Manual de puestos

Tabla 14. Manual de puestos

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Total

53 2.9.5 Análisis de la Encuesta

Según la encuesta se evidencia que los empleados de los súper mercados Joel & Jiménez S.R.L. en su mayoría cuentan con más de un año en la empresa, en menor cantidad tienen menos de seis meses y el menor grupo tiene más de tres años en la misma. De acuerdo con lo expresado por los integrantes aun teniendo en su mayoría más de un año no conocen su área de trabajo, lo que evidencia que no existe una estructura organizacional como referencia.

Las informaciones suministradas en su área de trabajo indican que esta rotación continua de personal provoca cierto ruido en las labores que se desarrollan de manera cotidiana. Ya que este factor es influyente en cada uno de los procesos que se llevan a cabo.

Es de suma importancia que los colaboradores se sientan satisfechos con lo que hacen, ya que el nivel de entrega hacia sus labores será mayor efectivo. Estos factores influyen de manera directa en las tareas diarias, y es que todo está en la gente y en la proporción en la cual van obteniendo conocimiento para luego desempeñarlo.

Se determinó que en un gran número de integrantes conocen que hacer en su área de trabajo, aun esta no esté debidamente organizada. Arrojando resultados que aumentaban el nivel de conocimiento en quienes desempeñaban la función y los demás que desconocían por completo sus funciones.

Se observó que los integrantes que conocen qué hacer en su área de trabajo, es porque crean la manera de sobrellevar la situación. Estos normalmente hacen las cosas como pueden, aunque no tengan ninguna orientación fija a lo que realmente deban hacer.

Los integrantes indican que la comunicación no fluye de manera eficaz entre los supervisores, lo que dificulta la transmisión de las informaciones a los niveles inferiores generando desorientación en el desarrollo de sus tareas diarias.

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De manera que las informaciones no llegan de manera clara, o por lo menos específica, porque las mismas se limitan a ser multiplicada de boca en boca y justo cuando llega a las personas que se encargan de desempeñar las labores ya está completamente errónea.

Esta situación es muy común en la empresa, y desde ahí inician las dificultades, ya que los mismos colaboradores afirman, que el cruce de información aumenta de manera significativa sin obtener beneficios paralelos. Durante el consenso de tú me dijiste y yo no entendí, o solo entendí a medias no se logra encajar en el mensaje, sino que el mismo se pierde.

El nivel de satisfacción de los integrantes es bajo, lo que dificulta el desenvolvimiento efectivo, repercutiendo en el cumplimiento de los objetivos y en la productividad en general.

La información suministrada, trajo el desencadenante de que los integrantes sienten la incertidumbre de no saber con exactitud que deben de hacer. Alguno de estos demuestra que no saben en donde están parado, situación que se ve reflejada en las acciones.

Muchas de las situaciones que cada día repercuten, detallan que el trabajo se hace por que ya está el efecto en hacerlo, pero no tienen la seguridad de que si lo que se está haciendo sea lo correcto o este resultando de la mejor forma posible.

De manera empírica han obtenidos conocimientos básicos para el cumplimiento de sus tareas, aun así, se observó que casi siempre saben qué hacer. Aun esto haya representado la mayor cantidad, necesita ser estandarizado para la optimización de los procesos. A medida que se obtiene mayor control en la organización, los integrantes desarrollan destrezas que le facilita mejor eficacia en la empresa. Debido a que la situación aquí es totalmente diferente, la falta de información difiere entre los mandos superiores y los integrantes.

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A medida que esta situación frecuenta en el súper mercado, se han tratado de elegir diferentes opciones que facilite el cruce de información. Pero básicamente están estancado en el mismo proceso, haciendo la misma temática día tras día. Como consecuencia se generan mensajes dislocados sobre la estructura general de la empresa, lo que representa un mayor número de personas con informaciones erróneas.

De ahí radica la importancia de organizar de manera eficiente la estructura organizacional, no solo para reorganizar lo que se tiene, sino para transmitir informaciones correctas a los clientes internos. Los que forman parte de la empresa, son los primeros que deben estar informado sobre cualquier cambio que haya dentro de la empresa.

Asumiendo que su estructura no es la ideal para el desarrollo las funciones, lo ideal sería aplicar sistemas que los mismos integrantes aprecien y entiendan. Con esto ya podrían ampliarse las informaciones, y serian de conocimientos para todos.

