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UNIDAD DE ESTADISTICAS VITALES
DIGITADORES (AS)
11.4 Creación de archivo 11.3 Digitación de datos 11.7 Archivo 11.2 Creación de archivo 11.1 Ingreso al programa EPIINFO ¿Esta todo bien en la validación? SI NO INICIO 11.5 Segunda Digitación 11.6 Validación FIN 11.6.1 Búsqueda y comparación 11.6.2 Se corrigen los erroresen el sistema (Se continúa con el paso
- Códigos Cartográficos, de Ocupación, CIE-10 y de países
- Recurso Humano: Codificadores, Supervisores, Digitadores, Técnicos de Informática y Jefe
- Computadoras y software específico para digitar y manipular la información. - Libro de conocimientos de la Unidad
- Acceso a la red interna y computadoras conectadas con el servidor. - Utiles y material de oficina.
- Estanterías y mobiliario adecuado. 12 páginas
2. Elaboración de la publicación anual de Estadísticas Vitales - Cuadros con la información
solicitada en formato de texto.
- Publicación anual impresa lista para ser revisada por el Jefe de la Sección de Estadísticas Económicas.
RECURSOS Y/O DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: ELABORACIÓN DEL MANUAL
MATRICES Y FLUJOGRAMAS FECHA INICIO
01-Mar-06
FECHA FINAL
NOMBRE DEL PROCESO: Estadísticas Vitales
Jefe de Unidad
NOMBRE DEL MACROPROCESO:
ESTADÍSTICAS CONTINUAS
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA
ORGANIGRAMA
DUEÑO DEL PROCESO:
31-Dic-06
ESTRUCTURA DEL PROCESO:
ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS
- Boletas provenientes de las Delegaciones Departamentales a través del Departamento de Coordinación Regional
- Boletas de Nacimientos, Matrimonios, Divorcios, Defunciones, Mortinatos y resumen de municipio.
- Información Digitada para las bases de datos de CS/400 y EPIINFO.
- Boletas procesadas para la Sección de Archivo.
1. Codificación, Digitación y Archivo de Boletas de Hechos Vitales
DIRECCIÓN: Índices y Estadísticas Continuas DEPARTAMENTO: Estadísticas Socioeconómicas y Ambientales SECCIÓN: Estadísticas Económicas UNIDAD: Estadísticas Vitales
No. DE PASO ACTIVIDAD
UNIDAD
EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO 1 Requisición de elaboración de cuadros Unidad de Estadísticas Vitales
Jefe (a) Se elabora una nota dirigida al Director de Informática donde se solicita la elaboración de los cuadros necesarios para la elaboración de la publicación anual. Se firma y se sella la nota por parte del Jefe de la Unidad y además se le da el visto bueno por parte del Jefe de DESA. Esta nota se elabora cuando ya se tiene toda la información completa del año anterior incluidos los registros tardíos. Ir al anexo No. 82 para ver el índice temático de la información que contienen los cuadros requeridos. (Ver normas y lineamientos).
20 mins
2 Recepción de la nota de solicitud
Dirección de Informática
Secretaria Se recibe la nota de solicitud. Se firma y se sella de recibido y se saca una copia que se entrega al Técnico que realizará los cuadros.
5 mins.
3 Elaboración de cuadros solicitados
Dirección de Informática
Técnico Después de recibida la nota se elaboran los cuadros con los requerimientos de la Unidad de Estadísticas Vitales. 2 semanas 4 Envío de cuadros a la Unidad de Vitales Dirección de Informática
Técnico Se envían los datos a la Unidad en formato de texto (.txt). Dependiendo del tamaño de los cuadros se pueden enviar por correo electrónico, compartiendo una carpeta o en medios magnéticos. Se adjunta una nota donde se especifica la información enviada que se firma y se sella por parte del Director de Informática. 5 mins. 5 Recepción de los cuadros Unidad de Estadísticas Vitales
Jefe (a) Se reciben los cuadros. Se firma y se sella de recibido la nota que se recibe adjunta.
