Organización

a) Organigrama estructural

Figura 3.6. Organigrama estructural

Fuente: Investigación de campo - Empresa EMPROMOTOR

Elaborado por: Johana Elizabeth Cruz, 2016.

b) Manual de funciones

Tabla 3.14. Manual de funciones – Gerente General 1/2

I. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

Código: OO1 Lugar: STD de los

Tsáchilas

Denominación del Cargo: GERENTE

GENERAL

Fecha:

Nivel: EJECUTIVO Reporta a: DIRECTORIO

II. MISION DEL CARGO

Cumplir con la misión, visión y objetivos trazadas por la empresa optimizando los recursos y generando rentabilidad, fomentando un ambiente de trabajo adecuado.

III. ACTIVIDADES ESENCIALES

Gestionar y supervisar los procesos administrativos Dirigir las actividades generales de la empresa.

Controlar el desarrollo de las actividades operativas del negocio Receptar y analizar los informes emitidos por los colaboradores.

Gestión de los RRHH, Relaciones Laborales, Selección de Personal, Política Salarial Relación con asesorías externas fiscales, contables y/o laborales

Autorizar las adquisiciones de inventarios Realizar una planificación operativa anual Autorizar desembolsos por gastos de la empresa

IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS (INTERFAZ) Clientes externos GERENCIA GERENCIA RRHH GERENCIA COMERCIAL - VENTAS GERENCIA POST VENTA GERENCIA FINANCIERA CONTABILIDAD

Tabla 3.14. (Cont.) 2/2 Proveedores

Clientes internos

V. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA

Instrucción: SUPERIOR

Título requerido: INGENIERO EN ADMINISTRACIÓN O CARRERAS AFINES

Área de conocimiento: ADMINISTRACIÓN VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Tiempo de experiencia: 3 AÑOS

Especialidad de la experiencia: ADMINISTRACIÓN CONCESIONARIA DE VEHÍCULOS VII. CONOCIMIENTOS

Conocimientos: COMPUTACIÓN

GESTIÓN DE PROCESOS

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Fuente: Investigación de campo

Elaborado por: Johana Elizabeth Cruz, 2016.

Tabla 3.15. Manual de funciones – Asistente de gerencia I. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

Código: OO2 Lugar: STD de los Tsáchilas

Denominación del Cargo: ASISTENTE

GERENCIA Fecha:

Nivel: APOYO Reporta a: GERENTE GENERAL

II. MISION DEL CARGO

Asistir y colaborar directamente al gerente general en las diferentes operaciones administrativas desarrolladas para el funcionamiento de la empresa

III. ACTIVIDADES ESENCIALES

Clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación en el ámbito administrativo y contable en el caso que se requiera.

Realizar oficios, memorándum y otros documentos conforme lo disponga la gerencia. Manejar la agenda laboral del gerente

Difundir comunicados internamente establecidos por el gerente general IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS (INTERFAZ) Clientes externos

Proveedores Clientes internos

V. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA

Instrucción: SUPERIOR

Título requerido: ESTUDIOS UNIVERSITARIOS - NO INDISPENSABLE TÍTULO DE TERCER NIVEL

Área de conocimiento: ADMINISTRACIÓN VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Tiempo de experiencia: 2 AÑOS

Especialidad de la experiencia: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA VII. CONOCIMIENTOS

Conocimientos: COMPUTACIÓN

RELACIONES HUMANAS

Fuente: Investigación de campo

Tabla 3.16. Manual de funciones – Gerente de Recursos Humanos I. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

Código: OO3 Lugar: STD de los Tsáchilas

Denominación del Cargo: GERENTE RECURSOS

HUMANOS Fecha:

Nivel: OPERATIVO -

EJECUTIVO Reporta a: GERENTE GENERAL II. MISION DEL CARGO

Gestionar los procesos relacionados directamente con la administración del talento humano en la empresa.

III. ACTIVIDADES ESENCIALES

Efectuar el proceso de reclutamiento y selección de personal

Coordinar conjuntamente con los representantes de la marca KIA para la emisión de capacitaciones al personal.

