5. MARCO TEÓRICO
6.1 METODOLOGÍA DE LA SISTEMATIZACIÓN
El enfoque metodológico de este proyecto es de tipo cualitativo. Se desarrolla a partir de la metodología basada en el modelo de la guía de sistematización de experiencias desarrollada por la organización FIDAMERICA-PREVAL. Con el ánimo de dar un enfoque global, también se tuvieron en cuenta otros documentos sobre el desarrollo de procesos de sistematización.
Para el proceso de sistematización de la experiencia de la modificación del procedimiento de canje, los pasos desarrollados fueron:
¾ La definición del eje de la sistematización.
¾ La identificación de los agentes involucrados en la experiencia. ¾ Recopilar, ordenar la información, y documentación disponible.
¾ Desarrollo de un programa de entrevistas a los representantes de los agentes involucrados.
6.1.1 Redacción del informe de la sistematización
Con base en las etapas descritas para el desarrollo de sistematización de experiencias, el documento se presenta en el siguiente orden:
¾ El proceso de trabajo en equipo para la identificación de la experiencia a sistematizar
¾ La situación inicial del procedimiento de canje.
¾ El desarrollo del software y las modificaciones del procedimiento de canje. ¾ Los objetivos alcanzados y la situación actual del procedimiento.
¾ Las lecciones aprendidas en el desarrollo de esta experiencia.
Al desarrollar cada uno de estos pasos se logrará conocer a fondo todos los factores que intervinieron en el diseño y desarrollo del software.
6.1.2 Sistema de gestión de calidad en la Universidad del Rosario
La Universidad del Rosario creó en el año 2005 el área de gestión organizacional; esta área es la encargada de asesorar y acompañar el desarrollo de planes y proyectos de mejoramiento para la gestión administrativa de las dependencias de la Universidad, con metodologías estandarizadas, logrando procesos y estructuras eficientes que respondan a los retos que afronta la Universidad. Así mismo, es la encargada de la implementación, seguimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
El proceso de implementación del SGC en la Universidad del Rosario inició con el área de la División Administrativa y de Tecnología, área de apoyo dentro del mapa de procesos del Sistema. Con el transcurrir de los años se han ido incorporando otros procesos y la meta en un futuro próximo es incluir todos los procesos que hacen parte de la actividad de la Universidad.
El documento que rige las pautas del SGC es el Manual de Calidad de la Universidad del Rosario, el cual presenta las siguientes directrices generales:
6.1.2.1 Política del sistema de gestión de calidad de la Universidad del Rosario
Los procesos de docencia, investigación, extensión y de apoyo de la Universidad del Rosario, están alineados con la prestación de servicios oportunos y eficaces que cumplen con las especificaciones establecidas y están orientados a la satisfacción de sus usuarios y clientes, al continuo mejoramiento de la gestión, con talento humano comprometido, competente y con proveedores idóneos.8
6.1.2.2 Objetivos del sistema de gestión de calidad de la Universidad del Rosario
Las áreas que pertenecen al SGC de la Universidad del Rosario buscan alcanzar los siguientes objetivos de calidad9:
8UNIVERSIDAD DEL ROSARIO. Política del sistema de gestión de calidad. Bogotá: 2009.
Disponible en Intranet: http://servapps/SiteDirectory/sgc/Paginas/PoliticadeCalidad.aspx [con acceso el 10/11/2009]
9 UNIVERSIDAD DEL ROSARIO. Objetivos del sistema de gestión de calidad. Bogotá: 2009.
Disponible en Intranet: http://servapps/SiteDirectory/sgc/Paginas/PoliticadeCalidad.aspx [con acceso el 10/11/2009]
¾ Aumentar la eficacia de los procesos y proyectos mediante el cumplimiento de los objetivos planificados.
¾ Mejorar la oportunidad de respuesta de los servicios prestados a los clientes.
¾ Aumentar la satisfacción de los clientes.
¾ Incrementar las competencias del personal que inciden en la prestación del servicio.
¾ Mejorar continuamente los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
¾ Mejorar el desempeño de los proveedores externos frente a los parámetros de servicio que requieren los procesos.
6.1.2.3 Mapa de procesos del sistema de gestión de calidad de la Universidad del Rosario
El SGC de la Universidad del Rosario tiene un enfoque basado en procesos que, de acuerdo con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000 permite, por un lado identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización y de otra parte, determinar la secuencia e interacción de estos procesos,
Dentro de las prácticas que más se recomienda para cumplir este requisito está la de mostrar la organización a través de un diagrama de bloques en donde se muestre la secuencia e interacción de dichos procesos; por ello la Universidad del Rosario tiene dentro de su SGC el mapa que se muestra en la figura 1.
FIGURA 1. Mapa de Procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad del Rosario10.
6.1.2.4 Procedimientos del área de gestión de apoyo académico y de servicio
Dentro del mapa de procesos del sistema de gestión de calidad de la universidad, se encuentran unas áreas de apoyo, que son todos aquellos macroprocesos en los cuales se soportan los objetivos misionales y estratégicos de la institución. Uno de dichos macroprocesos es el de Gestión de Apoyo Académico y de Servicio, el cual contiene dentro de sus procesos el de Gestión Biblioteca.
FIGURA 2. Mapa de Procesos en el nivel de Gestión de apoyo, académico y de servicio11
6.1.2.5 Procedimientos de la Biblioteca
La biblioteca cuenta con tres subprocesos y 15 procedimientos acordes con el rol de las áreas que desempeñan las actividades (Véase figura No.3). El procedimiento Adquisición por Canje de material bibliográfico, al cual hacemos referencia en el presente documento, se encuentra dentro del subproceso Gestión y Procesamiento Técnico de las Colecciones
10 UNIVERSIDAD DEL ROSARIO. Mapa de procesos del sistema de gestión de calidad. Bogotá:
2009. Disponible en Intranet: http://servapps/SiteDirectory/sgc/Paginas/MapadeProcesosU.aspx [con acceso el 10/11/2009]
11 UNIVERSIDAD DEL ROSARIO. Mapa de procesos del área de gestión de apoyo académico y de
FIGURA No.3. Subprocesos y Procedimientos de la biblioteca
6.2 EL CANJE COMO ALTERNATIVA VALIOSA DE ADQUISICIONES EN