El panel de Live Office proporciona una forma fácil de acceder a Live Office en Microsoft Outlook. Además de buscar e insertar objetos de Live Office en mensajes, el panel de Live Office ofrece varias herramientas para buscar y ver documentos importantes del repositorio de la plataforma SAP
BusinessObjects Business Intelligence. Temas relacionados
•Panel de Live Office
•Configurar las opciones del panel de Live Office
6.1 Descripción de la red de relaciones del panel de Live Office
A medida que usa Microsoft Outlook en las actividades empresariales diarias, el panel de Live Office elabora una red de relaciones entre los contactos, los temas del correo electrónico y los documentos a los que se hace referencia. A continuación, al abrir o redactar un mensaje de correo electrónico, el panel de Live Office puede sugerir los documentos pertinentes a la tarea actual según esta red de relaciones.
De forma parecida a una red social, la red de relaciones se desarrolla a medida que crece su negocio. La red se basa en los documentos que asocia a la actividad comercial que usa la tarea de objetos asociada.
Cada vez que se inicia una actividad comercial en Microsoft Outlook, el panel de Live Office analiza el contexto actual de las actividades (por ejemplo, los documentos asociados) para identificar los documentos relacionados con la actividad y el contexto actual.
6.2 Búsqueda en el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business
Intelligence
Al trabajar con Microsoft Office, puede usar el campo de búsqueda del panel de Live Office para buscar los documentos importantes en el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business
• Crystal Reports • Web Intelligence • Microsoft Office • Adobe Acrobat • Cuadros de mandos • Espacios de información • Área de trabajo de BI • Paquete de objetos • Flash • TXT • RTF
Los resultados de búsqueda se clasifican por la relevancia con respecto al término de búsqueda, por lo que los elementos más parecidos aparecen cerca de la parte superior de la lista.
6.3 Uso de los favoritos del panel de Live Office
Si usa con frecuencia determinados objetos de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence al trabajar con Outlook, puede agregarlos a las listas de favoritos del panel de Live Office para encontrarlos fácilmente. Si tiene muchos elementos en la carpeta de favoritos, puede buscar en la carpeta un elemento determinado y organizar la carpeta de forma que sea más sencillo localizar los elementos.
6.3.1 Agregar objetos de Live Office a los favoritos
1. En el panel de Live Office, haga clic con el botón derecho en el objeto que desee agregar a los favoritos y haga clic en Agregar a favoritos.
Se abrirá el cuadro de diálogo Agregar a favoritos.
2. En el cuadro Nombre, modifique el nombre de objeto, si lo desea.
3. Seleccione la carpeta donde quiere guardar el favorito y haga clic en Aceptar. Sugerencia:
Para crear una nueva carpeta, haga clic en Nueva carpeta. El objeto seleccionado se añadirá a la lista de favoritos.
6.3.2 Para ver favoritos de Live Office
1. En el panel de Live Office, haga clic en el botón de la izquierda del cuadro Buscar y, desde la lista, haga clic en el botón Favoritos.
El panel muestra los objetos en la lista de favoritos.
2. Para ver una lista de objetos en una carpeta, haga doble clic en la carpeta. Sugerencia:
En la lista, haga clic con el botón derecho en un objeto para ver una lista de acciones disponibles para el objeto.
6.3.3 Buscar en favoritos de Live Office
1. En el panel de Live Office, haga clic en el botón a la izquierda del cuadro Buscar y, desde la lista, haga clic en Favoritos.
El panel muestra los objetos en la lista de favoritos.
2. En la parte inferior del panel, haga clic en Buscar en favoritos. 3. Introduzca los criterios de búsqueda y haga clic en Aceptar.
6.3.4 Para eliminar favoritos de Live Office
1. En el panel de Live Office, haga clic en el botón situado a la izquierda del cuadro Buscar y, desde la lista, haga clic en el botón Favoritos.
El panel muestra los objetos en la lista de favoritos. 2. Haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar. 3. Haga clic en Aceptar.
El objeto se elimina de la lista de favoritos.
6.3.5 Para cambiar el nombre de favoritos de Live Office
1. En el panel de Live Office, haga clic en el botón a la izquierda del cuadro Buscar y, desde la lista, haga clic en Favoritos.
El panel muestra los objetos en la lista de favoritos.
2. Haga clic con el botón derecho y seleccione Cambiar nombre. 3. Escriba un nombre nuevo para el objeto y haga clic en Aceptar.
6.4 Visualización de objetos relacionados
En el panel de Live Office, los objetos relacionados incluyen:
• Objetos de Live Office: elementos insertados en el mensaje de correo electrónico del repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.
• Asociaciones: documentos que se han asociado al subproceso de correo electrónico actual. • Sugerencias: otros documentos que podrían ser relevantes para el mensaje de correo electrónico.
