Mediante las matrices Gut - Ishikawa determinamos la problemática de los procesos sus causas y efectos, dándole prioridad a sus principales problemas, proponiendo un plan de acción para contrarrestar y mejorar los procesos efectuados erróneamente en el área de recursos humanos.
Esto se llevo a cabo mediante la colaboración del personal de recursos humanos, efectuando varias reuniones en las cuales se realizó aportaciones de los principales problemas percibidos por medio de herramientas como de lluvia de ideas, sugerencias, mesas redondas.
El análisis obtenido de las aportaciones recolectadas determinó que los procesos de apoyo eran los más afectados, los cuales son encargados de la fuerza de trabajo que contemplan los siguientes subprocesos:
Selección y contratación del personal
Capacitación del personal
Las herramientas detalladas a continuación (matrices gut – Ishikawa) poseen plasmada la información recolectada en la etapa investigativa donde detectamos los problemas principales del trabajo realizado.
Cada una de las problemáticas encontradas prioritarias posee soluciones propuestas a través de matrices básicas, y las posibles soluciones que mejoren los subprocesos en estudio entregándonos la mejor alternativa a aplicarse, seguido de un plan de acción el cual detalla cómo se debe efectuar la aplicación de las mismas y el direccionamiento adecuado. Al final se entrega una ruta del plan de acción de cada proceso donde se detalla como solicitarlo y los departamentos intervinientes para su aprobación y aplicación
4.3.1. Matriz gut –selección y contratación del personal.
Elaborado por: Ing.Elaine Torres Parrales, Maestrante UTPL
Agencia Regional Manabí Corporación Nacional de Telecomunicaciones, área de recursos humanos
Proceso: Contratar personal
MATRIZ GUT - Dar prioridad a los problemas
PROBLEMAS G U T TOTAL CLASIFICACIÓN
La documentación para el puesto de trabajo no es la correcta 4 4 3 48 2 Selección errónea de los postulantes con mayor afinidad de conocimientos y cualidades a la vacante de trabajo 5 5 5 125 1 Las competencias académicas del aspirante no son las requeridas
4 5 5 100 2
Valor G Gravedad U Urgencia T Tendencia
5 Las pérdidas o dificultades son extremada mente graves. Una acción inmediata es necesaria. Si no se hace nada la situación se deteriorará rápidament e 4 Muy graves. Con un poco de urgencia. Va a empeorar en el corto plazo.
3 Graves. Tan pronto como sea
posible. Va a empeorar en el mediano plazo
2 Poco graves. Puede esperar un
poco.
Va a
empeorar a largo plazo.
1 Sin gravedad No prisa. hay
No va a empeorar y / o pueden mejorar aún
EFECTOS
Resultados indeseablesProblema en prioridad Recursos Humanos Recursos Tecnológicos
Selección errónea de los postulantes con mayor afinidad de conocimientos y cualidades a la vacante de trabajo
Medición (indicadores)
Infraestructura Insumos Métodos
Los conocimientos académicos no son los
apropiados Falta de aplicación de herramientas tecnológicas para la verificación de documentación para la postulación No se mide el cumplimiento adecuado de los procesos de contratación No existen procesos establecidos No aplica No aplica
4.3.2. Diagrama de ishikawa – selección y contratación del personal.
Elaborado por: Ing.Elaine Torres Parrales, Maestrante UTPL
4.3.3. Matriz básico- selección y contratación del personal.
Elaboración: Ing.Elaine Torres Parrales, Maestrante UTPL
Puntuación
B
Beneficios Alcance A Satisfacción S Inversión I Cliente Externo C Operacionalización O
Dimensión del impacto causado por los beneficios previstos con
la solución del problema. (Reducción de costos, eliminación de daños, trabajo
adicional, etc.)
Grado de alcance de los efectos del problema. La cuantidad de personas,
áreas y procesos afectados por el
problema.
Grado de satisfacción del cliente interno con la solución del problema. (Reducir el estrés, mejorar
el clima organizacional, etc.)
Nivel de inversión (uso) de los recursos que se necesitan para
proporcionar la solución.
Reflexiones de la satisfacción del cliente externo.
Operacionalización simplificada para el despliegue de la solución
del problema.
3
Beneficios de vital importancia para la supervivencia y expansión de los negocios de la entidad corporativa (institución).
La cobertura total (70-100% de la institución). Muy grande, sirviendo como excelente referencia de resultados en calidad.
