -Al tener la aprobación del contador se procede a realizar la contabilización en el sistema de información contable de la empresa, de la siguiente manera: llevando a gastos según el personal de ventas Cuenta 52, y el personal administrativo Cuenta 51; 2370 cuentas por pagar salud según terceros EPS; 2380 cuentas por pagar pensiones, según tercero Fondo de Pensiones; acreditar la cuenta 136595 Cuenta por Cobrar Empleados), para disminuir su deuda.

-Al tener la respectiva firma de aprobación del contador en la planilla de nómina, el tesorero procede a subir la nómina en la planilla del banco, para efectuar la transferencia en cada una de la cuenta de los empleados, ésta se realiza de la cuenta corriente del banco establecido por la empresa.

Provisión de Prestaciones Sociales:

-Debe registrar en la nómina por cada empleado, realizar el cálculo del gasto mensual de cesantías, intereses a las

Recepcionista

Jefe de Talento Humano

Gerente Financiero y

Administrativo.

Auxiliar Contable

Tesorería

cesantías y prima de vacaciones.

-Al final del año se debe hacer una conciliación de prestaciones sociales,

haciendo los respectivos ajustes, y

pasando la cuenta de 26 a la 25. Liquidación de Aportes Parafiscales: -Según la nómina mensual se debe realizar en Excel el respectivo pago a las diferentes entidades a las cuales pertenece cada empleado. Se hace un Comprobante de Nómina: se registra el gasto que la empresa tiene por cada empleado, salud, pensión, ARP, Sena, ICBF, Caja de Compensación, teniendo en cuenta si el empleado es de ventas o administrativo. Se registra la cuenta por pagar a cada una de las entidades.

-Revisa y autoriza el pago de la planilla.

-Realiza el comprobante de egreso

debitando en el sistema de información contable, la cuenta por pagar a cada entidad contra el banco correspondiente cuenta corriente.

-Se procede a subir al SOI, entrando por

portal bancos debitando la cuenta

correspondiente al banco cuenta corriente.

Jefe de Talento Humano

Gerente Financiero y

Administrativo. Tesorería

Fuente: MEJÍA GARCÍA, Braulio. Gerencia de Proceso para la Organización y el Control Interno de Empresas. Capítulo 11: Representación Gráfica de los Procesos. Capítulo 12: Manual de Procesos. Bogotá D.C.: ECOE Ediciones Ltda. Quinta Edición. 2007, p, 51-69.

4.2.10 Proceso y Procedimiento para la Preparación de Estados Financieros

Cuadro 22. Proceso y Procedimiento para la Preparación de Estados Financieros.

EMPRESA JUGOS FIXZE RESGUARDO INDÍGENA MUNICIPIO DE TORIBÍO, CAUCA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA CONTABLE

In document El proceso de contabilidad en la empresa Jugos Fixze, del Resguardo Indígena, municipio de Toribío, Cauca [recurso electrónico] (página 100-105)