Fuente: Caficosta Ltda.
Compra de café húmedo: En este caso la cooperativa le paga el café al
productor le hace una conversión a seco y se lo paga como si fuera seco, pero es
la Cooperativa quien vende después su café.
Servicio logístico:
El tercer servicio logístico es la Unidad de Transporte, la Cooperativa a través del convenio con la Cooperativa de Andes ya ha empezado a adquirir vehículos para el transporte de café e insumos de negocios.4.1.1.3.1.2.1. Procedimiento de compra de café.
Las cooperativas repartidas por las zonas cafeteras, poseen procedimientos similares y organizaciones enfocadas en la compra de café. Para el caso de Caficosta Ltda. comercializa sus pergaminos en cuatro Ecotopos definidos tres en la Sierra Nevada y uno en las estribaciones de la Serranía del Perijá, con una caficultura mayoritariamente tradicional, lo que ha permitido establecer cafés especiales con el apoyo de sus Comités Departamentales de Cafeteros, por Origen, Calidad y Sello como son los cafés Orgánicos, convirtiendo a Caficosta en la Cooperativa Comercializadora más importante de este tipo de pergaminos con el 63% de su volumen acopiado, dando un mayor valor al ingreso de los productores y sus familias.
El sistema de compra de café que utiliza es el de almendra sana y almendra defectuosa. Este procedimiento se debe aplicar al momento de la compra para todo el café que ingrese al punto de servicio de compras.
A. Fase inicial.
Es una parte del lote, está compuesta por una o más unidades del producto extraídas del lote. Estas unidades se deben extraer en forma aleatoria, independientemente de la calidad que los caracteriza y deben ser representativas de la población de la cual fue extraída.
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La metodología del Mapa Tecnológico es de propiedad intelectual exclusiva del Prof. Leonardo Pineda Serna (PH. D) del GIPE de la Facultad de Administración de la Universidad del Rosario de Bogotá. La aplicación de la metodología en el proyecto en ningún momento se considera como una cesión de derechos sobre esta, La metodología está por las leyes de derechos de autor.
Homogenización de la muestra: Mezcla uniforme de la muestra utilizando el homogenizador o a través de métodos manuales.
Prueba de taza: Una prueba que se hace para evaluar la calidad organoléptica de la bebida del café (se hace preparando una infusión al 7% de concentración, después de tostado y molido del café)
B. Fase de selección y de especialidad. Pesaje.
Es necesario conocer los kilos de café que ingresan al P.S.C.C verificando el indicador electrónico tomando su lectura antes de ser muestreados, contando los sacos pesados y descontando el peso de los empaques.
Cafés especiales.
En caso de los cafés especiales el caficultor debe llegar con sus sacos marcados y se debe realizar la verificación del productor y el programa al cual pertenece comparando con los listados que suministra la asociación y avalado por la división técnica de F.N.C. Es necesario que los caficultores presenten las tarjetas de seguimiento de cupos debidamente sellada o firmada por el representante legal del grupo respectivo y/o gerente de compras. El cupo debe estar registrado en números y letras.
No se compra el café como especial si no presenta su tarjeta, en este caso será comprado como estándar.
Si se trata de delegación a terceros, este debe presentar una carta de autorización firmada por el productor y debe traer su tarjeta de seguimiento de cupos y los sticker, esta carta se debe anexar a la copia de la factura que queda en el punto de servicio.
La cooperativa calibra de 40.6 Kg. Muestreo.
Este procedimiento se realiza con una sonda tomando muestra a todos los sacos del cargamento, luego se homogeniza manual o mecánicamente y se procede a determinar el porcentaje de humedad y porcentaje de almendra.
Porcentaje de humedad. Se pueden aplicar dos métodos:
a) Determinación manual: Basado en la experiencia de quien lo compra se evalúa con los parámetros de color y dureza, sobre la muestra tomada.
b) Uso del determinador de humedad: Este método es obligatorio para los cafés especiales. Tome una muestra de 400 gramos de café pergamino, llévela al determinador de humedad y tome la lectura correspondiente, observe la tabla y aplique el resultado.
Porcentaje de almendra sana.
a. Pese 200, 250 o 300 gramos de la muestra de café pergamino homogenizada. b. Trille la muestra por espacio de un minuto en la trilladora de muestras.
