10. Se efectuaron pagos por valor de $1,667,060 a los proveedores abajo enunciados, derivados del servicio de fletes y acarreos de materiales de construcción y otros conceptos a diversas comunidades y ejidos, a Colombia y a los Municipios de Monterrey y Sabinas Hidalgo, asignada su contratación por adjudicación directa, observando que de acuerdo al monto ejercido de las facturas, este procedimiento se debió respaldar con al menos tres cotizaciones por escrito, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 43, en correlación al 25 y 42 fracción I, de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Nuevo León, los cuales se amparan con la pólizas de cheque y facturas que se detallan a continuación: Fecha de póliza No. de póliza Fecha de factura
No. de factura Descripción Importe
Francisco Javier Zuazua Rodríguez
20-mzo-14 3939 19-mzo-14 86 2,100m3 de material de caliche y 2,110m3 de escombro $ 280,720 06-may-14 4360 06-may-14 107 2,800m3 de material de caliche y 1,310m3 de escombro 287,100 10-jun-14 4605 04-jun-14 126 2,500m3 de material de caliche y 1,500m3 de escombro 275,500
Subtotal $ 843,320
Transportes Rymsa, S.A. de C.V.
25-feb-14 3650 27-feb-14 637 70 viajes pipa de agua, lowboy, caliche y diversa mercancía $ 310,000 07-abr-14 4014 09-abr-14 1099 41 viajes material de caliche, piedras y arena, arboles, luminarias,
otros
191,980 29-dic-14 5920 31-dic-14 4496 35 viajes material de caliche, agua, desayunos escolares, base, otros 158,920 29-dic-14 5827 31-dic-14 4497 32 viajes material de caliche, agua, base, maquinaria, otros 172,840
Fecha de póliza No. de póliza Fecha de factura
No. de factura Descripción Importe
Total $ 1,667,060
a) Además, se observó que no se elaboraron las requisiciones de parte de la dependencia que tuvo la necesidad de los servicios contratados, ni las órdenes de compras correspondientes, debidamente autorizadas por los funcionarios responsables.
b) Asimismo, se observó que lo erogado no se justifica con los contratos que describan los derechos y obligaciones contraídas entre las partes involucradas, ni con la que compruebe la prestación de los servicios, como las bitácoras autorizadas por el funcionario responsable que registren las fechas y números de los viajes realizados, tipo y cantidad de materiales que se trasportaron, lugares de donde se recogieron y dejaron los materiales, kilómetros recorridos, características de las unidades utilizadas y datos de identificación del chofer, entre otra información.
Normativa Respuesta
"Se anexan las bitácoras solicitadas, las respectivas requisiciones, órdenes de compra y contratos de prestación de servicios (VER ANEXO No.- 11)."
Análisis de la Auditoría Superior del Estado
Se analizó la aclaración y documentación presentada por el Presidente Municipal, que consiste en copias fotostáticas certificadas de los contratos de prestación de servicios, pólizas de cheques observadas, con sus respectivas facturas, requisiciones de compra y/ o servicios, órdenes de compra, en relación a las pólizas números 3939,4660 y 4605, las bitácoras autorizadas, entre otra información, solventando parcialmente lo observado, en relación a los incisos a) y b) debido a que se mostraron algunas bitácoras, subsistiendo lo detectado en el aspecto normativo, ya que no se exhibieron las cotizaciones que respalden la adjudicación de los servicios a quienes se les contrataron, incumpliendo con lo establecido en el fundamento señalado.
Acción(es) o recomendación(es) emitida(s)
Promoción de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa. Recomendaciones en Relación a la Gestión o Control Interno.
Para las adquisiciones que se vayan a realizar o los servicios que se requieran contratar mediante el procedimiento de adquisición directa, en lo sucesivo es conveniente, se respalden con al menos tres cotizaciones por escrito de proveedores, en cumplimiento de lo
establecido en el artículo 43, en correlación con el numeral 25, de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios en el Estado de Nuevo León.
