CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO
Grafico 1: Organigrama de la institución
Fuente: Uniandes. Misión.
Somos una Universidad particular, que tiene como propósito formar profesionales de tercer y cuarto nivel, de investigación, responsables, competitivos, con conciencia ética y solidaria capaces de contribuir al desarrollo nacional y democrático, mediante una educación humanista, cultural y científica dirigida a bachilleres y profesionales nacionales y extranjeros. (Uniandes, 2017, pág. 1) Visión.
Ser una institución reconocida a nivel nacional e internacional por su calidad, manteniendo entre sus fortalezas un cuerpo docente de alto nivel académico y un proceso de formación profesional centrada en el estudiante, acorde con los avances científicos, tecnológicos, de investigación en vínculo permanente con los sectores sociales y productivos. (Uniandes, 2017, pág. 1)
DIRECCION DE EXTENSION COORDINACIÓN ACADEMICA COORDINACION DE FUNCIONES DIRECCION ADMINISTRATIVA
SECRETARIA ACADEMICA SUPERVISOR DE AULA
ASISTENTE FINANCIERO CARRERA(S)
ASISTENTE TALENTO HUMANO INVESTIGACION
VINCULACION ASISTENTE BIBLIOTECA SEGUIMIENTO A GRADUADOS ASISTENTE TELEMATICA BIENESTAR UNIVERSITARIO
29 2.2 Descripción del procedimiento metodológico.
La metodología empleada para el desarrollo del proyecto es la siguiente:
La modalidad es cuantitativa porque acepta recolectar y sustentar mediante valores la aceptación de la propuesta y la necesidad de la misma. Los tipos de investigación que se utilizan para el crecimiento de la investigación son los siguientes:
Descriptiva.
El tipo de investigación que se aplicó al proyecto es de carácter descriptiva, debido a la necesidad de explicar el control de inventario en el área administrativa de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “Uniandes” – Babahoyo, mediante la fundamentación teórica sobre el control de inventario se decretó su importancia y la necesidad de la misma para la institución antes mencionada.
Explicativa.
La investigación también es de modelo explicativa, debido a la necesidad de investigar las causas y efectos que ocasionó el mal control de inventario y su resultado en el desempeño de las actividades que normalmente se realizan en el área administrativa de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “Uniandes” – Babahoyo.
Los métodos de investigación que se utilizaron en este trabajo fueron los siguientes: Método Histórico.
Uno de los métodos de investigación utilizados para el desarrollo del proyecto es el método histórico, mediante este método se buscó y se obtuvo el origen del sistema informático, los cambios que ha sufrido la misma y su evolución con el pasar de los años.
Método Analítico.
El método analítico, se usó para recopilar toda la información referente al control de inventario y estudiar las circunstancias que originaron la problemática en la Universidad Regional Autónoma de los Andes y cuáles son los efectos negativos en la institución de permanecer el problema.
30 Método Hipotético - Deductivo.
El método hipotético - deductivo, mediante este método se adquirió como conclusión el mal control de inventario en el departamento de Biblioteca (CDIC), obteniendo diferentes problemas que retrasan otras actividades que se realizan en el área administrativa de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “Uniandes” - Babahoyo. El uso de este método aceptó sustentar la idea a defender y garantizar que la información obtenida en las encuestas realizadas al personal del área administrativa sea conveniente y real para desarrollar la propuesta.
La entrevista es otra técnica que se empleó mediante la elaboración anticipada de preguntas para guiar mejor el diálogo con los entrevistados y sin impulsar las respuestas al investigador. La entrevista se las realizó al departamento de Biblioteca, al personal en esa área, (Karen Baldeón), lo cual permitió recibir información adicional que ayude a determinar otros posibles inconvenientes que ocasiona un mal control de registro de inventario.
La encuesta recopiló la información más importante y necesaria por medio de cuestionarios con preguntas cerradas para los colaboradores de la institución quienes fueron la fuente de la investigación, para conseguir datos reales sobre el problema planteado en la investigación. La encuesta se la realizó al personal de los 17 departamentos administrativos de la Universidad regional autónoma de los andes “Uniandes” – Babahoyo.