5 mins.
6 Traslado a Excel Unidad de Estadísticas Vitales
Jefe (a) Se trasladan los cuadros al formato de Excel. Son 18 cuadros con datos de nacimientos, 13 con datos de defunciones, 10 de mortinatos, 6 de matrimonios y 7 con datos de divorcios. Ir al anexo No. 82 para ver el índice temático de la información que contienen los cuadros. Ir al anexo No. 87 para para ver la secuencia de pasos a seguir para trasladar un archivo con formato de texto (.txt) al formato de Excel (.xls).
3 semanas
7 Formato a cuadros Unidad de Estadísticas Vitales
Jefe (a) Se agrega el formato pre-determinado a todos los cuadros.
3 días.
NOMBRE DEL PROCESO: ESTADÍSTICAS VITALES
ALCANCE
Elaborar la publicación anual de manera escrita de las estadísticas de cinco hechos vitales: Nacimientos, Defunciones, Mortinatos, Matrimonios y Divorcios con datos de los Registros Civiles de todas las municipalidades del país.
INSTITUTO
NACIONAL DE
ESTADÍSTICA
NÚMERO DE PASOS: 12DEPARTAMENTO Y/O SECCIÓN: Departamento de Estadísticas Socioeconómicas y
Ambientales, Sección de Estadísticas Sociales, Unidad de Estadísticas Vitales
CÓDIGO:
ST 1.1.1.1 INICIA: Unidad de Estadísticas Vitales TERMINA: Unidad de Estadísticas Vitales
DIRECCION: Índices y Estadísticas Continuas
Procedimiento No. 2: Elaboración de la publicación anual de Estadísticas Vitales OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. DE PASO ACTIVIDAD
UNIDAD
EJECUTORA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO 8 Elaboración de los otros componentes de la publicación Unidad de Estadísticas Vitales
Jefe (a) Se elabora la actualizacion de las otras partes de la publicación incluyendo: portadas, directorios, glosario, metodología, introducción y carátulas; éstas se realizan en Word. Ir al anexo No. 99 para ver ejemplo de estos componentes de la publicación.
1 día 9 Impresión de copia preliminar Unidad de Estadísticas Vitales
Jefe (a) Se imprime una copia de la publicación. (Ver normas y lineamientos). 3 días. 10 Elaboración del Indice Unidad de Estadísticas Vitales
Jefe (a) Se elabora el índice de la publicación en base a al publicación impresa. El índice se elabora a partir del número correlativo asignado a cada cuadro en la impresión preliminar. 4 horas 11 Revisión antes de proceso de revisión final y aprobacion. Unidad de Estadísticas Vitales
Jefe (a) Se revisa por última vez la publicación antes de enviarla para su revisión final y aprobación.Si todo está bien se continúa con el paso 12, de lo contrario aplican pasos: 11.1 se corrigen y 11.2 se imprimen nuevamente hojas con inconsistencias corregidas y al terminar se continúa con el paso 12.
1 día 12 Envío de la publicación para proceso de revisón final y aprobación Unidad de Estadísticas Vitales
Jefe (a) Se envía la publicación impresa con el formato definitivo para realizar el procedimiento de: Revisiones, Aprobación e Impresión de Publicaciones que se encuentra descrito en los procedimientos del Departamento de Estadísticas Socioeconómicas y Ambientales.
5 mins.
Página 10 - V01 - ST 1.1.1.1 1. Para tomar en cuenta los registros tardíos se espera hasta completar el procedimeinto No. 1 para toda la información de junio del siguiente año para solicitar la elaboración de los cuadros para la publicación anual.
NORMAS Y LINEAMIENTOS
2. Para la impresión de la publicación es necesario que a cada hoja de excel se le coloque un pie de página con el número correlativo de las hojas, esto hace que la impresión se tarde 3 días.