32
En el proceso de crecimiento de toda empresa y/o institución se requiere de una estructura organizacional que sostenga los fundamentos y propósitos de la institución. No obstante, en determinados momentos las instituciones requieren o simplemente necesitan someterse a una re organización, que le facilite estrategias para enfrentar nuevos desafíos, los que pasan por tecnologías, tamaño de involucrados, cultura, entre otras. Los centros escolares no están al margen de lo expuesto, por el contrario, las instituciones educativas son las que deben estar en constante proceso de mejora y de cambios que se sustentan en una sociedad globalizada para la cual se deben entregar herramientas y estrategias a seguir, más aun si consideramos la amplia cantidad y diversidad de seres humanos que se interrelacionan en éstos.
El objetivo de este trabajo es poder generar una propuesta de estructura organizativa que logre dar respuesta a los requerimientos de esta sociedad y facilitar de mejor forma el funcionamiento al interior de una organización humana, llamada escuela, donde la comunidad se verá beneficiada y por ende los alumnos quienes son el centro de las mejoras al interior de la institución.
Cada institución educativa se encuentra inmersa en una cultura escolar propia, en donde el contexto, los artefactos, los supuestos y presunciones son característicos para ese centro en específico. Cada escuela tiene características comunes, propias y un comportamiento organizacional ligado a la cultura escolar, que la diferencian de los otros centros. No obstante, la organización es relevante en la vida de la escuela, de ésta dependerá la calidad de educación que se impartirá a los alumnos, así también, del desempeño de los individuos que conforman el centro; por lo tanto, la estructura de la organización es fundamental para el logro de los objetivos y metas planteadas en la misión. Es más, cualquiera sea la organización, debe considerar siempre el factor humano y el comportamiento de éstos como el
33
motor fundamental de dicha institución. Si el grupo humano se encuentra alineado con los objetivos del colegio, la organización logrará el éxito.
¿Qué se entiende por Organización? Si nos focalizamos en la palabra “Organización”, debemos destacar que la etimología de esta palabra proviene del griego “Organon”, cuya traducción es “herramienta o Instrumento”. Otras definiciones apuntan a que una organización es un sistema diseñado para lograr alcanzar ciertos objetivos o metas. Se dice que una organización es un sistema de actividades coordinadas en que dos o más personas (agrupaciones humanas) cooperan recíprocamente con un mismo objetivo específico a lograr (Vásquez, 2012). Desde esta perspectiva se puede hablar que una organización es un organismo social vivo y cambiante, que está en permanente búsqueda de mejores medios de obtener y/o lograr alcanzar metas u objetivos trazados y que por ende requiere de una estructura, coordinación y control. Chiavenato (2009:20) dice que "Las organizaciones son el escenario en que las personas pasan la mayor parte de sus vidas, desempeñando diferentes funciones y adquiriendo distintos productos y servicios. Por una parte, las organizaciones necesitan de las personas para funcionar y alcanzar el éxito y, por otra, las personas necesitan de las organizaciones para vivir, trabajar, comprar bienes y servicios, comer, divertirse, etc.”.
Al hablar de estructura organizacional, podemos observar que se refiere a la manera de distribuir, dividir y coordinar las distintas actividades propias de una organización con los respectivos integrantes que se desempeñan al interior de ésta .Desde esta perspectiva, es importante explicitar lo que se ha dicho sobre estructura organizacional; varios autores han dado sus alcances a este concepto: Mintzberg (1984:26), habla de un “conjunto de medios que maneja la organización con el objetivo de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas”. Por su parte, Ackoff (1996:183), hace alusión a una descripción más concreta y fácil de ser diagramada, él dice que “la estructura de una organización es la manera en
34
que su trabajo está dividido (como se asignan las responsabilidades) y como esta actividad separada se coordina y se integra (como se distribuye la autoridad). Las estructuras convencionales generalmente se representan en un diagrama que consiste en cuadros y líneas de conexión. En ellos se muestra quién tiene responsabilidad de qué y quién tiene la autoridad sobre quién,” es lo que conocemos como organigrama o como “una carta de organización”. Por su parte, Robbins (2004) confirma que la estructura es la que define cómo se agrupan, dividen y coordinan formalmente las tareas en el trabajo. En otras palabras, es una división, distribución y ordenación de todos y de cada uno de los elementos que conforman la organización; por ejemplo: el establecimiento de políticas propias, reglas, protocolos, organigramas, definición de roles y tareas, por lo que la estructura implica coordinación y dirección formal al interior de una comunidad. Planteamiento enfatizado por Mintzberg (1984:26) “La estructura de la organización puede definirse simplemente como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, consiguiendo luego la coordinación de las mismas”.
