Validación de Datos
Es común que los usuarios por prisa u otro motivo o razón al introducir datos se equivoquen. La validación de datos le permite establecer reglas para que cuando un dato sea introducido, éste sea supervisado y se asegure que se encuentre en el rango deseado o con las características establecidas.
Microsoft Excel le permite validar que los valores pertenezcan a una lista, que estén dentro de ciertos límites, fechas y horas, dentro de ciertos períodos, longitudes de texto específicas, etc. Incluso si desea evitar o permitir valores en blanco. También es esencial proporcionar una ayuda inmediata para dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban datos no válidos para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin problemas.
Los estilos de error que se manejan son:
• Grave. Este estilo no permite que el usuario introduzca una información que no sea válida, de tal manera que si el dato introducido no es válido solamente permite borrarlo o bien cambiarlo para poder pasar a otra celda.
• Advertencia. Este estilo indica que la información introducida no es válida, sin embargo permite dejar el dato introducido, al ignorar la validación.
• Información. Indica al usuario que la información introducida no es válida, pero permite pasar a otra celda sin mayor complicación.
Los mensajes sólo aparecen cuando se escriben los datos directamente en las celdas. El mensaje no aparecerá:
• Cuando un usuario inserte datos en una celda copiando o rellenando. • Cuando una fórmula de la celda calcule un resultado que no sea válido.
• Cuando una macro (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas.) inserte datos no válidos en la celda.
Una vez que decida qué validación desea utilizar en una hoja de cálculo, seleccione una o más celdas para validar. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos. Aparece el cuadro de diálogo Validación de datos. Haga clic en la ficha Configuración.
En la ficha Configuración especifique el criterio de validación utilizando la lista desplegable Permitir. Entre las opciones encuentra:
• Lista. Le permite elegir el Origen del cual se tomarán los valores para la lista desplegable, ya sea escribiéndolos directamente en el cuadro Origen separándolos por coma o bien seleccionando algún rango donde se encuentre dicha información. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable. • Número entero. El cuadro Datos permite seleccionar el tipo de restricción a utilizar para los números (entre, no está entre, igual, no igual, mayor que, etc.), y al seleccionar el tipo se habilitan los cuadros para las restricciones (máximo, mínimo, valor) dependiendo del tipo de restricción.
• Decimal. El cuadro Datos permite seleccionar el tipo de restricción a utilizar para los números decimales (entre, no está entre, igual, no igual, mayor que, etc.), y al seleccionar el tipo se habilitan los cuadros para las restricciones (máximo, mínimo, valor) dependiendo del tipo de restricción.
• Fecha. El cuadro Datos permite seleccionar el tipo de restricción a utilizar para las fechas (entre, no está entre, igual, no igual, mayor que, etc.), y al seleccionar el tipo se habilitan los cuadros para las restricciones (fecha inicial, fecha final) dependiendo del tipo de restricción. También puede utilizar una fórmula que devuelva una fecha.
• Hora. El cuadro Datos permite seleccionar el tipo de restricción a utilizar para las horas (entre, no está entre, igual, no igual, mayor que, etc.), y al seleccionar el tipo se habilitan los cuadros para las restricciones (hora inicial, hora final) dependiendo del tipo de restricción. También puede utilizar una fórmula que devuelva un valor de hora.
• Longitud del texto. El cuadro Datos permite seleccionar el tipo de restricción a utilizar para la longitud del texto (entre, no está entre, igual, no igual, mayor que, etc.), y al seleccionar el tipo se habilitan los cuadros para las restricciones (máximo, mínimo, longitud) dependiendo del tipo de restricción.
• Personalizado. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas).
Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Una vez terminada la configuración del criterio de validación, utilice la ficha Mensaje de entrada para personalizar el mensaje que aparecerá cuando se haga clic en la celda validada. Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de
entrada al seleccionar la celda está activada. Rellene el título y el texto del mensaje. Este mensaje es opcional.
En la ficha Mensaje de error especifique cómo desea que Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Información, Advertencia, Grave. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).