De acuerdo con las informaciones evaluadas, se determinó que la información suministrada a cada integrante en su puesto de trabajo cuenta con recursos deficientes, los cuales no aportan en las tareas a realizar. Además, de manera significativa es mayor la proporción que desconoce la información, que quienes la saben.

Las informaciones suministradas al momento del ingreso a la empresa se ven distorsionadas, debido a que no se plantean las informaciones adecuadas. El nivel de desconcierto está altamente identificado, reflejando que necesita mayor concentración en las implementaciones de las evaluaciones. En vista de esta situación, las respuestas que se arrojaron determinaron que existe una brecha como consecuencia de la ausencia de evaluaciones.

Los integrantes reflejan una percepción de desconcierto ante algunas de las situaciones que suceden a diario, que son acumulativas para su bajo desempeño.

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Muchos de los integrantes estas acostumbrados a trabajar de esta forma, porque sienten que es lo normal o cotidiano. Y como desconocen trabajar diferente a esta metodología, no tienen conceptos claros sobre la correcta organización y planificación de las tareas. Al estar alejados de estos conceptos y el uso de estas herramientas, se acostumbran a lo cotidiano sin intentar utilizar cosas nuevas. De acuerdo con la investigación realizada, los integrantes han desarrollado sus propias habilidades en torno a sus labores. Con esto se ha determinado, que aun haya ausencia de sistemas de información y dirección, necesitan mayor empeño y puesta en prácticas de las estrategias que automaticen las tareas diarias. A medida que se generan las distribuciones en las áreas de trabajo, no se obtienen los resultados esperados, debido a la planificación que se va generando. Los resultados arrojaron que las segmentaciones no se organizan de acuerdo con las proyecciones, lo que quiere decir que el trabajo no está del todo organizado, o por lo menos necesita mejor identificación en cada una de las partes.

Las funciones y tareas realizadas por los integrantes se han desempeñado a medida que se van desarrollando sus responsabilidades. Lo que quiere decir, que no se ha inducido a un sistema que desde el inicio los oriente a cómo hacer las cosas, sino que los conocimientos se han adquirido sobre la marcha.

Las evaluaciones han demostrado que los conocimientos adquiridos en el área de trabajo alcanzan un nivel medio, lo que necesitan fortalecer sus puntos principales para poder identificar las principales características que de verdad sean relevantes.

Para la correcta organización de las tareas y responsabilidades de los integrantes, se necesita la implementación de un manual de descripción de puestos. Siendo este la guía de distribución más eficaz para el desarrollo de las funciones diarias. En vista de que la empresa no posee uno, y sus integrantes no manejan el término ni la importancia que representa para la organización, se requiere implementarlo y llevarlo a cabo de manera minuciosa.

57 2.9.6 Entrevista

El objetivo de realizar una entrevista al proceso de investigación es involucrar de forma directa a la persona encargada de gestionar el talento humano del Súper Mercado Joel &Jiménez. Para esto he clasificado los objetivos específicos para desarrollar la misma. (Ver anexo 2)

• Determinar el nivel de información que tiene la persona encargada del área de Gestión Humana, en cuanto al concepto de las descripciones de puestos.

• Evaluar la importancia que tienen las descripciones en su lugar de trabajo. • Investigar por qué no se han implementado las descripciones de puestos

en el proceso de reclutamiento de nuevos integrantes.

• Analizar por qué serian un instrumento viable para la correcta gestión empresarial.

• Identificar cuáles son las posiciones que se manejan en el Súper Mercado. • Determinar cuáles serían las ventajas que aportaría la implementación de

un manual de descripción de puestos al Súper Mercado. 2.9.7 Análisis de la Entrevista

Luego de conversar con la persona encargada de gestionar el proceso de los recursos humanos, se determinó que tiene los conocimientos generales sobre las descripciones de puestos, así como las destrezas para determinar las funciones de acuerdo con el puesto que se vaya a ocupar.

En el súper mercado Joel J, no son utilizadas las descripciones de puesto. Motivo por el cual quizás mucho de los procesos no está correctamente estandarizado. El proceso de reclutamiento y selección no tiene un enfoque a directo a describir las posiciones, sino personas que quizás no tengan una ardua experiencia en el área, pero las mismas dominen capacidad para ser desarrollada.

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La empresa hasta el momento se ha orientado a trabajar de forma informal, y han entendido que hasta ahora esta metodología le ha funcionado a la perfección. Uno de sus factores, es que las posiciones no están clasificadas por nivel jerárquico, más bien están todas categorizadas en un nivel estándar, que quizás necesite una mejor distribución de las áreas.

