CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
2. Generalidades de la auditoría administrativa
2.20. Papeles de trabajo
2.20.1. Definición
Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las
20 ESPARZA Fernando, Manual de Auditoría de Gestión, Riobamba, ESPOCH; 2010, págs.75 21 ESPARZA Fernando, Manual de Auditoría de Gestión, Riobamba, ESPOCH; 2010, págs.75
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pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.
2.20.2. Objetivo e importancia22
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar de forma adecuada que una auditoría se hizo de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.
Los objetivos fundamentales de los Papeles de Trabajo son:
-
Facilitar la preparación del informe;-
Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe;-
Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado;-
Coordinar y organizar todas las fases del trabajo;-
Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados;-
Servir de guía en revisiones subsecuentes; y,-
Cumplir con las disposiciones legales.2.20.3. Reglas básicas para la elaboración de los papeles de trabajo Figura No. 6
Reglas para la elaboración de papeles de trabajo
-
Identifique cada hoja (encabezado);-
Use una hoja para cada asunto;-
Identifique la persona que elaboró el papel de trabajo;-
Identifique el supervisor;31
-
Incluya la información completa y específica;-
Suministre índices completos;-
Proporcione en forma clara la fuente;-
Determine claramente el propósito de cada papel de trabajo y surelación con los objetivos de la auditoría;
-
Incluya a cada papel de trabajo el código de las marcas de auditoría su significado uniforme;-
Efectúe el procedimiento antes de registrar una marca de auditoría;-
Coloque los papeles de trabajo apenas acabe de prepararlos en unsitio seguro en el archivo correspondiente;
-
Utilice lápiz bicolor;-
Utilice la técnica de referenciación cruzada;-
Claridad, comprensibilidad y legibilidad.-
Limitarse a los asuntos importantes que sean útiles en relación con los objetivos establecidos por la auditoría.2.20.5. Clases de papeles de trabajo
Se les acostumbra a clasificar desde dos puntos de vista:
Por su uso
- Papeles de uso continuo - Papeles de uso temporal
Por su contenido - Hoja de Trabajo
- Cédula Sumaria o de resumen - Cédula de Detalle o descriptiva - Cédula analítica o de comprobación
32 2.20.6. Organización y archivo23
Para el auditor son muy importantes los papeles de trabajo, ya que si son adecuadamente preparados pueden ser utilizados en algún momento para protegerlo, pero si no lo son, pueden ser utilizados en su contra.
De otro lado la propiedad de custodia de los papeles de trabajo es exclusiva del auditor. Los papeles de trabajo deben ser organizados y archivados en forma sistematizada, sea preparando legajos, carpetas o archivos que son de dos clases:
2.20.7. Archivo permanente
El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que producir esta información cada año.
El archivo permanente debe contener toda aquella información que es válida en el tiempo y no se refiere exclusivamente a un solo período.
2.20.8. Archivo corriente
Este archivo recoge todos los papeles de trabajo relacionados con la Auditoría Específica de un período específico.
Comprende dos tipos de archivos: Archivo General
Archivo de los Estados Financieros 2.20.9 Índices de referencia24
Para facilitar su localización, los papeles de trabajo se marcan con índices que indiquen claramente la sección del expediente donde deben ser archivados, y por consecuencia donde podrán localizarse cuando se le necesite.
23 MONTAÑO, Agustín, “Fundamentos de la Auditoría”, Editorial Trillas, México 1996, Pág. 81. 24 BADILLO, María, “Fundamentos de la Auditoría”, ESPOCH, Riobamba 2008, Pág. 73.
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Los índices se asignan de acuerdo con el criterio del auditor y pueden usarse para este objeto, números, letras o la combinación de ambos.
2.20.10 Marcas de auditoría25
Los procedimientos de auditoría efectuados se indican mediante símbolos de auditoría. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de símbolos para una línea de auditoría o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cédulas determinadas.
Las marcas deben ser distintas y en color “generalmente rojo” para facilitar su ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo, compuesto de anotaciones y cifras escritas en lápiz.
Requisitos y Características:
La explicación de las marcas debe ser específica y clara; y,
Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc.
Cuadro No. 7 Marcas de auditoría
MARCA SIGNIFICADO
¥ Confrontado con libros
§ Cotejado con documento
µ Corrección realizada
¢ Comparado en auxiliar
¶ Sumado verticalmente
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© Confrontado correcto
^ Sumas verificadas
« Pendiente de registro
Ø No reúne requisitos
S Solicitud de confirmación enviada
SI Solicitud de confirmación recibida inconforme
SIA Solicitud de confirmación recibida inconforme
pero aclarada
SC Solicitud de confirmación recibida conforme
S Totalizado
à Conciliado
Æ Circularizado
Y Inspeccionado
E Operación aritmética incorrecta
A Comprobantes sin firmas correspondientes
F Sin comprobante
X Comprobante sin lleno de requisitos
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