Autorizar permisos laborales para el personal

Controlar los cumplimientos de los horarios de trabajo del personal Evaluar periódicamente el rendimiento del personal

IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS (INTERFAZ) Gerente general

Clientes internos

V. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA Instrucción: SUPERIOR

Título requerido: INGENIERO / A ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO Área de conocimiento: RRHH

VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Tiempo de experiencia: 2 AÑOS

Especialidad de la

experiencia: MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL VII. CONOCIMIENTOS

Conocimientos:

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

DESARROLLO DE COMPETENCIAS LABORALES COMPUTACIÓN

Fuente: Investigación de campo

Elaborado por: Johana Elizabeth Cruz, 2016.

Tabla 3.17. Manual de funciones – Técnico de recursos humanos 1/2 I. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

Código: OO4 Lugar: STD de los Tsáchilas

Denominación del Cargo: TÉCNICO RRHH Fecha:

Nivel: OPERATIVO Reporta a: GERENTE RRHH

II. MISION DEL CARGO

Asistir y colaborar en las operaciones de administración del talento humano. III. ACTIVIDADES ESENCIALES

Elaborar y archivar informes de requisición de personal

Archivar la documentación respaldo del proceso de reclutamiento y selección de personal Elaborar y emitir las notificaciones establecidas para el personal de la empresa

Receptar las estadísticas de asistencias y notificar al gerente de recursos humanos Colaborar en el proceso de evaluación del personal.

IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS (INTERFAZ) Gerente de RRHH

Tabla 3.17. (Cont..) 2/2 V. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA

Instrucción: SUPERIOR

Título requerido: ESTUDIOS UNIVERSITARIOS - NO INDISPENSABLE TÍTULO DE TERCER NIVEL

Área de conocimiento: RRHH VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Tiempo de experiencia: 2 AÑOS

Especialidad de la experiencia: MANEJO RRHH VII. CONOCIMIENTOS

Conocimientos:

REGISTRO Y CONTROL DE DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIO

RELACIONES HUMANAS COMPUTACIÓN

Fuente: Investigación de campo

Elaborado por: Johana Elizabeth Cruz, 2016.

Tabla 3.18. Manual de funciones – Gerente de ventas I. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

Código: OO5 Lugar: STD de los Tsáchilas

Denominación del Cargo: GERENTE VENTAS Fecha:

Nivel: OPERATIVO -

EJECUTIVO Reporta a: GERENTE GENERAL II. MISION DEL CARGO

Supervisar y dirigir el desarrollo de las actividades de ventas en la empresa. III. ACTIVIDADES ESENCIALES

Manejar al equipo de ventas (distribuir metas y objetivos, monitorear al equipo de ventas) Administrar la logística de vehículos (controlar existencias, recibo de pedidos, etc.)

Controlar y supervisar la recolección de datos de ventas (informe mensual con visitas diarias, tasas, etc.)

Organizar la mercadotecnia (Ideas para promoción, campañas, eventos, etc.) Coordinar ventas oficiales

Mantener buenas relaciones con los gerentes de área

IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS (INTERFAZ) Gerente General

Clientes internos Clientes externos

V. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA

Instrucción: SUPERIOR

Título requerido: INGENIERO / A MARKETING O CARRERAS A FINES Área de conocimiento: MERCADOTÉCNIA

VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Tiempo de experiencia: 2 AÑOS

Especialidad de la experiencia: PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PARA VENTA DE VEHÍCULOS

VII. CONOCIMIENTOS Conocimientos:

MANEJO DEL TALENTO HUMANO ESTRATEGIAS DE VENTAS

COMPUTACIÓN

Tabla 3.19. Manual de funciones – Asesor comercial (Vendedor) I. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

Código: OO6 Lugar: STD de los Tsáchilas

Denominación del

Cargo:

ASESOR COMERCIAL -

VENDEDOR Fecha:

Nivel: OPERATIVO Reporta a: GERENTE VENTAS

II. MISION DEL CARGO

Desarrollar las actividades de venta de la empresa, considerando como parámetro fundamental la atención y servicio de calidad.