Inversión mínima (uso) de los recursos disponibles
en sus propias áreas o fácil de lograr.
Impacto positivo muy grande en la imagen de la institución en relación con el mercado y
la comunidad.
Gran facilidad / viabilidad en el despliegue de la solución,
con una superficie total de la "tecnología" necesaria.
2
Beneficios de razonable impacto del rendimiento de la
unidad operativa. Alcance razonable (20-40% de la institución). Mediano, al punto de ser fácilmente percibido por sus colegas.
Los gastos de los recursos está más allá del "presupuesto" de la
área, pero puede ser aprobada el nivel inmediatamente superior (Dentro del presupuesto de este).
Buenos reflejos directos en los procesos finales o en otros procesos de apoyo que afectan directamente los clientes externos y el medio
ambiente.
Mediana facilidad/ viabilidad, dependiendo de un know-how / tecnología difícil de disponibilidad en el
mercado o los cambios de comportamiento razonables estén directamente vinculadas al
problemas.
1
Beneficios de la pequeña expresión en el impactos operacionales, pero que contribuirá para la difusión de
calidad en toda la institución.
Amplitud muy pequeña (hasta 5% de la
institución).
Pequeña, pero suficiente para contribuir para la difusión de la cualidad en
toda la institución.
Los gastos de los recursos ($, Horas-hombre, máquinas,
etc.) Son muy significativo, más que lo previsto / presupuestado / disponibles.
Requiere una decision político-estratégica de
la institución.
Sin el resplandor visible por el cliente externo.
Viabilidad muy baja, dependiendo de las acciones y
decisiones
que van más allá de los límites de la
institución.
ALTERNATIVAS DE SOLUCCIONES B A S I C O TOTAL
Analizar las competencias académicas adquiridas del
aspirante 2 2 2 3 3 2 144
Aplicar herramientas tecnológicas existentes para la
verificación de la documentación 3 2 2 3 2 3 216
Efectuar la selección de los postulantes con mayor afinidad
4.3.4. Plan de acción – selección y contratación del personal.
PLAN DE ACCIÓN: contratación del personal
Agencia Regional Manabí Corporación Nacional de Telecomunicaciones, área de recursos humanos
¿Qué hacer? Quién? Cómo? Cuándo? ¿Costo por hora del personal? Elaborar un manual de
procesos el cual indique las actividades a efectuarse para la selección y contratación del personal
Área de gestión de
recursos humanos Aplicando un manual de procesos
Febrero $ 2. 20
Elaborado por: Ing.Elaine Torres Parrales, Maestrante UTPL
4.3.5. Hoja de ruta del plan de acción de selección y contratación del personal
Trámite Descripción Responsable
(registro) escalar, si existe) Responsable (a (autorizar/tramitar) Responsable Requisitos que el usuario debe entregar para realizar los trámites.
Propuesta de mejora Correcta selección y contratación del personal
Área de gestión de
recursos humanos Dirección de gestión empresarial Direccionamiento estratégico Oficio de petición del requerimiento a aplicarse
4.3.6. Matriz gut - capacitación del personal.
Agencia Regional Manabí Corporación Nacional de Telecomunicaciones, área de recursos humanos
Proceso: Capacitación del personal MATRIZ GUT - Dar prioridad a los problemas
PROBLEMAS G U T TOTAL CLASIFICACIÓN
Falta de acceso a información 4 4 5 80 2 Falta de cocimiento en el área a desempeñarse 5 5 5 125 1 Falta de comunicación interna de información pertinente al puesto de trabajo 4 4 4 64 2
Valor G Gravedad U Urgencia T Tendencia
5 Las pérdidas o dificultades son extremadamente graves. Una acción inmediata es necesaria. Si no se hace nada la situación se deteriorará rápidamente
4 Muy graves. Con poco un de
urgencia. Va a empeorar en el corto plazo. 3 Graves. Tan pronto como sea posible. Va a empeorar en el mediano plazo
2 Poco graves. Puede esperar un
poco.
Va a
empeorar a largo plazo.
