Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS)
ARTÍCULO CIENTÍFICO
2. Materiales y Métodos
Tipo de investigación
La utilización de fuentes de información secundaria como los antecedentes y el actual manejo que ferretería Armas tiene en la actualidad, constituye que la investigación se la puede analizar desde diversos puntos de vista como el diagnóstico realizado a nivel interno y externo de la empresa a través de la matriz foda, utilización de metodologías y la información de los recursos que utiliza esta empresa para la comercialización de sus productos terminados. El tipo de investigación del presente artículo es descriptiva ya que se menciona las principales características, del tema objeto de investigación como la aplicación de un manual de gestión de inventarios para ferretería Armas basado en un manual de gestión, el mismo que debe de cumplir la normativa vigente para este tipo de empresas.
La investigación también es explicativa y documental, por lo que se analizó la información escrita de otros autores que han realizado temas similares al propuesto.
Además se menciona que se realizó un estudio de investigación Correlacional en donde se mostró la relación entre variable o resultados de variables indicadas en el presente tema.
Con respecto a la metodología se indica que se aplicó el método deductivo – inductivo debido a la información secundaria recolectada de la empresa en lo referente al registro y control de inventarios de los productos terminados, para el posterior análisis y síntesis de la misma aplicando el método analítico sintético.
3. Resultados
Como se mencionó anteriormente para la elaboración del manual se aplica la nomenclatura de los flujogramas para poder determinar la relación que existe en los elementos señalados en el organizador grafico para que la empresa pueda llevar a cabo sus actividades de manera eficiente y pueda determinar una solución factible al planteamiento del problema que en este caso es el tener una buena gestión de control de inventarios en los productos terminados. A continuación se presenta una breve explicación de cada uno de los elementos que debe de tener en cuenta cada procedimiento para el sistema propuesto tenga un orden cronológico en cuanto a la gestión de inventarios:
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si
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Nº de actividades Tiempo (dias)
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Recurso humano utilizado
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO
DECLARACION DE IMPUESTOS Actividades de entrada del
servicio Prestaciòn del servicio
Actividades de salida del servicio
1 persona 1 personas 1 personas
Elaborado por: Fernney Armas Total actividadesdel proceso
Actividades de salida
Actividades prestacion del servicio Actividades Entradas
i ni cio
OBTENCION DEL RUC
CAMBIO DE REGIMEN DECLARACION BAJO CERO IMPUESTOS fin REGIMEN NORMAL FACTURAS FACTURACION POR
CADA VENTA O PEDIDO ENTREGA FACTURAS CLIENTES
DECLARACION MENSUAL
Análisis del flujograma declaración de impuestos
En la actualidad es importante tener en claro que toda empresa necesita declarar su impuesto para de esta manera contribuir con el desarrollo del país.
1.- Obtención del RUC
Al ser una empresa legalmente constituida es importante que la ferretería Armas tenga su número de RUC, el mismo que le va a servir para que sea considerada como una entidad de carácter jurídico que contribuya al desarrollo del país con su declaración de impuestos, y más aún cuando la misma trabaje con instituciones públicas y privadas en la comercialización de los productos. 2.- Cambio de régimen
Es importante que existan algunos cambios de regímenes dentro de la legislación tributaria, en el caso de la empresa se toma en cuenta el régimen normal de la declaración de impuestos.
3.- Régimen Normal
Por ser una institución de carácter privado y que funciona como compañía de anónima la declaración de impuestos e la realiza en forma mensual.
4.- Facturas
Para una mayor seguridad en cada una de las ventas y de los impuestos que se declara es importante la emisión de facturas a todos los clientes cuando estos realicen las respectivas compras.
5.- Facturación por cada venta o pedido
Esta factura contendrá todos los datos informativos de la compañía como es la razón social, domicilio, teléfonos, numero de ruc, valor de subtotales IVA, y una autorización de las facturas por una imprenta autorizada por el Servicio de Rentas Internas.
6.- Entrega de facturas
De la misma manera este documento le permitirá al cliente realizar cualquier tipo de reclamo que necesite en el caso de que los productos no
fueronentregados de manera correcta, así como también para justificar la compra que realizo en la empresa.
Al momento de entregar las facturas a los clientes ferretería Armas tomara en cuenta el monto de los valores vendidos y al final de cada mes este documento le permitirá determinar los montos a declararse al SRI.
7.- Declaración mensual
Los ingresos provenientes de la Recaudación Tributaria constituyen un factor importante en la política fiscal y son necesarios para el funcionamiento del sistema actual del país.