Según las informaciones suministradas, en sus antiguos trabajos ha implementado el uso de las descripciones de puestos, y afirma que las mismas sirven como herramienta de organización y planificación previa en la logística laboral. Además, que son una herramienta que facilitan cada uno de los procesos de distribución de tareas, funciones y responsabilidades por parte del integrante. Afirmó, que las organizaciones que emplean este tipo de herramienta tienen mayor planificación previa, así como el logro eficaz de sus objetivos. Las descripciones de puestos son eslabones de gran saber, que agrega a las empresas nuevas maneras de organizar el trabajo por cada puesto.

Una de sus interrogantes cuando llego a esta empresa, fue la ausencia de procesos que determinaran la viabilidad para acceder a las informaciones de los puestos, que fueran asignados a cada integrante. Como consecuencia de esta situación, ha tenido que pasar por varias situaciones donde el conflicto de otorgamiento de funciones se ha perjudicado y termina en disputas de posiciones. Expresa, que aun han mantenido integrantes por una gran cantidad de años y a su vez creando fidelización con los mismos, las brechas existen. Por si solas no son cubiertas, les cuesta trabajo y disposición, quizás mucho más de lo que debería considerarse normal.

Por este motivo el trabajo dentro de la empresa sale a camino, pero en situaciones torna forzosa. Y no es dudar, porque aun siendo empresas no tan grandes, tienen un buen número de clientes internos.

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Con esto hay que considerar que la mayor fortaleza está en el nivel de organización que se acredite a las áreas que deben tener una continua supervisión interna, no solo para el seguimiento de esta, sino para poder ir logrando los objetivos que fueron pautados como punto de referencia a seguir. A medida que iba adquiriendo experiencia, aprendió a sobrellevar las situaciones que continuamente se observaban en el área de trabajo. Los mismos que se veían afectados por la ausencia de directrices que facilitaran el desempeño diario. Quizás por el mismo hecho de acostumbrarse a sobrellevar, empleó en sus labores nuevas técnicas de procedimientos que afianzaran su trabajo. Esto no quiere decir que sea lo ideal para lograr el cumplimiento de las expectativas, pero hasta el momento era la única forma de sacar el trabajo a flote.

Aunque ha sido testigo de varias incidencias que a lo mejor han sido causas del proceso actual que están llevando. Una de esta es la constante rotación del personal, factor determinante en el crecimiento y productividad empresarial. Existen una serie de factores determinantes, y que día a día se sopesan en la continuación del desarrollo interno. Expresó, que más bien la empresa necesita de herramientas de esta índole, no solo para su organización y sino para la misma planificación interna.

Cuando las organizaciones se acostumbran a trabajar de una misma forma, corren el riesgo de estancarse. De ahí parte la importancia de innovar día tras días, y no quedarse en procesos obsoletos o que no tengan ninguna modificación que llamen la atención.

Indicó que entiende que este tipo de procesos son vitales en la correcta organización estructural de cualquier empresa, en el caso de ellos y por su naturaleza empresarial se presentan constantes cambios que generan una alta rotación en su área de trabajo, producto de esto es la desorganización que se evidencia en la asignación de tareas.

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El manejo de información que controla le permite darle el correcto uso a un manual de descripciones de puestos, así como mejor organización dentro de los procesos operativos.

A medida que se van generando nuevas situaciones internas, se comienzan a presentar procesos que necesitan de una dirección. Lamentablemente, han presenciado algunas situaciones en las cuales se han visto en la necesidad de implementar planes de contingencia, para poder salir a determinar los procesos que deben de realizarse.

Indico que con bastante regularidad se presentan casos de integrantes que se motivan a renunciar, por el hecho de que no existe un orden general en la distribución de tareas. Constantemente el personal comienza a ausentarse, creando situaciones que generan males generales.

Este tipo de situaciones tiene interrogantes positivos y negativos. Los positivos que son aquellos que, por un motivo a otro, impulsan a nuevos cambios y la apertura a grandes desafíos de crecimiento continuo. Teniendo en cuenta que los cambios siempre serán para bien, aun sean drásticos para el sistema operacional que denomina la empresa.

Ir contra lo que no es cotidiano, contra lo que no se está acostumbrado a hacer, siempre marcara la diferencia a la mejora continua de la empresa. Aun teniendo en cuenta que la empresa va a ser alguna reacción a los mismos, hay que intentarlo y provocar para hacer la sugerencia para aportar en el beneficio común. En cuanto a los negativos, explico que quizás haya alguna resistencia por los mandos de supervisión, pero nada que con entrenamiento y seguimiento no se logre.