Los instrumentos que se emplearon en la ejecución del presente estudio fueron los siguientes:
Cuaderno de Notas.
Cuestionarios.
Población y muestra.
Para la realización de estadísticas que sustenten la propuesta es necesario efectuar encuestas a los funcionarios del área administrativa de “Uniandes” - Babahoyo, son ellos los que observan la problemática y los que se ven afectados de forma directa por la misma.
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No se considera la extracción de una muestra debido a que la población no es muy extensa. El tamaño de la población es de 20 individuos, los cuales conforman el personal administrativo de “Uniandes” – Babahoyo.
Tabla 1: Descripción de la población de la investigación. Personal del área administrativa de “Uniandes” – Babahoyo.
Área Población Porcentaje
Biblioteca 2 10 % Financiero 2 10 % Recursos Humanos 1 5 % Secretaría 2 10 % Dirección General 2 10 % Coordinador Administrativo 1 5 % Investigación 1 5 % Vinculación 1 5 % Seguimiento Graduados 1 5 % Departamento Médico 2 10 % DOBE 1 5 % Recepción 1 5 % Coordinadores Académicos 3 15 % Total 20 100% Fuente: Uniandes.
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ENTREVISTA REALIZADA AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA DE LA “UNIANDES” – BABAHOYO.
1) ¿Cómo realiza el proceso de inventario de requerimientos del área administrativa en Uniandes?
Análisis: La Lcda. Karen Baldeón respondió que el proceso de inventario de suministros los realiza de forma manual en el departamento de biblioteca de la institución.
2) ¿Cuántas personas están encargadas en la entrega de requerimientos en las áreas administrativas de la institución?
Análisis: La Lcda. Karen Baldeón respondió que hay una persona encargada en la entrega de requerimientos en las áreas administrativas del departamento de biblioteca de la institución.
3) ¿Con que frecuencia usted realiza los pedidos de suministros?
Análisis: La Lcda. Karen Baldeón respondió que la frecuencia en la cual realizan los pedidos de suministros en el departamento de biblioteca de la institución es cada 2 meses.
4) ¿A qué departamentos administrativos usted entrega los suministros de requerimientos de inventario?
Análisis: La Lcda. Karen Baldeón enumeró los departamentos administrativos que entregan los suministros de inventario, los cuales son:
Biblioteca Financiero Recursos Humanos Secretaría Dirección Académica Dirección Administrativa Investigación Vinculación Seguimiento Graduados Departamento Médico
33 DOBE Recepción Telemática Coordinación General Coordinación Académica
Coordinación Carrera (Derecho)
Coordinación Carrera (Sistemas)
Coordinación Carrera
(Contabilidad y Administración de Empresas)
5) ¿Considera usted que debería mejorar el control de registro de inventario de requerimientos en el departamento de biblioteca? ¿Por qué?
Análisis: La Lcda. Karen Baldeón respondió que dentro del departamento de biblioteca de la institución se lleva un correcto control de registro de inventario de requerimientos, pero el proceso en ocasiones genera varios inconvenientes.
6) ¿La entrega de suministros de inventario en las áreas administrativas se las realiza de manera rápida y eficaz?
Análisis: La Lcda. Karen Baldeón respondió que la entrega de suministros de inventario en las áreas administrativas no se las realiza de manera rápida y eficaz, generando algunos inconvenientes entre ellos retrasando la información del mismo.
7) ¿Cree que es importante automatizar el proceso de control de registro de inventario de requerimientos del área administrativa de Uniandes?
Análisis: La Lcda. Karen Baldeón respondió que es de suma importancia automatizar el proceso de control de registro de inventario de requerimientos del área administrativa de Uniandes.
8) ¿Cuáles son los problemas que se presentan en el departamento de biblioteca de “Uniandes” por la falta de una herramienta que permita el control de inventario de requerimientos del área administrativa?
Análisis: La Lcda. Karen Baldeón respondió que los problemas que se presentan en el departamento de biblioteca de “Uniandes” son: pérdida de información, extravío
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de documentos y dificultad para encontrar los documentos, que a su vez retrasa el desarrollo de las otras actividades en el departamento de biblioteca.
9) ¿Cree beneficioso el uso de un software que permita mejorar el control de registro de inventario en el área administrativa de Uniandes? ¿Por qué?