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d. Obtenga el peso del cisco (calcule la merma en porcentaje)
e. Pase la almendra por la malla No-13 para terminar de limpiar la muestra y recupere todos los granos que quedaron bajo este tamiz.
f. Despasille la muestra total según la tabla de clasificación de defectos de la F.N.C norma 4V1 de agosto de 1988
g. Pese la cantidad de almendra sana obtenida h. Pese la cantidad de almendra defectuosa obtenida
i. Ingrese al programa de compras de café las cantidades obtenidas de almendra sana y defectuosa (la bonificación de los cafés especiales será informado por la Dirección Nacional de Compras de Almacafé).
j. Elabore y confirme los datos para el comprobante de compraventa de café.
k. Cancele al caficultor en cheque o efectivo según lo estipulado por la dirección de la Cooperativa y de acuerdo al monto de la factura.
C. Almacenamiento.
Se asigna el pergamino comprado con base en el porcentaje de almendra sana, en arrumes por calidades de café si es estándar o si se trata de cafés especiales de acuerdo con los que trabaje su respectiva zona teniendo especial cuidado con los cafés orgánicos ya que este tipo de café debe almacenarse alejado de los cafés estándar, en empaque nuevo y debidamente identificado.
Debe mantenerse la bodega en excelentes condiciones de aseo y limpieza para evitar la contaminación, y alteración de las características del café. Estas instalaciones deben estar bien diseñadas y construidas con materiales que faciliten la operación de limpieza y desinfección, deben disponer de servicios sanitarios los cuales deben de mantenerse limpios y en las condiciones adecuadas para evitar contaminar el café.
El empacado del café debe realizarse en sacos en buen estado, limpios, secos y libres de cualquier contaminante y con una cantidad de 40.6 Kg brutos (empaque incluido) por tipo de café. El café especial debe empacarse en empaque debidamente identificado mediante STICKER suministrado por los grupos a productores.
El café se debe arrumar sobre estibas con una separación mínima de 60 cm con relación a las paredes perimetrales y elevadas sobre el piso de manera que se pueda hacer inspección, limpieza y fumigación según el caso. No se debe utilizar estibas en mal estado. Por cuanto es importante el mantener las siguientes y básicas condiciones:
• Se debe garantizar la óptima rotación del inventario (mediante el control de primeras en entrar y primeras en salir)
• Mensualmente debe realizar una inspección de la limpieza de la bodega y levantar el acta de limpieza de bodega.
• Debe separar las compras efectuadas con el recurso de línea de financiamiento Fondo Nacional del Café, de las compras realizadas con otro tipo de recurso. D. Otros aspectos relacionados.
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Es un procedimiento de OBLIGATORIO cumplimiento, pues la Cooperativa debe constituir las acciones legales correspondientes por el incumplimiento y posee las siguientes condiciones generales:
I. El despacho de cada viaje será autorizado por el Coordinador Logístico de Caficosta en el momento que todo el protocolo correspondiente a guías de tránsito, seguros esté terminado.
II. En el momento de la salida del vehículo se avisará al punto de compras de San Pablo para los puntos del Departamento del Magdalena y al auxiliar de entregas en el Cesar y Guajira, mediante mensaje de texto, la hora y sitio de salida del vehículo y hora aproximada de llegada a estos sitios para establecer el control de tiempos.
III. Para el Departamento del Magdalena; todos los carros tienen que reportarse en el punto de compras de San Pablo, El funcionario de San Pablo le colocará un mensaje de texto al encargado de las entregas en Santa Marta para que este controle la llegada a Almacafé.
Inspección.
Se realiza una inspección visual integral al vehículo, observando que no esté sucio y que no tenga malos olores, el estado de los pisos y de la carpa, el comprador está en su derecho de rechazar el vehículo si no lo encuentra apto para cargar. Debe levantar el acta de limpieza de vehículos y adjuntar en caso de que sean cafés especiales el listado de los productores que componen el cargamento con sus respectivos códigos y número de sacos.
Cargue.
Ingrese al programa de compras y se diligencia la carta porte de despacho por cada material a cargar, analice y registre en las observaciones el resultado donde especifique el porcentaje de almendra, en original y tres (3) copias. Se procede a cargar el vehículo con la mercancía realizando el conteo respectivo.
Seguridad.
Después de encarpado el vehículo coloque los sellos de seguridad con numeración aleatoria en cada uno de sus extremos, informe a la oficina central de la Cooperativa la hora de salida del cargamento. El comprador no dará información previa al cargue a personal propio, familiares o amigos. Debe estar controlando periódicamente el transcurso del cargamento y tiempos de desplazamiento.
Confirmación.
Debe estar atento a los resultados del despacho en Almacafé en cuanto a peso y rendimiento, la persona encargada de entregar el cargamento en Almacafé le informará telefónicamente estos resultados y debe confirmar la entrega cuando reciba la información detallada del café vía correo electrónico.