1 Sin gravedad No prisa. hay
No va a
empeorar y /
o pueden
mejorar aún
EFECTOS
Resultados indeseables Problema en prioridad Recursos Humanos Recursos Tecnológicos
Falta de cocimiento en el área a desempeñarse Medición (indicadores)
Infraestructura Insumos Métodos
La institución no provee de información constante al
personal
No se aplican herramientas tecnológicas existentes para
transmisión de información entre funcionarios No existen métodos para la aplicación de capacitaciones No hay seguimiento a los niveles de conocimientos adquiridos No aplica No aplica
4.3.7. Diagrama de ishikawa - capacitación del personal.
4.3.8. Matriz básico- capacitación del personal.
Elaborado por: Ing.Elaine Torres Parrales, Maestrante UTPL
ALTERNATIVAS DE SOLUCCIONES B A S I C O TOTAL
Comunicados informativos mediante mails y medios de
difusión 3 2 3 2 2 3 216
Utilizar plataformas virtuales, sitios webs para transmitir
información 2 2 2 2 2 3 96
Realizar capacitaciones, talleres, foros virtuales 3 3 3 3 3 3 729
Puntuación
B
Beneficios Alcance A Satisfacción S Inversión I Cliente Externo C Operacionalización O
Dimensión del impacto causado por los beneficios previstos con
la solución del problema. (Reducción de costos, eliminación de daños, trabajo
adicional, etc.)
Grado de alcance de los efectos del problema. La cuantidad de personas,
áreas y procesos afectados por el
problema.
Grado de satisfacción del cliente interno con la solución del problema. (Reducir el estrés, mejorar
el clima organizacional, etc.)
Nivel de inversión (uso) de los recursos que se necesitan para
proporcionar la solución.
Reflexiones de la satisfacción del cliente externo.
Operacionalización simplificada para el despliegue de la solución
del problema.
3
Beneficios de vital importancia para la supervivencia y expansión de los negocios de la entidad corporativa (institución).
La cobertura total (70-100% de la institución). Muy grande, sirviendo como excelente referencia de resultados en calidad.
Inversión mínima (uso) de los recursos disponibles
en sus propias áreas o fácil de lograr.
Impacto positivo muy grande en la imagen de la institución en relación con el mercado y
la comunidad.
Gran facilidad / viabilidad en el despliegue de la solución,
con una superficie total de la "tecnología" necesaria.
2 impacto del rendimiento de la Beneficios de razonable unidad operativa. Alcance razonable (20-40% de la institución). Mediano, al punto de ser fácilmente percibido por sus colegas.
Los gastos de los recursos está más allá del "presupuesto" de la
área, pero puede ser aprobada el nivel inmediatamente superior (Dentro del presupuesto de este).
Buenos reflejos directos en los procesos finales o en otros procesos de apoyo que afectan directamente los clientes externos y el medio
ambiente.
Mediana facilidad/ viabilidad, dependiendo de un know-how / t tecnología difícil de disponibilidad en el
mercado o los cambios de comportamiento razonables estén directamente vinculadas al
problemas.
1
Beneficios de la pequeña expresión en el impactos operacionales, pero que contribuirá para la difusión de
calidad en toda la institución.
Amplitud muy pequeña (hasta 5% de la
institución).
Pequeña, pero suficiente para contribuir para la difusión de la cualidad en
toda la institución.
Los gastos de los recursos ($, Horas-hombre, máquinas,
etc.) Son muy significativo, más que lo previsto / presupuestado / disponibles.
Requiere una decisión político-estratégica de
la institución.
Sin el resplandor visible por el cliente externo.
Viabilidad muy baja, dependiendo de las acciones y
decisiones
que van más allá de los límites de la
4.3.9. Plan de acción – capacitación del personal.
PLAN DE ACCIÓN: contratación del personal
Agencia Regional Manabí Corporación Nacional de Telecomunicaciones, área de recursos humanos
¿Quéhacer? Quién? Como? Cuando? ¿Costo por hora del personal?
Elaborar un plan de comunicación interno el cual permita a los funcionarios tener acceso a información y capacitaciones mediante herramientas tecnológicas
Área de gestión de
recursos humanos Elaborando un plan de comunicación interno
Febrero $2. 20
Elaborado por: Ing.Elaine Torres Parrales, Maestrante UTPL
4.3.10. Hoja de ruta del plan de acción de capacitación del personal
Trámite Descripción Responsable
(registro) escalar, si existe) Responsable (a (autorizar/tramitar) Responsable Requisitos que el usuario debe entregar para realizar los trámites.
Propuesta de mejora Capacitación del personal Área de gestión de recursos humanos Dirección de gestión empresarial Direccionamiento estratégico
Oficio de petición del requerimiento a aplicarse