Nivel Académico

En el nivel académico se debe tener muy en cuenta el nivel de educación y la profesión requerida en las diferentes áreas de trabajo, aquí se conoce el dominio de otros idiomas, el conocimiento académico, y los estudios establecidos que requiere el cargo.

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5.06.05 Experiencia.

Identifica los conocimientos y experiencias que debe tener el candidato para poder ejecutar el cargo, la experiencia obtenida en el lapso de la vida laboral es de gran importancia a la hora de desempeñar las tareas establecidas.

5.06.07 Actividades.

Figura: 14 Actividades Fuente: Estudio de Caso

Elaborado por: Elizabeth Bejarano

INICIO

SEMANA 1

Ejecutar la revisión e impresión del manual de funciones.

Preparar métodos adecuados para el conocimiento del manual.

Establecer un cronograma de actividades para socializar el manual.

SEMANA 2

Capacitar al personal sobre las funciones que deben realizar en cada área de trabajo y los beneficios del manual

Entregar correctamente el manual de funciones

Seguimiento en la implementación del manual

SEMANA 3 Seguimiento del desempeño y cumplimiento.

Evaluación de resultados.

SEMANA 4

Comprobación de resultados, mediante evaluaciones de desempeño.

SEMANA 5

Iniciar la participación y el compromiso con los trabajadores.

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5.07 Manual de Funciones

Este manual específica y desagrega la estructura organizacional de la empresa LA FABRIL S.A. para cada puesto de trabajo, detalla la misión del mismo, las funciones, los conocimientos, las experiencia y sus competencias genéricas.

Por la fuerza de la empresa, este manual no deberá ser considerado como rígido e invariable. Por el contrario, el manual necesitara ajustes y actualizaciones a la medida que nuevas situaciones se presenten o se modifiquen los escenarios del entorno.

 OBJETIVO

Instruir a los trabajadores de la empresa La Fabril S.A sobre los objetivos, las competencias, habilidades, aptitudes, responsabilidad y riesgos laborales de cada uno de los cargos de la empresa, minimizando el desconocimiento de las obligaciones y responsabilidades de cada uno y la repetición de funciones.

 ALCANCE:

Se utiliza para todos los cargos y trabajadores existentes en la empresa La Fabril S.A.

 DEFINICIONES

Nivel Académico: referente al nivel escolar y programas académicos que se solicitan para el desarrollo del cargo (Educación básica, técnica, o profesional).

Entrenamiento: se da referencia a la preparación fundamental o trascendental para el desarrollo de las funciones propias del cargo; programas de capacitación, entrenamiento, cursos o talleres de actualización, diplomados, maestrías, especializaciones o doctorados.

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Experiencia: se refiere al tiempo en las acciones laborales relacionadas y que necesita el cargo con profesionalidad, calidad, efectividad y de impacto positivo en la industria.

Competencias Genéricas: las conductas, sus habilidades, las destrezas o aptitudes requeridas para desempeñar eficiente una tarea o actividad; se representan de forma sencilla, clara, exigible. Estas capacidades están relacionadas con los demás métodos de Desarrollo Humano.

Manual de cargos: son los documento que resume las funciones, las responsabilidades, los alcance, requisitos de educación, entrenamiento, competencias genéricas y experiencias que deben tener los cargos de la empresa La Fabril S.A. para luego integrarlos y relacionarlos con la formación, experiencia y competencias de los trabajadores que se desempeñan en los diferentes cargos.

 ACLARACIONES:

Si falta algún soporte de educación, el certificado de mayor nivel validará aquellos que se encuentren por debajo de este. Los diferentes cargos que conforman el actual manual, se clasifican en cargos directivos-gerenciales, cargos administrativos (de niveles medios).

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5.07.01 Índice Ocupacional

El índice está diseñado la primera letra (N) es la línea a la que pertenece, las dos siguientes letras corresponde a las iniciales del cargo, los siguientes dígitos numéricos se identifica el área al que pertenece.

