5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.3 A partir del diseño del sistema de información interactivo
El sistema de información propuesto permite establecer las herramientas que soportarían la implementación de un modelo de gestión del conocimiento para la biblioteca, a través de espacios de interacción y comunicación que facilitarían el intercambio de ideas, datos, información y conocimiento.
La interfaz diseñada, está compuesta por herramientas encontradas en la literatura del presente trabajo, como son: comunidades de práctica, blogs, wikis y redes sociales, agrupadas en servicios y contenidos. Sin embargo, de acuerdo al contexto de la unidad de análisis (el Área de Servicios de la Biblioteca de la Universidad Externado de Colombia) y como se establece en la hora de ruta propuesta en la anterior sección, como primera medida para la implementación del modelo de gestión del conocimiento, se sugiere utilizar las herramientas de la siute de Office 365 como insumo para la comunicación, almacenamiento y difusión de información y conocimiento.
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108 ANEXOS
INSTRUMENTO
Esta encuesta hace parte de una investigación sobre Gestión del Conocimiento en la Biblioteca de la Universidad Externado de Colombia - Área de Servicios, para optar al título de Magíster en Gerencia Estratégica de Tecnología de Información de la Universidad Externado de Colombia. Así mismo, los resultados de este estudio servirán como insumo para el planteamiento de un modelo de gestión del conocimiento, que permita brindar nuevas oportunidades de innovación a la unidad, a través del uso y la implementación de TI.
Lo invitamos a responder esta encuesta de 27 preguntas, las cuales tienen como fin (i) conocer el grado de participación de auxiliares y gestores en los proyectos de la unidad (ii) identificar las necesidades e intereses de información de los profesionales de la biblioteca y (iii) entender los conocimientos potenciales para el mejoramiento y desarrollo del área. Tiempo: El diligenciamiento del cuestionario tarda entre 5 y 10 minutos.
Privacidad: los datos y resultados que se generen en esta encuesta serán de carácter confidencial. Edad ______________________________________________ Cargo o Jefe de Servicios o Coordinador de Formación o Coordinador de Servicios o Gestor de Servicios
o Auxiliar de circulación y préstamo
o Auxiliar sala de consulta
o Profesional de Área
o Referencista
Sección 1 • Gestión del Conocimiento
1. ¿Considera importante que la biblioteca identifique las necesidades de conocimiento que requiere para el desarrollo de sus actividades?
o Muy importante
o Importante
109
o De poca importancia
o Sin importancia
2. ¿Conoce la planificación estratégica de la biblioteca?
o Si
o No
3. ¿Está dispuesto a compartir sus conocimientos con otras personas?
o Siempre
o Usualmente
o Ocasionalmente
o Nunca
4. ¿Qué mecanismos utiliza para transferir sus conocimientos hacia otras personas?
□ A través del Diálogo
□ Envío de información a través de correo Electrónico
□ Envío de información a través de Whatsapp
□ Comparto información a través de OneDrive
□ Comunico en reuniones
□ Comunicados a través de la Dirección
□ Otro
5. ¿Cómo genera conocimiento para la biblioteca?
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Ejemplo: presentando propuestas de mejora, documentando mis actividades en
manuales.
6. ¿Qué conocimientos son necesarios para desarrollar sus actividades diarias? Puede mencionar conocimientos técnicos o habilidades
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Ejemplo de habilidades: trabajo en equipo, creatividad, actitud positiva, capacidad de resolver problemas, etc. || Conocimientos técnicos: herramientas ofimáticas, catalogación, atención al usuario, uso de Symphony, etc.
110
Sección 2 • Actividades, servicios y preferencias en el trabajo
7. Señale las actividades que realiza con más frecuencia, las actividades que realiza con más agrado y las actividades que le gustaría realizar en la biblioteca.
Servicio o actividad Actividad que realiza con más frecuencia Actividad que realiza con más agrado Actividad que le gustaría realizar en la biblioteca Capacitación □ □ □ Préstamo externo □ □ □ Préstamo interbibliotecario □ □ □
Préstamo de libros fuera de Bogotá □ □ □
Préstamo de portátiles □ □ □
Préstamo de sala de consulta
audiovisual □ □ □
Préstamo de salón de actividades □ □ □
Atención a usuarios □ □ □
Préstamo de salas de estudio □ □ □
Obtención de documentos □ □ □
análisis de bibliografías básicas por
facultad □ □ □
Recuperación de información
especializada □ □ □
Administración de cursos virtuales a
través de Moodle □ □ □
Organizar colección □ □ □
Sugerir material bibliográfico □ □ □
8. ¿Hay alguna actividad que no se haya tenido en cuenta en la anterior pregunta? Mencione cuál
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
111
Sección 3 • Experiencia, Conocimiento y habilidades
9. ¿Cuántos años tiene de experiencia trabajando en bibliotecas?
