El establecimiento matriz de nombre comercial INSHOPUL, perteneciente al contribuyente de tipo persona natural promovida por el Sr. Pulido Aspiazu Juan Carlos, tuvo sus comienzos en marzo del 2014 dedicada a la actividad de venta al por mayor y menor de productos diversos para el consumidor, la promoción económica del
establecimiento ha sufrido cambios sustanciales a través del tiempo, desde las ventas en menor escala en sus inicios, hasta ventas por mayor en la actualidad.
1.3.1Actividades
La actividad principal que mantiene INSHOPUL, es la de venta al por mayor y menor de productos diversos para el consumidor, con atención de lunes a sábados desde las 8:00 am hasta las 17:00, en los últimos años se ha focalizado en la venta de insumos
médicos y odontológicos, lo que le ha permitido crecer y acaparar mayor porción del mercado Guayaquileño y de provincias cercanas. Está catalogado dentro de la condición de Pymes como pequeña, con domicilio tributario en la ciudad de Guayaquil, parroquia Tarqui, Urb. Veranda solar 22 Manzana 1206, la persona natural en donde descansan las obligaciones tributarias de este establecimiento tiene obligación de llevar contabilidad, al mantener relaciones de negocios por montos elevados, de acuerdo con el reglamento del Servicio de Rentas Internas.
1.3.2Misión
Ofrecer productos odontológicos e insumos médicos de alta calidad que satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes, a través de la promoción de los mismos con altos estándares de calidad además de una atención personalizada durante el proceso de adquisición.
1.3.3Visión
Ser una empresa líder en la distribución de insumos medios y odontológicos y variedad de productos a nivel nacional.
1.3.4Estructura organizacional
INSHOPUL, no cuenta con una estructura organizacional definida, trabaja bajo asignaciones de requerimientos, que son manejados por un personal dividido por áreas improvisadas como el área de compras y ventas gestionada por una sola persona, otro
colaborador encargado de la contaduría con su asistente y una asistente administrativa del gerente general, que es la cabeza de las operaciones ejecutadas dentro de la organización.
1.3.5Valores Honestidad: Trabajo en equipo Excelencia Responsabilidad Puntualidad Compromiso Transparencia Amabilidad 1.4Marco conceptual
Accionistas: “Persona física o jurídica, titular de acciones, que se la puede considerar como propietario de una parte proporcional a su participación dentro de la empresa” (IBERDROLA, 2016, p.3).
Activos: “Es el conjunto de bienes, derechos y otros recursos controlados
económicamente por las compañías, de los cuales se espera tener un beneficio en el futuro” (EMPRENDELO, 2017, p.3).
Balance general: “Es el documento contable que representa la situación financiera
Ciclo contable: “Comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa” (UNID, 2016,p.5).
Compras: “Es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al
precio, tiempo y lugar pactado” (UJMD, 2011,p.1).
Contabilidad: “La contabilidad es un sistema que suministra información
fundamental para la toma de decisiones empresariales. Conta de una serie conjunto de documentos que reflejan la información relevante, expresada en unidades monetarias, sobre la situación y la evolución económica y financiera de una empresa o unidad económica” (FADE, 2010,p.4).
Estado de Resultado: “Es el estado financiero básico que representa información
relevante acerca de las operaciones desarrolladas por una entidad, durante un periodo determinado, cuyo objetivo principal es evaluar la rentabilidad de las compañías” (Vallado, 2015,p.2).
Pasivos: “Es el conjunto de obligaciones actuales surgidas a consecuencia de
sucesos pasados, cuya extinción es probable que dé lugar a una disminución de recursos que puedan producir beneficios económicos en el futuro” (EMPRENDELO, 2017, p.2).
Patrimonio Neto: “Es la parte residual de los activos de una compañía, una vez
deducidos todos sus gastos,es decir es la diferencia entre activos y pasivo” (EMPRENDELO, 2017, p.2).
Proveedores: “Son todos aquellos que le proporcionan a la organización los
1.5Marco legal
LEY DE COMPAÑÍAS DEL ECUADOR (SUPERCIAS, 2014)
Art. 80.- Los socios no administradores de la compañía tendrán derecho especial de nombrar de su seno un interventor que vigile los actos de los administradores. El
interventor designado tendrá facultad de examinar la contabilidad y más documentos de la compañía.
Art. 124.- Los administradores o gerentes estarán obligados a presentar el balance anual y la cuenta de pérdidas y ganancias, así como la propuesta de distribución de
beneficios, en el plazo de sesenta días a contarse de la terminación del respectivo ejercicio económico; deberán también cuidar de que se lleve debidamente la contabilidad y
correspondencia de la compañía y cumplir y hacer cumplir la Ley, el contrato social y las resoluciones de la junta general.