Para el caso de ferretería Armas es importante que esta empresa emita facturas, donde en cada producto que el cliente que adquiera dentro de la misma tenga la certeza que está comprando dicho producto en un lugar que se encuentra legalmente constituido y que de alguna manera contribuye al Ecuador en su política tributaria.
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NO
SI
Nº de actividades Tiempo (dias)
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9 Elaborado por: Fernney Armas
Actividades de salida 1 persona Total actividadesdel proceso
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
Actividades prestacion del servicio 1 persona
COMPRAS Actividades de entrada del
servicio Prestaciòn del servicio
Actividades de salida del servicio
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona inicio REVISION DE PEDIDOS EXISTE PEDIDOS PENDIENTES DESARROLLO NORMAL DE ACTIVIDADES fin SELECCION DE TIPO DE PRODUCTOS PEDIDO DE PRODUCTOS COTIZACION DE
PRODUCTOS FORMA DE PAGO
COMPRA DE PRODUCTOS
VENTA DE PRODUCTOS POR PEDIDO DE CLIENTES
Análisis del flujograma compras 1.- Revisión de pedidos
Considerando como metodología la cantidad optima de pedido la empresa deberá realizar su revisión de productos cada trimestre o cada semestre dependiendo de la demanda que se tenga.
2.- Selección de tipo de productos
Una de las razones fundamentales para la selección de productos se toma en cuenta la demanda de los productos que mayor demanda generen y sobretodo el tipo de proveedor que tenga variedad en cada uno de los productos a ser comprados por parte de la empresa.
3.- Pedido de productos
Una vez realizada la respectiva revisión y selección de productos se debe de efectuar el respectivo pedido tomando en cuenta las condiciones de crédito que los proveedores nos indiquen para adquirirlos.
4.- Cotización de productos
La cotización de productos se la debe de realizar de acuerdo a las políticas de financiamiento que tenga la empresa
5.- Forma de pago
Es importante que los productos sean adquiridos a crédito porque es una política muy adecuada para toda empresa cuando realiza este tipo de compras.
6.- Compra de productos
Con todos los elementos antes mencionados se debe de realizar la respectiva compra tomando en cuenta la clasificación de los productos que van a ser seleccionados para la venta y para el stock.
7.- Venta de productos por pedido
Finalmente luego de todo este procedimiento se considera la venta de los productos en la ubicación respectiva en las estanterías, mostradores y perchas de la empresa
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NO
SI
Nº de actividades Tiempo (dias)
2 1
2 1
1 1
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Elaborado por: Fernney Armas
Actividades de salida 1 persona Total actividadesdel proceso
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
Actividades prestacion del servicio 1 persona
MOVIMIENTO DE LA FERRETERIA Actividades de entrada del
servicio Prestaciòn del servicio
Actividades de salida del servicio
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona inicio MOSTRADORES DE LOS PRODUCTOS SELECCION DE PRODUCTOS POR PARTE DE CLIENTES fin COMPRA DE PRODUCTOS COTIZACION DE PRODUCTOS ENTREGA DE PRODUCTOS CON FACTURA
Análisis del flujograma movimiento de la ferretería
La empresa tendrá el siguiente movimiento:
1.- Mostrar productos
Los empleados que laboran en la empresa deberán indicarles a los clientes con un buen trato los productos que se muestran en las diferentes perchas y vitrinas.
2.- Selección de productos
Luego de indicarles los productos a los clientes, ellos seleccionan cuales desean adquirir para poder llevarlos.
3.- Compra de productos
El cliente debe de seleccionar los productos adquiridos para poder realizar el pago correspondiente.
4.- Cotización de productos
El vendedor debe de indicarle al cliente las facilidades de pago que la empresa le puede ofrecer, tomando en cuenta el plazo ye el precio de los productos que el cliente solicita.
5.- Entrega de productos
Finalmente el cliente procede a cancelar el valor de los productos en caja para que el vendedor le entregue el producto con su respectiva factura.
De la misma manera al igual que el punto anterior es conveniente que la empresa tome en cuenta el procedimiento de cómo va a comercializar los productos terminados a los clientes que vayan a adquirirlo considerando que una buena atención en lo concerniente a la muestra, selección, cotización y despacho de los mismos depende que el movimiento de la empresa sea el correcto y el capital operativo refleje un resultado acorde a las ventas que se quiera alcanzar.