Si quiere comprobar si existen datos no válidos en las celdas configuradas, en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, despliegue Validación de datos y haga clic en Rodear con un círculo datos no válidos. Los datos que no sean válidos entonces se rodearán con un círculo rojo. Para borrar estos círculos, en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, despliegue Validación de datos y haga clic en Borrar círculos de validación.
Formularios
Cuando se llenan listas muy largas con datos repetitivos, los formularios le ayudan a insertar al final de la lista una nueva fila con los datos que introducimos en él. No sólo ayudan a insertar filas, también a localizarlas y posteriormente poder modificarlas, eliminarlas o bien simplemente visualizar la información.
Para activar la herramienta formulario haga clic en el Botón de Microsoft Office y a continuación en el botón de Opciones de Excel. El cuadro de diálogo Opciones de Excel se abrirá, en el panel izquierdo seleccione Personalizar. En la ventana correspondiente a Personalizar haga clic en la lista desplegable Comandos disponibles en y seleccione Comandos que no están en la cinta de opciones. De la lista de comandos que se muestran seleccione Formulario y haga clic en el botón Agregar. El icono del comando aparecerá en la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en Aceptar.
Una vez activado sitúese en cualquier celda que se encuentre dentro de la lista de datos, haga clic en el botón Formulario. Aparecerá un formulario que lleve por título el nombre de la hoja. Los rótulos de las columnas aparecerán como los nombres de campos y para cada uno el cuadro de texto correspondiente para llenar. Se mostrará sobre los botones del formulario el número del registro en el cual está situado el cursor y el total.
Los botones disponibles en un formulario son:
Nuevo. Permite dejar en blanco el formulario para introducir una nueva fila. La inserta siempre al final.
Eliminar. Borra el registro actual y ya no puede ser recuperado.
Restaurar. Desecha los cambios realizados.
Buscar anterior, Buscar siguiente. Después de especificar los criterios permite avanzar entre los registros ya sea hacia delante o hacia atrás para ir visualizando las filas que los cumplan.
Criterios. Permite especificar en los cuadros de texto los criterios a utilizar en una búsqueda.
DEMOSTRACI
DEMOSTRACIÓÓNN
OBJETIVO:
OBJETIVO:
Mostrar el uso de los formularios para captura
Mostrar el uso de los formularios para captura
r
ráápida de datos y validacipida de datos y validacióón de datos para captura n de datos para captura
correcta. correcta. DEMOSTRACI DEMOSTRACIÓÓNN Módulo 4 Validación y Formularios
PRACTICA
PRACTICA
Módulo 4
Laboratorio MÓDULO 2. ORGANIZACIÓN DE DATOS Ejercicio 1. Validación y Formularios
En este ejercicio aplicará la validación a un rango de celdas y posteriormente utilizará un formulario para introducir datos.
Tareas Guía para completar la tarea
1. Abra el archivo de
Excel llamado Validación y formularios.
2. Valide el rango
B6:B20 para que los números de cama sean mayores a cero pero menores a 15.
Seleccione el rango B6:B20.
En la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos, el cuadro de diálogo Validación de datos aparecerá.
En la ficha configuración, en el cuadro Permitir seleccione Número entero.
En el cuadro Datos seleccione Entre. En el cuadro mínimo teclee 1. En el cuadro máximo teclee 15.
En la ficha Mensaje de entrada active, en caso de ser necesario, la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda.
En el cuadro Título teclee Cama.
En el cuadro Mensaje de entrada teclee “Sólo hay 15 camas”. En la ficha Mensaje de error active, en caso de ser necesario, la
casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos. En la lista estilo seleccione Información.
En el cuadro Título teclee Cama.
En el cuadro Mensaje de entrada teclee “Sólo hay 15 camas, verifique el número”.
Haga clic en Aceptar.
3. Valide el rango
C6:C20 para que los nombres introducidos no sean mayores de 50 caracteres.
Seleccione el rango C6:C20.
En la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos, el cuadro de diálogo Validación de datos aparecerá.
En la ficha configuración, en el cuadro Permitir seleccione Longitud de texto.