Asimismo es conveniente se justifiquen este tipo de erogaciones con las bitácoras que demuestren el tipo de servicio efectuado, donde se registren las fechas y números de viajes realizados, tipo y cantidad de materiales transportados, lugares donde se recogieron y dejaron los materiales, kilómetros recorridos, características de las unidades utilizadas y datos de identificación del chofer, entre otra información.
Llantas
11. Se efectuaron pagos por importe de $465,936 a diversos proveedores, derivados de la compra de 85 llantas de diferentes rodadas para vehículos oficiales y en apoyo a planteles escolares, observando que lo erogado no se justifica con la documentación complementaria que evidencie la entrega al personal del departamento responsable de su manejo y control, debidamente firmada de conformidad por su recepción, o en su caso, con la que evidencie las unidades oficiales a las cuales les fueron suministrados los neumáticos, ni con las requisiciones que debió elaborar el responsable de la dependencia que las solicitó, con su respectiva orden de compra, los cuales se amparan con las pólizas de cheque que se detallan a continuación:
Fecha de póliza
No. de póliza
Proveedor Descripción Importe
del cheque
Importe Observado 06-Mzo-14 3744 Grupo Refaccionario Galgo, S.A. de
C.V.
30 Llantas para unidades oficiales $ 176,088 $ 176,088 06-Mzo-14 3749 Grupo Refaccionario Galgo, S.A. de
C.V.
16 Llantas para unidades oficiales 108,155 108,155 06-Mzo-14 3760 Grupo Refaccionario Galgo, S.A. de
C.V.
19 Llantas para unidades oficiales 114,527 114,527 05-nov-14 5680 Llantas de Coahuila, S.A. de C.V. 20 Llantas para unidades oficiales 124,492 67,166
Total $ 523,262 $ 465,936
a) Además, en el caso de los neumáticos comprados en apoyo a planteles educativos, no se localizó ni exhibió durante la auditoría, en justificación de lo erogado, la documentación que compruebe las peticiones requeridas de parte de los Directores responsables de las escuelas y la que evidencie la entrega-recepción.
Control Interno Respuesta
"Se anexan las requisiciones de compra, en las cuales se detalla el departamento solicitante y es el mismo que recibe y se hace responsable los neumáticos, además de las órdenes de compra de los mismos; Cabe mencionar el concepto en las pólizas de cheque No.- 3749, No.- 3744 y No.- 3760 corresponde únicamente a vehículos oficiales de distintos departamentos, la redacción de Apoyos Escolares, en la póliza de cheque, se plasmó de manera indebida ya que no se otorgaron apoyos a las escuelas en estas póliza. (VER ANEXO No.- 12)."
Análisis de la Auditoría Superior del Estado
Se analizó la aclaración y documentación presentada por el Presidente Municipal, que consiste en copias fotostáticas certificadas de las pólizas de cheque números 3744, 3749, 3760 y 5680 con sus respectivas facturas, requisiciones de compra y/o servicios y órdenes de compra, solventando parcialmente lo observado, considerando lo manifestado y el soporte antes descrito, subsistiendo lo del aspecto de control interno, debido a que no mostró la información documental requerida, que compruebe la entrega-recepción de los neumáticos de parte del personal responsable que las recibió, así como, de que su instalación se aplicó en las unidades oficiales del Municipio.
Acción(es) o recomendación(es) emitida(s)
Recomendaciones en Relación a la Gestión o Control Interno.
En lo sucesivo es conveniente para la justificación de este tipo de erogaciones, se acrediten con la documentación que evidencie la entrega-recepción de los neumáticos adquiridos, así como de la información que evidencie la instalación en las unidades oficiales del Municipio, debidamente validadas por el personal del departamento responsable.