Para esto se requiere siempre que el personal que se encuentra laborando trabaje en forma organizada y coordinada para que en cada proceso desde la
muestra de los productos hasta la entrega de la factura al cliente tenga una secuencia de satisfacción para el cliente.
Para este procedimiento se ha estimado un lapso de tres días con la participación de los empleados de la empresa.
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Nº de actividades Tiempo (dias)
1 2
3 2
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SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
Actividades prestacion del servicio 1 persona
Elaborado por: Fernney Armas
TIPOS DE INVENTARIOS Actividades de entrada del
servicio Prestaciòn del servicio
Actividades de salida del servicio inicio fin Productos de corta duracion Productos de mediana duracion Productos de larga duracion
Análisis del flujograma tipo de inventarios
En si todos los productos que existen en la ferretería se los puede considerar como productos de larga duración mirándolos desde el punto de vista de la caducidad. Pero la siguiente clasificación más bien hace referencia a productos que los clientes pueden demandar en pocas, medianas y grandes cantidades con un determinado tiempo al momento de adquirirlos.
1.- Productos de corta duración.- En este sentido se trata de los productos donde el cliente consume en bastantes cantidades a costos menores como los clavos, tornillos, pernos, lijas etc.
2.- Productos de mediana duración En este sentido se trata de los productos donde el cliente consume en mediana cantidades a costos medios como son las griferías, lámparas, bondex, etc.
3.- Productos de larga duración.- En este sentido se trata de los productos donde el cliente consume en pequeñas cantidades a costos altos como son las herramientas electromecánicas, herramientas para construcciones de casa etc. En lo concerniente al tipo de inventarios que la ferretería Armas va a utilizar para la comercialización de los productos terminados de corta, mediana y larga duración se menciona los siguientes tipos:
Inventario inicial.- Donde se realiza al dar comienzo a las operaciones.
Inventario final.- Aquí se realiza al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar el periodo y sirve para determinar una nueva situación patrimonial de la ferretería Armas.
Inventario perpetuo.- Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en la ferretería, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas.
Inventario intermitente.- Éste se puede efectuar varias veces al año y se recurre a él por diversas razones.
Inventario físico.- Es el inventario real, el cual consiste en contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes que se
hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas.
Inventario de productos terminados.- Todas las mercancías que un
fabricante ha producido para vender a sus clientes.
Para este procedimiento se ha estimado un tiempo de seis días con la participación de todos los empleados de la ferretería.
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Nº de actividades Tiempo (dias) 1 PERMANENTE 3 PERMANENTE 1 PERMANENTE 5
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
GESTION Actividades de entrada del
servicio Prestaciòn del servicio
Actividades de salida del servicio
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
Actividades prestacion del servicio 1 persona
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
Elaborado por: Fernney Armas
inicio fin FILOSOFIA ORGANIZACIONAL POLITICAS DE LA EMPRESA NORMAS Y REGLAMENTOS
Análisis del flujograma de gestión
Para que una empresa tenga siempre un buen prestigio en el mercado es necesario que la filosofía de la empresa, como las políticas y reglamentos de la misma estén relacionados.
1.- Filosofía Organizacional
En este punto es importante considerar la misión y visión de la empresa así como también los principios y valores que ferretería Armas debe de aplicar para poder brindar un mejor servicio al cliente.
2.- Políticas de la empresa
Como políticas de la empresa es importante destacar que la entrega inmediata al momento de que el cliente realice los pedidos se la realice en el menor tiempo posible, para de esta manera poder cumplir con la filosofía organizacional de la ferretería.
3.- Normas y reglamentos de la empresa
Una de las principales normas que tendrá la empresa ubicada en la ciudad de San Gabriel es que sus empleados sean puntuales en su lugar de trabajo y el brindar a los clientes un servicio de calidad y calidez, lo que estos elementos hacen posible que sean considerados en la gestión de control de inventarios que la empresa quiere implementar como una alternativa de mejoramiento a los procedimientos aplicados anteriormente.
La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes.
Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación.
En cuanto al reglamento de la empresa hace referencia a la conducta y comportamiento de los empleados para atender a los clientes en cada uno de sus pedidos.Para este procedimiento se necesita de la participación de todos los empleados ya que ellos son los responsables de cumplir con lo que la empresa demanda en forma permanente.
