DESARROLLO DEL EJERCICIO DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL
De acuerdo al Modelo de madurez de la capacidad de preservación digital (DPCMM) que se presentó en el capítulo anterior, se llevó cabo un análisis de deficiencias de las capacidades actuales del Archivo General de la Nación para preservar y proporcionar acceso a los registros electrónicos a largo plazo, con los siguientes resultados:
• El Archivo General de la Nación tiene una política de preservación digital en desarrollo, pero aún no ha sido aprobada o emitida no tiene una estrategia formal para abordar la obsolescencia de la tecnología y tiene un marco de gobierno de conservación digital limitado, basado en un proyecto, que está implementando;
• El Archivo General de la Nación está trabajando actualmente para establecer un marco para la colaboración en la gestión de documentos electrónicos y los problemas de conservación digital;
• Como punto a resaltar, la entidad tiene acceso a expertos técnicos internos o externos que ayudan a los productores de documentos en la creación de documentos listos para la
conservación y / o que apoyan la ingesta de sustitutos y los servicios de almacenamiento de archivos;
• A nivel técnico el Archivo General de la Nación ha adoptado no más de tres formatos, como formatos de conservación preferidos, el repositorio de preservación que tienen actualmente genera y valida los resúmenes de hash SHA-2 antes y después de todas las propiedades significativas de las acciones de preservación repetibles para AIP a través de semiautomáticos. De igual forma el sistema de preservación ingiere paquetes de información a través de medios semiautomáticos que validan la integridad de las propiedades significativas de Administración, Técnica, Procedencia, Descripción de contenido y Descripción de Preservación. Sin embargo, el repositorio de conservación no accede a los documentos electrónicos o sus existencias consisten en un almacenamiento de archivos primitivo (por ejemplo, una unidad compartida o CD / DVD) donde está disponible y no tiene ningún dispositivo formal ni protocolo de renovación de medios en vigor; y
• Finalmente se concluye a través de la aplicación del modelo que el Archivo General de la Nación no tiene documentación formal que defina los derechos, obligaciones y responsabilidades de la Comunidad Designada para que los documentos electrónicos sean transferidos o mantenidos por un repositorio de preservación.
El Archivo General de la Nación complementa el análisis de los documentos electrónicos "en riesgo" a través de la recopilación de información sobre el volumen y la ubicación, los medios y los tipos de formato (listos para la conservación y casi listos para la conservación) de los documentos electrónicos permanentes bajo la custodia de los productores de documentos.
Tabla 17. Nivel De Madurez del AGN para el desarrollo del ejercicio de arquitectura empresarial Nivel 0: Capacidad de preservación digital nominal Nivel 1: Capacidad mínima de conservación digital Nivel 2: Capacidad de Preservación Digital Intermedia Nivel 3: Capacidad de conservación digital avanzada Nivel 4: Capacidad de conservación digital óptima 1. Política de preservación digital 2. Estrategia de Preservación Digital 3. Gobierno 4. Colaboración 5. Conocimientos técnicos 6. Tecnología estándar abierta - Formatos neutros 7. Comunidad designada 8. Encuesta de documentos electrónicos. 9. Ingesta 10. Almacenamiento de archivos 11. Renovación de dispositivos / medios 12. Integridad 13. Seguridad 14. Metadatos de preservación. 15. Acceso
Tabla 18. Descripción de los resultados de la evaluación actual del Nivel De Madurez del AGN para el desarrollo del ejercicio de arquitectura empresarial:
Componente Nivel Descripción métrica de capacidad
1. Política de
preservación digital
El Archivo General de la Nación tiene una política de preservación digital en desarrollo, pero aún no ha sido aprobada o emitida.
2. Estrategia de
Preservación Digital
El Archivo General de la Nación no tiene una estrategia formal para abordar la obsolescencia de la tecnología. 3. Gobierno
El Archivo General de la Nación tiene un marco de gobierno de conservación digital limitado, basado en proyectos, que está operativo o se ha completado con éxito.
4. Colaboración
El Archivo General de la Nación está trabajando actualmente para establecer un marco para la colaboración en la gestión de documentos electrónicos y los problemas de conservación digital.
5. Conocimientos técnicos
El Archivo General de la Nación tiene acceso a expertos técnicos internos o externos que ayudan a los productores de documentos en la creación de documentos listos para la conservación y / o que apoyan la ingesta de sustitutos y los servicios de almacenamiento de archivos
6. Tecnología estándar abierta - Formatos neutros
El Archivo General de la Nación ha adoptado no más de tres formatos, como formatos de conservación preferidos.
7. Comunidad designada
El Archivo General de la Nación no tiene documentación formal que defina los derechos, obligaciones y responsabilidades de la Comunidad Designada para que los documentos electrónicos sean transferidos o mantenidos por un repositorio de preservación.
8. Encuesta de
documentos electrónicos.
El Archivo General de la Nación complementa el análisis de los documentos electrónicos "en riesgo" a través de la recopilación de información sobre el volumen y la ubicación, los medios y los tipos de formato (listos para la conservación y casi listos para la conservación) de los documentos electrónicos permanentes bajo la custodia de los productores de documentos.
9. Ingesta
El repositorio de preservación ingiere SIP a través de medios semiautomáticos que validan la integridad de las propiedades significativas de Administración, Técnica, Procedencia, Descripción de contenido y Descripción de Preservación. Las propiedades significativas se extraen de los SIP y se escriben en Información de Descripción de Preservación (PDI). Los paquetes de información de
archivo (AIP) se crean y transfieren a la función de almacenamiento del repositorio.
10.Almacenamiento de archivos
El repositorio de conservación no accede a los documentos electrónicos o sus existencias consisten en un almacenamiento de archivos primitivo (por ejemplo, una unidad compartida o CD / DVD) donde está disponible.
11.Renovación de
dispositivos / medios
El repositorio de conservación no tiene ningún dispositivo formal ni protocolo de renovación de medios en vigor.
12.Integridad
El repositorio de preservación genera y valida los resúmenes de hash SHA-2 antes y después de todas las propiedades significativas de las acciones de preservación repetibles para AIP a través de semiautomáticos. Los medios y los almacena en Información de Descripción de Preservación (PDI). 13.Seguridad
El repositorio de conservación respalda la seguridad de los documentos electrónicos bajo su custodia a través de una protección completa de firewall.
14.Metadatos de
preservación.
El repositorio de conservación admite un esquema PREMIS automatizado para todos los documentos electrónicos bajo su custodia que respalda una cadena de custodia auditable sistemática.
15.Acceso
El repositorio de conservación tiene una robusta funcionalidad de búsqueda integrada que admite la producción semiautomática de DIP junto con sus propiedades significativas asociadas. La documentación auditable para la producción de DIP se captura y las tendencias de consulta del usuario se utilizan para Identificar la necesidad de herramientas de accesibilidad actualizadas.