Metodología Front End Loading [66]

Front End Loading (FEL) es una metodología que se aplica a la gestión de proyectos de ingeniería desde el enfoque de reducción de costos y mejorar el proceso de toma de decisiones, plantea una planificación y un diseño robustos al comienzo del ciclo de vida de un proyecto, es decir, la parte frontal de un proyecto, en un momento en que la capacidad de influir en los cambios en el diseño es relativamente alta y el costo para realizar esos cambios es relativamente bajo. El esfuerzo y la atención requeridos en esta fase son críticos, pero a menudo minimizados en la práctica. La mayoría de los retrasos, interrupciones, disputas y excesos de costos se remontan a esta fase. Esta metodología, como otras, hace referencia a una cuidadosa planificación temprana del proyecto (ver Figura 7).

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Figura 7. Metodología Front End Loading. Fuente: Adecuación de [66]

Las tres primeras fases corresponden al FEL y se dedican al desarrollo de proyectos, incluyendo la identificación de oportunidades de negocio, la selección de alternativas de solución y la definición de la solución óptima para la implementación. Las fases FEL son seguidas por la implementación del proyecto y puesta en marcha y operación.

- Evaluación de negocios (FEL 1): Es la planificación estratégica que resulta en la identificación de oportunidades de mercado u otras necesidades operacionales del negocio. El resultado clave es establecer el caso de negocios que identifica la necesidad y el resultado esperado para perseguir una oportunidad.

- Selección de alternativas (FEL 2): Se centra en definir la instalación para los objetivos de negocio mediante el examen de enfoques alternativos que en resultarán en la identificación de la solución comercial y técnica óptima para el caso de negocio. La entrega clave es la selección de la tecnología y el sitio para el activo de capital propuesto.

- Definición del alcance (FEL 3): Toma la información de FEL 2 y amplía el nivel de detalle de ingeniería para alcanzar los objetivos de negocio y de proyecto identificados en FEL 1 y FEL 2. El resultado clave es la definición del alcance, costo y calendario del proyecto que constituye la base para el caso de financiación de capital. También establece la línea de base del desempeño para la evaluación posterior de las fases de implementación y operación.

- Implementación: Cubre la ingeniería detallada, la adquisición y la construcción de la instalación y representa la mayor parte de los gastos del proyecto.

- Puesta en marcha y operación: Representa la aceptación final del nuevo activo de capital por el departamento de operaciones y fabricación, y comprende la evaluación del rendimiento de la instalación a través de una operación sostenida.

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Las entregas para cada fase sirven como insumos para las fases subsiguientes. La calidad del esfuerzo y las entregas resultantes determinan el potencial de éxito. Si el equipo del proyecto se equivoca en una fase temprana, el impacto se amplifica a través de fases sucesivas, e incluso un rendimiento excelente del equipo en las fases subsiguientes puede no ser suficiente para superar el error. Las fases de planificación FEL son fundamentales en la gestión de proyectos de ingeniería. Las fases de planificación FEL minimizan la probabilidad de problemas durante las fases de implementación y puesta en marcha y operación.

Esta metodología utiliza un proceso de etapa-compuerta, en el cual un proyecto debe pasar a través de compuertas para avanzar en el desarrollo de las etapas, el requisito para avanzar a la siguiente parte del proceso es la aprobación de la etapa anterior. Esto asegura que cada etapa del proyecto sea debidamente planificada y aprobada antes de continuar con el proyecto (ver Figura 8). De esta manera involucra el desarrollo de la información estratégica suficiente con la cual el encargado del proyecto pueda manejar el riesgo y tomar decisiones parar separar o apropiar los recursos necesarios y así maximizar el potencial de éxito. El objetivo principal durante las fases de FEL es gestionar eficazmente el riesgo al desarrollar el proyecto.

Figura 8. Proceso Etapa-Compuerta de la metodología Front End Loading. Fuente: Tomado de [66]

Para gestionar los proyectos de EE y a su vez la AE, igualmente se requiere de una metodología de gestión que permita dividir el proyecto en subproyectos y éstos a su vez en etapas, de tal forma que se tengan mecanismos de control entre una etapa y la otra soportados en indicadores, con el fin de hacer una realimentación y determinar si se cumple o no con las condiciones para continuar con la siguiente etapa, de igual manera estos indicadores en cada etapa deben alimentar indicadores macro que serán la base para la toma de decisiones y la determinación de continuar con las siguientes fases del proyecto de EE.

Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores en la presente tesis se propone el uso de la metodología Front End Loading en la gestión de proyectos de EE.

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Con el fin de aplicar la metodología FEL a la gestión de proyectos de EE se propone que la primera fase del mismo, AE, conforme lo que se ha denominado el Front End Loading que a su vez se dividirá en FEL 1, FEL 2 y FEL 3, la fase de diseño de las medidas de EE hace parte del ciclo de vida correspondiente a la ejecución del proyecto y finalmente la fase de implementación y seguimiento hace parte del ciclo de vida correspondiente a la puesta en marcha y operación (ver Figura 9). De esta forma se garantiza que la mayor influencia se refleje en la fase de AE, ya que esta fase determina el alcance del proyecto y permite a la ESE tomar decisiones para continuar o no con el proyecto antes de realizar grandes inversiones económicas.

Figura 9. Relación fases del proyecto de eficiencia energética con la metodología FEL. Fuente: Propia.

Cada una de las fases contiene actividades y entregables que al ser ejecutados darán cumplimiento al objetivo de la fase correspondiente, por esta razón se propone aplicar el proceso de etapa-compuerta para la gestión de proyectos de EE, con el fin de garantizar que al final de cada fase exista una evaluación mediante un banco de indicadores del cumplimiento de los objetivos de dicha fase, con el fin de tomar la decisión de continuar con el desarrollo de la siguiente fase, hacer una realimentación para revisar y modificar las condiciones anteriores o sencillamente cancelar el proyecto (ver Figura 10). Con la aplicación del proceso etapa-compuerta se garantiza una evaluación constante del estado del proyecto de EE y la factibilidad del mismo. Una vez finalizada la AE, mediante un banco de indicadores la ESE podrá evaluar si cuenta con las condiciones necesarias para continuar con la fase de diseño de las medidas de EE. Igual proceso se aplica durante la fase de diseño para continuar con la fase de implementación y seguimiento. Finalizadas las tres fases, se debe hacer una última evaluación del proyecto para finalmente dar cierre y realizar la facturación del servicio.

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Figura 10. Fases del proyecto de eficiencia energética según el proceso Etapa-Compuerta. Fuente: Propia.

El proceso de etapa-compuerta aplicado a las fases del proyecto de EE, se puede replicar de manera similar a la fase de AE, con el fin de ver cada una de las etapas como subproyectos los cuales contienen objetivos, actividades y entregables (ver Figura 11).

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Figura 11. Etapas de la AE según el proceso Etapa-Compuerta. Fuente: Propia.

Teniendo en cuenta lo anterior y que como se mencionó en el planteamiento del problema, la principal dificultad para el desarrollo de proyectos de EE se evidencia en las etapas iniciales del procedimiento, que abarca todo lo referente a la recolección y análisis de la información, debido a la carencia de un procedimiento de AE detallada para las ESEs y de herramientas para que éstas puedan evaluar la factibilidad de los proyectos de EE en una organización en particular, el desarrollo del trabajo de tesis se centra en la estructuración de las etapas y el diseño y definición de indicadores de la fase de AE como una herramienta que facilite a las ESEs el desarrollo de proyectos de EE.

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3. DEFINICIÓN DE LAS ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA