actualizado por competencias.
- La Entidad recientemente adoptó un Sistema de Estímulos y Reconocimientos.
- La convicción de que la evaluación ayuda a mejorar el desempeño.
- Los objetivos que se conciertan no están relacionados con el Plan Estratégico de la Entidad.
- Los evaluadores no realizan actividades de seguimiento a los objetivos concertados.
Estrategias y acciones
A continuación se presentan las estrategias y acciones sugeridas, teniendo en cuenta la clasificación de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que se visualizaron anteriormente:
ESTRATEGIAS FO:
- Reestructurar el Sistema de Evaluación del Desempeño, ajustado a las competencias que se señalen para cada cargo en el manual de funciones: Esto significa que, en primer lugar se debe realizar un estudio interno por parte de la oficina de Coordinación del Talento Humano, con el fin de ajustar el manual de funciones existentes, aplicando la normatividad legal vigente en materia de Competencias y posteriormente, el de Sistema de evaluación del Desempeño y actualizar los formatos que permiten su operación.
- Fomentar la implementación de los Planes de Mejoramiento Individual: Esto permitirá, en los casos que sea necesario, que los evaluados puedan formular acciones de mejora para garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos, y los evaluadores podrán verificar los avances logrados.
ESTRATEGIAS DO:
- Socializar el manual de funciones por competencias y confirmar la coherencia de las aptitudes y actitudes asignadas a cada cargo: Luego de realizar la actualización del manual de funciones por competencias se debe informar y explicar a cada funcionario los ajustes que se dieron para el desarrollo de las actividades propias del cargo que ocupa.
- Realizar campañas para dar a conocer el sistema de evaluación del desempeño y su articulación con el Sistema de Capacitación y Estímulos de la Defensoría del Pueblo. En ellas se deben incorporar temas relacionados con el conocimiento del Plan Estratégico Institucional (PEI), el Plan Operativo Estratégico (POE), Planes de Acción Funcional (PAF), Procesos y Procedimientos, Proyectos y Programas, con el fin de que cada funcionario pueda ubicar en que parte de la organización se puede observar la incidencia de las funciones por él realizadas, esto es clave para el desarrollo de la fase de concertación de objetivos.
ESTRATEGIAS FA:
- Diseñar una metodología que permita orientar a los evaluadores (Funcionarios con personal a cargo) en la etapa de concertación de objetivos, aplicando las herramientas definidas para tal efecto (Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Estratégico, Plan de Acción Funcional, y Manuales de Procesos y Procedimientos).
- Establecer en el procedimiento de evaluación del desempeño la obligación de documentar las actividades de seguimiento y avances de los objetivos concertados. Aquí, de ser necesario se dará aplicación a la implementación de los Planes de Mejoramiento Individual señalados en la Estrategia FO.
ESTRATEGIAS DA:
- Focalizar actividades orientadas a socializar de forma profunda las implicaciones personales e institucionales de aplicar en debida forma el sistema de evaluación del desempeño: Está estrategia se puede desarrollar como un punto dentro de los procesos de inducción y re inducción que debe realizar la Entidad.
Para el desarrollo de las anteriores estrategias, se sugiere determinar un área funcional piloto, en la cual se desarrollaran los procesos de socialización y/o capacitación sobre el manejo de las herramientas, ello permitirá identificar las oportunidades de mejora, en caso de ser necesario, se realizaran los ajustes pertinentes, y posteriormente se elaborará un cronograma para el desarrollo de las estrategias.
La socialización y capacitación será dada por parte de los funcionarios de la Oficina de Coordinación del Talento Humano, Carrera Administrativa, y con el acompañamiento de la Oficina de Planeación.
Modelo de evaluación del desempeño por competencias laborales aplicado en la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República
A continuación veremos el modelo de evaluación del desempeño aplicado por entidades como la Procuraduría General de la Nación y las Contraloría General de la República, las cuales cuentan con sistemas especiales de carrera administrativa en virtud de lo ordenado por la Constitución de 1991, como se señaló en el título “Modalidades del sistema de carrera administrativa”.