Art. 289.- Los administradores de la compañía están obligados a elaborar, en el plazo máximo de tres meses contados desde el cierre del ejercicio económico anual, el balance general, el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y la propuesta de distribución de beneficios, y presentarlos a consideración de la junta general con la memoria explicativa de la gestión y situación económica y financiera de la compañía. El balance general y el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y sus anexos reflejarán fielmente la situación financiera de la compañía a la fecha de cierre del ejercicio social de que se trate y el resultado económico de las operaciones efectuadas durante dicho ejercicio social, según aparezcan de las anotaciones practicadas en los libros de la compañía y de acuerdo con lo dispuesto en este parágrafo, en concordancia con los principios de contabilidad de general aceptación.
Art. 290.- Todas las compañías deberán llevar su contabilidad en idioma castellano y expresarla en moneda nacional. Sólo con autorización de la Superintendencia de
Compañías, las que se hallen sujetas a su vigilancia y control podrán llevar la contabilidad en otro lugar del territorio nacional diferente del domicilio principal de la compañía.
Art. 293.- Toda compañía deberá conformar sus métodos de contabilidad, sus libros y sus balances a lo dispuesto en las leyes sobre la materia y a las normas y reglamentos que dicte la Superintendencia de Compañías para tales efectos.
Art. 300.- Si la Superintendencia de Compañías estableciere que los datos y cifras constantes en el balance y en los libros de contabilidad de una compañía no son exactos o contienen errores comunicará al representante legal y a los comisarios de la compañía respectiva las observaciones y conclusiones a que hubiere lugar, concediendo el plazo de hasta treinta días para que se proceda a las rectificaciones o se formulen los descargos pertinentes.
Los artículos antes mencionados guardan relación con el control y desarrollo de las actividades contables dentro de una compañía, así como las posibles sanciones que estas pueden acarrear por un mal manejo de las mismas, la normativa legal además recomienda la utilización de libros y procesos contables que le permitan no solo a la empresa cumplir con sus obligaciones fiscales sino también llevar un control adecuado y actualizado de sus transacciones económicas, para la correcta toma de decisiones.
LEY ORGÁNICA PARA EL FORTALECIMIENTO Y OPTIMIZACIÓN DEL SECTOR SOCIETARIO Y BURSÁTIL (SUPERCIAS, 2014)
Intervención De La Superintendencia De Compañías y Valores A Los Entes Del Mercado
3.- Si se comprobare ante una denuncia de parte interesada o de oficio, que en la contabilidad de los entes regulados por esta Ley se ha ocultado información sobre activos o pasivos, o se ha incurrido en falsedades u otras infracciones, y que estos hechos pudieran generar perjuicios a los clientes, inversionistas, socios o accionistas, comitentes, partícipes, constituyentes, beneficiarios de fideicomisos, originadores o terceros;
Art. 440.- La inspección de las compañías tiene por objeto establecer la correcta integración del capital social, y verificar lo declarado al tiempo de la constitución y de los aumentos de capital; verificar si la sociedad cumple su objeto social; examinar la situación activa y pasiva de la compañía, si lleva los libros sociales, tales como los de actas de juntas generales y directorios, el libro talonario y el de acciones y accionistas o de participaciones y socios; y los documentos que exige la ley para registrar válidamente las transferencias de acciones; si su contabilidad se ajusta a las normas legales; si sus activos son reales y están debidamente protegidos; si su constitución, actos mercantiles y societarios, y su
funcionamiento se ajustan a lo previsto en las normas jurídicas relevantes vigentes y en las cláusulas del contrato social, y no constituyen abuso de la personalidad jurídica de la compañía, en los términos del Art. 17 de esta Ley.
El articulo y numeral antes mencionados indican los procedimientos y actos posteriores al encuentro de inconformidades dentro de los registros contables de una compañía, y lo que la ley exige que tengan registrado para evitar cualquier tipo de abuso contractual, dentro del marco regulatorio de funcionamiento de las mismas.
LEY ORGÁNICA DEL RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO (SRI, 2015)
Capítulo VI CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS
Art. 19.- Obligación de llevar contabilidad. - Están obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades. También lo estarán las personas naturales y sucesiones indivisas que al primero de enero operen con un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato anterior, sean superiores a los límites que en cada caso se establezcan en el Reglamento, incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrícolas, pecuarias, forestales o similares.
Art. 20.- Principios generales. - La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos de América, tomando en consideración los principios contables de general aceptación, para registrar el movimiento económico y determinar el estado de situación financiera y los resultados imputables al respectivo ejercicio impositivo.