Quizás esta situación ha incurrido de manera normal en la empresa hasta el momento, pero teniendo en cuenta que si no se aplican las correctas descripciones de puesto se corre el riesgo de quedar obsoleto en los procesos.

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Los procesos internos son como el arte de aprender, siempre hay que nutrir los conocimientos porque si no, no se logra avanzar. De nada vale aprender por aprender, hay que invertir el conocimiento, aplicarlo y continuar multiplicando la información que se tienen.

De aquí radica la importancia de continuar implementados modelos, que permitan el desarrollo colectivo.

En sus antiguos trabajos ha trabajado con las descripciones de puestos, así como la implementación de estas. Lo que le ha permitido gestionar de manera eficiente sus labores diarias y el desarrollo de actividades a ejercer por los integrantes. Es probable que, por el ausentismo de supervisión y el proceso en la toma de decisiones, no se han visto en la necesidad de aplicarlas a su ritmo de trabajo, lo que esta consiente que esta situación podría provocarles estancamiento en su crecimiento empresarial.

Considera, además, que la correcta gestión de la estructura organizacional carece de este procedimiento, siendo un instrumento totalmente beneficioso para su productividad interna y externa.

Ha tenido la oportunidad de evaluar situaciones en las cuales los integrantes se sienten inestables, porque no saben exactamente como desempeñar sus responsabilidades. Lo que muchas veces ha causado desinterés y hasta el punto de que personas que no tengan nada que ver con esa área, tengan que realizar ese trabajo.

A medida que se obvian ciertos parámetros, inmediatamente empiezan la insatisfacción y quizás por esto mismo motivo aumenta el gran número de rotación de empleados. Aunque la empresa se haya mantenido todo este tiempo trabajando sin esta herramienta, no quiere decir que no la necesita. Cabe destacar que más temprano que tarde la misma estructura va a exigirla.

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Los procesos dentro de una organización siempre irán de la mano con el tipo de planificación que se le dé a las funciones. Todo va partiendo desde una idea base, que luego la misma será la impulsora de nuevos planes que permitan la inclusión y la sabia clasificación de las funciones.

En el súper mercado se manejan una diversidad de posiciones, las mismas no están diseñadas de manera particular. Situación que provoca desorganización en la distribución de funciones por áreas, así como labores realizadas de manera empírica.

Los integrantes están distribuidos por áreas de forma general, incluyendo: administrador, contador, supervisores, encargados de áreas, gondoleros, almaceneros, facturador, cajeros, deli-catesen, carniceros, chofer, seguridad y conserje.

En vista de que tienen una diversificación de posiciones, les urge tener mejor división de funciones. Lo que le aportaría una mejor distribución, mayor eficacia y excelente relación entre la empresa, los integrantes y sus clientes.

En todo momento expresó que las descripciones de puestos aportan un contenido bastante fructífero, por lo que considera que aplicarlo a su esquema de trabajo, beneficiara cada uno de los procesos de reclutamiento, selección e integración que realizan.

Además de aportar en todo lo relativo a los subsistemas de contratación, es una herramienta que permite la correcta definición de las posiciones. Siendo este método el responsable de coordinar el desarrollo de las responsabilidades de cada integrante dentro de la empresa.

También aporta de manera significativa, da mejor definición de los puestos. Con esto se logra determinar cada una de las tareas, y servirá como guía y apoyo en el desempeño diario.

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Cuando se tiene el correcto diseño de los puestos, se inicia una mejor elección de perfiles a ingresar a la organización. Con esto afirma que el manual de descripción de puestos es una herramienta viable y necesaria para lograr organización, planificación previa, distribución de logística de trabajo y distribución eficaz de las tareas.

2.9.8 Diagnóstico

Dentro de los datos arrojados en la investigación, se observan que una de las principales problemáticas está en la poca organización de las tareas de los diferentes puestos de trabajo. La falta de una distribución clara de las tareas, en cada una de las áreas dificulta la realización efectiva de las responsabilidades, lo que afecta el desempeño y a su vez la motivación, ya que los integrantes se sienten desorientados respecto a sus obligaciones.

La antigüedad de los empleados deja ver, que no hay una retención laboral favorable, esto se evidencia en el momento que los integrantes deciden renunciar, lo que sucede muy a menudo, así apunta la persona entrevistada.

Es posible que la gran demanda de rotación de empleados sea una de las principales interrogantes que se llevan a cabo en la empresa. Situación que fue