Metodología de Auditoría de Conocimiento con énfasis en los

Para Pérez Soltero et al el análisis organizacional constituye una fase de la auditoría en la cual incluyen la obtención de la información estratégica de la organización, pero además se identifican los procesos organizacionales y se accede a la documentación de la organización.

Estos autores en su metodología enfocada a los procesos claves incluye una etapa para obtener el inventario de conocimientos, mediante la aplicación de cuestionarios o la realización de entrevistas en profundidad, pero no ofrece más detalles sobre tipos de conocimientos y las técnicas antes dichas.

La principal diferencia de esta metodología en relación con las otras es que está focalizada hacia los procesos claves de la organización. Consta de 10 etapas, las cuales se relacionan a continuación:

Etapa 1. Análisis de la organización.

En esta etapa se adquiere información estratégica sobre la organización y se identifican los procesos organizacionales, la misión y visión de la organización, lo cual ocurre a partir de la documentación principal de la empresa. Además se lleva a cabo un cuestionario exploratorio.

a) Conducción de la reunión con la dirección de la organización. Aquí se determinarán sus expectativas en relación con la auditoría, quienes proporcionarán al equipo de auditoría la documentación necesaria para conocer los procesos del negocio.

b) Obtener información estratégica organizacional. El equipo de auditoría tendrá acceso a la documentación de la organización.

c) Identificación de los procesos organizacionales. El equipo de la auditoría accederá a la documentación de la organización y si esta no resulta suficiente, debe considerar realizar algunas visitas dentro de la organización.

Etapa 2. Análisis de los procesos claves.

En esta etapa se establecen los criterios de medida, además se evalúa cada proceso a partir de las actividades de gestión del conocimiento determinadas por Burnett et al (2004), las cuales son: adquisición y aprendizaje, almacenamiento y mantenimiento, aplicación y explotación, diseminación y transferencia, creación de conocimiento y medición del desempeño.

a) Identificación de los procesos claves. Es importante determinar los sucesos o factores de éxito para la satisfacción de los clientes (eficiencia, calidad, soporte técnico, precio), como estos pueden ser alcanzados y qué procesos de la organización están involucrados.

b) Establecimiento de los criterios de medida. Con el objetivo de determinar los procesos claves y si estos aportan un valor añadido a la organización, es importante conocer aspectos como el impacto con respecto a los ingresos generados, los clientes atendidos o los consumidores satisfechos. Además cada proceso clave es evaluado contra los procesos basados en el conocimiento.

Etapa 3. Seleccionar y priorizar los procesos claves para la auditoría.

a) Priorizar los procesos claves. Para lograr un mejoramiento sustancial de los procesos claves con un alto impacto sobre el rendimiento organizacional, son seleccionados y propuestos como objetos del estudio inicial.

b) Seleccionar los procesos claves. Una vez priorizados estos, los directivos determinarán cuales y como pueden ser investigados para obtener el inventario de conocimiento y el flujo de conocimiento.

Etapa 4. Identificar las personas claves. Para ello, se revisará la documentación, se realizarán entrevistas a los directivos de la organización o se entrevistarán a las personas a cargo con las áreas relacionadas con los procesos claves.

Etapa 5. Conocer las personas claves. Aquí se organizará una reunión para explicar la importancia de la auditoría y de los procesos de gestión del conocimiento. Se brindará información sobre el reporte de auditoría a las personas claves a fin de obtener su apoyo y compromiso.

Etapa 6. Obtener el inventario de conocimiento. Para ellos se deben identificar los activos de conocimiento de la organización mediante la aplicación de cuestionarios o la realización de entrevistas en profundidad.

Etapa 7. Análisis del flujo de conocimiento. Un cuestionario similar puede ser utilizado para analizar el flujo de conocimiento. Este pudiera incluir un set de preguntas sobre como transita el flujo del conocimiento tácito y explícito dentro de la organización.

Etapa 8. Elaborar el mapa de conocimiento.

Pérez- Soltero et al (2006), afirma “una vez que la información acerca de las fuentes del conocimiento, sus propiedades, distribución y uso han sido obtenidas a partir del inventario de conocimiento y del flujo del conocimiento, la información puede ahora ser mapeada visualmente demostrando quien tiene conocimiento, donde están localizadas estas personas, su nivel de accesibilidad y con quien ellos más a menudo comparten e intercambian conocimiento”. El mapa del conocimiento usa el inventario de conocimiento y visualiza el conocimiento organizacional. Las herramientas sugeridas por estos autores para llevar a cabo el mapa son gráficos, tablas, diagramas y software de mapas del conocimiento.

Etapa 9. Reporte de la auditoría del conocimiento. Se redactará el informe o reporte final con los resultados de la auditoría y se presentará a los directivos de la organización.

Etapa 10. Auditoría recurrente del conocimiento. La cual será conducida periódicamente para lograr una actualización de cualquier cambio en el inventario, en el flujo, y en los procesos del conocimiento. Esta no es una etapa regular del método, por lo tanto en el proceso del diagrama de salida es descrita como una condición en vez de una actividad.

En general esta metodología propone criterios de medición para comprobar el impacto de los procesos claves relacionados con los procesos de gestión del conocimiento y la ejecución de un análisis cíclico de todos estos, facilitando el descubrimiento de problemas y oportunidades, propone algunas mejoras relacionadas con la gestión del conocimiento y determinar si la organización valora sus activos, el flujo del conocimiento y si existe una atmósfera organizacional adecuada para acometer iniciativas de gestión del conocimiento.

Esta metodología está enfocada a los procesos claves cuyo objetivo final es conocer los activos valiosos de la organización, el flujo de conocimiento y el ambiente para llevar a cabo iniciativas de gestión del conocimiento.