Figura 8. Planeación en la elaboración del plan de gestión y actividades culturales en la biblioteca Univalle, Sede Norte.
Fuente: Autores basados en http:// procesos. univalle. edu.co/documentos/ Formación/ MP-04-05-01.pdf
INICIO
Definir plan de trabajo
Ejecutar plan de trabajo
Realizar seguimiento y control al plan de trabajo
Cumplimiento de metas de las actividades
Cumplimiento de objetivos de las actividades
Indicador de gestión de alcance de las actividades
Cumplimiento de actividades culturales
Divulgación de actividades culturales
Indicador de gestión de alcance de las actividades culturales
44 Tabla 4. Selección del material bibliográfico.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Selección del material
bibliográfico
A. Recibir las solicitudes realizadas por
los usuarios de la biblioteca. Bibliotecario
B. Estudiar las solicitudes de adquisición y seleccionar el material bibliográfico a adquirir.
Bibliotecario
2. Adquisición por donación
A. Recibir la información sobre el material bibliográfico que se va donar.
Bibliotecario
B. Coordinar con el donante la forma de
entrega del material bibliográfico. Bibliotecario C. Recibir el material bibliográfico
donado. Bibliotecario Registro impreso
D. Elaborar el inventario de los libros
donados. Bibliotecario
Inventario y carta E. Poner sellos de biblioteca. Bibliotecario
F. Enviar a catalogación y clasificación. Bibliotecario G. Recibir el material bibliográfico y
ubicarlos en los estantes correspondientes.
Bibliotecario
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada en Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional http://procesos.univalle. edu.co/documentos/ Formación/ MP-04-05-02.pdf diciembre 2013
45
Tabla 5. Encuadernación y reparación del material bibliográfico.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Selección del material
bibliográfico
A. Seleccionar el material bibliográfico que se encuentra deteriorado y disponerlo para reparación.
Bibliotecario
B. Revisar el estado físico del material bibliográfico y determinar su grado de deterioro.
Bibliotecario
2. Reparación menor
A. Realizar la reparación del material bibliográfico (Sólo para reparaciones menores).
Bibliotecario Imágenes fotográficas
3. Reparación de alta complejidad
B. Si la reparación es mayor del material bibliográfico requiere enviarse al encargado. Profesional en reparación y encuadernación Registro impreso, imágenes del antes y el después.
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada en Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional http:// procesos.univalle. edu.co/documentos/ Formación/ MP-04-05-02.pdf diciembre 2013
46 Figura 9. Selección del material bibliográfico
No Si No Si Si Si
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada en Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional http:// procesos. Univalle. edu.co/documentos/ Formación/ MP-04-05-02.pdf
INICIO
Selección del material bibliográfico Recibir solicitudes de docentes, estudiantes Estudiar y seleccionar las solicitudes Proponer para el siguiente periodo. Seleccionar el material bibliográfico deteriorado Revisar el estado físico del MB (material bibliográfico) (Material Bibliográfico) A Recibir información
del material que será donado
Coordinar con el donante la entrega del MB (Material
Bibliográfico) Esperar MB (material bibliográfico) (Material Bibliográfico) Revisar inventario de llegada A FIN ¿Por compra ??? ¿Por donación ? ¿Por deterioro? O A
47 Tabla 6. Préstamo de material bibliográfico.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
Préstamo de material bibliográfico.
A. Ingresar al catálogo en línea de la Universidad.
http://opac.univalle.edu.co/cgi-olib/opac.sh Usuario
B. Buscar el material bibliográfico de acuerdo a los
criterios disponibles en el catálogo en línea. Usuario C. Solicitar verbalmente al bibliotecario el material
bibliográfico por código, autor y nombre del ejemplar. (colección general)
Usuario
D. Solicitar verbalmente al bibliotecario el material bibliográfico por código, autor y nombre del
ejemplar. (colección de reserva y especiales). Usuario
E. Buscar el material bibliográfico y llevarlo a la
ventanilla de atención al público. Bibliotecario F. Solicitar al usuario los documentos requeridos
para el préstamo. Bibliotecario
Verificación de documentos actualizados. G. Presentar documento debidamente actualizado
requerido para realizar el préstamo e informar la modalidad del préstamo.
