ORDENAMIENTO CON WORD Y 1-2-

Como en el proceso de búsqueda, cada ambiente presenta su propio proceso para realizar el ordenamiento de la información. Revisaremos a continuación cada uno.

Ordenamiento con Word.

En el caso de Word, el proceso de ordenamiento se aplica de manera muy sencilla. En la barra de herramientas

Base de datos se encuentran dos iconos que se relacionan con el ordenamiento, como se indica en la figura 30.

Figura 30. Botones para el ordenamiento ascendente y descendente.

Su aplicación se resume en colocar el cursor en cualquier parte de la columna que nos interesa como la base para el ordenamiento para después pulsar sobre el botón correspondiente en la barra de herramientas, de acuerdo con el tipo de ordenamiento que se requiere.

Word ofrece la posibilidad de ordenar una tabla hasta por tres campos. En tal caso, habrá que seleccionar la

opción Ordenar de menú Tabla, como se ilustra en la figura 31. Aparecerá el cuadro de diálogo:

Figura 31. Ordenación de una tabla de más de una columna.

Al observar el cuadro de diálogo, te darás cuenta de los tres campos que se podrán seleccionar, será necesario definir su naturaleza (texto, numérico o fecha), así como el tipo de ordenamiento (ascendente o descendente). Como esta opción no está enfocada a las bases de datos, sino más bien a las tablas en general, habrá que señalar que la lista incluirá un encabezado (nombres de campo) en la parte inferior del cuadro de diálogo como se muestra en la siguiente figura, para que así la ordenación se realice correctamente.

Figura 32. Definición de una tabla con encabezado.

Ordenamiento con 1-2-3.

La hoja de cálculo 1-2-3 no ofrece una herramienta como tal para realizar la ordenación en una base de datos. Sin embargo, es posible hacerlo indirectamente a través de la opción para ordenar la información en un rango de celdas. Ejecutar esta operación implica utilizar la opción Ordenar del menú Rango, desplegándose entonces el cuadro de diálogo que se ilustra en la figura 33.

Figura 33. Cuadro de diálogo para el ordenamiento.

En el cuadro de diálogo se distingue claramente un área bajo el término Claves, es aquí donde se introducen las instrucciones para realizar el ordenamiento, pudiéndose aplicar más de una clave. Para llevar a cabo esta operación realiza los siguientes pasos:

Paso 1. Inicialmente se restablece el área de Claves pulsando sobre el botón Restablecer.

Paso 2. Si no se ha marcado el conjunto de celdas que se ordenará, se utilizará la ventana

Rango en la parte inferior del cuadro de diálogo. En este caso es posible definir primero

el rango de celdas y luego ejecutar la operación de Ordenar en el menú Rango. De lo contrario, puedes introducir el rango en la ventana directamente, o bien, con el dispositivo de apuntamiento selecciona el rango de celdas pulsando sobre el botón . también es fácil si utilizas nombres de rango teniendo cuidado de definir uno exclusivamente para los datos d

e la base, es decir, sin el renglón con los nombres de campo.

Paso 3. A continuación será necesario señalar los campos o columnas que se tomarán como

base para la ordenación. Lo anterior se realiza marcando cualquier celda de la columna correspondiente. Como se hizo antes, puedes digitar la celda directamente o utilizar el cursor una vez que seleccionaste el botón.

Paso 4. Una vez definido el campo se indicará el tipo de ordenamiento: ascendente o descendente. Ahora pulsar sobre el botón Añadir clave. Con esta acción, el campo y el tipo de ordenamiento ingresará al área de claves.

Paso 5. Si deseas incorporar más claves deberás repetir los pasos anteriores. De no ser así,

pulsa el botón Aceptar y la ordenación se realizará. En la figura 34 se ilustran estos pasos:

A C T I V I D A D D E R E G U L A C I Ó N

Realiza los siguientes ejercicios:

1. De algún libro de geografía obtén información de 15 países con relación a: Nombre del país, continente donde se ubica, extensión territorial, idioma oficial y tipo de gobierno. Presenta la información en forma de tabla como se indica en la siguiente figura:

Nombre País Continente Superficie Km2 Idioma Tipo de gobierno

2. Utilizando la tabla de datos relacional con la información de varios países que construiste elimina la columna que se refiere al tipo de gobierno y agrega una columna que se refiera al número de habitantes. El nuevo cuadro deberá tener la siguiente estructura:

Nombre País Continente Superficie Km2

Población Idioma

3. Con la información anterior construye una nueva tabla ordenando la información por los continentes, es decir, agrupando la información de cada país por continente. Además, dentro de cada grupo ordena los países en orden alfabético por su nombre, como se ilustra en la figura siguiente:

Nombre País Continente Superficie Km2 Población Idioma Argentina Bolivia Americano Americano 2,685,000 974,325 47 263 125 19 524 204 Español Español

4. Construye ahora una nueva tabla y orden la información por la superficie de cada país de mayor o menor, es decir, el país con mayor extensión territorial aparecerá primero y el país con menor extensión será el último de la tabla.

E X P L I C A C I Ó N I N T E G R A D O R A

Al finalizar este tema tendrás los elementos para:

- Crear una Base de Datos en Word y 1-2-3.

- Modificar una Base de Datos.

- Ordenar una Base de Datos.

P R Á C T I C A D E A P R E N D I Z A J E 1

Propósito

Que el estudiante aplique los conceptos básicos de las bases de datos, utilizando el procesador de palabras

Word y la hoja de cálculo 1-2-3 para crear así, una base de datos en ambos ambientes.

Desarrollo de la Práctica I. Introducción

Corresponde a esta práctica abordar principalmente el tema sobre la creación de una base de datos dentro del ambiente de un procesador de palabras como Word y de la hoja de cálculo 1-2-3. Con este propósito, la práctica se divide en dos partes principales:

• Creación de una base de datos relacional con Word

• Creación de una base de datos relacional con 1-2-3

En cada una de estas partes se aborda un problema sobre un tema distinto. Así, con Word se explicará cómo manejar la información de un conjunto de libros para formar una base de datos y con 1-2-3 se utilizará el tema relacionado con los satélites espaciales.