Procuraduría General de la Nación.
El sistema de evaluación del desempeño aplicado en la Procuraduría General de la Nación se encuentra definido en el Decreto 262 de 2000, como sistema técnico de administración de personal, cuyo objetivo es garantizar la eficiencia de la entidad y ofrecer la igualdad de oportunidades para el acceso a ella, la estabilidad en los empleos y la posibilidad de ascender, como también establecer la forma de retiro de la misma.
Para alcanzar estos objetivos, el ingreso, la permanencia y el ascenso en los empleos de carrera de la Procuraduría se harán exclusivamente con base en el mérito.
Estructura para la Dirección y Administración del Talento Humano
Comisión de Carrera: Está integrada por: el Procurador General o su delegado
quién la presidirá, El Director del Instituto de Estudios del Ministerio Público, Un (1) representante de los procuradores delegados, Dos (2) representantes de los empleados inscritos en carrera. El jefe de la Oficina de Selección y Carrera actuará como Secretario de la Comisión, con voz pero sin voto. Entre sus funciones se encuentra la de Adoptar los instrumentos y factores de valoración y puntuación para la calificación de servicios de los empleados de carrera de la entidad.
Comisión de personal: Integrada por dos (2) representantes del Procurador
General de la Nación y un (1) representante de los servidores de la entidad.
La calificación de servicios.
Instrumento para valorar la gestión que tiene como objetivo el mejoramiento y desarrollo de las condiciones personales y laborales de los empleados de carrera y la verificación del cumplimiento de las funciones por parte de los servidores inscritos en carrera o en período de prueba.
La calificación de servicios comprende la valoración y puntuación de la calidad, eficiencia o rendimiento, responsabilidad y organización del trabajo.
La “evaluación del desempeño”, concepto que enmarca la actividad de calificar, es un sistema de apreciación del cumplimiento de las funciones del individuo en el cargo y su potencial desarrollo. Toda evaluación es un proceso para estimar o juzgar el valor, la excelencia, las cualidades o destrezas de alguna persona. Es un concepto dinámico, ya que los empleados son siempre evaluados, sea formal o informalmente, con cierta continuidad por sus superiores.
En la Procuraduría General de la Nación la calificación de servicios (evaluación del desempeño) es asumida como un ejercicio reflexivo por parte del calificador, que tiene por objeto valorar el logro de las metas trazadas. Para ello es necesario un acercamiento entre el evaluado y el evaluador para concertar objetivos, que deberán partir del mapa estratégico de la Entidad, del P. O. A (Plan Operativo Anual) de la dependencia y de las funciones asignadas a los servidores de carrera o en periodo de prueba. Se debe realizar un seguimiento periódico y retroalimentación sobre el avance en la gestión del calificado, se precisa que la competencia para calificar corresponde al superior inmediato o a quien ejerza la supervisión directa del empleado por calificar, caso en el cual debe mediar el acto administrativo por parte del Señor Procurador General de la Nación creando el grupo y asignando esta función.
Con el fin de facilitar el acercamiento entre evaluador y evaluado, la Comisión de Carrera en Sesión Ordinaria del 05 de abril de 2010, mediante el Acuerdo No. 001 de la misma anualidad, adoptó el formato denominado “Plan de Acuerdos sobre el Desempeño Laboral” como un instrumento obligatorio para evidenciar el desempeño de los servidores inscritos en carrera administrativa o en periodo de prueba.