III. ACTIVIDADES ESENCIALES

Ofertar los vehículos a los diferentes clientes del negocio

Atender las inquietudes de los clientes en forma rápida y oportuna

Gestionar las facilidades de adquisición de vehículos otorgadas por la empresa para los clientes Socializar permanentemente las políticas de venta con los clientes

Notificar al gerente de ventas sobre las transacciones concretadas en periodo. IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS (INTERFAZ)

Gerente ventas Clientes internos Clientes externos

V. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA

Instrucción: SUPERIOR

Título requerido: ESTUDIOS UNIVERSITARIOS - NO INDISPENSABLE TÍTULO DE TERCER NIVEL

Área de conocimiento: VENTAS VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Tiempo de experiencia: 2 AÑOS

Especialidad de la experiencia: VENTAS VEHÍCULOS VII. CONOCIMIENTOS

Conocimientos:

RELACIONES HUMANAS ATENCIÓN AL CLIENTE COMPUTACIÓN

Fuente: Investigación de campo

Elaborado por: Johana Elizabeth Cruz, 2016.

Tabla 3.20. Manual de funciones – Técnico de cobranza (Cajero /a) 1/2 I. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

Código: OO7 Lugar: STD de los Tsáchilas

Denominación del

Cargo:

TÉCNICO DE COBRANZA

- CAJERO / A Fecha:

Nivel: OPERATIVO Reporta a: GERENTE VENTAS

II. MISION DEL CARGO

Desarrollar las actividades de cobranza directa en caja de la empresa. III. ACTIVIDADES ESENCIALES

Registrar la recaudación de los ingresos diarios en el software de ventas Emitir la factura pertinente al cliente por el pago pertinente

Almacenar cronológicamente los comprobantes de facturas emitidas Efectuar arqueo de caja al final de la actividad laboral diaria. IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS (INTERFAZ) Gerente ventas

Clientes internos Clientes externos

Tabla 3.20. (Cont.) 2/2 V. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA

Instrucción: SUPERIOR

Título requerido: ESTUDIOS UNIVERSITARIOS - NO INDISPENSABLE TÍTULO DE TERCER NIVEL

Área de conocimiento: COBRANZA VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Tiempo de experiencia: 2 AÑOS

Especialidad de la experiencia: MANEJO DE CAJA VII. CONOCIMIENTOS

Conocimientos:

RELACIONES HUMANAS

SOFTWARE DE RECAUDACIÓN EN VENTAS COMPUTACIÓN

Fuente: Investigación de campo

Elaborado por: Johana Elizabeth Cruz, 2016.

Tabla 3.21. Manual de funciones – Gerente Post Venta I. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

Código: OO8 Lugar: STD de los Tsáchilas

Denominación del Cargo: GERENTE POST VENTA Fecha:

Nivel: EJECUTIVO -

OPERATIVO Reporta a:

GERENTE GENERAL II. MISION DEL CARGO

Supervisar y manejar el departamento de Servicio, considerando como prioridad la calidad y atención al cliente.

III. ACTIVIDADES ESENCIALES

Controlar la eficiencia y eficacia de las áreas de taller, servicio y control de calidad

Verificar que los procesos internos del área se ejecuten mediante los estándares de calidad exigidos por la marca

Verificar que el equipo de personas a su cargo se encuentre cumpliendo con las labores estipuladas Emitir informes sobre los trabajos efectuados en las áreas de mantenimiento

Reportar a gerencia general la necesidad de adquisición de herramientas y maquinarias, mediante la inducción de un estudio técnico

Reportar a gerencia general los requerimientos de mantenimiento de maquinaria. IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS (INTERFAZ)

Gerente general Clientes internos Clientes externos

V. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA

Instrucción: SUPERIOR

Título requerido: INGENIERO AUTOMOTRIZ

Área de conocimiento: MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Tiempo de experiencia: 2 AÑOS

Especialidad de la experiencia: MANTENIMIENTO DE MOTORES A INYECCIÓN Y ELECTRÓNICOS

VII. CONOCIMIENTOS Conocimientos:

MECÁNICA ESPECIALIZADA

PROCESOS COMPUTARIZADO DE EVALUACIÓN VEHICULAR

Tabla 3.22. Manual de funciones – Técnico de Post Ventas I. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

Código: OO9 Lugar: STD de los Tsáchilas

Denominación del Cargo: TÉCNICO POST VENTA Fecha:

Nivel: OPERATIVO Reporta a: GERENTE POST

VENTA II. MISION DEL CARGO

Realizar el mantenimiento del vehículo y trabajo de reparación de acuerdo con el concesionario y estándares de calidad de la empresa

III. ACTIVIDADES ESENCIALES

Realizar trabajo de calidad de acuerdo con instrucciones en la orden de reparación. Mantener un área de trabajo limpia y ordenada.