Análisis: La Lcda. Karen Baldeón, actualmente Asistente del departamento de biblioteca de “Uniandes” considera que sería beneficiosa la implementación de un software que permita mejorar el control de registro de inventario en el departamento de biblioteca de “Uniandes”. Porque de esta forma se agilitaría el proceso y se mejoraría la calidad en la gestión de inventario.
10)¿Estaría dispuesto a utilizar un software que permita organizar y almacenar el registro de inventario de forma automatizada dentro del departamento de biblioteca?
Análisis: La Lcda. Karen Baldeón estaría dispuesta a utilizar un software que permita organizar y almacenar el registro de inventario de forma automatizada en el departamento de biblioteca de “Uniandes”. Este software sería de mucha ayuda y contribuirá a mejorar el proceso de gestión documental que actualmente genera inconvenientes en la institución.
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ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL DE ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA “UNIANDES” – BABAHOYO.
1) ¿Los suministros que usted recibe llegan de manera rápida y eficaz?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJES
SI 16 70%
NO 6 30%
TOTAL 20 100%
Tabla 2: Resultados de la pregunta 1 de la encuesta.
Gráfico 2: Diagrama circular de los resultados de la pregunta 1 de la encuesta.
Análisis: El 30% de los encuestados opinaron que, si reciben los suministros de manera rápida y eficaz, mientras que el 70% que aseguran que no reciben los suministros de forma adecuada.
Interpretación: El mayor porcentaje de la población encuestada señala que existe retraso al momento de la entrega de los suministros que solicitan, esto también genera que se pospongan otras actividades debido a que no se cuenta con los materiales necesarios para realizar sus actividades con normalidad.
70% 30%
PREGUNTA 1
36
2) ¿Cree usted que los suministros llegan de manera adecuada a su correspondiente destino?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJES
SI 12 60%
NO 8 40%
TOTAL 20 100%
Tabla 3: Resultados de la pregunta 2 de la encuesta.
Gráfico 3: Diagrama circular de los resultados de la pregunta 2 de la encuesta.
Análisis: El 60% de los encuestados consideran que los suministros llegan de una manera correcta a su destino, mientras que el 40% respondió que los suministros no son entregados de forma adecuada a su correspondiente destino y que en ocasiones no en su totalidad. Interpretación: Mas de la mitad de los encuestados opinaron que si llegan de manera adecuada el inventario a su correspondiente destino, pero señalan que necesitan como, por ejemplo, ingresar un mejor informe detallado del proceso de envío de inventario al área en específico para proceder a un mejor registro de inventario.
60% 40%
PREGUNTA 2
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3) ¿Cree usted que el control del inventario de requerimientos de los departamentos administrativos de “Uniandes” es?
Tabla 4: Resultados de la pregunta 3 de la encuesta.
Gráfico 4: Diagrama circular de los resultados de la pregunta 3 de la encuesta.
Análisis: El 25% de los encuestados respondió que el control de inventario de requerimientos de UNIANDES Babahoyo se realiza de forma eficiente, el 20% que se lo lleva de manera regular y el 55% que se lo lleva de forma deficiente.
Interpretación: La mayoría de los encuestados señalan que el proceso de control de inventario de requerimientos es deficiente y que necesita mejorarse para dar un registro de entrada y salida de inventario más detallado por parte del usuario.
25%
55% 20%
PREGUNTA 3
EFICIENTE DEFICIENTE REGULAR
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJES
EFICIENTE 5 25%
DEFICIENTE 11 55%
REGULAR 4 20%
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4) ¿Considera que el método utilizado para el registro de requerimientos de suministros en la Uniandes necesita cambios?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJES
SI 13 65%
NO 7 35%
TOTAL 20 100%
Tabla 5: Resultados de la pregunta 4 de la encuesta.
Gráfico 5: Diagrama circular de los resultados de la pregunta 4 de la encuesta.
Análisis: El 65% de los encuestados respondió que el registro de requerimientos necesita cambios debido a que el proceso es deficiente y genera diversos inconvenientes. Mientras que apenas el 35% estima que el registro de requerimientos de suministros no necesita cambios.