o Menos de un año
o Entre uno y tres años
o Entre cuatro y seis años
o Entre siete y diez años
o Más de diez años
10. ¿Cuáles son sus principales habilidades y/o fortalezas en el trabajo? Menciónelas a continuación
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 11. ¿Qué idiomas domina o maneja en un nivel intermedio?
o Inglés
o Francés
o Ninguno de los anteriores
12. ¿Ha publicado trabajos o documentos en fuentes nacionales o internacionales?
o SÍ
o No
13. ¿Ha impartido cursos, talleres o clases?
o SÍ
112
14. Si su respuesta es afirmativa, en qué área o disciplina ha impartido cursos, talleres o clases
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 15. ¿Ha recibido premios o reconocimientos en los últimos 3 años?
o SÍ
o No ¿Cuáles?
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Sección 4 • Flujos de información y comunicación
16. ¿Sus compañeros y/o jefes comparten los resultados de los proyectos de la biblioteca? o Muy frecuentemente o Frecuentemente o Ocasionalmente o Raramente o Nunca
17. ¿A través de qué medios sus compañeros y/o jefes comparten los resultados de los proyectos de la biblioteca?
□ Persona a persona
□ A través de correo electrónico
□ A través de correo OneDrive
□ A través de la información publicada en el portal web
□ En reuniones
□ Otro __________
18. ¿Qué fuentes de información utiliza para realizar su trabajo? [seleccione una o varias]
□ Recursos bibliográficos de la biblioteca
□ Internet
113 □ Actas de reunión □ Otro compañero □ Presentaciones de la biblioteca □ Eventos externos □ Webinar □ Redes sociales
□ Informes o reportes del área
□ Otras fuentes
Si su respuesta fue "Otras fuentes" indique qué otras fuentes utiliza
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 19. ¿De dónde proviene principalmente la información que usted recibe?
□ Jefes
□ Gestores
□ Coordinadores
□ Profesionales
□ Compañeros
□ Punto de Información y referencia
□ De la documentación de cada proceso
□ Otras áreas
□ Otro
20. ¿Dónde está registrada la información de la biblioteca?
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 21. ¿Los flujos de información y comunicación en la biblioteca fomentan la
innovación? o Totalmente de acuerdo o De acuerdo o No estoy seguro o En desacuerdo o Totalmente en desacuerdo
Los flujos de información hacen referencia a la manera en cómo circula la información entre las personas y áreas de la biblioteca
22. Señale la información que se encuentra obsoleta, que se encuentra en exceso y la información que usted no recibe
114 Información en exceso Información obsoleta Información que usted no recibe Manuales
□
□
□
Guías□
□
□
Tutoriales□
□
□
Lineamientos□
□
□
Instrucciones por correo
electrónico
□
□
□
Otro
□
□
□
Sección 5 • Trabajo Colaborativo
23. ¿A quiénes acude con más frecuencia para pedir información sobre la biblioteca?
o Jefe de Servicios
o Coordinador de Formación
o Coordinador de Servicios
o Gestor de Servicios
o Auxiliar de circulación y préstamo
o Auxiliar sala de consulta
o Profesional de Área
o Punto de información y referencia
24. ¿Cuándo inicia un proyecto o actividad en la biblioteca, qué persona prefiere que le explique sus funciones en el proyecto?
o Jefe de Servicios
o Coordinador de Formación
o Coordinador de Servicios
o Gestor de Servicios
o Un compañero
115
Sección 6 • Participación en proyectos
25. ¿Participó en la elaboración de la planificación de la biblioteca?
o Sí
o No
26. ¿Cuántos proyectos o propuestas de mejora han apoyado o liderado en la biblioteca? o Ninguno o Entre 1 y 2 o Entre 3 y 5 o Entre 6 y 7 o Más de 7
27. ¿Cómo se sintió o se ha sentido trabajando en este proyecto?
o Mal o Regular o Bien ¿Por qué? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Sección 7 • Participación en proyectos
28. ¿Las tecnologías de la biblioteca facilitan compartir el conocimiento?
o Totalmente de acuerdo
o De acuerdo
o No estoy seguro
o En desacuerdo
116
29. ¿Qué herramientas tecnológicas utiliza para comunicarse dentro de la biblioteca?
Correo electrónico Teléfono
Whatsapp Otro ______
Encuesta basada en el instrumento utilizado por Rodríguez, G. (2013) en su tesis doctoral para la Universidad de Granada: Red de inteligencia compartida organizacional como soporte a la toma de decisiones.