Dentro del Plan Integral de Desarrollo, este programa se orienta a mejorar la posición financiera de la Universidad con el fin de asegurar su calidad académica. En este sentido, la Universidad ha definido estrategias y meca- nismos tendientes a optimizar la gestión financiera de tal manera que sirva de soporte a las necesidades de las actividades de docencia, investigación y extensión de la institución.
Así, durante 2009 se dio continuidad a los procesos de mejoramiento, ac- tualización y desarrollo del sistema de información financiera mediante la actualización del sistema sap a la versión ecc 6.0 del sistema financiero (com- pras, ventas y distribución, control de costos y presupuesto, operaciones de tesorería, operaciones de financiación, gestión contable y administración de activos fijos), que permitió el mejoramiento de la funcionalidad. Dentro de este proceso, se diseñaron instructivos y se realizó entrenamiento y ca- pacitación de usuarios finales, se simplificaron transacciones, se eliminaron registros manuales y se integraron las compras internacionales.
La actualización culminó exitosamente, logrando optimizar el sistema fi- nanciero de la Universidad, con un seguimiento permanente al sistema co- mo requisito fundamental de mejoramiento continuo. Esta modernización permite abordar el manejo de normas internacionales de contabilidad, el manejo en detalle de proyectos y la generación de balances alternos por ejes estratégicos definidos en el pid.
Con relación a la administración eficiente de la estructura financiera se de- finió la herramienta que permite el registro y control contable y financiero de la operación de la sede Norte, facilitando el suministro de información de valor como apoyo al seguimiento del proyecto en sus distintas etapas. En referencia al apoyo financiero al estudiante, y con el fin de dar respuesta a los factores que determinan posibles causales de deserción por razones económicas en el proceso de formación y culminación de los estudios, el
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Departamento de Crédito y Cartera evolucionó hacia la gestión de apoyo financiero al estudiante y cambió su misión con una vocación de servicio a la comunidad Rosarista mediante un portafolio financiero que permite el cubrimiento de las necesidades de educación dentro y fuera del país, con la realización de convenios interinstitucionales.
A partir de 2010 se desarrollará la segunda etapa, correspondiente a la imple- mentación del modelo, con el fin de posicionar el área como Departamento de Apoyo Financiero al Estudiante, atendiendo a los propósitos definidos en el pid en relación con el ingreso y la retención de estudiantes.
Dadas las características del ciclo económico asociado a la actividad universi- taria y los beneficios tributarios que tienen las donaciones, las universidades manejan unos niveles de liquidez significativos (22% del activo total, año 2008), los cuales son aplicados al proyecto educativo en el corto y mediano plazo, motivo por el cual la eficiente inversión de los mismos se convierte en uno de los factores determinantes en la gestión universitaria. En concordan- cia con lo anterior se llevó a cabo el proyecto de definición de un modelo de administración de inversiones que contempla los diferentes modelos de administración de un portafolio de inversión, así como sus implicaciones a nivel de estructura, sistemas de control, riesgos, rentabilidad esperada y costos asociados, procurando equilibrar la finalidad de los recursos con el rendimiento y el riesgo esperado.
Por otra parte, durante 2009 se realizó el diseño conceptual de la unidad de apoyo y seguimiento de proyectos, como soporte a las actividades de investigación y extensión que realiza la Universidad, en cumplimiento de los objetivos institucionales. La creación de la unidad de seguimiento a proyectos de investigación y asesoría permitirá la alineación de los proyectos con el pid y las decisiones estratégicas de la Universidad; la reducción de exposición a riesgos jurídicos, financieros y operativos en la evaluación, desarrollo y cie- rre de los proyectos; la definición clara y específica de la dedicación de los recursos de la Universidad; la acumulación y centralización de experiencia, conocimiento y know-how en la ejecución de proyectos; la adecuada pla- neación de las necesidades de recursos adicionales para el cumplimiento de
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las obligaciones adquiridas en los proyectos; la potencialización de nuevos proyectos de investigación y asesoría a través de un manejo adecuado de los cierres de cada proyecto, y la articulación del trabajo entre las facultades y escuelas y entre éstas y las demás áreas de la Universidad.
Así mismo, durante 2009 se avanzó en los proyectos de seguridad en las transacciones y en las sucursales virtuales. La modernización de procesos de pago mediante la automatización de los mismos ha generado el reto de la seguridad en la banca virtual, la cual contempla medidas como antivirus,
antispyware, parches de seguridad, firewalls, usuario seguro, Token, teclado virtual y desconexión automática. A finales de 2009 se comenzó el proceso de migración de usuarios nuevos, la revisión exhaustiva de los permisos de cada usuario y de los servidores con que cuenta el sistema tecnológico, y los procesos que se realizan para las actualizaciones de los antivirus y parches del sistema operativo.
Se espera optimizar la seguridad informática mediante la instalación de equi- pos independientes en el Departamento de Tesorería, actualizar el software a Windows 2007, cambiar los perfiles de los usuarios a usuarios seguros y solicitar a los bancos la configuración de encriptación de archivos para los pagos que se generan desde sap.
Como un plan permanente de la Universidad, durante 2009 se desarrolló una metodología de seguimiento a los resultados financieros de cada una de las facultades y escuelas, para lo cual se utilizó una herramienta diseñada para evaluar el resultado de trimestres cumplidos con la posibilidad de dar explicaciones de desviaciones frente al presupuesto y permitiendo proyec- tar el comportamiento del semestre y/o del cierre del año; adicionalmente, se creó un espacio de diálogo con las facultades para discutir, más allá de los resultados económicos, aspectos generales que pueden contribuir a un mejor desempeño en su gestión, redundando en el futuro en mejores re- sultados financieros.
Así mismo, en el marco del mejoramiento continuo, el modelo general de presupuesto todos los años entra en evaluación para responder en mejor
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medida a las nuevas dinámicas que la Universidad adopta. En 2009 se tra- bajó en la incorporación de la Escuela de Medicina y Ciencias de la Salud, soportando un cambio estructural de fondo para no perder ni su control ni su historia; igualmente, se realizaron mejoras y actualizaciones en general en todo el modelo de presupuesto y especialmente en el módulo de inver- siones. Además, se fortaleció la especialización del recurso humano en el análisis de las facultades, escuelas y áreas que componen la Universidad.