Material Deportivo y Trofeos
12. Se registraron pagos por valor de $147,067 a nombre de Jassiel Lozano Muñiz empleado municipal, derivado de la compra de diverso material deportivo a la persona física Pedro Caballero Anzures, observando que estas erogaciones por control y administración de los recursos, se debieron liquidar mediante cheques a nombre de quien expide la factura, con la leyenda "Para Abono en Cuenta del Beneficiario" de conformidad con lo establecido en el artículo 27 fracción III primer párrafo, de la Ley del Impuesto Sobre la Renta vigente a partir del 01 de enero de 2014, los cuales se amparan con las pólizas de cheque y facturas que se detallan a continuación:
Fecha de póliza No. de póliza Fecha de factura No. de factura Descripción Importe
30-jul-14 4938 28-may-14 118 Material deportivo, trofeos y uniformes de futbol $ 37,474 25-ago-14 5131 19-ago-14 207 Compra de trofeos 18,907
Fecha de póliza No. de póliza Fecha de factura No. de factura Descripción Importe
25-ago-14 5131 19-ago-14 208 Compra de uniformes deportivos, cachucas y pants 51,910 28-oct-14 5607 04-sep-14 225 Compra de balones de futbol futre #4 1,392 28-oct-14 5607 10-oct-14 266 Compra de pelotas, playeras y tofreos 23,984 28-oct-14 5607 10-oct-14 88 Compra de guías de carpeta, trompetas, banderas y matracas 13,400
Total $ 147,067
a) Asimismo, se observó que lo erogado no se justifica con la documentación complementaria que evidencie su entrega al personal de las Unidades Deportivas responsable de su control, debidamente firmada de conformidad por su recepción, así como en su caso, con los resguardos por el material deportivo que se asignó directamente a las áreas que lo requirieron.
Normativa Respuesta
"En relación a esta falla normativa referente a que no se cumplió con lo establecido en el artículo 27 fracción III primer párrafo, de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, se tomara en cuenta a partir de esta fecha cumplir con lo señalado en esta observación. (VER ANEXO No.- 13).
a) Se anexan copias de requisiciones donde se muestra el departamento solicitante y es quien recibe el material deportivo señalado y órdenes de compra".
Análisis de la Auditoría Superior del Estado
Se analizó la aclaración y documentación presentada por el Presidente Municipal, que consiste en copias fotostáticas certificadas de las pólizas de cheques observadas, con sus respectivas facturas firmadas de conformidad por quien recibió el material deportivo, requisiciones y órdenes de compra, solventando parcialmente lo observado, considerando el soporte documental exhibido que evidencia la solicitud y autorización de la compra y la recepción de lo adquirido, subsistiendo lo del aspecto normativo, ya que se acepta el incumplimiento al fundamento señalado, y que además no se mostraron los resguardos de quienes los tienen en su custodia.
Acción(es) o recomendación(es) emitida(s)
Promoción de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa. Recomendaciones en Relación a la Gestión o Control Interno.
En lo subsecuente es conveniente que como medida de control, se realicen los pagos a proveedores por importes mayores a $2,000 mediante la expedición de cheques
nominativos, con la leyenda "Para Abono en Cuenta del Beneficiario" en consideración de lo establecido en el artículo 27, fracción III, primer párrafo, de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, asimismo elaborar los documentos que contengan los resguardos de los materiales deportivos adquiridos, debidamente firmados por el personal responsable de su control.
Refacciones
13. Se efectuaron pagos a diversos proveedores por importe de $1,809,794 devengados por la compra de refacciones, asignadas mediante el procedimiento de adjudicación directa, observando que de acuerdo al monto ejercido por cada adquisición este procedimiento se debió respaldar con al menos 3 cotizaciones por escrito, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 43 y 42 fracción I, de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Nuevo León, los cuales se amparan con las pólizas de cheques que se detallan a continuación:
Proveedor Póliza de cheque No. de Factura Fecha de factura Importe
Automotriz de Sabinas, S.A. de C.V. 4022 R 16396 25-mzo-14 194,615 Automotriz de Sabinas, S.A. de C.V. 4024 R 16394 25-mzo-14 235,619 Automotriz de Sabinas, S.A. de C.V. 4025 R 16134 05-mzo-14 212,119 Automotriz de Sabinas, S.A. de C.V. 4536 R 17096 06-may-14 399,398 Automotriz de Sabinas, S.A. de C.V. 4756 R 17759 12-jun-14 266,753 Automotriz de Sabinas, S.A. de C.V. 5237 R 18204 09-jul-14 234,528 Gerardo Jesus Martinez Alcorta 3489 3015 03-feb-14 266,762
Total 1,809,794
a) Asimismo, se observó que lo erogado no se justifica con la documentación que evidencie la entrega-recepción de las refacciones y la que compruebe que lo ejercido se aplicó en el mantenimiento de los vehículos oficiales, como las bitácoras autorizadas por unidad oficial que registren la descripción de las refacciones utilizadas, cuando se realizaron los mantenimientos y el costo que representó. b) Además, se observó que no se elaboraron las requisiciones de parte del responsable
de la dependencia que tuvo la necesidad de los bienes adquiridos, ni las órdenes de compra correspondientes.
