Pago de Facturas

Para efectuar este pago, el cajero revisará:

Que se adjunte el formulario de Recepción de Mercaderías firmado por quien la recibió.

Que la factura sea original, sin enmiendas, con los precios unitarios, confeccionada a máquina o lápiz pasta, y que cumpla con las exigencias legales y reglamentos internos vigentes.

7.2 Fondo Fijo

El establecimiento entrega fondos fijos: D e p a r t a m e n t o de Abastecimiento, de Operaciones y de Contabilidad.

Abastecimiento: es asignado para el encargado de compras de esa Unidad, el que tiene un valor de 15 U.T.M. Este monto es para el gasto del mes, no debe pasarse en la rendición, mensualmente es entregada para su reposición.

Operaciones: este es entregado al Jefe de Departamento de Operaciones, el monto es asignado por el Subdirector Administrativo, este también debe ser para el mes sin pasarse en el monto de la rendición.

Contabilidad: este es entregado al Encargado de Presupuesto del Departamento de Finanzas. El monto es asignado por el Subdirector Administrativo para pago de pasajes funcionarios por comisión de servicio y viáticos. Este también debe ser para el mes sin pasarse en el monto de la rendición

7.3 Resolución de Pago

El pago se realizara una vez que se realicen todos los pasos indicados en el Manual de Presupuesto de Ingresos y Gastos, que finalizan con el Devengamiento del compromiso.

Una vez que se corrobore lo anteriormente descrito, se realizaran dichos pagos, de acuerdo a lo convenido con el proveedor, dando preferencia al pago a través de transferencias electrónicas y en segunda instancia, a través de cheque nominativo y cruzado. No se realizaran pagos en efectivo, a excepción de urgencias se deben cancelarse en efectivo por necesidades del servicio, previa autorización del Director d establecimiento y/o de la Subdirección Administración y Finanzas, y los que se realicen vía fondo fijo.

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y FINANZAS

8. Normas y Referencias

Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones.

Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N°19.886, en adelante “el Reglamento”, y sus modificaciones.

DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

Resolución N°1600 de 2008, de la Contraloría General de la República, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón.

Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.

Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.

Ley de Probidad Nº 16.653.

Ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.

Políticas y condiciones de uso del Sistema Mercado Público, instrucción que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal Mercado Público.

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y FINANZAS

9. Anexos

ANEXO Nº 1 : Formulario de requerimiento de Bienes y Servicios

ANEXO Nº 2 : Normativa de notificación de recepción y despacho de artículos de consumo inmediato

10. Responsable de Calidad

Los Jefes de los Departamento de Abastecimiento y Finanzas serán los responsables de velar por el cumplimiento del presente documento, así como de proponer las modificaciones pertinentes.

11. Distribución

Director del Establecimiento

Subdirección de Administración y Finanzas. Subdirección de Enfermería.

Subdirección Médica. Subdirección de Matronería.

Oficina de Calidad y Seguridad del Paciente. Auditor Administrativo.

Jefe de Servicios Clínicos y de Apoyo.

Jefes de Unidades Administrativas y Asesoras de Dirección. Funcionarios en general.

Biblioteca Virtual

DIRECTOR

Revisión Registro de Modificaciones Memorándum que dispone (si corresponde)

ANEXO Nº 1

Fecha de Solicitud: ……../…….../20……. FORMULARIO DE REQUERIMIENTO DE BIENES / SERVICIOS 1) CENTRO DE COSTO: ______________________________________________

2) IDENTIFICACION DEL REQUERIMIENTO 3) CANTIDAD

4) JUSTIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO:

____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ________________________________

5) PRESUPUESTO ESTIMADO:

6) ADJUNTA ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS:(Se deben incorporar TODAS las características técnicas de los bienes y/o

servicios solicitados, para evitar propuestas que no cumplan)

NOTA: Si los insumos, productos o artículos solicitados no se encuentran disponibles en Convenio Marco (previa consulta al Departamento de Abastecimiento) y requerimiento se debe licitar, se solicita completar los puntos N° 7 y N° 8.

7) CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA LICITACION (Ejemplos y Metodología):

____% Precio

____% Plazo de Entrega

____% Cumplimiento Especificaciones Técnicas ____% Cumplimiento Requisitos Formales ____% Otros (a definir)

$____________________.- SI _____ NO _____

8) INTEGRANTES DE LA COMISION EVALUADORA (SEÑALAR CARGO):

1.- ____________________________________________________________ 2.- ____________________________________________________________ 3.- ____________________________________________________________

9) IDENTIFICAR RESPONSABLE: __________________________________________

10) REFERENTE TÉCNICO DEL REQUERIMIENTO: _____________________________

11) FECHA EN QUE SE REQUIERE EL BIEN O SERVICIO: ….../…….../20…….

...

Sección a ser completada por Subdirección de Administración y Finanzas

PRESUPUESTO DISPONIBLE

____ C.R. Finanzas

____ DEVOLVER

... Sección a ser completada por Abastecimiento

NÚMERO DE CORRELATIVO: _______

Fecha de Recepción en Abastecimiento: …….../……..../20………...

NOMBRE Y FIRMA JEFE DE CENTRO DE COSTO

SI ___ NO ___

V° B° SDAF

ANEXO Nº 2

NORMATIVA DE NOTIFICACION DE RECEPCION Y DESPACHO DE ARTICULOS DE CONSUMO INMEDIATO

Al recepcionar la mercadería de consumo inmediato por parte de los Encargados de Bodegas, éstos deberán firmar la factura y colocar en ella la fecha y hora de llegada, y a su vez, deberán anotar ésta en el formulario de notificación, según sea el tipo de artículo (inventariable o no).

En el caso de los artículos inventariables, se deberá además completar el formulario de notificación para el encargado de este procedimiento. Este formulario deberá ser entregado inmediatamente por el bodeguero al destinatario.

El plazo que tiene el encargado de inventario para ejecutar este procedimiento es dentro del día, en el caso de que éste no lo cumpla, el bodeguero deberá informarlo a la Oficina de Abastecimiento para que ésta dé cuenta de ello al Jefe de Finanzas, con copia a la Subdirección Administración y Finanzas

Si el artículo recepcionado es de consumo inmediato no inventariable, se deberá notificar telefónicamente, antes de 1 hora de recibido éste, directamente a la secretaria del servicio solicitante y en el formulario de notificación se deberá registrar la hora en que se informó a dicha secretaria.

Si el bien es inventariable, se deberá notificar a la secretaria del servicio solicitante en el plazo de 1 hora desde que el encargado de inventario realice este procedimiento. Se deberá registrar en el Formulario correspondiente la fecha y hora de realizado el proceso de inventariado y la hora en que se notificó a la secretaria del servicio solicitante.

Se establece que dichas notificaciones deberán realizarse únicamente a la secretaria del servicio solicitante y NO será válido si se deja recado con alumnos en práctica u otro funcionario del servicio.

Si dentro del mismo día de informado a la secretaria, el artículo no ha sido retirado, se deberán entregar las notificaciones antes de las 17:00 Hrs. (el día Viernes antes de las 16:00 Hrs.) a la Oficina de Abastecimiento para que ésta al otro día las haga llegar a primera hora al Jefe del Servicio respectivo.

Cuando el artículo sea retirado dentro del plazo establecido, el formulario de notificación deberá ser anulado.

La Oficina de Abastecimiento deberá llevar un cuaderno con el registro de las notificaciones entregadas a los Jefes de Servicios y/o Unidades solicitantes, donde indique la fecha y hora de entrega de éstas, las que además llevarán un Nº correlativo. Si pasado de 3 días de recepcionado el artículo, éste no ha sido retirado, los encargados de bodega deberán informarlo a la Oficina de Abastecimiento para que ésta ponga en conocimiento.