En el cuadro Datos seleccione Menor o igual que. En el cuadro máximo teclee 50.
En la ficha Mensaje de entrada desactive, en caso de ser necesario, la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda. En la ficha Mensaje de error active, en caso de ser necesario, la
casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos En la lista estilo seleccione Advertencia.
En el cuadro Título teclee Error en Nombre.
En el cuadro Mensaje de entrada teclee “El nombre excede los 50 caracteres”.
4. Valide el rango
D6:D20 para que la fecha introducida no sea mayor que la fecha actual, ni menor al 01/01/2007.
Seleccione el rango D6:D20.
En la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos, el cuadro de diálogo Validación de datos aparecerá.
En la ficha configuración, en el cuadro Permitir seleccione Fecha y Desactive la casilla Omitir blancos.
En el cuadro Datos seleccione Entre. En el cuadro mínimo teclee 01/01/2007. En el cuadro máximo teclee =hoy().
En la ficha Mensaje de entrada desactive, en caso de ser necesario, la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda. En la ficha Mensaje de error active, en caso de ser necesario, la
casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos. En la lista estilo seleccione Grave.
En el cuadro Título teclee Fecha Visita.
En el cuadro Mensaje de entrada teclee “La fecha debe ser mayor al 01/01/2007 y menor o igual a la fecha actual, teclee una fecha válida”. Haga clic en Aceptar.
5. Valide el rango
E6:E20 para que la hora introducida sea entre las 08:00 y las 22:00 horas.
Seleccione el rango E6:E20.
En la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos, el cuadro de diálogo Validación de datos aparecerá.
En la ficha configuración, en el cuadro Permitir seleccione Hora En el cuadro Datos seleccione Entre.
En el cuadro mínimo teclee 08:00. En el cuadro máximo teclee 22:00.
En la ficha Mensaje de entrada active, en caso de ser necesario, la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda.
En el cuadro Título teclee Hora de visita.
En el cuadro Mensaje de entrada teclee “Las visitas son entre las 08:00 y 22.00 horas”.
En la ficha Mensaje de error active, en caso de ser necesario, la casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos. En la lista estilo seleccione Advertencia.
En el cuadro Título teclee Hora Visita.
En el cuadro Mensaje de entrada teclee “La hora está fuera del horario de visitas”.
Haga clic en Aceptar.
6. Valide el rango
F6:F20 para que se despliegue una lista de servicios de donde elegir el
correspondiente.
Seleccione el rango F6:F20.
En la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos, el cuadro de diálogo Validación de datos aparecerá.
En la ficha configuración, en el cuadro Permitir seleccione Lista, verifique que las casillas Omitir blancos y Celda con lista desplegable están activados.
Haga clic en el cuadro Origen y seleccione el rango K5:K7.
En la ficha Mensaje de entrada desactive, en caso de ser necesario, la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda. En la ficha Mensaje de error desactive, en caso de ser necesario, la
En la lista estilo seleccione Grave. Haga clic en Aceptar.
7. Inserte un registro en la fila 7.
En la celda B7 escriba 12.
En la celda C7 escriba Juan Pérez Pérez. En la celda D7 escriba 12/01/2007. En la celda E7 escriba 07:00.
Se mostrará el mensaje de error Advertencia, haga clic en No y escriba 09:00.
En la celda F7 despliegue y elija Cirugía.
8. Inserte un registro utilizando un
formulario.
En caso de ser necesario active el icono del formulario, para ello haga clic en el botón de Microsoft Office y a continuación en el botón de Opciones de Excel. El cuadro de diálogo Opciones de Excel se abrirá. En el panel izquierdo seleccione Personalizar.
En la ventana correspondiente a Personalizar haga clic en la lista desplegable Comandos disponibles en y seleccione Comandos que no están en la cinta de opciones.
De la lista de comandos que se muestran seleccione Formulario y haga clic en el botón Agregar. El icono del comando aparecerá en la barra de herramientas de acceso rápido.
Haga clic en Aceptar.
