I Propósito. Comercializar los productos elaborados por la empresa satisfaciendo las necesidades de los clientes.
II Definiciones y abreviaturas
a) JGC: Jefe de gestión
b) AGC: Asistente de g
c) FT: Ficha técnica
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Tabla 10. Información para la revisión
Temas a analizarse
Acciones y resultados de revisiones gerenciales anteriores.
Avances en planes o cronogramas de actividades relacionados con el alidad.
nternas.
orrectivas, preventivas y mejoras.
Retroalimentación del cliente (ejemplo: encuestas de satisfacción del cliente, acciones establecidas para su mejora, reclamos presentados, soluciones a estos reclamos).
Avance en indicadores y objetivos de calidad
Desempeño de los procesos y conformidad del producto Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de calidad.
mayores que impliquen por ejemplo: cambios de tecnología o de los procesos, modificaciones en el alcance del sistema de calidad. Estos cambios se revisarán y documentarán en el acta cuando se presenten.
mejoras
estión comercial.
PROCEDIMIENTO
Versión: 1
GESTIÓN COMERCIAL Fecha: 30
Aprobado por:
Comercializar los productos elaborados por la empresa satisfaciendo las necesidades de los clientes.
Definiciones y abreviaturas. estión comercial gestión comercial Responsable(s) RD LP, RD RD LP, RD LP LP LP GG; LP, RD GG, LP, RD Versión: 1 Fecha: 30-04-2012
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III Responsabilidad. El jefe de gestión comercial es el responsable de implantar y asegurar la efectividad de este procedimiento.
IV Metodología.
Tabla 11. Procedimiento gestión comercial
Actividad Descripción Responsabilidad
No
Si
El jefe de gestión comercial visitará a los clientes, dando a conocer la gama de productos de nuestra empresa, mediante fichas técnicas o catálogos.
Cuando el cliente requiere de un nuevo producto, receptara la muestra o ficha técnica del cliente, la cual será enviada con la solicitud de muestras al responsable de control de calidad.
Nuestros productos cumplen con sus respectivos registros sanitarios los mismos que están controlados bajo el sistema de normalización INEN.
El Jefe de gestión comercial, receptará o enviará una cita vía telefónica o e-mail para definir el día y hora en que se realizará la visita la misma que será incluida en la programación semanal de gestión comercial, cuya copia será enviada al Gerente general.Una vez elaboradas las muestras, el responsable de control de calidad entrega con su respectiva ficha técnica al Jefe de gestión comercial.
Las muestras y la ficha técnica serán entregadas al cliente junto con la solicitud de verificación de requisitos del producto y la cotización o según formato del cliente. El cliente deberá emitir una orden de compra de acuerdo al registro interno, o de acuerdo al formato del cliente acorde con los tiempos de fabricación de la empresa, con el que el Jefe de gestión comercial verificará si se encuentra en el registro de clientes, en caso de no existir se ingresará en dicho registro.
El responsable del departamento de gestión comercial posterior a la realización del presupuesto de ventas anual, coordinará con el jefe de producción y el jefe de provisión y compras, la producción de las infusiones para almacenar e ir despachando mensualmente a nuestros clientes.
Una vez encontrado las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedidos y los expresados previamente, se procederá a" registrar en el documento denominado diferencias existentes de los pedidos, la cantidad de producto requerido por parte del cliente deberá constar en la proyección semanal de ventas, la
Jefe de gestión comercial/ Líder de procesos Jefe de gestión comercial. Jefe de gestión comercial. Jefe de gestión comercial/Asistente de gestión comercial Jefe de gestión comercial. Jefe de gestión comercial/Asistente de gestión comercial Determinar requerimientos del cliente Identificar requerimientos legales Evaluación y entrega de cotizaciones Recepción de pedidos Análisis del producto Revisión y confirmación de pedidos
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No
Si
cual es entregada al jefe de producción.
El jefe de gestión comercial elaborará la programación semanal de distribución, la que será enviada al responsable de distribución.
El jefe o el asistente del departamento de gestión comercial llenará la nota de pedido, y será entregada al responsable de almacenamiento y producción para verificar el stock del producto existente y su liberación, e inmediatamente emitirá la nota de egreso del producto terminado con la cual el asistente de gestión comercial confirma y elabora la factura, guía de remisión, hoja ruta para entregar a distribución.
Una vez que el responsable de almacenamiento entrega la nota de egreso del producto terminado en la que indica los totes de producción; el asistente de gestión comercial llevara el control de destino de cada uno de los productos despachados.
De existir alguna modificación en los pedidos se requerirá una nueva orden de compra del producto adicional que el cliente está solicitando, luego el jefe de gestión comercial, o la asistente de gestión comercial, procederán a llenar una nueva nota de pedido.
Si hay quejas por parte de nuestros clientes por recibir producto no conforme, el departamento comercial procederá a llenar en el registro de quejas de clientes, el mismo que será comunicado al responsable de control de calidad para que tome las acciones correctivas, luego el responsable de gestión comercial lo registrara en el reporte de acciones correctivas, preventivas u oportunidades de mejora.
Devoluciones: El asistente de gestión comercial es el responsable de entregar la devolución con su respectiva nota de crédito, al responsable de almacenamiento para el trámite correspondiente.
El asistente de gestión comercial realizara la medición de la satisfacción del cliente a través de una encuesta, la misma que se entregará o enviará a los clientes como máximo dos veces al año, para tomar las acciones correctivas necesarias.
Estas políticas se desglosan en la siguiente: Tabla 12políticas de gestión comercial
El jefe de gestión comercial es el responsable de la recuperación de cartera de todos los clientes, el mismo que a través del reporte de cobros se entregará al Jefe Financiero para su respectivo registro.
Jefe de gestión comercial. Jefe de gestión comercial. Asistente de gestión comercial Jefe de gestión comercial/Asistente de gestión comercial Asistente de gestión comercial Jefe de gestión comercial/ Asistente de gestión comercial Comunicación interna de pedidos Verificar AC/AP/OM Modificación de pedidos Reclamos de clientes por no conformidades Cobros Medición de la satisfacción al cliente Políticas de gestión comercial
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Tabla 12.Políticas de gestión comercial
POLÍTICAS DESCRIPCIÓN