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Nº de actividades Tiempo (dias)
1 PERMANENTE
3 PERMANENTE
1 PERMANENTE
5 MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
PROVEEDURIA Actividades de entrada del
servicio Prestaciòn del servicio
Actividades de salida del servicio
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona Actividades prestacion del servicio 1 persona Actividades de salida 1 persona Total actividadesdel proceso
Elaborado por: Fernney Armas inicio fin PROVEEDORES DE PRODUCTOS TERMINADOS DE CORTA DURACION PROVEEDORES DE PRODUCTOS TERMINADOS DE MEDIANA DURACION PROVEEDORES DE PRODUCTOS TERMINADOS DE LARGA DURACION
Análisis del flujograma tipo de Proveeduría
En este procedimiento es importante considerar la calidad y cantidad de productos que se van adquirir por parte de la empresa para que la misma pueda vender sus productos con una buena aceptación de los clientes y sobretodo se pueda aplicar una buena cantidad optima de pedido tanto para venta como para stock.
1.- Proveedores de Productos terminados de corta duración
En este sentido se trata de los productos donde el cliente consume en bastantes cantidades a costos menores como los clavos, tornillos, pernos, lijas, por lo tanto la empresa necesita adquirirlos con mayor frecuencia ya que los mismos muy frecuentemente compran.
2.- Proveedores de Productos terminados de mediana duración En este sentido se trata de los productos donde el cliente consume en mediana cantidades a costos medios como son las griferías, lámparas, bondex, por lo tanto la empresa necesita adquirirlos en medianas cantidades para los clientes.
3.- Proveedores de Productos terminados de larga duración.- En este sentido se trata de los productos donde el cliente consume en pequeñas cantidades a costos altos como son las herramientas electromecánicas, herramientas para construcciones de casa, por lo tanto ferretería Armas necesita comprarlos en pequeñas cantidades y en algunas ocasiones bajo pedido ya que son productos caros que no se venden con mayor frecuencia. Es importante para ferretería Armas considerar la selección de proveedores que va a tener en lo concerniente al pedido de productos de corta, mediana y larga duración.
Para ello se aplicará el método de la cantidad optima de pedido como se indicó en el capítulo primero donde se calcula por medio de Q (pedido óptimo) que es la variable optima el procedimiento a efectuarse para que los pedidos durante un año tengan concordancia con lo que se comercializa, es decir que esta situación hace referencia al número de productos que la ferretería requiere para poder abastecer los pedidos de los clientes y más que todo llevar un stock
más organizado, tomando en cuenta lo mencionado en el capítulo uno donde se refiere a las políticas continuas y periódicas.
Para este procedimiento se necesita de una persona responsable de dicho procedimiento y el tiempo será en forma permanente.
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Nº de actividades Tiempo (dias) 1 1 MINUTO 5 15 MINUTOS
1 1 MINUTO 7
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
ATENCION CLIENTE Actividades de entrada del
servicio Prestaciòn del servicio
Actividades de salida del servicio
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
Actividades prestacion del servicio 1 persona
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
Elaborado por: Fernney Armas
inicio
fin
CLIENTE SOLICITA EL TIPO DE PRODUCTO QUE
REQUIERE
LOS VENDEDORES LE INDICAN LOS DIVERSOS
MODELOS CLIENTE PIDE COTIZACION DEL PRODUCTO SELECCIONADO EL VENDEDOR EMPACA EL PRODUCTO SELECCIONADO Y ENTREGA CON SU RESPECTIVA FACTURA CLIENTE ESTA DE ACUERDO CON LA VENTA NO EXISTE LA COMPRA
Análisis del flujograma de atención al cliente
Es importante considerar que la atención al cliente es uno de los factores que inciden en la compra o no de un producto por parte del cliente, y que en algunas veces de este factor depende la estabilidad económica de una empresa. Es por ello que a continuación se muestra el procedimiento que Ferretería Armas toma en cuenta para este servicio:
1.- Cliente solicita el tipo de producto
Al momento que el cliente solicita el tipo de producto, el vendedor de una manera atenta y cordial le indica los diversos productos que se muestran en las vitrinas de la ferretería.
2.- Los vendedores le indican los diversos productos
Cuando los vendedores le indican los diversos productos a los clientes, estos se percatan de que los mismos se encuentren en buenas condiciones para poderles mostrar.
3.- Cliente pide cotización de los productos seleccionados
Una vez que se ha seleccionado a los productos por parte del comprador es conveniente mencionar por parte del vendedor y dependiendo del producto a ser adquirido las facilidades de pago.
4.- Cliente se pone de acuerdo con el vendedor por el producto comprado
En el caso de que el cliente desearía llevar el producto, pide al vendedor que se lo empaque, caso contrario el producto regresaría a su lugar de origen.
5.- El vendedor empaca el producto y entrega al cliente.