Haga clic en el botón de Formulario de la barra de herramientas de acceso rápido. El formulario Agenda aparecerá.
Haga clic en Nuevo.
En No, de cama escriba 16 y presione Tabulador.
En Nombre Visitante escriba María José Perera y presione Tabulador. En Fecha Visita escriba 15/01/2007 y presione Tabulador.
En Hora Visita escriba 23:00 y presione Tabulador. En Servicio escriba Quimio y presione Tabulador. Haga clic en Nuevo.
El mensaje de error en el número de cama aparecerá, haga clic en Aceptar.
El mensaje de error en la hora de visita aparecerá, haga clic en Sí. Haga clic en Cerrar.
9. Encierre en un círculo los datos no válidos.
En la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos, despliegue Validación de datos y haga clic en Rodear con un círculo datos no válidos.
Se mostrarán encerrados en un círculo los datos no válidos.
10. Guarde el libro creado con el nombre Mod2 Lab1.
Haga clic en el botón de Microsoft Office (Archivo), despliegue y de clic en Guardar Como… El cuadro de diálogo Guardar como… aparecerá.
Vaya a la carpeta de Prácticas que creo anteriormente en Mis Documentos.
En el cuadro Nombre de archivo escriba Mod2 Lab1.
En el cuadro Guardar como tipo verifique que diga Libro de Excel. De clic en el botón Guardar.
Consolidación de Datos
Si estamos trabajando con varias tablas, todas con un esquema idéntico y queremos en una sola totalizar los datos contenidos en ellas consolidar datos es la herramienta adecuada para realizar esta operación. Por medio de consolidar datos podemos entonces encontrar el total de todos los datos correspondientes a diferentes tablas y concentrarlo en una nueva.
Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.
Excel permite consolidar datos de varios modos:
Por posición. Cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla.
Por categorías. Si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo. La consolidación se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.
Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Para consolidar datos, utilice el comando Consolidar del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
Para consolidar haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados. Asegúrese de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidación. En la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos haga clic en Consolidar. El cuadro de diálogo Consolidar aparecerá.
En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (Sumar, Contar, Promedio, etc.) que desea que utilice Excel para consolidar los datos.
En el cuadro Referencia si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar, o bien escriba o seleccione el rango a utilizar y haga clic en el botón Agregar. Repita esto para cada rango.
Si desea que la consolidación se actualice de forma automática cuando cambien los datos de origen active Crear vínculos con los datos de origen.
Si desea consolidar Por Posición, en la sección Usar rótulos en… deje en blanco las casillas para que Excel no copie los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación.
Si desea consolidar Por Categorías, active las casillas de verificación de Usar rótulos en que indican donde se encuentran los rótulos en los rangos de origen, que puede ser: la Fila superior, la Columna izquierda o ambas.
Para consolidar por fórmula en la hoja de cálculo maestra, copie o escriba los rótulos de columna o fila que desee para los datos de consolidación. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación. Escriba una fórmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada hoja de cálculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar.
Laboratorio MÓDULO 2. ORGANIZACIÓN DE DATOS Ejercicio 2. Consolidar datos
En este ejercicio utilizará la herramienta Consolidar datos.
Tareas Guía para completar la tarea
1. Abra el archivo de Excel llamado Consolidar. 2. Sitúese en la hoja Enero y al rango C6:N36 asígnele el nombre Enero.
De ser necesario de clic en la etiqueta de la hoja Enero para situarse en ella.
Seleccione el rango C6:N36.
Haga clic en el cuadro de nombres y teclee Enero. Presione Enter.
3. Sitúese en la hoja
Febrero y al rango C6:N36 asígnele el nombre Febrero.
De ser necesario de clic en la etiqueta de la hoja Febrero para situarse en ella.
Seleccione el rango C6:N36.
Haga clic en el cuadro de nombres y teclee Febrero. Presione Enter.
4. Efectúe el
consolidado para la hoja Totales.
De ser necesario de clic en la etiqueta de la hoja Totales para situarse en ella.
Seleccione la celda C6.