Art. 21.- Estados financieros. - Los estados financieros servirán de base para la presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su presentación a la Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de Bancos y Seguros, según el caso. Las entidades financieras, así como las entidades y organismos del sector público que, para cualquier trámite, requieran conocer sobre la situación financiera de las empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros que sirvieron para fines tributarios.
Marco metodológico
2.1Diseño de la investigación
De acuerdo con Hernández, Fernández, & Baptista (2010) el diseño de una
investigación es “El plan o estrategia que se desarrolla para obtener la informacion que se requiere en una investigación” (p.120). Es decir, contiene todo el proceso necesario que la investigación ha optado por seguir, para poder recabar la mayor cantidad de informacion que le sirva para poder lograr los objetivos antes planteados.
Salamanca & Martín (2007) mencionan que las características de un diseño de investigación cualitativa podrían “Requerir de un análisis continuo de los datos, lo que determinará las estrategias a seguir, es decir, puede adaptarse a lo que se descubre mientras se recogen los datos” (p.2).
Lo anterior se podría describir como un tipo de diseño flexible para el caso de análisis de gestión comercial dentro de una empresa, que es el caso particular del presente trabajo, además un buen diseño podría brindar las herramientas necesarias para
diagnosticar la problemática y de forma adjunta proponer soluciones en base a hechos y estudios de campo.
2.2Enfoque de la investigación
El desarrollo investigativo para el presente desarrollo tiene un enfoque cualitativo que, de acuerdo con Hernández, Fernández, & Baptista (2010) “Se selecciona cuando se busca comprender la perspectiva de los participantes (individuos o grupos pequeños de personas a los que se investigará) acerca de los fenómenos que los rodean” (p.364).
En enfoque cualitativo presenta al investigador varias sugerencias como la de familiarizarse con el tema en cuestión a través del análisis de los individuos que lo
componen, las ventajas principales que nos brinda este enfoque es que es de tipo abierto a la información que se pueda encontrar en el proceso, es expansivo que va de la mano con la evolución del estudio, mantiene una fundamentación de acuerdo a la experiencia e intuición del investigador y finalmente está orientado a aprender de las experiencias vividas y diversos puntos de vista de los individuos dentro del proceso, lo que promueve la generación de conocimiento y de teorías para la resolución de problemas de forma integral.
Uno de los elementos que también se utilizan dentro de las investigaciones bajo un enfoque cualitativo es el uso de la revisión literaria porque ayuda a detectar conceptos que no se habían pensado en primera instancia, además nutren de ideas diversas y puntos de vistas variados con respecto a una problemática analizada, además ayuda a prever posibles errores cometidos por otros investigadores.
2.3Tipos de investigación
2.3.1Investigación exploratoria
“Los estudios exploratorios se realizan cuando el objetivo consiste en examinar un tema poco estudiado” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 79). Lo descrito previamente puede ser redireccionado a la empresa INSHOSPUL la cual es una Pyme que nunca ha sido objeto de investigación, además la normativa procesal contable es muy limitada, por lo que una investigación explotaría permitirá al investigador, conocer a fondo la naturaleza del fenómeno en un lugar poco o no explorado. Se opto por seguir este tipo de investigación al constatar dentro de la revisión literaria que no existe informacion que involucre directamente a empresa INSHOSPUL con cualquier análisis previo relacionado con los procesos contables, bajo ningún ámbito, sea laboral o académico.
2.3.2Investigación descriptiva
De acuerdo con Hernández, Fernández, & Baptista (2010) la investigación descriptiva “Busca especificar propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice. Describe tendencias de un grupo o población” (p.80). A través de este tipo de investigación se recolectará informacion de forma independiente de acuerdo con las variables seleccionadas previamente, además nos permitirá identificar todo aquello relacionado con los procedimientos contables y su incidencia en los procesos contables dentro de la compañía INSHOSPUL.
Con relación a la investigación descriptiva Cazau (2006) menciona que “en este tipo de investigación se seleccionan una serie de cuestiones, conceptos o variables y se mide cada una de ellas independientemente de las otras, con el fin, precisamente, de describirlas. Estos estudios buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno” (p.27), este tipo de investigación permitirá establecer el comportamiento del personal administrativo de INSHOSPUL.
2.4Población y muestra 2.4.1Población
“Es el conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas
especificaciones” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 174). Lo descrito por el autor previo pone en manifiesto la importancia de que la población con la que se trabaje tenga características específicas es decir que compartan cierto grado de similitud para poder realizar los análisis necesarios. Estas características pueden situarlos de diversas formas, como lugar y tiempo, en el caso de la presente investigación la población está conformada por el personal administrativo de la empresa INSHOSPUL, detallada a continuación:
Tabla 1.
