CAPITULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1. Modelo de Gestión Administrativa para el terminal terrestre de la ciudad de Puyo
Tema: Desarrollo de los lineamientos del Modelo de Gestión Administrativa para mejorar los procesos de dirección en el Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza.
Introducción
La propuesta se enmarca en el planteamiento metodológico de autores como: Lourdes Munch, quien indica claramente cuáles son las técnicas más óptimas para incidir en la organización de la empresa; también se ha tomado como referencia al modelo de gestión planteado por José Fuentes Moyano, quien ha proporcionado la técnica de cómo unir las partes necesarias y generar una propuesta coherente que sea aplicable y que le sirva a la empresa para resolver el problema presente.
El Modelo de Gestión Administrativa está constituido por algunos componentes que interrelacionados entre sí permitirá mejorar la calidad de los procesos de dirección del Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza.
Componente 1.- Se refiere al control administrativo, a la ejecución de formularios para conocer el estado actual de cartera vencida en cuanto a los arrendatarios del espacio físico que posee el Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, es necesario hacer un refinanciamiento de deuda pendientes para lograr una eficiencia en los cobros.
Componente 2.- Se refiere al control financiero, al desarrollo de un manual financiero, para que los ingresos económicos que genera el Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza sean recaudados y utilizados de mejor manera, definiendo así funciones, responsabilidades de jefes y subordinados que se encuentren laborando dentro de la entidad mencionada.
Componente 3.- Comprende en el desarrollo de un manual de funciones, en el cual se establece los lineamientos de cargo, definiendo subordinados, jefe inmediato, funciones, responsabilidades y el perfil profesional para cada miembro de la entidad, lo que evitará la duplicidad de funciones y regulará la línea de autoridad.
Componente 4.- Comprende el diseño de modelo de gestión administrativa permitirá optimizar la ejecución de los procesos, con el fin de incrementar la calidad y eficacia
en la gestión empresarial, lo que también significa una importante reducción en el tiempo empleado en las actividades e incrementado en la calidad y eficiencia en el trabajo realizado.
La aplicación de un modelo gestión administrativa es una estrategia que le permitirá a la entidad crecer, a través de la definición de responsabilidades para cada uno de los colaboradores y la determinación de procesos ágiles y claramente establecidos.
Justificación
El modelo de gestión propuesto es un esquema o marco de referencia que permitirá tomar decisiones en la administración. El Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza tendrá un modelo de Gestión en el que se base para desarrollar sus políticas y decisiones y con el cual pretenden alcanzar los objetivos planteados, y se justifica porque:
El modelo de Gestión es un elemento que permitirá organizar al personal definiendo funciones y evaluando su cumplimiento, es así que la Gestión contará con un instrumento para organizar internamente sus actividades diarias, así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.
La gestión radica en que su constitución es en la base del trabajo de calidad donde se detallan cada uno de los procesos y actividades de los departamentos, siendo esto de vital importancia para ofrecer un servicio de calidad.
Los procesos son básicos en el funcionamiento diario de la organización y para la imagen institucional incidiendo además en el clima laboral para ofertar prestaciones de calidad y calidez.
Y porque lograra mejorar la gestión en un desarrollo armónico entre empleados, trabajadores, arrendatarios, frecuencias de buses interprovinciales y la comunidad en general demostrando eficiencia y efectividad en el desarrollo de cada una de las actividades.
Desarrollo de los Componentes del Modelo de Gestión administrativa.
Es fundamental que las actividades propuestas aporten al beneficio y desarrollo de la Administración del Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo.
COMPONENTE 1.-
CONTROL ADMINISTRATIVO
Es la función administrativa que mide y corrige el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas específicas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.
Proponemos ejecutar formularios para conocer el estado actual de cartera vencida en cuanto a los arrendatarios del espacio físico que posee el Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, es necesario hacer un refinanciamiento de deuda pendientes para lograr una eficiencia en los cobros, es por ello que se plantea formularios de actualización de información.
