3. Diagnóstico Situacional del G.A.D.P.CH
4.2. Archivo Corriente
4.2.3. Fase II: Planificación de la Auditoría
4.2.3.3 Matriz de ponderación del cuestionario de control interno
ENTIDAD: GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PROVINCIA DE CHIMBORAZO. TIPO DE AUDITORÍA: AUDITORÍA DE GESTIÓN AL TALENTO HUMANO DE LAS
COORDINACIONES ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA AÑO 2010
Nº PREGUNTA PONDERACIÓN COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA COORDINACIÓN FINANCIERA CALIFICACIÓN CALIFICACIÓN AMBIENTE DE CONTROL
1 ¿Tiene la entidad un código de ética? 10 0 0 2
¿Los servidores públicos cumplen y fomentan un comportamiento basado en valores humanos, ética y moral hacia sus dependientes?
10 10 10
3 ¿Existen disposiciones disciplinarias en la
entidad? 10 10 7
4
¿Se establecen mecanismos para promover la incorporación del personal a los valores éticos?
10 10 7
5 ¿Mantiene comunicación y fortalecimiento
sobre temas valores éticos y de conducta? 10 8 10 6 ¿Existen sanciones para quienes no
respetan los valores éticos? 10 10 10
7 ¿La institución cuenta con un sistema de
planificación anual? 10 10 10
8
¿Conoce usted si el sistema de planificación incluye la formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación?
10 8 4
9
¿Se cuenta con planes operativos anuales tomando como base la misión y visión institucional?
10 10 10
10
¿Se establecen indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión de las coordinaciones?
10 0 0
11
¿La administración del talento humano se aplica de acuerdo a las disposiciones legales?
10 8 10
12
¿Los servidores conocen si la unidad de talento humano aplica el subsistema de clasificación de puestos?
10 5 4
13 ¿Se aplica un sistema periódico de
evaluación del desempeño? 10 10 10
14 ¿Se establecen acciones orientadas a la
rotación del personal? 10 3 1
15
¿Conoce usted si existe un plan de promociones y ascensos para los servidores?
10 0 0
16
¿Es adecuada la carga de trabajo, en especial para los coordinadores y jefes de unidad?
10 10 10
17 ¿La coordinación administrativa cuenta con
un organigrama estructural y funcional? 10 10 10 18
¿La estructura organizativa de la coordinación financiera es apropiada y se encuentra claramente detallada?
10 10 6
19
¿La estructura organizativa es consistente con el cumplimiento de su misión y los objetivos organizacionales?
10 10 7
20 ¿Está adecuadamente difundido a través
de toda la organización? 10 8 7
21
¿El organigrama esta complementado con un orgánico funcional actualizado y el mismo se lleva a la práctica?
10 10 4
22
¿Se encuentran bien definidos los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidores?
10 10 10
23 ¿Existe delegación de funciones? 10 10 10 24
¿Se toma en cuenta la antigüedad de trabajo de los empleados para delegar responsabilidad y autoridad?
10 5 6
25
¿Los cargos más altos de la organización son cubiertos por personal con la competencia, capacidad, integridad y experiencia profesional?
10 5 7
26 ¿El delegado es responsable de las
decisiones y omisiones que tome? 10 10 10 27
¿Los coordinadores revisan si se está cumpliendo con las funciones designadas a los jefes de cada unidad?
10 10 10
28
¿Existe el número adecuado de personal tomando encuentra la complejidad de las actividades y sistemas que se maneja?
10 10 9
29 ¿Conoce usted las funciones a desarrollar
en su cargo? 10 10 10
30 ¿Se encuentra usted realizando las tareas
para las que fue contratado? 10 10 10
31 ¿El personal cumple con los requisitos del
perfil del cargo que desempeña? 10 10 6 32
¿Ha asistido a capacitaciones que le permitan actualizar sus conocimientos y desarrollar de forma eficiente sus funciones?
10 8 7
33
¿Se reconoce como elemento esencial las competencias profesionales de los servidores?
10 10 10
34 ¿Los servidores tienen deseo de superarse
para contribuir con la entidad? 10 10 10 35 ¿Sus habilidades son valoradas en la
organización? 10 5 6
36 ¿Se han establecido políticas
institucionales? 10 0 0
37 ¿Las políticas institucionales se
encuentran difundidas en el personal? 10 0 0 38 ¿Se han implantado controles para la
adhesión de las políticas? 10 0 0
TOTAL CONFIANZA AMBIENTE DE
CONTROL 380 280 259
EVALUACIÓN DE RIESGOS
39 ¿Los objetivos de la institución son claros y
conducen al establecimiento de metas? 10 10 10 40 ¿Los objetivos se han definido en base a la
estructura organizacional? 10 10 7
41 ¿La administración evalúa el cumplimiento
de los objetivos institucionales? 10 5 10 42
¿La institución cumple con leyes y regulaciones establecidas en el país para las entidades del sector público?
10 10 10
43
¿Cuándo los objetivos de la institución no están siendo cumplidos la administración toma las debidas precauciones?
10 10 10
44
¿Los objetivos de la coordinación administrativa son claros y conducen al cumplimiento de los objetivos institucionales?
10 10 10
45
¿La unidad de talento humano evalúa el desempeño de la coordinadora con relación a los objetivos institucional?