Departamentos de la empresa (Población)
DEPARTAMENTO CARGO FUNCIONES
Administración central
Gerente general
Encargado de direccionar y controlar todas las áreas, además de ser la persona encargada de firmar papeles legales
Asistente administrativo
Es la persona que brinda soporte al gerente en relación con los tramites con las demás áreas
Área de compras y ventas Supervisor de compras y ventas
Mantiene el control sobre las compras que la compañía realiza, por parte de las importaciones y además sobre las ventas tanto con clientes medianos y pequeños
Contabilidad
Contadora
Encargada de registrar la contabilidad, ingresos y egresos respectivamente de todas las transacciones
Asistente de contabilidad
Brinda la ayuda necesaria para cumplir con las tareas de la contadora
2.4.2Muestra
“Es un subgrupo de la población del cual se recolectan los datos y deben ser representativo de esta” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 173). A través de la muestra se puede manejar información que sea representativa de la población que por motivos diversos no puede ser consultada en su totalidad, ya sea por motivos de gran cantidad de individuos o su difícil acceso.
Dentro del desarrollo de esta investigación y por motivos de acceso al personal se realizaron tres entrevistas a los principales directores de cada área, por requerimiento de la empresa los nombres de las personas no fueron expuestos, respetando la integridad
individual; la tabla a continuación expone la muestra a la cual se le aplicaron las diversas técnicas e instrumentos para poder acceder a la información de los procesos contables en INSHOSPUL.
Tabla 2.
Muestra
ÁREA CARGO NOMBRE (restringido a petición
de la empresa) Administración central Gerente general Ing. V. E. Área de compras y ventas Supervisor de compras y ventas Sr. F.A
Contabilidad Contadora Srta. M. R
La muestra estará constituida por tres personas del área administrativa quienes de manera directa se encuentran relacionados con los procedimientos contables y la
realización de los estados financieros la informacion proveniente de ellos permitirán al investigador indagar y conocer más sobre la realidad de los hechos de la compañía y así poder brindar un análisis integral.
2.5Técnicas de investigación
“Las técnicas son los procedimientos e instrumentos que utilizamos para acceder al conocimiento” (Monrone, 2010, p.2). A través de las diversas técnicas seleccionadas la investigación podrá recolectar la informacion necesaria para cubrir las interrogantes y además sustentar la propuesta de solución. Las técnicas seleccionadas para el proceso de desarrollo informativo son la observación y la entrevista.
2.5.1La entrevista
Dentro de una entrevista cualitativa “Pueden hacerse preguntas sobre experiencias, opiniones, valores y creencias, emociones, sentimientos, hechos, historias de vida,
percepciones, atribuciones…” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 424).
Con lo expuesto anteriormente se justifica el uso de esta técnica de investigación para poder establecer de parte de la muestra su opinión y punto de vista acerca de los
procesos contables que bajo su conocimiento tienden a tener diversas formas de desarrollo y como estos podrían incidir en los estados financieros de la empresa.
2.5.2La observación
De acuerdo con Hernández, Fernández, & Baptista (2010) “Un buen observador cualitativo necesita saber escuchar y utilizar todos los sentidos, poner atención a los
detalles, poseer habilidades para descifrar y comprender conductas no verbales…” (p. 418)
De acuerdo con la definición anterior a través de la observación el investigador puede identificar situaciones en donde los fenómenos se den forma gradual o sistemática, además es muy útil para recolectar datos de situaciones que por la delicadez de su origen no se pueden discutir de forma abierta ya que los individuos que son parte de la muestra podrían sentir algún tipo de sesgo o segregación y se limitarían en sus repuestas. Con ayuda de la observación de la situación actual la empresa se realizará un análisis de la situación corporativa de la empresa INSHOSPUL a través de la matriz FODA y de las fuerzas de Porter como medida de estudio sobre la situación actual de la organización.
2.6Instrumentos de la investigación 2.6.1Cuestionario de preguntas
“Los cuestionarios se basan en preguntas que pueden ser cerradas o abiertas” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 197). Este instrumento consta de una serie de preguntas con un objetivo en común, recolectar informacion sobre un tema en específico, el tipo de preguntas seleccionadas durante esta investigación son de tipo abiertas, es decir el o la persona entrevistada con ayuda del cuestionario podrá brindar su respuesta de forma amplia, como estime más conveniente.
2.6.2Guía de observación
De tal forma que se pueda recolectar y adquirir informacion que transcienda lo que los entrevistados puedan proporcionar se optó por realizar una pequeña guía de
observación en donde se registraron los datos más relevantes del entorno laboral, cada tema se encuentra relacionado de forma directa o indirecta con los procedimientos contables de INSHOSPUL y su incidencia con los estados financieros.