Organización funcional, tareas, responsabilidades y cualificación

CUALIFICACIÓN (PÉRFIL DE CADA PUESTO INCLUIDO SU COSTE)

“La organización funcional trata de estructurar de la forma más adecuada los recursos humanos e integrar éstos con los recursos materiales y financieros, con el fin de aplicar eficazmente las estrategias elaboradas y los medios disponibles, y conseguir los objetivos propuestos”.46

Entre estos objetivos, podemos destacar los siguientes:

 “Determinar la organización funcional de la empresa: sus áreas, relaciones, jerarquía y dependencia”.46

 “Organizar las tareas que realizará cada empleado tanto cuantitativa (cuántas tareas) como cualitativamente (qué tareas). En función de este resultado podremos definir el número de horas de trabajo necesarias para desarrollar dichas tareas, establecer el número de empleados necesarios para cumplir con cada función específica, el tipo de horario (partido o continuado) que deba aplicarse”.46

 “Definir el nivel de conocimiento técnico necesario, así como la capacitación profesional”.46

 “Establecer la importancia de las tareas en términos absolutos y en comparación con el resto. Esto permitirá establecer el nivel de exigencia durante el proceso de selección de personal, la estructuración del espacio físico de trabajo y el diseño de los sueldos”.46

A continuación se describirá el perfil de cada puesto de trabajo que será desempeñado dentro de la empresa:

 Dirección General

Es la persona de máxima autoridad dentro de la empresa. Será aquella persona capaz de dirigir, prever, organizar, mandar, coordinar y controlar las actividades desarrolladas dentro de cada departamento de la organización, vigilando siempre que cada uno de éstos ejerza de acuerdo a la normatividad aplicable, con la finalidad de hacer más eficiente el aprovechamiento de los recursos. Influirá en el personal para su correcto desempeño y cumplimiento de objetivos. La dirección tiene tres funciones principales:

a) Administra las relaciones interpersonales = cabeza visible, enlace con el exterior y líder

(conducir y motivar).

b) Transmite información = monitor (recibe información, la selecciona y la dirige), diseminador (transmite la información dentro de la organización), portavoz (cuando informa hacia afuera de la organización).

c) Toma decisiones = emprendedor (inicia y propone cambios), gestor de anomalías,

asignación de recursos, negociador (hacia dentro y fuera).

 Delegado de Compras

Es el encargado de las compras de los productos que comercializará la empresa. Las funciones que realiza son las siguientes:

a) Aprovisionamiento de los productos y materiales necesarios para las operaciones

diarias de la empresa, cumpliendo las políticas. Antes de realizar una compra, debe asegurarse de que se cumplan los protocolos adecuados para las compras y la aprobación del presupuesto.

b) Evaluación de precios continuamente para ver si se encuentra recibiendo estos productos al mejor precio posible y así maximizar las ganancias. Éste puede y debe comunicarse con proveedores alternativos y negociar mejores precios.

c) Se asegura de recibir la entrega de los productos y materiales de los proveedores

a tiempo, genera y sigue órdenes de compra. Esto significa trabajar estrechamente con

el departamento de finanzas para asegurarse de que haya capital suficiente para comprar los artículos adquiridos y que haya un flujo continuo de efectivo y que todos los pagos se realicen a tiempo.

 Director de Comercial y Marketing

Será aquella persona encargada de definir, coordinar, planificar y ejecutar el plan de ventas y marketing, en función del plan estratégico organizacional, para llegar a los clientes finales. A su cargo están los vendedores y el encargado de marketing.

A medida que la empresa se expanda, será mayor la necesidad de investigación de mercados,

publicidad, y servicio al cliente. Entre sus funciones están las siguientes:

a) Elaborar pronósticos de ventas, establecer precios y fijación de márgenes.

b) Incentivar las ventas a través de las herramientas de marketing disponibles para la comunicación (publicidad, relaciones públicas, promociones, eventos).

c) Diseño de las estrategias de marketing en base al producto, precio, distribución y promoción.

d) Llevar un adecuado control y análisis de las ventas (análisis de consumidor y competencia).

e) Elaborar estrategias de captación y fidelización de los clientes a raíz de los datos que se obtengan del área de investigación comercial (búsqueda de oportunidades de negocios).

 Vendedores o comerciales

Son los que visitan a los clientes o posibles clientes, ofrecen el producto y servicio, cumpliendo con los objetivos de ventas. Sus tareas principales se extienden en 4 áreas:

a) De productos/servicios =conocer beneficios y características de los productos/servicios,

conocimiento de las condiciones de venta, saber manejar con soltura los productos y servicios, conocer las características de la prestación de los servicios de instalación, monitoreo y mantenimiento y conocimiento preciso de precios y sus modificaciones.

b) De empresa = cumplir con las cuotas de venta (objetivos), desarrollo de los nuevos mercados programados, obtener el menor gasto derivado de las operaciones de venta, mantener o mejorar la imagen corporativa en las relaciones con los clientes, comunicar errores en los procesos y/o proponer mejoras, abrir canales de distribución y planificar visitas comerciales y/o cumplir tiempo.

c) De competencia = tener identificada a la competencia, conocer los productos/servicios

de la competencia y sus diferencias.

d) De mercado = atender las reclamaciones de los clientes, explicar promociones y ofertas disponibles para la venta, dar consejos de uso sobre los productos, proporcionar un trato educado y cercano, dar un servicio general, resolver dudas sobre los servicios, saber, informar de garantías y seguros y obtener información sobre el mercado.

 Director de Administración y Finanzas

Es responsable de la planificación, ejecución e información financieras. Reportará directamente al director ejecutivo de la empresa. Entre sus funciones se encuentran las siguientes:

a) Coordinación y supervisión de todos los procesos del departamento financiero.

b) Responsabilidad de la contabilidad general, tesorería, impuestos, elaboración de cuentas anuales y contabilidad analítica.

c) Planificación, realización y control de los cierres mensuales, trimestrales y anuales.

d) Relación con entidades financieras, así como con otros asesores externos (auditores, asesor fiscal).

e) Reclutamiento y selección, atraer a las personas indicadas para hacer crecer la empresa.

f) Remuneraciones, más que la definición de sueldos y su liquidación según los convenios y normas correspondientes, debe contemplar que las compensaciones se mantengan equitativas, reflejen resultados y ayuden a mantener la motivación.

 Director de Ingeniería

Es aquella persona que participará en la resolución de problemas. Planificar, organizar,

programar, dirigir y controlar los servicios de los productos. Sus funciones son las siguientes:

a) Realizar los estudios energéticos pertinentes y proponer el sistema adecuado, de acuerdo a las necesidades del cliente.

b) Fijar métodos de atención al cliente y servicio post-venta. (monitoreo y mantenimiento).

c) Investigación, búsqueda de nuevos conocimientos y técnicas, de estudio en el campo laboral.

 Instalación, monitoreo y mantenimiento

Son aquellos encargados de instalar nuestros productos, así como de realizar el monitoreo y

mantenimiento correspondiente. Sus tareas principales son:

a) Instalar adecuadamente y exitosamente los productos.

b) Monitorear los indicadores de desempeño clave a intervalos de 3 semanas y ajustar las estrategias según se necesite.