Tabla 14 Índice Ocupacional

Fuente: Estudio de Caso

Elaborado por: Elizabeth Bejarano

TIPOS DE CARGOS CODIGO

GERENTE GENERAL N01-GG-01

DIRECCIÓN DE OPERACIONES N02-GO-02

DIRECCIÒN RECURSOS HUMANOS N02-RH-03

DIRECCIÒN ADMINISTRATIVA N02-GA-04

DIRECCIÒN COMERCIAL N02-GC-05

DIRECCIÒN FINANCIERA N02-GF-06

REFINADO N03-R-02

DESCOMPOSICION N03-D-02

DESTILADO N03-D-02

OFICINAS DEL PERSONAL N03-OP-03

SECRETARIA N03-S-04

ASISTENTE LOGISTICA N03-AL-04

DIRECTOR COMERCIAL N03-DC-05

CONTABILIDAD N03-C-06

LUBRICACIÒN N04-L-02

TERMINACION N04-T-02

AREA DE MARKETING N04-AM-02

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TIPOS DE CARGOS DE LA EMPRESA LA FABRIL S.A.

GERENTE GENERAL La Fabril S.A DESCRIPCION DE CARGO GERENTE GENERAL N01-GG-01 Datos de Identificación

Localización Operaciones Corporativas

Nivel de reporte inmediato Director General

Misión del Cargo

“Generar mayor volumen de ingresos, manteniendo la calidad y el servicio. Dirigir, Supervisar y Controlar la operación del establecimiento. Mantener en óptimas condiciones las instalaciones, mobiliario y equipo existente. Dirigir, Supervisar, Controlar y Capacitar al personal a su cargo. Generar y mantener toda la información y controles requeridos por Dirección General. Implementar las estrategias y lineamientos establecidos por Dirección General de la Empresa La Fabril S.A.”

Organigrama del cargo

Pe

rf

il

Formación Académica Conocimientos adicionales

Idiomas necesarios Nivel de Experiencia

Licenciatura trunca o Pasante de cualquier área Económico- Administrativa. Plantación, Dirección, Supervisión y Control en el área administrativa y de operación. Manejo de Equipo de Cómputo y software administrativo. Manejo de mobiliario y equipo existentes en el establecimiento. Inglés (80%).

Excelente manejo del idioma inglés.

Dos años de experiencia en el puesto o similares.

Director General

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Responsabilidades del cargo

FUNCIONES ESPECÍFICAS Cumplir y hacer cumplir el reglamento interno de trabajo. Supervisar el inicio diario de operaciones y generar los reportes necesarios. Supervisar la operación en las áreas funcionales. Proveer al personal y áreas de lo necesario para desarrollar sus funciones. Garantizar que el personal mantenga la excelencia en la atención al cliente. Controlar y supervisar cotizaciones, compras y pago a proveedores. Supervisar el buen estado de las instalaciones y mobiliario existente. Supervisar el cierre diario de operaciones y generar los reportes necesarios. Asignar permisos y

descansos, de acuerdo a operación y lineamientos establecidos. Dirigir las juntas de personal.

PROPÓSITO DEL PUESTO Asegurar el funcionamiento óptimo de todas las áreas de la empresa, encaminando todos los esfuerzos a generar mayor volumen de ventas, de acuerdo a la filosofía de la empresa.

ELABORADO POR: Elizabeth Bejarano

APROBADO POR:

ANALISTA DE TALENTO HUMANO

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QUITO 2017-2018 DIRECCIÒN DE OPERACIONES La Fabril S.A DESCRIPCION DE CARGO DIRECCIÒN DE OPERACIONES N02-GO-02 Datos de Identificación

Localización Operaciones Corporativas

Nivel de reporte inmediato Gerencia General

Misión del Cargo

“Mantener actualizada las funciones y responsabilidades de las diferentes organizaciones de su dependencia, controla los cumplimientos da la misión de las divisiones y de la administración de ellas, administrar cada uno de los recursos humanos, financieros y materiales que son asignados para el cumplimiento de la planificación anual de la empresa La Fabril S.A”

Organigrama del cargo

Pe rf il

Formación Académica Conocimientos adicionales

Idiomas necesarios Nivel de Experiencia

Formación Superior Universitaria, Administrativas Operacionales, o carreras afines. Informáticos: Microsoft Office, Sistema PAC, Ideal Maestrías, relacionadas con Gestión Operacional, Dirección y Organización Industrial, Sistemas de Gestión, Procesos. Relaciones Interpersonales Uso de Equipos de Protección y normas de seguridad

Excelente manejo del idioma inglés.