Formulario de actualización de información del arrendatario. Formulario de refinanciamiento de deuda.
DATOS PERSONALES
Información personal
Apellido Paterno Apellido Materno Primer Nombre Segundo Nombre
Sexo: Estado civil:
Masculino Soltero /a Unión libre Femenino Casado /a Viudo/a
Domicilio:
Ciudad Calle Principal Intersección Teléfono fijo
Fecha de nacimiento Provincia de nacimiento Cantón de nacimiento Nacionalidad
Número de cédula Correo electrónico Teléfono móvil
Lugar de trabajo:
Ciudad Calle principal Intersección Teléfono fijo
Figura 18 Formulario de actualización de información del arrendatario. Fuente: Investigación personal
Elaborado por: Verónica León Valdiviezo
FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE LOS ARRENDATARIOS DEL TERMINAL
TERRESTRE DE LA CIUDAD DE PUYO, PROVINCIA DE PASTAZA
DATOS PERSONALES
Información personal
Apellido Paterno Apellido Materno Primer Nombre Segundo Nombre
Sexo: Estado civil:
Masculino Soltero /a Unión libre Femenino Casado /a Viudo/a
Domicilio:
Ciudad Calle Principal Intersección Teléfono fijo
Fecha de nacimiento Provincia de nacimiento Cantón de nacimiento Nacionalidad
Número de cédula Correo electrónico Teléfono móvil
Lugar de trabajo:
Ciudad Calle principal Intersección Teléfono fijo
Re planificación de deuda:
Números de cuotas vencida Valor de la deuda Forma de pago de las cuotas vencidas
Figura 19 Formulario de Refinanciamiento de deuda. Fuente: Investigación personal
Elaborado por: Verónica León Valdiviezo
FORMULARIO DE REFINANCIAMIENTO DE DEUDA DE LOS ARRENDATARIOS DEL TERMINAL
TERRESTRE DE LA CIUDAD DE PUYO, PROVINCIA DE PASTAZA
Figura 20 Cuadro de Re planificación de Deuda Fuente: Investigación personal
Elaborado por: Verónica León Valdiviezo
CUADRO DE RE PLANIFICACIÓN DE DEUDA
Nombre del Deudor:………. Valor total de lo adeudado: ……….……….
PLAZO ARRIENDO MENSUAL REPLANIFICACION DE LA DEUDA VALOR TOTAL DE PAGO 3 meses 6 meses 9 meses 12 meses
Los señores usuarios de los espacios físicos arrendados en el Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, que han incumplido la deuda en el último año, deberán re planificar su deuda a 3, 6, 9y 12 meses de forma voluntaria y obligatoria.
2. Las personas que hayan re planificado la deuda deberán cancelar los haberes pendientes incluido la renta que genere el mes que utiliza el espacio físico.
Luego de haber cumplido con el plazo para el cumplimiento de las obligaciones pendientes, empezará a abonar el valor del arriendo mensual normal.
Las personas que incumplieren los acuerdos entre el Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo y el arrendatario, serán inmediatamente notificados la primera vez verbalmente, la segunda vez de forma escrita y la tercera vez mediante el juez competente de la Ley del Inquilinato.
Los arrendatarios que incumplieren con los términos del contrato, se finiquitará el contrato mediante el Art. 30 de la LEY DEL INQUILINATO.
TERMINAL TERRESTRE DE LA CIUDAD DE PUYO, PROVINCIA DE PASTAZA
Formulario de Recepción de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones
Fecha:………. Hora:………. QUEJA SUFERENCIA FELICITACIÓN
Departamento que visita:
Servicio al cliente Secretaría Coop. Transporte Otros
Motivo de Queja, Sugerencia o Felicitación
Calidad de atención Falta de información Tiempo de espera para ser atendido Tiempo de atención al requerimiento solicitado Otro
Detalle de Queja, Sugerencia o Felicitación
Datos del Interesado
(Si desea recibir una respuesta, por favor consigne de forma legible y completa los datos requeridos a continuación)
Nombres y Apellidos
completos:……… Tipo de documento: Cédula Pasaporte Otro
Dirección de domicilio:……… Ciudad:……….. Teléfono:………... Correo electrónico:……….. Firma:………
Figura 21 Formulario de Sugerencias, Quejas y Felicitaciones Fuente: Investigación personal
Definiciones
Queja.- Expresiones de descontento, disgusto, insatisfacción, o desconformidad de los ciudadanos, por cualquier inconveniente que altere la relación Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza y el usuario, tales como mala atención, problemas al efectuar tramites.