Etapas del Sistema de Evaluación
1. Concertación de Objetivos o tareas a cumplir: Se reúnen evaluador y el funcionario objeto de evaluación y diligencian el formato Plan de Acuerdos, herramienta que les facilita el acercamiento para que partiendo del mapa
estratégico de la Procuraduría, del Plan Operativo Anual de la dependencia (P. O. A.) y de acuerdo con las funciones a desarrollar por cada servidor inscrito en carrera administrativa o en período de prueba, se procede a concertar los objetivos o tareas a cumplir de manera individual durante el periodo a evaluar. En las calificaciones anuales, se concertarán objetivos los primeros quince (15) días hábiles siguientes al inicio de cada anualidad, es decir, primero (1°) de mayo.
2. Seguimientos: Para los servidores de carrera, cada cuatro (4) meses o de acuerdo con la necesidad del servicios, se realizarán actividades de retroalimentación y / o de verificación del cumplimiento de los objetivos inicialmente fijados. Para los funcionarios que se encuentran en periodo de prueba, se concertarán objetivos dentro de los primeros diez (10) días hábiles siguientes al inicio de este, y se realizarán dos (2) encuentros de retroalimentación y/o verificación del cumplimiento de los objetivos, con un intervalo de dos (2) meses entre cada uno de ellos. De los encuentros se debe dejar registro en el formato establecido en cada caso.
3. Calificación: Para este efecto, el responsable de hacer la evaluación debe diligenciar el formulario electrónico de calificación de servicios. En la primera parte de este formulario se registran los datos básicos del evaluado; en la segunda parte, se hace la valoración y puntación de los factores de calificación (Conocimiento teórico y técnico; Capacidad de análisis y aplicación; Forma de cumplir la función; Cantidad o volumen; Iniciativa y recursividad; Oportunidad; Nivel de compromiso; Exigencia personal; Confidencialidad y lealtad; Atención a prioridades; Trabajo en equipo para el logro de resultados; y Hábitos de trabajo).
Contraloría General de la República
Entidad del orden nacional que goza de un régimen especial de carrera administrativa, en atención a lo ordenado por el numeral 10 del artículo 268 de la Constitución Política.
o Sistema de Evaluación del Desempeño
Según el Decreto 268 de 2000, la carrera administrativa de la Contraloría es un sistema técnico de administración del talento humano que tiene por objeto alcanzar la eficiencia, la tecnificación, la profesionalización y la excelencia de sus empleados con el fin de cumplir su misión y objetivos.
El objetivo de este sistema de carrera administrativa es mejorar la eficiencia de la administración de la Contraloría General de la República y ofrecer a todos los colombianos igualdad de oportunidades de acceso a la entidad.
Estructura para la Dirección y Administración del Talento Humano
La dirección y administración del talento humano de la Contraloría, está a cargo del Consejo Superior de Carrera Administrativa el cual está conformado por: El Contralor General de la República, quien lo presidirá; sus ausencias, las suplirá el Vicecontralor. El Gerente del Talento Humano o quien haga sus veces. El Director de la Oficina Jurídica. Dos representantes de los empleados, los cuales serán elegidos por voto directo de los empleados públicos de carrera de la Contraloría General de la República.
Entre las funciones del Consejo superior se encuentra la de adoptar los instrumentos relativos a la evaluación y calificación del desempeño.
La comisión de personal de la Contraloría está integrada por dos representantes del nominador y un representante de los empleados, entre sus funciones se encuentra la de vigilar que los procesos de selección y de evaluación del desempeño laboral se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales.
La Dirección de Carrera Administrativa ejercerá todas las funciones para garantizar la operación y funcionamiento de la carrera administrativa en el proceso de vinculación; evaluación del desempeño, entre otras actividades.
La Evaluación del desempeño y calificación de servicios
De conformidad con el artículo 34 del Decreto 268 de 2000, “La evaluación del desempeño es un instrumento que permite determinar los logros institucionales alcanzados mediante la gestión de los empleados públicos de carrera e identifica las áreas potenciales de éstos en el cumplimiento de unas funciones y objetivos precisos.”
