PCI: Perfil de Capacidad Interna Análisis Interno

impacto de ellas en la organización. Para facilitar el análisis ellas se han agrupado en: capacidad directiva, capacidad competitiva, capacidad financiera, capacidad tecnológica, capacidad del talento humano7. Las debilidades son las falencias ya sean financieras u de la organización que ponen el nivel de la empresa por debajo de la competencias, mientras las fortalezas son todos los recursos o capacidades que se tiene para generar ventaja competitiva.

Según Jairo Amaya8 _{el PCI se desarrolla en 5 capacidades definidas así:}

La capacidad directiva: Comprende la imagen corporativa- responsabilidad social, usos de planes estratégicos, análisis estratégicos, evaluación y pronostico del medio, velocidad de respuesta a condiciones cambiantes, flexibilidad de la estructura organizacional, comunicación y control gerencial, orientación empresarial, habilidad para atraer y retener gente altamente creativa, habilidad para responder a tecnología cambiante, habilidad para manejar fluctuaciones económicas, agresividad para enfrentar la competencia, sistemas de control, sistemas de toma de decisiones, sistemas de coordinación, evaluaciones de gestión y otros.

La capacidad competitiva: Comprende fuerza del producto, calidad y exclusividad, lealtad y satisfacción del cliente, participación del mercado, bajos costos de distribución y ventas, uso de la curva de experiencia, uso del ciclo de vida del producto y ciclo de reposición, inversión en investigación y desarrollo para desarrollo de nuevos productos, grandes barreras de entrada de productos en la compañía, ventaja sacada de potencial del crecimiento de mercado fortaleza de proveedor o proveedores y disponibilidad de insumos. Administración de clientes, accesos a organismos privados o públicos, portafolio de productos, programas de post-venta.

La capacidad financiera: Comprende acceso a capital humano cuando lo requiera, grado de utilización de sus capacidad de endeudamiento, rentabilidad, retorno de la inversión, liquidez, disponibilidad de fondos internos, comunicación y control gerencial, habilidad para competir con precios, inversión de capital, capacidad para satisfacer la demanda, estabilidad de costos, habilidad para mantener el esfuerzo ante la demanda, elasticidad de la demanda con respecto a los precios, otros.

La capacidad tecnológica: Comprende habilidad técnica de manufactura, capacidad de innovación, nivel de tecnología utilizando en los productos, fuerza de patentes y procesos, efectividad de la producción y programas de entrega, valor

7 _{AMAYA, Jairo. Op. Cit., p.27.} 8 _{Ibid., p.(29-33)}

27

agregado al producto, intensidad de mano de obra en el producto, economía de escala, nivel tecnológico, aplicación de tecnología de computadores, nivel de coordinación e integración con otras áreas, flexibilidad de la producción, otros.

La capacidad del talento humano: Comprende el nivel educativo del talento humano, experiencia técnica, estabilidad, rotación, ausentismo, pertenencia, motivación, nivel de remuneración, accidentalidad, retiros, índice de desempleo, otros.

Lo anterior se entiende que ninguna empresa presenta las mismas fortalezas ni debilidades en todas sus áreas de operación, por lo tanto cada capacidad con sus variables se aplica al modelo de cada empresa, entendiendo que las áreas funcionales de una empresa varían de acuerdo a la razón social, pero las áreas más comunes son gerencia, mercadeo, finanzas, contabilidad, producción y operaciones que sirven de referencia para el análisis interno actual de cualquier empresa.

Edilberto Chiavenato9 _{amplia el concepto de análisis interno diciendo que se}

refiere al análisis de las condiciones internas de la empresa y a su correspondiente: proceso que permite examinar en conjunto los recursos financieros y contables, mercadología, productivos y humanos de la empresa para verificar cuáles son sus fortalezas y debilidades y como puede explorar las oportunidades y enfrentar las amenazas y coacciones que el ambiente le presenta. El análisis organizacional debe tener en cuenta los siguientes aspectos internos de la empresa:

a. La misión y la visión organizacional, los objetivos empresariales y su jerarquía de importancia.

b. Los recursos empresariales disponibles (financieros, físicos o materiales, humanos, mercadológicos y administrativos).

c. La estructura organizacional y sus características, que incluyen los sistemas internos.

d. La tecnología o tecnologías empleadas por La empresa, bien sea para generar sus productos o servicios o para su propio funcionamiento interno.

e. Las personas, sus habilidades, talentos, capacidades y aptitudes.

f. el estilo de administración, que incluye la cultura organizacional, el clima organizacional, el estilo de liderazgo y los aspectos motivacionales internos. Con lo anterior se puede decir que el análisis interno es una variable de gran importancia en el proceso de planificación estratégica ya que permite medir las capacidades de una organización para responder a los retos y exigencias del

9 _{CHIAVENATO, Edilberto. Administración teoría, proceso y práctica. Tercera edición. Bogotá D.C}

28

entorno, por tanto “el análisis organizacional verifica la potencialidad y vulnerabilidad de la empresa para mostrar sus posibilidades reales en términos de mercadológicos, financieros, tecnológicos y organizacionales”10_.