Sugerencia.- Iniciativas formuladas por los ciudadanos para mejorar la calidad de los servicios, simplificar trámites administrativos o aquellos que resulten innecesarias, así como cualquier otra medida de carácter general que contribuya al mejor desempeño del Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza.
Felicitación.- Reconocimiento al esfuerzo y dedicación a los funcionarios por un servicio ágil y eficaz, brindado una asistencia y buen manejo de la información a los usuarios.
Observaciones:
1. Las quejas formuladas no tendrán, en ningún caso, la calificación de recursos administrativos o reclamación económica, ni paralizaran los plazos establecidos en la normativa legal vigente para interponerlos.
2. Las quejas y sugerencias podrán ser presentadas de manera formal (llenar los datos del interesado).
3. Los datos del interesado serán confirmados por parte del Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza en caso de detectarse falsedad u omisión de los mismos, la Administración procederá a la finalización y archivo del trámite.
COMPONENTE 2.-
CONTROL FINANCIERO.
Proponemos señalar medidas de ahorro o reducción de costos diferentes de costos en diferentes unidades del terminal terrestre; también determina si se puede reorientar los ingresos y gastos de inversiones para potenciar, garantizando el cumplimiento de los objetivos trazados, además la propuesta se debe ejecutar de manera permanente, para así poder solucionar de manera rápida y eficaz las desviaciones que pueden presentarse en lo concerniente a ingresos por servicios.
La propuesta corrige los errores detectados, las medidas correctivas orientan a reconducir una situación positiva detectada en el diagnóstico, las medidas adoptadas de prevención o de corrección evitaran la recurrencia en el error, la omisión, la desviación o la alteración corregida. Y los logros en materia financiera servirán para motivar a los colaboradores, especialmente si existe una política de remuneraciones vinculada a determinar resultados.
Es por ello que se plantea procesos correctivos. Sistema de Automatizado de boletaje.
Reglamento de control y manejo de recursos económicos Propuesto.
Sistema Automatizado de Boletaje para el Terminal Terrestre de Usuarios y Unidades Interprovinciales
Usuario o Pasajero.- Los usuarios del Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza, serán aquellos que viajen a distintos puntos del país en un transporte público, el usuario deberá adquirir un boleto, ticket o billete el mismo que asegura los diversos derechos que tiene al pasajeros. (La permanencia en el transporte durante el trayecto, un seguro en caso de accidente)
La condición de pasajero es creada en el momento en que una persona accede a un viaje en el cual no realiza ningún tipo de dirección del vehículo, sino que simplemente es trasladado por otro desde un punto a otro diferente. Por esta acción, el usuario siempre debe pagar una cantidad de dinero o, en el caso de algunas regiones del planeta, se puede hacer algún trueque por otros elementos que no sean dinero. En el particular caso de las personas que hacen dedo o que solicitan a desconocidos ser transportados de manera gratuita, como un acto de solidaridad, también se puede considerar como pasajero a aquel que es ayudado.
El señor pasajero para hacer uso de un medio de transporte interprovincial en el Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, deberá adquirir el boleto con dinero en efectivo y al costo que cada una de las cooperativas así lo han determinado.
Contrato de viaje
Art. 1 En caso de fuerza mayor como: derrumbes motines etc., se suspenderá el viaje. Art. 2 El pasajero deberá presentarse con 15 minutos antes de la hora de salida, si llega tarde pierde el valor del boleto.