El desempeño laboral de los trabajadores de la Contraloría se debe evaluar ordinariamente una (1) vez por año y en forma extraordinaria, por orden del Contralor General, cuando se requiera a juicio del superior inmediato; y de acuerdo con los objetivos concertados previamente entre evaluador y evaluado.
La calificación es el resultado que arroja la evaluación del desempeño laboral de todo el período o del promedio ponderado de todas aquellas que durante un período se hayan efectuado.
Los criterios para la evaluación del desempeño laboral son:
1. Objetivas, imparciales y fundadas en principios de equidad.
2. Justas, para lo cual deben tenerse en cuenta tanto las actuaciones positivas como las negativas; y
3. Referidas a hechos concretos y a condiciones demostradas por el empleado durante el período evaluado y apreciadas dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus funciones.
Los Objetivos de la calificación del servicio permiten: Determinar el ingreso, permanencia o retiro del servicio y del registro de la carrera administrativa. Determinar la participación en los cursos de capacitación, internos y externos. Promover la participación de los empleados en los programas de capacitación. Otorgar estímulos.
Servir de insumo fundamental para el diseño de los planes y programas de mejoramiento institucional. Formular programas de capacitación y actualización. Y Evaluar los procesos de selección.
Sistema Integrado de Evaluación del Desempeño (“SISED”)
Es una herramienta que permite evaluar de forma integral el desempeño de los funcionarios de carrera administrativa de la Entidad, pues valora los logros obtenidos en el cumplimiento de la labor y los aspectos inherentes al desarrollo personal.
De acuerdo con el artículo 58 de la Resolución 043 de 2006, los objetivos del Sistema son:
1. Valorar el desempeño del talento humano integral y objetivamente, a fin de lograr el mejoramiento continuo y el control de gestión de resultados de la entidad.
2. Mantener niveles de eficiencia y productividad en las diferentes áreas funcionales, acordes con los requerimientos de la organización.
3. Coadyuvar al desarrollo del personal de carrera administrativa a través del diseño de políticas, estrategias y acciones capaces de inducir una mejor gestión del talento humano para beneficio propio y de la organización.
4. Brindar oportunidades de desarrollo y condiciones de participación a todos los miembros de la organización, en las que se considere tanto los objetivos corporativos como los individuales.
5. Generar en los funcionarios de la Contraloría General de la República una cultura de planeación, ejecución y control del trabajo, como mecanismo indispensable de evaluación de gestión, orientada al cumplimiento de la visión y misión de la entidad.
6. Desarrollar y mejorar las competencias funcionales y laborales de los funcionarios.
Etapas del Sistema de Evaluación
Según reza el artículo 59 de la Resolución 043 de 2006, el sistema de evaluación se desarrolla en tres (3) etapas de obligatorio cumplimiento:
1. Etapa de Concertación: Es el acuerdo de voluntades entre evaluador y funcionario a evaluar, mediante el cual se definen de manera escrita, los objetivos de Resultados de Trabajo (compromisos de carácter laboral que el funcionario se propone alcanzar de acuerdo al perfil y las funciones propias del cargo en cumplimiento de la misión institucional, tendrán un valor del 80%), y los de Competencias de Mejoramiento (compromisos de carácter personal tendientes a incorporar, mejorar o desarrollar conocimientos, destrezas, habilidades, actitudes, aptitudes y valores para desempeñarse en distintos contextos laborales, tendrán un valor del 20%), a desarrollar dentro del período
determinado, conforme con las funciones del cargo, de la dependencia y del ejercicio misional.
2. Etapa de Seguimiento: (Art. 69 Resolución 043/2006) Es la observación continua mediante la cual el evaluador verifica y determina de manera específica el nivel de cumplimiento y grado de avance de los objetivos concertados, las dificultades presentadas, sus causas, con la finalidad de señalar oportunamente las medidas correctivas y de retroalimentar el proceso de tal manera que permita al evaluado establecer las acciones de mejora para alcanzar las metas propuestas. Esta verificación se debe realizar Cualitativamente y tenerse en cuenta en la evaluación final.
