PAPELES DE TRABAJO

Constituyen la principal evidencia de la auditoría realizada y de las conclusiones emitidas en el informe, contienen las condiciones del trabajo, encontradas las técnicas y procedimientos que aplicó, así como su extensión y oportunidad de las mismas, el resultado de los registros de la contabilidad, las confirmaciones de fuentes internas y fuentes externas.

El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio profesional del auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo, es esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas. La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de la cantidad.

Son utilizados para:

a) Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno.

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c) Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento.

d) Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentación aplicadas a las operaciones de la entidad.

e) Mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y revisado.

f) Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles observados durante el trabajo.

Tomado como referencia de la NIA 9 Documentación

4.2.4.1 Forma y contenido de los papeles de trabajo

El auditor deberá preparar papeles de trabajo que sean suficientemente completos y detallados para proporcionar una comprensión global de la auditoría.

El auditor deberá registrar en papeles de trabajo la planificación, la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría desempeñados, y por lo tanto de los resultados, y las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida. Los papeles de trabajo incluirían el razonamiento del auditor sobre todos los asuntos importantes que requieran un ejercicio de juicio, junto con la conclusión del auditor.

Los papeles de trabajo regularmente incluyen:

 Información referente a la estructura organizacional de la entidad.

 Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y minutas.

 Información concerniente a la industria, entorno económico y entorno legislativo dentro de los que opera la entidad.

 Evidencia del proceso de planificación incluyendo programas de auditoría y cualesquier cambio al respecto.

 Evidencia de la comprensión del auditor de los sistemas de contabilidad y de control interno.

 Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control; y cualesquier revisión al respecto.

 Evidencia de la consideración del auditor del trabajo de auditoría interna y las conclusiones alcanzadas.

 Análisis de transacciones y balances.

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 Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de auditoría desempeñados y de los resultados de dichos procedimientos.

 Evidencia de que el trabajo desempeñado por los auxiliares fue supervisado y revisado.

 Una indicación sobre quién desempeñó los procedimientos de auditoría y cuándo fueron desempeñados.

 Detalles de procedimientos aplicados respecto de componentes cuyos estados financieros sean auditados por otro auditor.

 Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras partes.

 Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoría comunicados a, o discutidos con la entidad, incluyendo los términos del trabajo y las debilidades substanciales de control interno.

 Cartas de representación recibidas de la entidad.

 Conclusiones alcanzadas por el auditor concernientes a aspectos importantes de la auditoría, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, si los hay, revelados por los procedimientos del auditor.

 Copias de los estados financieros y dictamen del auditor.

4.2.4.2 Importancia de los papeles de trabajo

Sirven de protección para el auditor y los debe conservar en su poder para cualquier caso de duda, acusación etc., pueda demostrar que se realizó el trabajo siguiendo los principios de contabilidad y las normas de auditoría.

4.2.4.3 Clases de papeles de trabajo

El auditor plasma su trabajo en los papales de trabajo que pueden ser sumarios o analíticos.

4.2.4.3.1 Cédulas sumarias

Son aquellas en las cuales se anotan un grupo homogéneo de cuentas, se encuentran desglosadas individualmente en las cedulas analíticas.

Las cifras totales que aparecen en las cédulas sumarias se presentan en los estados financieros.

4.2.4.3.2 Cédulas analíticas

156 4.2.4.4 Archivo Corriente

a. Archivo Corriente

Contiene toda la información de la microempresa en forma general y todos los papeles de trabajo de la auditoría del período; algunos de estos pueden ser:

 Contrato de auditoría

 Estados Financieros

 Proceso de planificación

 Correspondencia con el cliente

 Programas de auditoría

 Arqueos, conciliaciones, confirmaciones, entre otros.

b. Archivo Permanente

Este archivo contiene toda la información necesaria sobre la microempresa auditada como lo es:

 Copia de estatutos y de otros documentos jurídicos.

 Contratos y convenios a largo plazo

 Otros documentos legales y contratos importantes

 La descripción de la empresa y de su actividad, entre otros

4.2.4.5 Índices y marcas de auditoría 4.2.4.5.1 Índices

El hecho de asignar índices o claves de identificación que permiten localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de referencia permanente y el legado de auditoría. Los índices son anotados con lápiz rojo en la parte superior derecha de la cédula de auditoría.

Para el ejemplo de la microempresa se utilizará el abecedario para los activos y pasivos, mientras que las cuentas de resultados se utilizará las abreviaturas PG con un número. Así:

Papeles de trabajo Índice

Caja-Bancos A Ingresos PG-1

157 4.2.4.5.2 Marcas de auditoría

“Los procedimientos de auditoría efectuados se indican mediante símbolos de auditoría. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de símbolos para una línea de auditoría o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cédulas determinadas.

Esta es una técnica que ahorra tiempo, elimina la necesidad de explicar los procedimientos de auditoría que son similares más de una vez, y elimina la necesidad que el coordinador recorra para atrás y para adelante los papeles de trabajo para encontrar la leyenda estándar. Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo compuesto de anotaciones y cifras escritas en lápiz. Se debe evitar los símbolos superpuestos complejos o similares; los números o letras simplemente rodeadas por un círculo proporcionan un orden secuencial y fácil de seguir.

Algunos requisitos y características de las marcas son los siguientes: -La explicación de las marcas debe ser específica y clara.

-Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc. Las marcas de auditoría son símbolos utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y prueba efectuadas los cuales reportan los siguientes beneficios. - Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar.

- Facilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el trabajo realizado.”21 Ejemplos de marcas de auditoría utilizadas:

MARCAS SIGNIFICADO

 Chequeado con libros o documentación de soporte ¥ Corregido Ƹ Sumado ¢ Confirmado Ƈ Conciliado µ Verificación posterior ^ Totalizado « Pendiente de registro Ø No reúne requisitos

S Solicitud de confirmación enviada

ę Papel de trabajo proporcionado por la microempresa  Cálculo comprobado

158 4.2.5 HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Son todos los aspectos que atraen al auditor, quien en su opinión comunica a la entidad ya que estas observaciones pueden afectar a la microempresa y no cumplen con las normas o las políticas con las que cuenta la organización.

4.2.5.1 Atributos

Condición: una situación encontrada por el auditor respecto a una operación, actividad o transacción.

Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser), con lo cual el auditor mide la condición.

Causa: qué originó la diferencia encontrada, es decir la razón por la que la condición fue presentada y el motivo por el que se originó el criterio.

Efecto: qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada, en si las consecuencias que resultan de una comparación entre condición y criterio.

Los hallazgos deben tener todos los atributos con las debidas conclusiones y recomendaciones emitidas por el auditor, es por esto conveniente que se realicen en hojas individuales.

Si mientras se realiza la auditoría se encuentra un hecho grave el auditor deberá hacer un informe especial para dar a conocer a la microempresa, para que esta tome las medidas correctivas a la brevedad posible para evitar problemas futuros.

Terminada la segunda fase que es la Ejecución, se requiere la carta de gerencia, en la cual se da a conocer que se ha entregado todos los documentos que fueron solicitados por los auditores.