Pasos a Seguir para la Compra por Cotización

a) La Unidad requirente elabora el requerimiento interno y solicita la certificación presupuestaria.

b) La Dirección Financiera emite la certificación presupuestaria. Referencia: Certificación presupuestaria

c) La Unidad requirente envía a la Unidad de Compras el requerimiento de contratación, que contiene:

 Requerimiento interno, Orden de Compra

 Especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar;  Certificación presupuestaria

 Certificación de si la contratación propuesta está en el Plan Anual de Contrataciones o no;

 Nombramiento de los miembros de la Comisión;  Criterios de calificación y el peso de cada criterio. Referencia: Requerimiento.

d) La Unidad de Compras elabora los pliegos pre contractuales, luego se envía toda la documentación a

e) La Comisión Técnica, una vez revisada toda la documentación recomiendan a la Máxima Autoridad o su Delegado se elabore la resolución de inicio y aprobación de pliegos que deberá contener, al menos, lo siguiente:

 Inicio del proceso de contratación, código y objeto del proceso;  Nombre de los integrantes de la Comisión Técnica;

 Disposición de que la Resolución sea publicada en el portal;

 Certificación de que el bien o servicio a contratar consta en el PAC, en caso de ser necesario

 Certificación de partida presupuestaria

f) La Unidad de Compras Públicas, sube el proceso al portal y en el portal se sortean cinco proveedores al azar.

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 Otros proveedores pueden auto invitarse, si ofrecen el mismo producto.

g) Los participantes realizan preguntas a través del portal institucional SERCOP h) Las respuestas se emiten en el plazo señalado, según la siguiente distribución:

 La Unidad requirente responde las preguntas de orden técnico;

 La Unidad de Compras públicas responde las preguntas sobre el portal;

 Sindicatura responde las preguntas jurídicas;

 En todo caso, la Unidad de Compras públicas es responsable de ver las preguntas, canalizarlas y subir las respuestas, que son enviadas por la Comisión Técnica.

i) Envío de oferta: Dentro del plazo señalado, se recibe la oferta en sobre físico y también a través del portal.

 Si no se recibe la oferta física o electrónica, el proceso se declara desierto.

j) El Presidente de la Comisión Técnica convoca a sesión de apertura de ofertas. Referencia: Formulario Convocatoria

k) Apertura de la oferta: En la hora señalada, se realiza este acto formal en el que participan la Comisión Técnica, nombrada para el efecto.

l) La Comisión Técnica abre las ofertas y evalúa el cumplimiento de requisitos de forma mediante Acta.

Referencia: Acta de Apertura de sobres

 En caso de no haber errores de forma, se entrega la oferta a la unidad requirente para que ésta realice la evaluación técnica

 En caso de haber errores de forma, la Unidad de Compras públicas envía la convalidación a través del portal y modifica el cronograma del proceso, de manera que se aumenten 48 horas para que el invitado convalide los errores de forma de la oferta.

 Si el invitado no convalida su oferta o si la convalidación no es suficiente, el proceso se declara desierto.

En caso de no haber errores de forma, o una vez convalidados los mismos, la Comisión Técnica elabora el Acta de Calificación de la Oferta.

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Referencia: Acta de Calificación.

La Unidad de Compras públicas recibe el Acta de Calificación y sube la información y el archivo al portal.

 Esta evaluación debe subirse dentro del período fijado en el cronograma.

 No sólo se debe subir la información sino que debe finalizar la calificación.

 Si no se evalúa la oferta, el proceso debe ser declarado desierto.

La Comisión Técnica recomienda al Máxima Autoridad o su Delegado se elabore la Resolución de Adjudicación, con el siguiente contenido mínimo:

 Adjudicación de la contratación, con expresa indicación del código del proceso de contratación y del objeto de la contratación;

 Indicación del plazo y precio pactados;

 Nombre del servidor público designado para administrar el contrato;  Disposición de que la Resolución sea publicada en el portal;

 Disposición de que se elabore el contrato; y  Disposición de que se notifique al adjudicatario.

m) La Unidad de Compras públicas sube la Resolución de Adjudicación al portal, solicita la elaboración del contrato a Sindicatura.

n) Sindicatura notifica al adjudicatario.

En caso de exigir garantías, la notificación debe informar esto explícitamente.

Referencia: Formulario Notificación.

o) Sindicatura elabora el contrato y recoge las firmas del contratista y del Máxima Autoridad o su Delegado Técnico.

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La firma del contrato se realiza sólo después de recibidas las garantías, en caso de haberlas.

p) Sindicatura notifica al Administrador del contrato y envía una copia del mismo. Referencia: Formulario Notificación al Administrador del contrato

q) La Unidad de Compras públicas incluye el contrato, las garantías (de haberlas) y el aviso al administrador en el expediente de contratación.

El expediente de contratación original se archiva en la Unidad de Compras Públicas.

La Dirección Financiera en caso de haber anticipo, realiza el pago, tras verificar los requisitos.

La Comisión nombrada para el efecto de la que forma parte el Administrador del Contrato y el Bodeguero General recibe lo contratado y suscribe el acta de entrega recepción.

En caso de ser bienes: el Bodeguero General de bienes recibe los bienes adquiridos, los ingresa al inventario y entrega los bienes a la Unidad requirente. Si se adquirió un servicio, deberá administrar la recepción de los servicios y suscribir un acta de entrega recepción al final del servicio. Este es el antecedente para el pago.