La PMO de la institución podrá suministrar los activos de la organización relacionados con otros proyectos similares al que se va a ejecutar. Activos tales como: informes de gestión, actas de reuniones, informes de ejecución y en general las lecciones aprendidas, sirven como base para adaptarlas como políticas internas de la institución.
Métodos de comunicación
Se creará una carpeta compartida en uno de los servidores de la institución con acceso a cada uno de los integrantes del equipo del proyecto; allí, se almacenarán todos los documentos de seguimiento. Es responsabilidad de cada uno de los miembros del equipo mantener actualizada la información que le atañe. En caso de requerir información adicional a la consignada allí, se debe realizar la solicitud a través del correo institucional y posteriormente la persona debe actualizar el documento según lo solicitado, de forma que se conserven las versiones actualizadas de la información.
Todas las reuniones de seguimiento deberán ser convocadas a través de correo electrónico en el cual se especificará la agenda a tratar, se adjuntará el acta de reunión anterior, más los informes solicitados previamente. El asistente del proyecto será el encargado de la elaboración de las actas de reunión.
Informes de gestión
De forma semanal se llevará a cabo la reunión de seguimiento en la cual se verificará la ejecución de los objetivos propuestos para esa semana, de acuerdo con lo planificado en el cronograma general. Cada uno de los integrantes del equipo del proyecto debe especificar las actividades ejecutadas para ese periodo, su porcentaje de desarrollo, la descripción de novedades presentadas que pueda afectar en la duración del cronograma y los compromisos adquiridos para la siguiente semana. Toda la información anterior irá consignada en el informe de gestión.
Adicionalmente el gerente del proyecto debe realizar el seguimiento al presupuesto ejecutado, verificar las desviaciones del proyecto y definir estrategias para ajustar el tiempo a lo previsto.
Guías para eventos de comunicación
A continuación, se especifican los lineamientos a tener en cuenta para las reuniones y el envío de correo electrónico:
Guía para reuniones:
Se debe convocar a las reuniones con mínimo 3 días hábiles.
Se debe coordinar con los participantes la fecha, la hora, el lugar y la agenda a tratar.
Se debe considerar como aspecto fundamental la puntualidad.
El gerente de proyecto se encargará de coordinar las estrategias de resolución de controversias con el fin de aprovechar el tiempo dispuesto de forma objetiva.
Las reuniones no deberán extenderse más del tiempo presupuestado. La asistente del proyecto se encargará de la construcción del acta de cada
reunión, la cual será compartida con los participantes para su aprobación o modificación.
Guía para correo electrónico:
Con el fin de establecer una vía formal de comunicación entre la IES y los proveedores o personal externo del proyecto. Se canalizará la comunicación a través del gerente del proyecto con copia al sponsor.
De tratarse de temas comerciales el correo deberá ir copiado el gerente del área financiera y al gerente de compras de la IES. En caso de que el externo sea el que envía el correo, la persona que lo reciba deberá reenviarlo con copia al sponsor, al gerente del proyecto, al gerente financiero y al de compras.
Los correos internos deberán ir siempre con copia al gerente de proyectos. Guías para la documentación del proyecto
La codificación del nombre de los documentos:
Para identificar fácilmente el objeto y la versión de los documentos del proyecto, se utilizará la siguiente codificación:
CCC_AAAA_VV.xxx CCC: Código del proyecto Ejemplo: UTM
Ejemplo: WBS, INFGES, RES VV: Versión del documento Ejemplo: V1, V2, V6, etc.
XXX: Extensión del documento Ejemplo: pdf, doc, mpp, etc.
Guía para el control de versiones
Para llevar registro del control de cambios, en el inicio de cada uno de los documentos del proyecto, se diligenciará el siguiente cuadro:
Tabla 15Control de cambios documentos
Nombre y versión Elaborado por Revisado por Aprobado por Fecha
Fuente: propia
Cuando se han realizado cambios en el documento, estos deben ser registrados en el formato que estará presente en las primeras hojas del mismo. Allí se consigna el nombre del documento con su versión, la persona que lo elaboró, la que lo revisó y finalmente quién lo aprobó en cada una de las filas, tantas veces como haya sido modificado.
Procedimiento para actualizar el plan de gestión de comunicaciones
Las razones por las cuales el plan de gestión de comunicaciones se modificará, son las siguientes:
Alguno de los miembros del equipo solicite una modificación y ésta haya sido aprobada.
Se tengan novedades dentro del proyecto como: personas que entran o salen del mismo, cambios dentro del alcance del proyecto o eventualidades que modifiquen los tiempos del cronograma de actividades.
Existan acciones que cambie los requerimientos o los roles de los stakeholders.
Existan problemas de comunicación entre las personas del proyecto tanto internas como externas.
Para modificar el plan de comunicaciones se debe en primera instancia identificar y clasificar a los stakeholders; atender las causas por las que debe ser actualizado el plan, hacer la matriz de comunicaciones y cuando finalmente este actualizado el plan, éste será revisado para su aprobación y posterior difusión con las personas del equipo.