Interpretación: La mayoría de los encuestados consideran que el procedimiento que se lleva a cabo para el registro de requerimientos de suministros en la Uniandes necesita cambios que ayuden a mejorar el proceso administrativo.
65% 35%
PREGUNTA 4
39
5) ¿La universidad “Uniandes” cuenta con una herramienta informática que organice el registro de inventario en las áreas administrativas?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJES
SI 0 0%
NO 20 100%
TOTAL 20 100%
Tabla 6: Resultados de la pregunta 5 de la encuesta.
Gráfico 6: Diagrama circular de los resultados de la pregunta 5 de la encuesta.
Análisis: El 100% de los encuestados contestaron que la universidad “Uniandes” no cuenta con una herramienta informática que organice el registro de inventario en las áreas administrativas, es decir no resulta ningún inconveniente la implementación de la propuesta.
Interpretación: El personal de los departamentos administrativos señaló que necesitan un software de control para registrar el inventario que llega y se envía a las áreas administrativas para tener un mejor balance de registro en el mismo.
0%
100% PREGUNTA 5
40
6) ¿Considera necesario el uso de técnicas, herramientas o aplicaciones, que contribuyan a mejorar el registro de inventario de requerimientos del área administrativa de “Uniandes”- Babahoyo?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJES
SI 16 80%
NO 4 20%
TOTAL 20 100%
Tabla 7: Resultados de la pregunta 6 de la encuesta.
Gráfico 7: Diagrama circular de los resultados de la pregunta 6 de la encuesta.
Análisis: El 80% de los encuestados concuerdan que es necesaria una herramienta que contribuya a mejorar el registro de inventario de requerimientos del área administrativa de “UNIANDES”- Babahoyo. Mientras que el 20% respondió que no es necesario una herramienta para mejorar el registro de inventario.
Interpretación: El porcentaje más alto de los encuestados sostienen la necesidad de una herramienta que contribuya a mejorar el registro de inventario para poseer un mejor control inventario de requerimientos.
80% 20%
PREGUNTA 6
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7) ¿Cree usted necesario que se automatice el proceso de entrega de suministros para así agilitar su entrega?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJES
SI 16 80%
NO 4 20%
TOTAL 20 100%
Tabla 8: Resultados de la pregunta 7 de la encuesta.
Gráfico 8: Diagrama circular de los resultados de la pregunta 7 de la encuesta.
Análisis: El 80% de los encuestados que son la mayoría consideraron necesario que se automatice el proceso de entrega de suministros, por motivo de que este proceso en la actualidad se lo realiza de forma manual lo que genera problemas en el departamento de biblioteca de la “Uniandes” – Babahoyo, mientras que el 20% respondieron lo no es relevante la automatización del proceso de entrega de suministros.
Interpretación: La mayoría de los encuestados opinaron que con un sistema automatizado se podrá mejorar el proceso de entrega para así facilitar su entrega al área administrativa correspondiente.
80% 20%
PREGUNTA 7
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8) ¿Considera usted que el uso de un sistema informático de registro de inventario mejoraría satisfactoriamente sus resultados?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJES
SI 20 100%
NO 0 0%
TOTAL 20 100%
Tabla 9: Resultados de la pregunta 8 de la encuesta.
Gráfico 9: Diagrama circular de los resultados de la pregunta 8 de la encuesta.
Análisis: El 100% de los encuestados respondieron que consideran el uso de un sistema informático de registro inventario mejoraría los procesos que se realizan dentro del departamento de biblioteca de la “Uniandes” - Babahoyo.
Interpretación: La totalidad de los encuestados consideran la creación de un sistema informático que ayude a mejorar la entrega de requerimientos de inventario a las áreas administrativas.
100% 0% PREGUNTA 8
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9) ¿Estaría dispuesto a utilizar un software que permita organizar, almacenar y distribuir el registro de inventario dentro del área administrativa?
ALTERNATIVAS ENCUESTADOS PORCENTAJES
SI 18 90%
NO 2 10%
TOTAL 20 100%
Tabla 10: Resultados de la pregunta 9 de la encuesta.
Gráfico 10: Diagrama circular de los resultados de la pregunta 9 de la encuesta.
