El análisis de datos para la evaluación de resultados a través de indicadores es uno de los puntos clave en la implantación de un sistema Lean. La definición de un sistema de indicadores es vital para monitorizar el avance y éxito de la implantación. Actual- mente, se dispone de poderosos instrumentos para determinar paso a paso la eficacia y la eficiencia de un equipo. Lo importante es no dar por terminado un proceso de mejora en el área de operaciones sin haber creado antes un indicador que mida su rendimiento, porque sin medición no hay mejora. Lo que no se mide, no mejora y, en la fábrica, lo que no mejora, empeora. Los indicadores deben ser fáciles de entender y facilitadores de medidas concretas. Por otro lado, las mediciones son claves para establecer recompensas, especialmente en los primeros pasos de la implantación del pensamiento Lean. Las empresas que utilizan mediciones mensuales, elaboradas a modo de informes contables y confeccionados según un calendario propio de la legis- lación contable, acostumbran a llegar demasiado tarde para ser útiles. Sin embargo, los problemas deben ser detectados cuando nacen; la información debe aparecer rápidamente.
De manera general, existen una serie de criterios que deberían tenerse en cuenta antes de implantar un sistema de indicadores:
• Se tiene el apoyo de la dirección superior. • Se implica a empleados en su desarrollo.
• Se asegura que las medidas usadas sean relevantes a directivos y empleados en la realización de su trabajo del día a día.
• Se usan técnicas de medición no financieras, a través de valores numéricos cuan- titativos, cualitativos, ratios y porcentajes con elevado uso de técnicas visuales. • Se promueve la mejora versus la supervisión.
• Se establecen objetivos realistas como resultado de consenso, de forma que cada persona involucrada se movilice en la misma dirección. Deben ser accesibles con los medios a adoptar y los pasos que se están tomando en beneficio del progreso. Teniendo claros estos criterios, las directrices básicas que se deben utilizar a la hora de definir los indicadores deben ser:
• Meta o nivel numérico a alcanzar y plazo de tiempo.
• Fórmula de cálculo, frecuencia con la que se debe medir el indicador y fuentes de datos.
• Quién actúa en caso de desviaciones que requieran acciones correctivas. • Qué hacer en caso que el indicador no proporcione la información necesaria. • Representación gráfica del indicador.
• Variables que influyen en su comportamiento y significado.
• Valor del indicador en otras empresas de la competencia o mismo sector.
Los indicadores de rendimiento se materializan en datos numéricos, normalmente índices de eficiencia, o en respuestas a preguntas concretas que permiten analizar el estado de una determinada área. Estos últimos son más útiles en tareas de diagnóstico del sistema aunque no existen datos normalizados que puedan ser utilizados para su obtención.
Los estudios consultados resaltan que los tres indicadores más usados por las empre- sas, normalmente de tamaño elevado, para evaluar los resultados derivados del Lean son: el tiempo necesario para la puesta a punto de maquinaria y cambio de útiles; el porcentaje de fabricación realizado con procesos documentados y el ratio que rela- ciona productos defectuosos con ventas. Por el contrario, los menos utilizados son: el número de decisiones que cada trabajador puede adoptar sin consultar con su super- visor; el porcentaje de piezas co-diseñadas con el proveedor y el porcentaje de líderes de equipo que habían sido elegidos por sus propios compañeros. En cuanto al grado de utilidad, los indicadores mejor valorados son: la rotación de inventarios, el tiempo de cumplimentación de los pedidos de los clientes y el porcentaje de producción sin procesos documentados.
Es imposible diseñar un listado definitivo de indicadores a utilizar al inicio de un pro- yecto, por lo que cada líder o responsable empleará los más adecuados a la situación particular en la que se encuentre. Además, la selección de indicadores depende de las políticas de fabricación de las empresas y los sistemas de organización de la pro- ducción. La tabla 11 muestra una recopilación de indicadores frecuentes usados en distintas industrias que puede ser utilizada como referencia para diseñar el sistema de indicadores de seguimiento de la implantación Lean.
TABLA 11
Ejemplos de indicadores de medición para analizar evolución Lean
Área producción. Evaluación de procesos productivos y controles • Número de partes/piezas en común entre los productos.
• Rotación del inventario.
• Tiempo de entrega de las ordenes a los clientes.
• Porcentaje de entregas justo a tiempo realizadas por los proveedores de la empresa.
• Capacidad de respuesta a los cambios en la demanda.
• Porcentaje de partes entregadas a tiempo.
• Coste de los desperdicios.
• Flexibilidad en la producción.
• Aplicación de técnicas de balanceo de líneas.
• Estandarización de los procesos productivos de la planta.
• Cambio rápido de herramientas.
• Implementación del mantenimiento productivo total.
• Aplicación del control estadístico de la calidad en productos y procesos productivos.
• Implementación de sistemas Poka Yoke en la empresa.
• Limpieza y orden de las instalaciones.
Área Recursos Humanos. Evaluación de participación del personal • Número de sugerencias realizadas por empleados al año.
• Número de sugerencias realizadas por empleados que se implementan al año.
• Eventos o talleres Kaizen realizados.
• Grado de polivalencia de los operarios de la planta.
• Cantidad de horas de entrenamiento por empleado/año en Lean.
• Porcentaje de trabajadores que conocen conceptos Lean.
• Capacidad de la parte operativa para detener la planta (polivalencia).
• Planes de reconocimiento sobre ideas de mejoramiento implementadas.
TABLA 11 (CONTINUACIÓN)
Ejemplos de indicadores de medición para analizar evolución Lean
Área de diseño. Evaluación de utilización de ingeniería concurrente en diseño • Indicador para evaluar la aplicación de la ingeniería concurrente o simultánea.
• Indicador de establecimiento de parámetros del diseño de productos.
• Indicador de porcentaje interno de defectos.
• Indicador de porcentaje de productos sobrantes.
• Indicador de productos que se fabrican usando tecnologías de grupo.
• Tiempo de entrega (Lead Time) del desarrollo de un producto nuevo.
Área Logística. Evaluación utilización herramientas conjuntas con proveedores • Indicador de partes diseñadas en conjunto con los proveedores.
• Porcentaje de documentos intercambiados con los proveedores en que se usa EDI.
• Cantidad de proveedores certificados con los que la empresa trabaja.
• Proveedores con acceso al sistema de planeación y control.