Por lo tanto toda organización cuenta con por lo menos cinco áreas funcionales, según David Fred “la auditoria interna requiere la recolección y la administración sobre las operaciones de la directiva o administrativa, el área de Finanzas y Contabilidad, el área de Mercadeo y Ventas, producción, Investigación y Desarrollo y Sistemas computarizados que conducirán al respectivo análisis de fortalezas y debilidades de la empresa”11 _{para los cuales el autor hace un}

compendio de preguntas al momento de llevar a cabo el estudio como se ilustra a continuación:

Tabla 1. Preguntas para una Auditoría Interna Según David 2003

FUNCIÓN PREGUNTAS

Administración ¿Usa la empresa conceptos de la administración estratégica?

¿Son los objetivos y las metas de la empresa mesurables y debidamente comunicadas?

¿Planifican con eficacia los gerentes de toda la compañía? ¿Delegan los gerentes correctamente su Autoridad? ¿Es la estructura de la organización la apropiada?

¿Son claras las descripciones de puesto y las especificaciones del trabajo? ¿Es alto el ánimo de los empleados?

¿Es baja la rotación y el Ausentismo?

¿Son efectivos los mecanismos de control y recompensa de la organización?

Marketing ¿Están los mercados eficazmente segmentados?

¿Está en buen posicionamiento la organización frente a sus competidores? ¿Ha ido Aumentando la parte del mercado que corresponde a la empresa? ¿Son confiables los canales presentes de distribución y tienen costos efectivos?

¿Cuenta la empresa con una organización eficaz para las ventas? ¿Realiza la Empresa Investigaciones de Mercado?

¿Son buenos la calidad del producto y el servicio al cliente? ¿Tienen los productos y los servicios precios Justos?

¿Cuenta la Empresa con una Estrategia Eficaz para promociones y publicidad?

¿Son efectivas la Planificación y el presupuesto de Marketing? ¿Tienen los gerentes de marketing de la empresa la experiencia y la capacitación adecuada?

Finanzas ¿En qué puntos indican los análisis de las razones financieras que la empresa es fuerte o débil en términos financieros?

¿Puede la empresa reunir capital a corto plazo?

10 _{Ibíd., p. 158}

11 _{DAVID, Fred R. Concepto de Administración Estratégica. Novena edición. México: Editorial}

29

¿Puede la empresa reunir por medio de pasivo/capital contable, el capital que necesita a largo plazo?

¿Cuenta la empresa con capital de trabajo suficiente? ¿Son eficaces los procedimientos para presupuestar capital? ¿Son razonables las políticas para pagar dividendos?

¿Tiene la empresa buenas relaciones con sus inversionistas y accionistas? ¿Tienen experiencia los gerentes financieros de la empresa y están bien preparados?

Producción ¿Son confiables y razonables, los proveedores de materias primas, piezas y sube samblajes?

¿Están en buenas condiciones, las instalaciones, el equipo y las maquinarias y las oficinas?

¿Son eficaces los procedimientos y las políticas para el control de inventarios¿

¿Son eficaces los procedimientos y las políticas de control de calidad? ¿Están estratégicamente ubicadas las instalaciones, los recursos y los mercados?

¿Cuenta la empresa con competencias tecnológicas?

Investigación y Desarrollo

¿Cuenta la empresa con instalaciones para Investigación y Desarrollo? ¿Son adecuadas?

Si se usan empresas externas de Investigación y Desarrollo ¿Tienen estas costos efectivos?

¿Está bien preparado el personal de Investigación y Desarrollo de la organización?

¿Están bien asignados los recursos para Investigación y Desarrollo? ¿Son adecuados los sistemas de cómputo y de administración de información?

¿Son tecnológicamente competitivos los productos presentes?

Sistemas de información computarizados

¿Usan todos los gerentes de la empresa un sistema de información para tomar decisiones?

¿Existe en la empresa el puesto de gerente de información o director de sistemas de información?

¿Se actualizan con regularidad los datos del sistema de información? ¿Contribuyen todos los gerentes de las áreas funcionales de la empresa con aportaciones para el sistema de Información?

¿Conocen los estrategas de la empresa los sistemas de información de sus empresas rivales?

¿Es fácil de usar el sistema de Información?

¿Entienden todos los usuarios del sistema de información las ventajas competitivas que la información puede ofrecer a la empresa?

¿Se ofrecen talleres de capacitación de cómputo a los usuarios del sistema de información?

¿Se mejora constantemente el contenido y la facilidad de uso del sistema de información de la empresa?

Fuente: Elaboración propia: con información del libro Concepto de administración y estrategia Fred R. David 2003

30

En el anterior cuadro se evidencian las diferentes preguntas que se pueden formular en cada área de la empresa para identificar las fortalezas y debilidades de una empresa.

4.2.1.2 POAM: Perfil de oportunidades y amenazas- Análisis externo: el macro