ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO

Para hablar de organización del conocimiento, es necesario primero comprender qué se entiende por conocimiento e identificar la razón por la cual debemos hablar primero de Conocimiento antes de organización de la información.

El conocimiento es el resultado de una serie de flujos de información generados entre el individuo y las fuentes externas, las cuales envían mensajes que intencionales o no, son procesados y adoptados para continuar alimentando dicho conocimiento. Como resultado de la comunicación de flujos de mensajes, el conocimiento generado puede hacerse visible a través de la generación de una fuente documental que lo exprese.

Estos dos tipos de conocimiento, el intangible (albergado en nuestras estructuras mentales) y el tangible (representado en una o varias fuentes documentales) se

conocen como: conocimiento tácito y explícito, respectivamente: “…de tal modo

que tanto la gestión de los conocimientos como las tecnologías tendrían como fin mejorar los procesos de creación de conocimiento, mejorar su disponibilidad y

permitir la conversión de conocimiento implícito al explícito”.23

De acuerdo con lo anterior, consideramos medible y organizable no solo la información documental registrada sino la información que el individuo ha transformado en conocimiento y que ha adquirido mediante el análisis de casos, la experiencia, la lectura, entre otros. Estas actividades se ven mucho más potencializadas en el contexto de generación de conocimiento a partir de la experiencia y el diario vivir en el entorno empresarial.

23 _{GARCÍA JIMÉNEZ, Antonio. Organización y gestión de conocimiento en la comunicación. Gijón :}

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Allí el conocimiento tácito del empleado es un activo que genera valor al a compañía en la medida en que éste se ve ligado a las decisiones estratégicas

tomadas gracias a dicho conocimiento: “…el conocimiento en la organizaciones no

sólo se encuentra en los documentos o depósitos de información, sino también en las rutinas de las organizaciones, en sus procesos, prácticas y normas”24

El reto de las organizaciones actuales es poder identificar qué del conocimiento tácito de los empleados debe ser transformado, pues es sabido que aunque el conocimiento tácito de una organización es mucho mayor que el explícito, el

explícito se organiza más frecuentemente que el primero: “Cuando una parte

importante del conocimiento de una organización es tácito, existe una evidencia en aumento que sugiere que las organizaciones gastan una mayor cantidad de tiempo enfocándose en codificar y gestionar conocimiento explícito y rechazando

el tácito”25

A partir de los enunciados anteriores, se podría preguntar entonces: Como organizar el conocimiento de una organización cuando su principal fuente son sus empleados, sus prácticas, su experiencia? Es posible organizar lo intangible, lo tácito?

Evidentemente la mente humana organiza la información que alberga bajo lógicas muy diferentes a las que desarrollamos para organizar información documental registrada. Sin embargo, éstas técnicas son producto de estrategias y estudios que durante siglos el hombre ha desarrollado para hacer de lo conocido un tangible perdurable en el tiempo. Así las cosas, el conocimiento tácito debe ser abordado de tal forma que pueda ser registrado de acuerdo a nuestras lógicas humanas de organización/recuperación. Evidentemente para organizar el conocimiento tácito es necesario materializarlo.

La materialización del conocimiento se logra a través de diversos instrumentos y medidas que hacen que el cocimiento individual pueda ser divulgado a un equipo de trabajo con objetivos y metas similares. Esto implica el diseño de herramientas de recolección de información, que bajo la normalización de campos con fines específicos recrean mapas mentales que simulan procesos en un documento explícito.

Las fuentes resultantes: encuestas, mapas de procesos, entrevistas, entre otros, son fuentes de información no estructuradas que no fueron pensadas para su edición o publicación (como sí lo sería un libro o un artículo de investigación en una publicación seriada).

24 _{Ibíd., p. 50}

25 _{CHIRI, Khaled, KLOBAS, Jane. Knowledge Sharing and Organisational Enabling Conditions. En:}

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Estas fuentes no estructuradas no representan un activo importante si éstos no son almacenados pensando en su posterior recuperación. Para esto el analista deberá realizar un análisis de las fuentes y de sus contenidos con el fin de generar estructuras que simbolice el documento a través de un lenguaje de representación del conocimiento.

La generación de estos lenguajes se basa en el entendimiento de: los procesos que han hecho que dicha información sea recopilada, la diversidad de tipologías documentales y sus contenidos: “toda forma estructurante debe proceder de

estudios empíricos, para dar lugar a taxonomías, y del análisis lógico de los conceptos, para dar lugar a tipologías.”26

El proceso de identificación de una representación lógica que defina una tipología y contenidos específicos es uno de los componentes del proceso de la organización del conocimiento, entendida como: “el establecimiento de

clasificaciones jerárquicas y mapas de ideas, entre otras funciones”27_{. Una de las}

estrategias que permiten lograr dicha categorización son los Sistemas de Organización del conocimiento.

Un sistema de organización del conocimiento, es una red de conceptos que a partir de sus relaciones y similitudes dan forma a la información no estructurada:

“Un sistema de organización del conocimiento (KOS, por sus siglas en inglés) está conformado por conceptos y relaciones semánticas que representan un área del

conocimiento terminológicamente”28

La organización del conocimiento implica la estructuración de un lenguaje que representa las categorías terminológicas de la información contenida en las diversas tipologías. Sin embargo, el conocimiento en sí mismo no puede ser medible. Es por esto que la organización debe emprender una política que le permita diseñar procesos para que se evite la fuga de información al momento en el que un empleado deja de hacer parte de la organización.

Una vez el conocimiento no documentado reposa en documentos diseñados específicamente para que éste sea registrado de manera sistemática, el ciclo de producción de conocimiento empieza a generar fuente con tipologías específicas e información medible. Si esto no es así, el analista se ve abocado al análisis de tipologías y contenidos variados lo que dificulta su labor normalizadora.

26 _{HJOLAND, ALBRECHTEN, citado por GARCÍA JIMÉNEZ, Antonio. Organización y gestión de}

conocimiento en la comunicación. Gijón: Trea, 2002. p. 51

27 _{SOTO, Eduardo. et al. Gestión y conocimiento en organizaciones que aprenden. México:}

Thomson. p. 133

28 _{STOK, Wolfgang G. Concepts and Semantic Relations in Information Science. En: Journal of the}

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Es aquí, donde el concepto de organización de información aparece, pues más que en estructuras mentales está inmerso en estructuras documentales, lo que hace que los sistemas de clasificación sean muy útiles a la hora de identificar metodologías para la organización de información documentada en una organización. El concepto del triángulo semiótico entre la descripción de objetos documentales y el lenguaje se puede ver representado en la siguiente gráfica:

Figura No. 1 El triángulo semiótico de la Ciencia de la Información (Stok, 2010). El concepto como tal, al ser formulado tiene dos características intrínsecas. La intensión (significado) y la extensión (sentido). El triángulo semiótico hace entonces parte del proceso de organización ya no del conocimiento sino de la información contenida en las fuentes que lo representan.