Bibliotecario
Documento de identificación actualizados. H. Retirar la ficha de inventario del ejemplar que se
encuentra en la última hoja y registrar en éste el nombre del usuario, código estudiantil, teléfono fijo, fecha de salida y fecha de entrega.
Bibliotecario
Ficha de inventario del ejemplar propia de la sede norte del cauca
I. Firmar un formato propio de la sede norte donde
consta el préstamo interno y/o externo. Usuario
formato constancia el préstamo interno Y/O externo J. Entregar el material bibliográfico y el documento
de identificación al usuario.
Bibliotecario
Ficha de inventario del ejemplar propia de la sede norte del cauca
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada en Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. (OPAC). Catálogo web de la Universidad del valle, que permite mirar el material bibliográfico disponible. Tomado de http://procesos.univalle.edu. co/documentos/Formación/MP-04-05- 03.pdf julio de 2013
48 Figura 10. Préstamo de material bibliográfico
No Si
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Septiembre 2012 Tomado de http:// procesos.univalle.edu. co/documentos/Formacion/MP-04-05-03.pdf. INICIO Préstamo de material bibliográfico ¿Estudiant e interno? Ingresa al catálogo en línea OPAC
Solicitar verbalmente al bibliotecario el material bibliográfico por código, autor y
nombre del ejemplar.
En espera del MB (material bibliográfico)
La bibliotecaria entrega material bibliográfico al usuario.
Solicita de manera verbal el carnet estudiantil
Realiza el préstamo interno o externo del MB (con formato y ficha de inventario
Se le solicita al usuario carnet de la institución.
El usuario solicita a la bibliotecaria de modo verbal el MB de acuerdo a su necesidad
La bibliotecaria entrega material bibliográfico al usuario (consulta interna) Realiza el préstamo de modo
interno, sacando ficha de inventario del libro
FIN En espera del MB (material bibliográfico)
49 Tabla 7. Renovación del Material Bibliográfico.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Renovación Presencial de Material Bibliográfico
A. Solicitar en la ventanilla de la división de biblioteca, la renovación del préstamo presentando documento de identificación y el material bibliográfico a renovar.
Usuario
B. Verificar en la ficha de inventario la disponibilidad para la renovación del material.
Bibliotecario Ficha de inventario del ejemplar C. Si tiene reserva de algún usuario
no se le puede renovar el material bibliográfico.
D. Sino tiene reserva se diligencia la ficha de inventario del material bibliográfico y se coloca la fecha de entrega (renovación).
Bibliotecario Ficha de inventario del ejemplar
E. Avisar verbalmente al usuario la fecha de entrega del material bibliográfico.
Bibliotecario
F. Entregar el material y el documento
de identificación al usuario. Bibliotecario
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y
Desarrollo Institucional. Septiembre 2012 Tomado de http://
50
Figura 11. Renovación presencial del material bibliográfico
No SI
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Septiembre 2012 Tomado de http://procesos.univalle.edu.co/documentos/Formacion/MP-04-05-03.pdf
INICIO
Renovación presencial del MB (Material bibliográfico) ¿El MB tiene disponibilidad para ser renovado? Verificar disponibilidad para la renovación
Se diligencia la ficha de inventario del MB a ser renovado
Se da aviso verbalmente al usuario la fecha que debe entregar el MB (material
bibliográfico)
51 Tabla 8.Cancelación del material bibliográfico.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Cancelación de material bibliográfico.
A. Solicitar en la ventanilla de la división de bibliotecas la cancelación del
material bibliográfico. Usuario B. Recibir el material bibliográfico Bibliotecario C. Buscar la ficha de inventario del
ejemplar que ha sido prestado por el usuario.
Bibliotecario
Ficha de inventario del ejemplar sede
norte del cauca D. Anotar en la ficha de inventario la
fecha de devolución del material. Bibliotecario
Ficha de inventario del ejemplar sede
norte del cauca. E. Verificar en la ficha de inventario del
material bibliográfico si algún usuario lo ha solicitado en préstamo.