3. Etapa de Evaluación: (Art. 73 Resolución 043/2006). Es el proceso mediante el cual se valora objetivamente el rendimiento, calidad y comportamiento laboral del evaluado con base en los objetivos previamente concertados a fin de analizar los resultados obtenidos y su contribución al logro de las metas institucionales.
Finalmente, como se puede observar, los modelos de evaluación del desempeño aplicados en otras entidades públicas del nivel nacional, como son la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República, las cuales al igual que la Defensoría del pueblo, hacen parte de los órganos de control, arrojaron los siguientes resultados:
- Únicamente en la Contraloría General de la República se aplican conceptos relacionados con competencias laborales, aunque el peso porcentual otorgado es apenas equivalente al 20% del total de la evaluación asociada al mejoramiento como compromisos personales orientados a incorporar destrezas y conocimientos para el ejercicio de las funciones.
- El sistema de evaluación de la Procuraduría General de la Nación no integra conceptos inherentes a las competencias laborales, allí se aplica un Plan de acuerdos que se debe desarrollar asociado al Plan Operativo Anual – P. O. A.
No se evidenció la existencia de un manual de funciones por competencias. - En el caso de la Defensoría solo el 35% de la evaluación corresponde a factores relacionados con el desempeño, el restante 65% se alcanza con el logro de los objetivos concertados; adicionalmente, el sistema de evaluación, como se mencionó anteriormente, no incorpora las competencias definidas en el manual de funciones que fue actualizado en el año 2008.
- A pesar que las tres (3) entidades promueven la concertación de objetivos individuales teniendo como referente las metas establecidas en el Plan Estratégico, en la práctica se observa que están alineados con los manuales de funciones o en algunos casos son una trascripción de las funciones, como en la Defensoría del Pueblo.
Para lograr el desarrollo de sistemas de evaluación del desempeño alineados con la Planeación Estratégica de las entidades públicas, se debe realizar una revisión de los procesos y procedimientos con el fin de verificar que los objetivos estén en armonía con la estrategia institucional.
Lo anterior permitirá que los objetivos concertados entre el evaluador y el evaluado, apunten al desarrollo de los procedimientos a los cuales se encuentra asociado el funcionario y a su vez facilitará las actividades de documentación y seguimiento al cumplimiento de los objetivos concertados.
Finalmente se espera establecer una cadena de objetivos alineados a la Planeación estratégica en relación directa con las Gestión Institucional.
Descripción Defensoría del Pueblo Procuraduría General de la Nación Contraloría General de la República Método de evaluación del Desempeño Administración por objetivos Método de Resultados Administración por objetivos Método de Resultados Administración por objetivos Método de Resultados
Cuenta con un sistema de carrera especial? Si Si Si Corresponden a organizaciones del orden nacional? Si Si Si
Cuentan con Sistemas de evaluación del desempeño?
Si Si Si
Acto administrativo que contiene el sistema de evaluación del desempeño Resolución 320 de 2005 Decreto 262 de 2000 Decreto 268 de 2000
La Entidad cuenta con manual de funciones por competencias laborales
Si No Si
Las competencias laborales son tenidas en cuenta en el sistema de evaluación
No No Si
La Planeación
estratégica es tenida en cuenta por el sistema de evaluación del desempeño No Si No Fases de la evaluación del desempeño Etapa de concertación, Etapa de Seguimiento y Etapa de Evaluación Etapa de concertación, Etapas de Seguimiento y Etapa de Calificación Etapa de concertación, Etapas de Seguimiento y Etapa de Evaluación.
Descripción Defensoría del Pueblo Procuraduría General de la Nación Contraloría General de la República Etapa de Concertación de Objetivos Acuerdos que se realizan teniendo en cuenta el Plan de Acción. Plan de acuerdos realizados a partir del Tiene en cuenta el PEI, el POE, el PAF u otra