10 0 0
46
¿La coordinación administrativa cumple con leyes y regulaciones establecidas en la Institución y en el sector público?
10 10 10
47
¿Cuándo los objetivos de la coordinación administrativa no están siendo cumplidos la administración toma las debidas precauciones?
10 10 1
48
¿Se identifican los riesgos en las diferentes unidades administrativas y se discuten con la Coordinadora Administrativa?
10 10 10
49 ¿Se clasifican los riesgos según el nivel de
importancia? 10 8 4
50
¿Identificado un riesgo en las unidades administrativas se involucra a toda la coordinación?
10 8 4
51 ¿Se analizan los riesgos y se toman
acciones para mitigarlos? 10 5 6
52
¿En caso de cumplirse un determinado riesgo existen medidas de precaución para actuar?
10 8 6
53
¿Existen controles que aseguren que las acciones de la Coordinación Administrativa se llevan a cabo correctamente?
10 10 10
54
¿Se le comunica al personal sobre los riesgos posibles que pueden afectar a la institución?
10 8 6
55 ¿El personal está en la capacidad de
reaccionar frente a los riesgos? 10 8 6 56
¿Existe algún mecanismo para anticiparse a los cambios que pueden afectar a la institución?
10 0 0
TOTAL CONFIANZA EVALUACIÓN DE
RIESGOS 180 138 120
ACTIVIDADES DE CONTROL
57 ¿La entidad cuenta con un Plan de Talento
Humano? 10 0 0
58 ¿La Unidad de Talento Humano dispone de
un manual de clasificación de puestos? 10 0 0 59 ¿Para el ingreso y selección al servicio
público se consideran los requisitos de ley? 10 3 7 60
¿Se realiza concurso de méritos y oposición para la incorporación del personal?
10 0 0
61
¿Los directivos de la institución en coordinación con la Unidad de Talento Humano promueven la capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional del personal?
10 8 7
62
¿El área de Talento humano realiza el seguimiento sistemático de los resultados de las capacitaciones efectuadas?
10 8 6
63
¿El servidor que es capacitado transmite y pone en práctica los conocimientos adquiridos?
10 10 10
64
¿La unidad de Talento Humano difunde políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño?
10 10 10
65
¿La evaluación del desempeño se sujeta a la escala de calificaciones normada por la Ley?
10 10 10
66
¿La evaluación sirve de base para aplicar ascenso y baja de cargos, así como otros estímulos que contemplen la Ley?
10 10 10
67
¿Los servidores que han obtenido calificaciones bajas son nuevamente evaluados?
10 0 0
68
¿El ascenso del servidor en la carrera administrativa se realiza previo el concurso de méritos y oposición?
10 0 0
69
¿Los directivos y el personal cumplen con las, normas y procedimientos relacionados con su profesión y puestos de trabajo?
10 10 10
70
¿Se establecen procedimientos y mecanismos para controlar la asistencia y permanencia de los servidores en el lugar de trabajo?
10 10 10
71
¿La unidad de Talento Humano mantiene archivado los expedientes de los servidoras debidamente clasificados y actualizados?
10 10 10
72
¿Están correctamente asignadas las escalas de remuneraciones de los servidores?
10 3 7
73
¿En caso de creación de un nuevo cargo o de aumento de remuneración se somete a las normas presupuestarias?
10 10 10
74 ¿Se han establecido procedimientos para
presentar quejas y/reclamos? 10 10 9
TOTAL CONFIANZA ACTIVIDADES DE
CONTROL 180 110 116
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
75 ¿La información es recopilada mediante
sistemas de información? 10 10 10
76
¿La información generada por los servidores de las diferentes unidades administrativas es procesada y comunicada oportunamente?
10 10 10
77 ¿El sistema implementado admite
actualizaciones? 10 10 10
78
¿La información que recibe las coordinadoras administrativa y financiera por parte de la máxima autoridad es comunicada a todo el personal con claridad y efectividad?
10 3 6
79
¿Existen canales abiertos de comunicación de abajo hacia arriba en la Coordinación Administrativa?
10 10 10
80
¿La administración mantiene actualizado al Prefecto del desempeño en la Coordinación Administrativa?
10 10 10
81 ¿Se comunica los aspectos relevantes del
control interno en la institución? 10 3 6 82
¿Existe comunicación abierta con los
Auditores externos? ( Contraloría General del Estado)
10 10 10
TOTAL CONFIANZA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN 80 65 71
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
83 ¿Se supervisa al personal en las
actividades regulares que desempeña? 10 10 10
157 84 ¿Se realiza verificaciones de registros con
la existencia física de los recursos? 10 10 10 85 ¿Se analizan los informes de auditoría
externa? 10 5 6
86
¿Se comunica los hallazgos de deficiencias a los superiores inmediatos y a los responsables de la función o actividad implicada?
10 10 10
87
¿Cuándo los hallazgos cruzan los límites organizacionales, se informa al nivel directivo para que se tome las medidas necesarias?
10 10 10
88
¿Se efectúa un seguimiento del cumplimiento de recomendaciones que permitan superar las deficiencias?
10 10 10
TOTAL CONFIANZA SUPERVISIÓN Y
MONITOREO 60 55 56 TOTALES: 880 648 621 INICIALES FECHA Elaborado por: M.F.C.CH. 2011-07-13 Revisado por: N.F.M.C. 2011-07-14
CI40/41
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