De 3 a 4 años en posiciones o funciones similares para empresas de industrias. Gerencia General

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ELABORADO POR: Elizabeth Bejarano APROBADO POR:

ANALISTA DE TALENTO HUMANO GERENTE GENERAL

Responsabilidades del cargo

ÁREAS DE REFINADO, DESCOMPOSICIÓN, DESTILACIÓN, LUBRICACIÓN Y TERMINACIÓN.

 Mantener las mejores relaciones laborales con todo el personal bajo su cargo, velando por el cumplimiento del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad Industrial y del Código de Conducta de ENAER, obteniendo el mayor compromiso de dicho personal con la empresa.  Establecer, la matriz de riesgos de los procesos de sus organizaciones.

 Proponer los planes de mitigación de los riesgos que afectan a los procesos de sus organizaciones.  Cumplir con las tareas específicas que les asigna el Manual de Gestión de Calidad de la Empresa, Manual de Procedimientos de Mantenimiento del CMA-121 y los procedimientos internos relacionados con las actividades de la Gerencia de Operaciones, proponiendo la actualización de estos documentos, cuando sea requerido.

 Integrar, según lo indicado en el ROF, los diferentes Comités que cumplen tareas asesoras y/o resolutivas, sin perjuicio de sus funciones habituales. Tales como Comité de Gerentes, Normativo- Técnico, Bipartito de Capacitación y Comité de Cotizaciones y Contratos.

 Nombrar al personal con las competencias y atribuciones que les corresponda, para integrar los diferentes comités, ya sean permanentes o transitorios, en que la Gerencia de Operaciones debe participar.

 Definir los planes, políticas y objetivos de la Gerencia, revisar los resultados de indicadores, cumplimiento de metas y evaluar la eficacia y oportunidad de las acciones determinadas.

 Lograr los niveles de eficiencia productiva que permitan, entregar los productos y servicios en la oportunidad y calidad acordados con los clientes y dentro de los costos establecidos, controlando que se cumplan los ciclos tanto de sus procesos productivos como administrativos.

 Velar por el mejoramiento continuo de los procesos y capacidades de los estamentos bajo su mando, administrativos y operativos.

 Promover el desarrollo de nuevas capacidades, en los productos y servicios establecidos en su misión.

PLANTA PROCESADORA

 Velar por la correcta alineación de la planificación estratégica, con la planificación táctica y operativa de la Gerencia de Operaciones, así como, la alineación de sus procesos de negocios con la estructura organizacional y de apoyo de los sistemas de información.

 Evaluar la incorporación de nuevas tecnologías en todos los ámbitos de la Gerencia de Operaciones, propiciando un ambiente adecuado para la innovación y desarrollo.

 Estudiar la mantención, aumento y disminución de capacidades, para proyectar el desarrollo de oferta de productos y servicios en los mercados objetivos.

INDUCCIÓN AL PERSONAL NUEVO

 A través de la Sección de Operaciones de Vuelo, efectuar las coordinaciones y apoyos necesarios para la ejecución de los vuelos de aeronaves, como consecuencia de un servicio, además de mantener la custodia del material de vuelo propio.

 Velar que los productos en proceso, estén siempre relacionados con una Orden de Trabajo de ventas y asociados a un Proyecto y Tarea.

 Definir y priorizar las inversiones, que cada una de las Divisiones dependientes de la Gerencia requieran, para mejorar sus procesos productivos y administrativos.