Mantener las herramientas personales y del taller en buena condición Probar los vehículos después de llevar a cabo las reparaciones. IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS (INTERFAZ) Gerente post venta

Clientes internos Clientes externos

V. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA

Instrucción: BACHILLER

Título requerido: NO INDISPENSABLE Área de conocimiento: MECÁNICA AUTOMOTRIZ VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Tiempo de experiencia: 2 AÑOS

Especialidad de la experiencia: MANTENIMIENTO GENERAL DE VEHÍCULOS VII. CONOCIMIENTOS

Conocimientos: MECÁNICA COMPUTACIÓN

RELACIONES HUMANAS

Fuente: Investigación de campo

Elaborado por: Johana Elizabeth Cruz, 2016.

Tabla 3.23. Manual de funciones – Gerente Financiero 1/2

I. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

Código: O10 Lugar: STD de los Tsáchilas

Denominación del Cargo:

GERENTE FINANCIERO Fecha:

Nivel: EJECUTIVO - OPERATIVO Reporta a: GERENTE GENERAL

II. MISION DEL CARGO

Supervisar y evaluar las actividades financieras de la empresa, con base a los objetivos y metas planteadas

III. ACTIVIDADES ESENCIALES Desarrollar la planificación financiera anual

Evaluar los estados y balances mediante indicadores financieros Autorizar adelantos de remuneración por pedido de empleados

Verificar y firmar los roles de pago para generar el respectivo desembolso

Establecer partidas presupuestaria para incrementos de personal o compra de activos Verificar los desembolsos generados por las actividades operativas de la empresa Controlar permanentemente los ingresos generados por la actividad del negocio Emitir informes a gerencia general sobre la sostenibilidad financiera de la empresa Evaluar el nivel de cartera vencida y establecer parámetros de recuperación de la misma

Tabla 3.23. (Cont.) 2/2 IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS (INTERFAZ)

Gerente general Clientes internos Clientes externos

V. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA Instrucción: SUPERIOR

Título requerido: INGENIERO EN FINANZAS Área de

conocimiento:

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Tiempo de experiencia: 2 AÑOS Especialidad de la experiencia: PLANIFICACIÓN FINANCIERA VII. CONOCIMIENTOS

Conocimientos: SOFTWARE CONTABLE Y FINANCIERO

APLICACIÓN TÉCNICA DE INDICADORES FINANCIEROS GERENCIA FINANCIERA

Fuente: Investigación de campo

Elaborado por: Johana Elizabeth Cruz, 2016.

Tabla 3.24. Manual de funciones – Contador I. DATOS DE IDENTIFICACION DEL PUESTO

Código: O11 Lugar: STD de los Tsáchilas

Denominación del Cargo: CONTADOR Fecha:

Nivel: ASESOR Reporta a: GERENTE FINANCIERO

II. MISION DEL CARGO

Desarrollar las actividades contables de la empresa, enmarcados en los lineamientos legales y normativas institucionales.

III. ACTIVIDADES ESENCIALES Elaborar los estados financieros de la empresa Efectuar roles de pago del personal

Establecer los registros contables en el software pertinente

Elaborar las conciliaciones bancarias conforme al requerimiento de la empresa

Efectuar las declaraciones de impuestos acordes a los lineamientos legales establecidos Presentar los estados financieros en periodos mensuales al gerente financiero

IV. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS (INTERFAZ) Gerente financiero

Clientes internos

V. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA Instrucción: SUPERIOR Título requerido: CONTADOR CPA

Área de conocimiento: CONTABILIDAD GENERAL VI. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Tiempo de experiencia: 2 AÑOS Especialidad de la

experiencia: CONTABILIDAD DE EMPRESAS COMERCIALES VII. CONOCIMIENTOS

Conocimientos: SOFTWARE CONTABLE TRIBUTACIÓN

In document “Modelo de control interno administrativo y financiero para la Empresa proveedora de Motores Empromotor CIA. LTDA. Santo Domingo, 2016.” (página 58-66)