Análisis: El 90% de los encuestados contestaron que, si están de acuerdo en que se utilice un software que permita organizar, almacenar y distribuir el registro de inventario dentro del área administrativa, mientras que el 10% respondieron que no utilizaría un software. Interpretación: La mayoría de los encuestados consideran utilizar un software con la finalidad de mejorar el control de inventario de requerimientos de áreas administrativas en la universidad UNIANDES.
90% 10%
PREGUNTA 9
44 2.3 Propuesta del investigador.
La propuesta del presente proyecto de tesis es un sistema informático que permita mejorar el control de inventario de requerimientos en el área administrativa de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “Uniandes” - Babahoyo, permitiendo la elaboración de registros de inventario para su proceder envío al área destinada. Reduciendo el tiempo que se ocupa al realizar este proceso, además de permitir el envío y recepción de los mismos. En el desarrollo del proyecto se utilizó el modelo en cascada, el cual se orienta a las actividades en cada fase la cual prescribe una ejecución secuencial de un sub conjunto de los procesos de desarrollo y de administración de software, de tal forma que el inicio de cada etapa debe esperar a la finalización de la etapa anterior, de esta manera, cualquier error de diseño detectado en la etapa de prueba conduce necesariamente al rediseño y nueva programación del código afectado. A continuación, se define el gráfico del modelo en cascada a utilizar.
Figura1: Diagrama modelo en cascada.
Fuente: Autor. Especificación de requerimientos Análisis Diseño Implementación Verificación Mantenimiento
45 2.3.1 Especificación de requerimientos.
Después de haber terminado las reuniones con las persona que trabaja en el departamento de inventario de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “Uniandes” – Babahoyo, se concluye que no cuentan con un Sistema Informático que permita el adecuado manejo control de registro de inventario que ahí se genera, esta labor se la realiza de forma manual lo que provoca una pequeña disconformidad en el personal que labora en la Institución y en las personas que lo requieren realizar un trámite especifico en la misma.
a) Factibilidad Técnica
Hardware: Con la información obtenida en las reuniones se determina la funcionalidad mínima que se quiere obtener del sistema.
Dispositivos. Características.
Disco duro. 250.
Procesador. Core 2 dúo.
Memoria RAM. 2 GB
Tarjeta de red. Tarjeta De Red Pci Encore 10/100 Fast Ethernet
Impresora Básica.
Tabla 11: Factibilidad técnica.
Software: Lo más importante es la plataforma del sistema operativo que por facilidad de uso se va a utilizar Windows 7 ya que cuentan con la licencia de ese sistema operativo, se utilizará software libre para el desarrollo de la aplicación.
b) Funciones Hardware y Software.
Para la elaboración del Sistema Informático de control de áreas administrativas se realizó reuniones con la persona encargada de administrar y controlar los procesos generales de la información y quien está a cargo del proyecto en la Institución, en las reuniones se establecieron los requerimientos con los que debe cumplir el sistema.
46 2.3.2 Análisis.
Para el análisis se utilizará Diagramas UML ya que es el lenguaje estándar en el análisis y diseño de sistemas de cómputo siempre y cuando el desarrollo del software sea orientado a objetos.
a) Diagrama de caso de Uso.
El diagrama de caso de uso es una descripción de los pasos o las actividades que deberán realizarse para llevar a cabo algún proceso. Los casos de uso están compuestos de: actores, sistema, ejecución y las relaciones para representar los comportamientos y la funcionabilidad del sistema al momento de la ejecución del control de inventario.
Figura 2: Diagrama de caso de Uso - Gestión de inventario.
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Figura 3: Diagrama de caso de Uso - Categorías.
Fuente: Autor.
Figura 4: Diagrama de caso de Uso - Embalajes.
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Figura 5: Diagrama de caso de Uso - Solicitud de compras.
Fuente: Autor.
Figura 6: Diagrama de caso de Uso - Entregas.
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Figura 7: Diagrama de caso de Uso - Departamentos.
Fuente: Autor.
Figura 8: Diagrama de caso de Uso - Proveedores.
50 2.3.3 Diseño.
Una vez analizados todos los requisitos se ha procedido a diseñar el sistema, de acuerdo a