Las sugerencias se basan en contactos, es decir, contienen documentos que se ha insertado o asociado a un subproceso de correo electrónico que incluya el mismo remitente o destinatarios. Desde la lista de objetos relacionados, puede hacer clic con el botón derecho de ratón en un objeto para obtener una lista de acciones disponibles para dicho objeto.
6.4.1 Para ver objetos relacionados
1. En Outlook, abra o redacte un mensaje de correo electrónico.
2. Si está redactando un mensaje, introduzca los destinatarios y el asunto.
3. En el panel de Live Office, haga clic en el botón de la izquierda del cuadro Buscar y haga clic en Objetos relacionados.
El panel muestra los objetos. asociaciones y sugerencias de Live Office para el mensaje.
6.5 Insertar documentos en mensaje de correo electrónico
Existen dos modos de agregar contenido desde el panel de Live Office a un mensaje de correo electrónico.
Puede insertar un vínculo en cualquier documento que se encuentre en el panel de Live Office. Los destinatarios pueden hacer clic en el vínculo del correo electrónico para ver el documento en un explorador Web, si tienen permiso para acceder al repositorio.
También puede agregar contenido desde un informe de Crystal, un documento de Web Intelligence o una consulta de universo en el correo electrónico como un objeto de Live Office. Los destinatarios pueden ver el contenido sin iniciar sesión en el repositorio, pero deben iniciar sesión para actualizar los datos.
6.5.1 Para insertar vínculos a documentos
Al escribir un correo electrónico en Outlook, puede insertar vínculos en informes de Crystal, contenido de Web Intelligence y modelos de Dashboards, así como documentos PDF y de Microsoft Office. 1. En Outlook, cree un mensaje de correo electrónico.
2. Si el panel de Live Office no se muestra, haga clic en Live Office > Mostrar/Ocultar panel de Live Office.
3. En el panel de Live Office, busque el documento al que desea vincularse.
Puede seleccionar un documento desde las listas "Asociaciones" o "Sugerencias", o buscar el documento.
4. En el panel de Live Office, haga clic con el botón derecho en el documento y haga clic en Insertar como vínculo.
En el mensaje de correo electrónico, se insertará un vínculo al documento. Puede hacer clic en el vínculo para ver el documento en un explorador Web.
6.5.2 Insertar documentos como objetos de Live Office
Después de buscar un informe de Crystal, un documento de Web Intelligence o un documento de universo, puede insertarlo en un correo electrónico como un objeto de Live Office.
1. En la lista de resultados de búsqueda, haga clic con el botón derecho y haga clic en Insertar como objeto Live Office.
Se abre el "Asistente de inserción de Live Office".
2. En la página "Elegir datos", seleccione los datos que desee importar, haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.
Los datos se insertan en el mensaje de correo electrónico como un objeto de Live Office, que contiene una conexión activa al origen de datos. Desde el mensaje de correo electrónico, usted y los destinatarios del correo electrónico pueden actualizar el objeto para recuperar los datos más recientes del repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.
6.6 Asociar objetos a actividades de Outlook
El panel de Live Office sugiere elementos que pueden ser importantes para un mensaje de correo electrónico basándose en la red de relaciones de Live Office. También puede asociar explícitamente el elemento con un subproceso de correo electrónico. Al asociar un elemento a un subproceso de correo electrónico, el panel de Live Office actualiza su red para incluir la relación entre el elemento y los participantes del mensaje. La próxima vez que reciba o redacte un mensaje a uno de los participantes de dicho subproceso de correo electrónico, el panel de Live Office incluye el elemento asociado de la lista "Asociaciones".
6.6.1 Asociar objetos con subprocesos de correo electrónico
1. En Outlook, abra un mensaje desde un subproceso de correo electrónico que desee asociar con un elemento.
2. En el panel de Live Office, desde la lista "Resultados de búsqueda" o "Favoritos", haga clic con el botón derecho en un elemento y seleccione Asociar con el subproceso de correo electrónico actual.
El elemento se asocia al subproceso de correo electrónico y aparecerá en la lista "Asociaciones" para otros mensajes de correo electrónico relacionados con los participantes del subproceso.
6.7 Documentos sugeridos
El panel de Live Office sugiere automáticamente los documentos relevantes para el correo electrónico que está leyendo o escribiendo. En esta versión, las sugerencias se basan en los contactos de correo electrónico. Por ejemplo, si asocia algunos documentos a un mensaje de correo electrónico y envía el mensaje a uno de sus contactos, dichos documentos se incluyen en la lista "Sugerencias" al abrir otros correos electrónicos que incluyan a dicho contacto.
6.7.1 Acceder a documentos sugeridos
• En el panel de Live Office, haga clic en el botón Objetos relacionados, junto al cuadro Buscar, y haga clic en Objetos relacionados de la lista.
La lista "Sugerencias" muestra todos los documentos sugeridos.