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QUITO 2017-2018 DIRECCIÓN RECURSOS HUMANOS

La Fabril S.A DESCRIPCION DE CARGO DIRECCIÔN DE RECURSOS HUMANOS N02-TH-03 Datos de Identificación

Localización Operaciones Corporativas

Nivel de reporte inmediato Gerencia General

Misión del Cargo

“Gestiona a las personas para garantizar el cumplimiento de las distintas funciones en cada jornada y que los puestos estén siempre cubiertos, aplica las fórmulas de contratación más adecuadas en cada caso, remunera a los trabajadores de la empresa La Fabril S.A”

Organigrama del cargo

Pe

rf

il

Formación Académica Conocimientos adicionales

Idiomas necesarios Nivel de Experiencia

Bachiller en Administración o afines Utilitarios informáticos: Microsoft Office, Sistema PAC, y técnicas en Talento Humano N/A De 2 a 3 año en posiciones o funciones afines. Gerencia General Dirección de Recursos Humanos

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Responsabilidades del cargo

SELECCIÓN Y CONTRATACION DE PERSONAL

 Analizar y detectar la necesidad de contratación de personal

 Garantizar el normal desarrollo de los procesos de reclutamiento, selección, contratación, inducción, de los empleados.

 Recibir hojas de vida.

 Pre-seleccionar a los candidatos.

 Convocar a los aspirantes a una entrevista.

 Efectuar y evaluar los resultados de la entrevista y/o pruebas según el cargo.

 Verificar referencias.

 Tramitar una cita con el departamento médico para realizar los exámenes de ingreso necesarios.

 Realizar el aviso de entrada de afiliación a IESS.

 Escanear los documentos requeridos para el ingreso del empleado.

 Elaborar el Contrato de Trabajo y documentos adicionales para subir a la página web del Ministerio de Relaciones Laborales.

 Crear la carpeta individual para el empleado y adjuntar en ella sus documentos.

NOMINA

 Mantener actualizado el listado del personal vinculado a la empresa para facilitar el proceso de pago de nómina.

 Ingresar, verificar y/o modificar información en la base de datos para la nómina de personal

 Verificar y/o modificar información para cierre de quincena.

 Recopilar e ingresar información y novedades al sistema de nómina PAC (horas suplementarias, horas extraordinarias, horas nocturnas, bonificaciones, inasistencias, préstamos, descuentos etc.).

 Liquidar y pagar la nómina a los empleados de la empresa en fin de mes

 Liquidar todas las prestaciones contempladas por la ley (Utilidades, Salario Digno décimo cuarto, décimo tercero)

 Realizar la Relación de Dependencia (RDEP Formulario 107).

 Realizar la información sobre el estado Actuarial de los empleados.

DESVINCULACION DEL PERSONAL

 Recibir información sobre la desvinculación del empleado por parte de los supervisores de sección.

 Tramitar una cita con el departamento médico para realizar los exámenes de salida necesarios

 Realizar la desvinculación del personal, con el respectivo aviso de salida y finiquito

 Programar los pagos del personal liquidado

 Ingresar por la página web de Ministerio de Relaciones Laborales los respectivos finiquitos con los respaldos correspondientes (Renuncia, Cheque certificado y el Acta de Finiquito debidamente firmada, toda esta documentación en formato PDF.

CAPACITACIÓN

 Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados, a fin de cumplir con los planes de formación, desarrollo, mejoramiento y actualización del personal, a través de la detección de necesidades de adiestramiento.

SALUD OCUPACIONAL

 Recepción y entrega de los elementos de protección personal

 Dotación de Uniformes

 Registrar las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo

 Tramitar la liquidación de la incapacidad

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QUITO 2017-2018 departamento medico (Viernes)

OTROS

 Revisar y Generar planillas de aportes, préstamos quirografarios y fondos de reserva en el sistema del IESS

 Entregar Roles al personal en quincena y fin de mes.

 Emitir certificados de trabajo a los empleados para los tramites que requieran

 Revisión de las planillas de alimentación.

 Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto del grupo de trabajo

 Atender las consultas, inquietudes y reclamos del personal (beneficios, roles de pagos, liquidaciones, llamados de atención y otros asuntos de su competencia).

 Custodiar y actualizar los expedientes del personal (certificados, solicitudes de vacaciones, memos, historial de IESS, etc.).