Cualquiera sea la organización, será importante tomar en consideración los artefactos visibles de la cultura organizacional, la que es la base de la organización, pues la cultura de alguna u otra forma es la que dirige, gobierna el actuar de cada integrante. Bien lo explicita Robbins (2004:676) “Las organizaciones deben tener una cultura fuerte donde se compartan ampliamente los valores y presunciones centrales, y por consiguiente se cree un clima interno de control en el comportamiento de sus miembros”. Pero ¿qué se entiende por cultura Organizacional? Schein (1992:26), propone la siguiente definición “Cultura organizacional es el patrón de premisas básicas que un determinado grupo inventó, descubrió o desarrolló en el proceso de aprender a resolver sus problemas de adaptación externa y de integración interna y que funcionaron suficientemente bien a punto de ser consideradas válidas y, por ende, de ser enseñadas a nuevos miembros del grupo como la manera correcta de percibir, pensar y sentir en relación a estos problemas”.
35
Para Robbins (2004:676), la cultura distingue a una organización de otra, “es un sistema de significados comunes entre los miembros”. Por su parte, Chiavenato (1989: 464) considera que la cultura organizacional “es un modo de vida, un sistema de creencias y valores, una forma aceptada de interacción y relaciones típicas de determinada organización”.
Como se logra apreciar, la cultura organizacional es el conjunto de modos de pensar y actuar, entre los que se destacan las creencias, costumbres, lenguaje, valores, normas, conocimientos, entre otros, y que se comparten por una pluralidad de personas y/o grupos, formando así, una comunidad diferenciada, específica que será la base primordial para la construcción de la estructura organizacional de una institución, donde juega un rol importante el clima organizacional, que tendrá incidencia en la productividad, la eficacia, la calidad, en la innovación y en la creatividad. En otras palabras, significa estar desarrollando actividades con una meta en común con y en un determinado grupo de trabajo donde los objetivos unen y acercan a los individuos de una comunidad, es decir pasa a ser una dimensión colectiva, donde normas y artefactos ,valores, creencias y supuestos tácitos están sustentados por un grupo de personas de forma simultánea.
Un factor relevante a considerar es que “La integración de equipos de seres humanos con base en la supervisión directa, la jerarquía y las normas y procedimientos estandarizados resulta poco efectiva. En cambio la confianza, como opuesta a la fuerza y el centro, reduce la vulnerabilidad y el sentimiento de inseguridad e incertidumbre en las transacciones entre los seres humanos, incrementando el optimismo y el bienestar, e impactando positivamente en la productividad” (Echeverría, 2000:5). Esta cita, a su vez, indica la necesidad vital de contar con un clima organizacional positivo, proactivo y de confianza al interior de la institución.
La organización como organismo social, vivo y cambiante requiere de coordinación y control. Según Mintzberg (1984), hay mecanismos de control
36
y coordinación que explican las formas en que las organizaciones desarrollan su trabajo:
La adaptación mutua, donde la coordinación se consigue mediante la simple comunicación informal, propia de un sistema sencillo.
Supervisión Directa, ésta se consigue al responsabilizar a una persona del trabajo de los demás, asignando deberes y controlando.
Normalización de normas, se logrará la coordinación compartiendo creencias, valores, normas, reglas comunes de los trabajadores.
Normalización de procesos, se logrará la coordinación mediante la especificación directa del contenido del trabajo de los miembros de la organización a nivel operativo.
Normalización de resultados, la coordinación se sustenta en la especificación de los objetivos que se proponga la organización alcanzar. Normalización de habilidades, se logrará cuando hayan quedado estipulados los conocimientos necesarios, es decir el perfil profesional, para dicha función.
Estos mecanismos expuestos, por lo general se encuentran presentes al interior de toda organización. Es más, las organizaciones actuales son inconcebibles sin el liderazgo y sin la comunicación informal. Es por esto que existe una tendencia a concebir la estructura de un modo más global, donde las estructuras formales e informales están estrechamente vinculadas, no pudiéndose distinguir entre ellas. Se entiende por estructura formal, por aquella que genera las mejores condiciones para la contribución eficaz del desempeño individual o grupal. Esta debe ser flexible, capaz de dividir el trabajo, otorgar la especialización como consecuencia de la división del trabajo; al existir especialización y división del trabajo, la jerarquía pasa a tomar un rol primordial el que sin duda alguna irá de la mano con la
37
distribución de la autoridad y responsabilidad. Las estructuras formales se dividen en cuatro: Lineal, Funcional, Linea-staff y comités (Mintzberg, 1984).