4.1.1.3.1.3. Compra y manejo de los particulares.
Los particulares a través de organizaciones independientes o de empresas, hacen parte de la cadena de acopio y transformación, los cuales no utilizan el sistema de compra de almendra sana y almendra defectuosa.
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De igual manera, realizan los procesos de transformación que se expondrán en los siguientes numerales y entre los más representativos tenemos:
• EXPOCAFE: es una empresa privada de exportación de café.
• Asociación Nacional de Exportadores De Café de Colombia (ASOEXPORT): creada en 1993, agrupa a los exportadores debidamente acreditados ante Federecafe, con licencia de exportación vigente, como también las entidades que se dedican habitualmente a los negocios de compra, venta y exportación del café. 4.1.1.3.2. Almacafé.
Los Almacenes Generales de Depósito de Café, ALMACAFE S.A.; es una empresa de la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia, constituida por medio de escritura pública N°1477 otorgada en la Notaria Primera de Bogotá el 8 de mayo de 1965, con la expresa finalidad de estar a disposición de los productores de café, para contribuir al logro de los grandes propósitos de la Federación como son: mejorar la calidad de vida del caficultor mediante la transferencia del mayor precio por su producto y generar valor agregado a los consumidores del grano, objetivos que cumple mediante la atención del acopio y conservación de los excedentes de las exportaciones del grano y el manejo de la logística interna de la comercialización del café.
En desarrollo de su objeto social, se constituye en una empresa de servicios de naturaleza logística con características estratégicas y de gestión propias, que ejerce funciones delegadas por la Federación agrupadas en cinco grandes categorías:
• Apoyo a la garantía de compra de café.
• Apoyo logístico a la comercialización externa e interna de la Federación.
• Trilla, tostión, molienda y empaque de café.
• Control de calidad a las exportaciones de café.
• Apoyo Logístico a la estrategia de Valor Agregado de la Federación, mediante la producción y suministro de café tostado, molido y empacado a las Tiendas Juan Valdez y para otros proyectos en curso.
Igualmente, dentro de la política de diversificación de sus servicios ALMACAFE S.A. ha iniciado la prestación del servicio de intermediación aduanera para algunos exportadores de café y ha intensificado el almacenamiento, manejo de mercancías diferentes al café, en virtud de su competencia y competitividad, espera constituirse en una opción atractiva como prestadora de servicios logísticos para la industria y el comercio nacional.
En el desarrollo y atención de la logística la Federación, por intermedio de ALMACAFE S.A. cuenta con una Estructura Organizacional que consta de una Oficina Principal, con sede en la ciudad de Bogotá, doce (12) Sucursales y tres (3) Agencias (ver Figura 1.0). Igualmente, administra diez (10) plantas industriales, nueve (9) especializadas en la trilla de café de exportación y una (1) Torrefactora para la producción y empaque del café requerido por las Tiendas Juan Valdez y Pods Col Coffee.
¿Cómo funciona Almacafé?
Almacafé, recibe de las Cooperativas de Caficultores, el café pergamino seco de acuerdo con las exigencias y normas de calidad establecidas por la Federación Nacional de Cafeteros y lo almacena, custodia y conserva en sacos de 40 kilos, de acuerdo con sus características físicas y sensoriales. Almacafé garantiza la compra por intermedio de 37 Cooperativas y 486 puntos de compra.
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Por otro lado la Gerencia Comercial de la Federación negocia y le envía a Almacafé las ordenes de despacho y con ellas Almacafé selecciona el café que pide cada cliente, programa y controla la trilla, verifica la calidad, lo empaca y lo lleva hasta el puerto para que la carga llegue a tiempo a su destino.
Los Almacenes Generales de Depósito – Almacafé – controlan todo el movimiento del café de exportación, tanto del Fondo Nacional de Café como de los Exportadores Privados, y por lo tanto son los únicos autorizados en la expedición de guías de tránsito para exportación. De igual manera Almacafé expide los números de Registro de Revisión al café de los exportadores, revisa la calidad del café comercializado y realiza el papel de agente de aduanas.
Almacafé en Santa Marta.
Almacafé Santa Marta es una de las 12 sedes regionales con las que cuenta la organización, para cumplir sus objetivos de trabajo en el territorio Colombiano. Esta sucursal se constituye en uno de los centros de acopio y transformación de café, permitiendo que por sus instalaciones se procese un alto porcentaje del total de café que produce el Departamento de Magdalena.