Plan de inventarios para Soloaseo Distribuciones SAS

La primera etapa de la propuesta consta de realizar un inventario inicial que permita hacer un conteo de todos los productos con los que se cuenta actualmente. Para realizar este proceso se debe programar una jornada de inventario desde la gerencia, donde todas las operaciones operativas sean detenidas y se enfoquen únicamente en la ejecución del inventario inicial.

Metodología toma de inventario

Fuente. La autora, 2019

Después de haber realizado el inventario se debe tener información de todas las cantidades, tipos y ubicación de los productos, con los datos obtenidos se procede a subir la información al sistema legis por medio de entradas de almacén. El área administrativa será la encargada de subir toda la información al sistema y actualizar la base de datos que se tiene de los productos. En esta etapa es importante hacer un chequeo de los códigos y nombre que tiene los productos en el sistema para lograr que la información sea correcta y entendible para cualquier persona que trabaje en la organización.

La actualización de la información en el sistema contable es la base para conocer que tiene la empresa actualmente y partir de esto tener un registro y una base de datos que permita saber la mercancía que se tiene que comprar para tener un equilibrio en los inventarios. De igual forma este inventario ayuda a reconocer cuales son los productos que no tienen

Programación de

fechas

Elegir personal

involucrado

Establecer equipos

para realizar la

división del conteo

general

Realizar clasificación

de los productos

segun características

Establecer orden del

conteo segun

clasificación de

productos

Establecer formatos

para el registro de la

información

Informar al personal

de la metodología

de trabajo

Realizar conteo

Entregar

información al

supervisor de

inventario

Revision general de

la información

entregada

Entrega de

inventario final a la

gerencia.

rotación y así mismo tener cuidado en las cantidades que se solicitan a la hora de hacer la compra, para no perder dinero en almacenamiento de productos que los clientes usualmente no compran.

b) Codificación de los productos

Los productos tiene un código creado en el sistema legis con el cual están identificados, este esta creado de acuerdo a las características y la línea que pertenece, está compuesto por 6 dígitos y la gerencia administrativa es la encarga de crear los códigos cuando se comprar un producto por primera vez. Para lograr que los dos programas hablen el mismo idioma es necesarios que tengan un mismo código que los identifique, por lo tanto los productos van a identificarse con el código asignado por el sistema legis y este a su vez será utilizado en La Web. Para iniciar se debe construir una base de datos en los que se encuentren todos los productos del inventario, con sus respectivos nombres y códigos, es importante que la información de la base de datos sea verídica y coincida exactamente, ya que un error en algún numero provocaría que el sistema no tome el producto adecuado.

Luego de crear la base datos y revisando sus respectivos nombres y códigos, se sube la información a La Web, al momento de subirla el producto queda con el código inicial que fue asignado automáticamente por la web y como código secundario el número de legis. Los nombres de los productos también serán modificados de acuerdo a la descripción del sistema Legis pero tendrán la opción de editarse en cada contrato de acuerdo a los requerimientos del cliente, por el contrario los códigos no podrán modificarse y solo se pueden administrar desde el SuperAdministrador (es el portal donde se pueden modificar características generales de todos los contratos). A continuación se muestra un ejemplo de la forma final de como quedarían los productos en La Web.

Figura 8. Ejemplo codificación de los productos

ÍTEM CONSECUTIVO CÓDIGO LEGIS DESCRIPCIÓN

20 567 102080 ESCOBA SUPERIOR DURA SIN CABO

21 568 102090 TRAPERO 500 GR MECHA PLANA CON CABO METÁLICO

22 569 204085 AMBIENTADOR EN SPRAY 380 ML

MARCA BONAIRE

Fuente. La autora, 2019

c) Codificación de los clientes

La empresa administra alrededor de 40 clientes del sistema La Web, estos son manejados por el área administrativa y en cada uno se encuentran especificaciones propias de cada contrato, para los clientes del sector público se utiliza este sistema pero algunos no están creados en el sistema Legis, por lo tanto se debe realizar una inspección de los clientes que actualmente están creados y partir de esto modificar y crear la información de los clientes. En este punto se sugiere realizar la actualización de datos relevantes de cada cliente tales como dirección, numero de contacto y persona responsable.

d) Información de salida de productos

Para esta etapa se tiene que requerir ayuda del área de sistemas, la cual tiene que programar la generación de un reporte de salidas de todos los productos que salen en cierto de periodo de tiempo en La Web, con esta base de datos generada se tiene la información de entrada para alimentar el sistema Legis. De forma inicial una persona será encargada de subir la información diariamente al sistema con el fin de tener un control de la rotación de la mercancía. Los datos necesarios en el reporte generado son:

 Código

 Nombre del producto  Cliente

 Cantidad de producto despachado

La empresa cuenta actualmente con dos programas los cuales tiene que sincronizar para que funcionen correctamente los inventarios, el problema central es que la mercancía entra al sistema ERP pero nunca salen por que las salidas son registradas en La Web, por lo tanto con el reporte generado en la etapa anterior se van a registrar todas las salidas de los productos en Legis.

De forma inicial será asignada una persona la cual diariamente generara el reporte en La Web y a su vez registrara la información en Legis por medio de una factura general, para esto se va a crear un cliente general y en información adicional serán mencionados los clientes a los cuales fueron entregados los productos, de esta forma la mercancía comenzara a tener una rotación y poder tener control de los inventarios. Sin embargo seria funcional lograr que la empresa prestadora del servicio ERP pueda desarrollar la forma de importar el reporte generado en la web para registrar las salidas de forma automática.

El proceso de facturación de los clientes no tendrá modificaciones y se llevara a cabo de la misma manera de forma mensual y a la unión temporal para los clientes públicos y para los clientes privados cada vez que los clientes efectúen una compra.

En la figura 9 se muestra cómo quedaría el proceso de la rotación del inventario con la propuesta diseñada.

Fuente. La autora, 2019