La lineal, es conocida como organización simple, donde el dueño y gerente son uno, por lo que la autoridad está centrada en una sola persona. Su conformación es de aspecto piramidal. Su estructura sencilla la hace de fácil comprensión, donde las delimitaciones son claras, las atribuciones y responsabilidades están definidas. No obstante, puede presentar algunas desventajas; la estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la inflexibilidad o rigidez. Otra debilidad, se basa en la dirección única, que puede volverse autoritaria dificultando la iniciativa de las personas que la conforman.
La funcional, aplica el principio de la especialización de las funciones de cada tarea, lo que permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su función, permite una mejor supervisión, lo que se traduce en una mayor eficiencia al interior de la organización. La comunicación se hace más directa, más rápida y con menos probabilidades de interferencias. Esta organización funcional permite contacto, sin tener la necesidad de seguir los canales comunicativos formales de manera estricta. La principal desventaja de la estructura funcional, es la delegación de la autoridad y la delimitación de las responsabilidades, ya que cada subordinado se reporta funcionalmente ante varios superiores y a veces no saben bien a quien recurrir. Existe una tendencia entre los especialistas, lo que genera una tensión y pérdida de la visión de conjunto de la organización.
La lineal-staff, esta organización aumenta las ventajas de la lineal y de la funcional, juntando la autoridad lineal y servicios especializados. Es decir es una fusión de ambas, donde predomina la estructura lineal, cada cargo responde a un solo y único órgano superior, aunque cada órgano recibe asesoría y servicios especializados de otros integrantes del staff. Hay autoridad lineal sobre sus subordinados y también existe autoridad funcional
38
desde un órgano del staff, desde la especialización. Entendiendo por especialización, como la consecuencia de dividir el trabajo.
Los comités o grupos de trabajos, algunos desempeñan funciones administrativas y otras técnicas. Es un tipo distinto de organización de asesoría. Los comités pueden ser formales, informales, temporales o relativamente permanentes. Estos nacen de una necesidad de algún área específica. Las ventajas a destacar es que colaboran en la toma de decisiones y son capaces de transmitir eficientemente la información .Sin embargo la debilidad es que pierden tiempo en la toma de decisiones.
Las estructuras informales tienen que ver con las relaciones dinámicas entre individuos que conforman una misma organización. En ellas se destacan las relaciones de poder y de autoridad, los intereses, conflictos, las relaciones humanas y los comportamientos, la cultura de la organización. En otras palabras es más bien una estructura social. Las organizaciones informales reducen el control, sustituyéndolos por el autocontrol, fomentan la automotivación y autoestima de los trabajadores, sus integrantes pueden aportar su experiencia en la solución de los problemas, estimulan la ejecución de las tareas y la transmisión de la información es rápida. Cabe mencionar que frente a las fluctuaciones del personal, los nuevos integrantes son inducidos e integrados por los funcionarios más antiguos, lo que tiende al fortalecimiento de la organización informal.
Pero ¿Cómo funciona la organización? Toda organización funciona combinando los mecanismos de coordinación y control ya mencionados, siendo el más básico, sencillo y elemental de ser usado la adaptación mutua. Y obviamente que a medida que la organización crece y adquiere complejidad se van añadiendo otros directivos, construyéndose así la jerarquía administrativa de autoridad y la tendencia a la normalización.
Estos conceptos se visualizan en un centro educativo, donde el objetivo a lograr es la preparación acabada del estudiante, donde él pueda obtener las
39
herramientas necesarias para enfrentar los desafíos constantes a los que se enfrenta y se enfrentará en esta sociedad viva y de cambio, donde las tecnologías y necesidades son cada día más variadas y donde deberá desarrollar habilidades sociales que le permitan convivir con otras personas. Desde esta visión, la estructura organizacional de una institución educativa es importante para la vida de cada uno de los miembros del centro escolar. De esta organización dependerá la calidad y éxito del servicio que esta ofrece a sus estudiantes, siendo éstos el centro de ocupación.
La organización y la estructura en cualquier centro educacional estarán formadas por el recurso humano con sus propias formas de pensar, sus propios valores, su propia cultura, creencias, los que de alguna forma influirán en el quehacer cotidiano. Por lo tanto, cada institución educativa tiene su particular estructura dentro del contexto en el que se desempeña, lo que la hace ser diferente, única y cuyos objetivos se encuentran en los proyectos educativos institucionales, donde la misión y la visión marcan las directrices por las que se regirá.