 Elaborar, revisar y presentar informes y reportes para la auditoria externa tributaria por parte de Moore Stephens y el INEC

 Requerimiento de papelería y llevar a cabo el control de la salida de la misma

 Entrega de Pagos a los señores Proveedores (Viernes)

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QUITO 2017-2018 DIRECCIÒN ADMINISTRATIVA La Fabril S.A DESCRIPCION DE CARGO DIRECCIÒN ADMINISTRATIVA N02-GA-04 Datos de Identificación

Localización Operaciones Corporativas

Nivel de reporte inmediato Gerencia General

Misión del Cargo

“Supervisar y vigilar que todos los departamentos cumplan los objetivos, reportando a la dirección General de la empresa La Fabril S.A”

Organigrama del cargo

Pe

rf

il

Formación Académica Conocimientos adicionales

Idiomas necesarios Nivel de Experiencia

Ingeniero Comercial; Administración de Empresa o afines Informáticos: Microsoft Office, Sistema PAC, Ideal Maestrías, relacionadas con Gestión Operacional, Dirección y Organización Industrial, Sistemas de Gestión, Procesos. Relaciones Interpersonales Uso de Equipos de Protección y normas de seguridad

Excelente manejo del idioma inglés.

De 2 a 3 año en posiciones o funciones afines.

Gerencia General

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ANALISTA DE TALENTO HUMANO GERENTE GENERAL

Responsabilidades del cargo



FORMULA Y PROPONE A LA GERENCIA GENERAL NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

 Supervisa la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto anual, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

 Elaboración y control de presupuestos.

 Revisar los cheques emitidos por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, aportes, asignaciones, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, y otras asignaciones especiales.

 Aprobar y firmar el reporte de honorarios profesionales bajo la modalidad de horas-hombre y suma Global.

 Aprobar y firmar la emisión de cheques, notas de débito, entre otras, para la adquisición de bienes y servicios.

 Apoyar a la organización en todas las gestiones legales y reglamentarias. (asesorías externas fiscales, contables y/o laborales, etc.).

 Participar en la elaboración de los planes estratégicos establecidos por la Dirección General.-

 Ejecutar y controlar la asignación de los recursos planificados y presupuestados para la institución.

 Supervisar el cumplimiento de los proyectos según lo planificado con la Dirección Ejecutiva.

 Establecer las políticas y normas administrativas que conduzcan al fortalecimiento de los procesos.

 Trazar pautas para que los departamentos y divisiones desarrollen sus actividades conforme a los objetivos estratégicos.-

 Velar por la correcta distribución en la adquisición de materiales, equipos, alquileres, servicios, entre otros.-

 Supervisar los mecanismos que se utilizan para la correcta preservación y mantenimiento de la planta física, equipos, activos y Farmacias del Pueblo.

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QUITO 2017-2018 DIRECCIÓN COMERCIAL La Fabril S.A DESCRIPCION DE CARGO DIRECCIÓN COMERCIAL N02-GC-05 Datos de Identificación

Localización Operaciones Corporativas

Nivel de reporte inmediato Gerencia General

Misión del Cargo

“Consigue vender los objetivos de ventas planeados para que la empresa consiga una rentabilidad, atendiendo y fidelizado a los clientes de la empresa La Fabril S.A”

Organigrama del cargo

Pe

rf

il

Formación Académica Conocimientos adicionales

Idiomas necesarios Nivel de Experiencia

Ingeniero Comercial; Administración de Empresa o afines Informáticos: Microsoft Office, Sistema PAC, Ideal Maestrías, relacionadas con Gestión Operacional, Dirección y Organización Industrial, Sistemas de Gestión, Procesos. Relaciones Interpersonales Uso de Equipos de Protección y normas de seguridad

Excelente manejo del idioma inglés.

De 2 a 3 año en posiciones o funciones afines.

Gerencia General

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QUITO 2017-2018

ELABORADO POR: Elizabeth Bejarano APROBADO POR:

ANALISTA DE TALENTO HUMANO GERENTE GENERAL

Responsabilidades del cargo



DISEÑAR EL ORGANIGRAMA Y LAS DISTINTAS GERENCIAS.

 El organigrama, se utiliza para organizar las tareas y responsabilidades de los integrantes de la organización. También establece los flujos de comunicación, entre los distintos sectores de la estructura organizacional.

 Es muy importante para alcanzar los objetivos y lograr la famosa división y especificación de las tareas.

 La gerencia comercial, es una de las áreas fundamentales del organigrama, debido a las responsabilidades que tiene que asumir su titular.

 El gerente comercial, lleva adelante al equipo de vendedores y lidera a los mismos. Es el nexo entre

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