Art. 3 No se transportará a personas en estado de embriaguez, bajo el efecto de estupefacientes, ni con objetos peligrosos o animales.
Art. 4 El pasajero tiene derecho a llevar hasta 3o libras de maleta de equipaje, sin costo adicional.
Art. 5 El controlador es el único responsable de recibir el equipaje y carga, en caso de pérdida el transportista responderá hasta el valor de $20, 00 previo la entrega del ticket.
Art. 6 El pasajero debe reclamar al controlador al entregar su equipaje, el ticket correspondiente. La empresa no responde por equipajes sin ticket.
Art. 7 El canje de boletos se hace por una sola vez hasta una hora antes de la hora de salida.
Art. 8 En caso de accidentes de tránsito las lesiones que sufra el pasajero están amparados por la póliza de seguro obligatorio que tiene contratado la empresa.
Art. 9 Señor pasajero por su seguridad denuncie directamente ante nuestras oficinas el exceso de velocidad, la conducción peligrosa y toda irregularidad que observe durante el viaje; al siguiente contacto (número de la cooperativa de transporte).
Procesos para la Utilización del Servicio de Transporte del Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza
1. El usuario deberá acercarse a las ventanillas de las distintas cooperativas que brindan el servicio “dependiendo su lugar de destino”
Figura 22 Adquisición de boletaje (usuario o pasajero) Fuente: Investigación personal
Elaborado por: Verónica León Valdiviezo
2. El usuario deberá adquirir el boleto debidamente registrado y con el código de identificación correspondiente
Figura 23 Máquina de Impresión de boleto con código de barra Fuente: Investigación personal
Elaborado por: Verónica León Valdiviezo
3. El costo de boleto deberá ser cancelar en moneda nacional (dólares)
Figura 24 Boleto adquirido por el Usuario Fuente: Investigación personal
Características del boleto
Figura 25 Seguridades del Boleto Fuente: Investigación personal
Elaborado por: Verónica León Valdiviezo
4. El usuario luego de haber adquirido el boleto con el lugar de destino, deberá presentarse al andén de ingreso al terminal salida con el tiquete respectivo.
Una vez ubicado en el andén de ingreso al terminal de vehículos, el usuario deberá procede a retirar el tiquete de código de barras (especie valorada y contabilizada), para quedarse con el boleto de destino el mismo que necesitara para presentarlo al controlador en caso de solicitarlo o para justificar en cualquier actividad que requiera.
Figura 26 Andén de Ingreso Fuente: Investigación personal
Elaborado por: Verónica León Valdiviezo
5. El usuario deberá pasar por el lector de código de barras, para que se habrá las seguridades respectivas
Figura 27 Lectura del ticket Fuente: Investigación personal
Elaborado por: Verónica León Valdiviezo
Figura 28 Torniquete Trípode tr-8203 Fuente: Investigación personal
Elaborado por: Verónica León Valdiviezo
Torniquete Tripode sencillo, para el control de entradas y salidas en instalaciones sencillas mediante un sistema mecánico o eléctrico Estructura con dimensiones muy reducidas para poderse instalar en un espacio reducido.
1. Carrocerías en plancha de acero inoxidable AISI-304 o AISI316 de 1,5mm de ascensor y acabado satinado.
2. Pedestal de soporte en tubo de acero al carbón pintado, (color estándar negro).
3. Tapa superior practicable con bisagras de sujeción, para una mayor comodidad en las tareas de instalación y mantenimiento, cerrada bajo llave de seguridad, por lo que se accede al mecanismo.
4. Mecanismo de funcionamiento unidireccional o bidireccional, con un sistema de posicionamiento y amortiguación del brazo. Tratamiento de las piezas por cataforesis, rodamientos engrasados de por vida.
5. Brazos (tripode) giratorios, fabricados en tubo de acero inoxidable AISI-304 o AISI316.
6. Sujeción al suelo a través de la plenita de base, mediante tornillos y tacos de expansión, que suministran con el equipo.
FUNCIONAMIENTO
Cada pasillo permite diferentes modos de funcionamiento siendo lo más destacados.