En párrafos anteriores, se destacaron algunas definiciones de estructura organizacional y, por lo general, se tiende a visualizar un concepto común, en que la estructura implica una coordinación y dirección de un grupo humano de trabajo con sus respectivas actividades a realizar. Esta coordinación y dirección de un grupo humano debe tener claridad, distinguir tres ámbitos no menores y si fundamentales: la formalización, la complejidad y la centralización. En otras palabras, estas dimensiones abarcan desde el qué hacer, cómo, cuándo y quién debe hacerlo; qué cantidad y diversidad de tareas se asignan y/o se realizan; y dónde se distribuye la autoridad. Si nos detenemos en estas “dimensiones”, podemos reflexionar que éstas son las que mueven de alguna u otra forma el motor dentro de la institución educativa y serán base para obtener el equilibrio necesario para que la organización alcance el logro de sus objetivos de manera eficaz y eficiente. Estos conceptos, eficaz y eficiente, nos llevan a pensar en desarrollar una
40
estructura formal, la que sin duda alguna proporcionará un ambiente interno adecuado para el logro de lo plasmado en el proyecto educativo. De lo anterior, puede desprenderse que la “escuela eficaz es la que promueve de forma duradera el desarrollo global de todos y cada uno de sus alumnos más allá de lo que sería esperable y fomenta el desarrollo de la comunidad educativa” (Murillo, 2005:12) Es decir, busca resultados óptimos de proceso. La eficiencia es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir objetivos trazados y determinados (núcleo de operaciones). Ambos conceptos nos conducen a entregar una educación de calidad al interior de la organización; entendiendo que “La educación de calidad está asociada a la gestión escolar y al liderazgo educativo que la conduce y también a otras variables que están más allá de la sala de clases, pero que igualmente impactan en los aprendizajes, “por ejemplo, aquellas escuelas que cuentan con un ambiente ordenado, con una gran cantidad de tiempo dedicado al trabajo y con un control frecuente del progreso del estudiante, tienden a producir mayores logros académicos que otras escuelas” (Mortimore et al.,1988; Purkey y Smith 1983; Teddle y Stringfield,1993 en Brunner y Elacqua, 2003:64).
Por otra parte, la estructura organizacional dividirá el trabajo en distintas tareas y labores a realizar, facilitando medios de coordinación, comunicación y control necesarios para el buen funcionamiento de ésta. Es así como, el recurso humano y los reglamentos, protocolos o instructivos deben estar predeterminados con claridad e informados al grupo humano de manera formal. Por lo tanto, el rol de las reglas o normas son las que se deben controlar, verificar y evaluar, para así lograr definir si las personas encargadas de realizar una determinada función son las más idóneas para lograr el objetivo propuesto (normalización de las habilidades).
Como ya se ha dicho en párrafos anteriores, Mintzberg (1984) propone algunos mecanismos que de alguna u otra forma logran coordinar la estructura organizacional y el trabajo a realizar. Propone la comunicación y el
41
control. Además de la supervisión directa, normalización de las habilidades, conocimientos y preparación de los trabajadores y como son los procesos de trabajos de estas personas al interior de la organización y finalmente como las normas o reglas se cumplen. En toda organización debe haber una especialización del trabajo asignado, que debe ser controlado, evaluado permanentemente y coordinado (ápice estratégico de la Organización). Por ende, una vez más se ratifica, que es necesario incluir la normativa del perfil del cargo, lo que se espera de ellos, lo que deben saber, los resultados que se esperan lograr y las competencias necesarias. Para controlar que estos se cumplan, las organizaciones dentro de la estructura se agrupan bajo ciertos departamentos, de manera tal que se pueden coordinar en las áreas comunes. Pues bien, a la hora de organizar, se hace necesario el control o la autoridad, es decir quién “manda” y por otra parte, a quien se le reporta. Para esto es fundamental estipular, que el profesional debe tener claro a quién dirigirse si se presenta algún problema (la línea media, jerarquía organizativa). La cadena de mando está estrechamente ligada a la autoridad, posición gerencial para dar órdenes y verificar que éstas se cumplan. Cada empleado, cualquiera sea, debe tener un solo superior, que pasa a ser a juicio de algunos autores la “unidad de mando”. Cada superior a su vez, tiene un determinado número de subalternos, lo que influye considerablemente en cómo distribuir el tiempo en brindar su apoyo y la supervisión necesaria, así como en mantener una comunicación estrecha con cada uno de ellos. No obstante, el excesivo número de personas a cargo perjudica a la organización en términos de comunicación expedita, en el acompañamiento e incluso en la toma de decisiones.
Al hablar de toma de decisiones se nos vienen a la mente dos conceptos que pueden existir al interior de la organización, centralización y descentralización. Cuando el director de cualquier empresa o de una escuela toma todas las decisiones, se habla de centralización, es decir que la toma de decisiones proviene desde un solo eslabón de la organización. Por el contrario y según Robbins (2004) cuanto más colaboración y participación
42
hay por parte del personal para asumir la responsabilidad de tomar decisiones, se dice que hay más descentralización.
En el área educacional, quizás por el hecho de trabajar con diversidad de seres humanos, se observa una tendencia de organizaciones educativas flexibles, de colaboración y participación en la toma de decisiones de gran