Normativa Respuesta
"Se anexan copias de las cotizaciones de las pólizas antes mencionadas, así requisiciones de compra del departamento solicitante, quien es a la vez el responsable de su recepción, y ordenes de compra. (VER ANEXO No.- 14)."
Análisis de la Auditoría Superior del Estado
Se analizó la aclaración y documentación presentada por el Presidente Municipal, que consiste en copias fotostáticas certificadas de las pólizas de cheques señaladas, con sus respectivas facturas, requisiciones y órdenes de compra, de cotizaciones por escrito de tres proveedores, con lo cual se solventa parcialmente la observación, en relación al aspecto normativo, ya que se exhibieron las cotizaciones correspondientes, subsistiendo lo referente al inciso a), debido a la falta de información documental que evidencie la entrega-recepción de las refacciones y la que compruebe su aplicación, como las bitácoras de mantenimiento de vehículos oficiales, que faciliten el control y permitan medir la eficiencia, eficacia y economía del gasto por mantenimiento.
Acción(es) o recomendación(es) emitida(s)
Recomendaciones en Relación a la Gestión o Control Interno.
En lo sucesivo es conveniente para la justificación de este tipo de erogaciones, se acrediten con la documentación que evidencie la entrega-recepción de las refacciones y las bitácoras de control que demuestren el tipo de mantenimiento efectuado a las unidades oficiales, su costo y frecuencia de los mismos, debidamente validadas por el personal responsable.
Señalamientos Viales
14. Se registró póliza de cheque número 5965 por importe de $53,360 expedida el 18 de diciembre de 2014 a nombre del C. Javier Alberto Gallegos Castañeda, que ampara el pago de su factura número 17 con fecha del 08 del mes y año citado, emitida por concepto de renta de señalamientos para obras por los meses de septiembre y octubre, observando que este tipo de erogación no se justifica con la documentación complementaria que evidencie la recepción de los señalamientos en arrendamiento y su posterior entrega al arrendatario, que detallen la cantidad y sus características, ni con la requisición que debió elaborar el responsable de la dependencia que los solicitó, con su respectiva orden de compra.
Control Interno Respuesta
"Se anexa copia de requisición de quien solicita y recibe el material solicitado, así como la respectiva orden de compra. (VER ANEXO No.- 16)."
Análisis de la Auditoría Superior del Estado
Se analizó la aclaración y documentación presentada por el Presidente Municipal, que consiste en copias fotostáticas certificadas de la póliza de cheque número 5965 con su respectiva factura, requisición y orden de compra, solventando parcialmente la observación de control interno considerando el soporte documental antes descrito, ya que no se exhibió la información documental que identifique la recepción de los señalamientos arrendados y su posterior entrega al arrendatario, que detalle la cantidad y las características de los mismos.
Acción(es) o recomendación(es) emitida(s)
Recomendaciones en Relación a la Gestión o Control Interno.
Es conveniente que en lo sucesivo para que se garantice que el recurso público se aplicó correctamente en este tipo de erogaciones, se cuente con la evidencia documental suficiente que demuestre la prestación del servicio, como el contrato correspondiente que describa los derechos y obligaciones contraídas entre las partes involucradas, así como, con oficios de la recepción del equipo arrendado y la entrega del mismo.