A) Acceso Libre.
B) Acceso cerrado mecánicamente.
C) Acceso cerrado eléctricamente con desbloqueo en caso de emergencia. D) Acceso cerrado en apertura eléctrica
mediante lector de tarjetas o tiquetes, pulsados y/o interruptores de mando, células foto-eléctricas, etc.
SENTIDO DE DIRECCIÓN DE PASO
Al cursar el pedido hay que indicar el funcionamiento elegido para cada uno de los pasillos y para cada sentido de paso.
Ejemplo para paso sencillo.
Sentido de paso (1) cerrado mecánicamente (C) y sentido de paso (2) cerrado con apertura mediante lector (E) la información gráfica seria 1C-2E
A FACILITAR POR EL COMPRADOR
Alimentación eléctrica a 230 V 5060 Hz + Tierra
Cableado eléctrico de alimentación de mando y control
Todos los boletos deberán ser numerados y contabilizados automáticamente en la contabilidad del Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, proponiendo evitar los riesgos o desfalcos económicos a los ingresos de los servicios del Terminal Terrestre de la ciudad de puyo.
Anden para Salida de Usuarios
Figura 29 Buzón de Sugerencias Fuente: Investigación personal
Control financiero
El Control Financiero en el Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, se entiende como los resultados reales de los ingresos económicos enfocados en distintas perspectivas y momentos comparados con los objetivos, planes y programas a corto, mediano plazo. Estos procesos de control y ajustes comprobaran y garantizaran los debidos procesos, de esta manera será posible modificarlos de la forma correcta en caso de desviaciones, irregularidades o cambios imprevistos.
Proceso de recaudación de recursos económicos
Recaudación.- Los recursos que se recauden serán en moneda vigente (dólares) y/o moneda de países transados. De arrendatarios, tiques, proyectos propuestos a organizaciones, donaciones y otros afines al mejoramiento de la administración del terminal terrestre.
Reglamento de control y manejo de recursos económicos Propuesto
Responde a la necesidad del Terminal Terrestre de la ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza para organizar eficazmente las actividades; por lo que es necesario conocer con toda precisión lo que cada funcionario y/o trabajador debe ejecutar. Competencias que requieren para “hacerlo bien”.
De las Autoridades
Art. 1.- El señor Alcalde y el Concejo cantonal, serán los encargados de seleccionar al administrador del Terminal terrestre de la ciudad de Puyo. Para su nominación el candidato a administrador deberá poseer título de tercer y/o cuarto nivel y con una experiencia mínima de 2 años en trabajos a fines.
Art. 2.- Las autoridades nominativas deberán facilitar al administrador las instalaciones físicas y la selección del personal administrativo y operativo para el desarrollo de las actividades de manera autónoma. Se prohíbe las restricciones o el direccionamiento político que pueda quebranten o alterar la planificación presentada por el delegado seleccionado, económicas y administrativas, el mismo que deberá ir cumpliendo con el Plan Operativo Anual, presentado por el Administrador.
Art. 3.- Las autoridades deberán recibir trimestralmente un informe de las actividades económicas conforme Normas Internacionales de Información Financiera NIIF.
Art.4.- Los recursos económicos que maneje el administrador serán abalizados por el Alcalde y el Consejo Cantonal de la municipalidad del cantón Pastaza, y en cumplimiento a lo planificado en el flujo del efectivo.
Art.5. La autoridad solicitará una conciliación bancaria cuando lo creyeren conveniente.
Art.6. El Alcalde o el Consejo Cantonal podrán solicitará el arqueo de caja cuando lo creyeren convenientes.
De la Apertura de cuenta
Art. 7.- El administrador al momento de Aperturar la cuenta no deberá tener problemas con los buros de créditos y/o procesos judiciales personales y más que determine la ley.
Art. 8.- El administrador deberá Aperturar una cuanta de ahorro, corrientes o electrónica en un Banco de la localidad en donde recibirá los ingresos económicos de