Bibliotecario
Ficha de inventario del ejemplar sede
norte del cauca 1. Material
bibliográfico reservado
F. Anotar nombre de usuario, código del solicitante y la fecha de entrega al usuario que solicitó la reserva. (Sólo libros de colección general con reserva)
Bibliotecario
G. Llevar el material bibliográfico al módulo de libros reservados. (Sólo libros de general con reserva)
bibliotecario
H. Ubicar el material bibliográfico en los estantes de acuerdo a la clasificación establecida.
Bibliotecario
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Tomado de http://procesos.univalle.edu.co/documentos/Formacion/MP-04-05- 03.pdf julio de 2013
52 Figura12. Entrega de material bibliográfico
No Sí
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Tomado de http://procesos.univalle.edu.co/documentos/Formacion/MP-04-05- 03.pdf INICIO Entrega el MB (Material Bibliográfico) usuario Recibir MB (Material Bibliográfico) (bibliotecaria)
Buscar ficha de inventario del ejemplar Llevar el MB al estante de libros reservados Ubicar el MB (Material Bibliográfico) en los estantes de acuerdo a su clasificación FIN ¿El material bibliográfico ha sido reservado?
53
Tabla 9. Reposición de material bibliográfico por pérdida o daño.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Reporte de usuario pérdida o daño de libro por parte del usuario.
A. reportar la pérdida o daño del material bibliográfico directamente con
el bibliotecario. Usuario
B. Verificar la magnitud del daño del libro. Si es daño menor realizar la etapa 2, si es daño mayor o pérdida de libro realizar la etapa 3
Bibliotecario
2. Daño menor de Libro.
A. Informar al usuario el valor que debe cancelar por la reparación del libro de acuerdo a la política de cobro de multas de la división de bibliotecas.
Bibliotecario B. Cancelar en el banco de Bogotá a la cuenta de la Universidad del
valle sede norte del cauca. Usuario
Comprobante de pago C. Llevar el comprobante de pago al área de servicios al público de la
división de bibliotecas. Usuario
D. Informar a la secretaria académica que el usuario canceló el valor
para la reposición del material. Bibliotecario 3. Daño mayor o
Pérdida de libro.
Informar al usuario que debe reponer el material y darle a conocer el reglamento.
Profesional o coordinador Suministrar al usuario los datos completos del material a reponer Profesional o coordinador Cotizar el material con los proveedores si fuese necesario. Profesional o coordinador Informar directamente al bibliotecario si consiguió el material bibliográfico
para hacer la debida reposición. Usuario
Diligenciar el formato de reposición de libros perdidos por usuarios, especificando el título del libro que trae en reposición, entregar el libro al
Área de procesos técnicos y archivar la copia del formato. Bibliotecario
Formato de reposición de libros
perdidos Informar por medio de una carta a la doctora María Victoria Salas, con el
objetivo de cambiar la disponibilidad del material en el sistema por material perdido reposición.
Bibliotecario Informar al usuario el valor del libro teniendo en cuenta el reglamento. Bibliotecario Cancelar en el banco de Bogotá en la cuenta se la universidad del valle
sede norte del cauca. Usuario
Comprobante de pago Llevar el comprobante de pago al área de Servicios de la biblioteca. Usuario
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Tomado de http://procesos.univalle.edu.co/documentos/Formacion/MP-04-05- 03.pdf julio 2013
54 Figura 13. Reposición de material bibliográfico
SI Si
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Septiembre 2012 Tomado de http://procesos.univalle.edu.co/documentos/Formacion/MP-04-05-03.pdf
INICIO ¿Por daño mayor pérdida? Reposición de material bibliográfico ¿Por daño menor reparación?
Informar al usuario que debe reponer el MB (Nuevo)
Suministrar al usuario los datos completos del material a reponer
El bibliotecario espera el MB en reposición
Verifica que el MB sea el correcto
La bibliotecaria informa a la dirección de bibliotecas el cambio de estado de disponible a perdido.
Verifica que haya sido ingresado en nuevo MB al sistema.
Recibe el MB y lo ubica en el estante correspondiente
Informar al usuario el valor que debe cancelar por la reparación del MB
Suministrar al usuario los datos completos de la cuenta de la Universidad
del valle.
El bibliotecario espera que el estudiante pague en el banco
de Bogotá
Verifica el recibo de cancelación
Informar que el usuario canceló el valor para la reparación
La bibliotecaria envía MB a reparar
Espera el MB reparado FIN
55 Tabla 10. Capacitación a usuarios.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Inducción a estudiantes de primer semestre.
Consultar calendario académico del período académico,
para determinar las fechas para las inducciones. Bibliotecario Acomodar las fechas que la secretaria académica le
asigne para hacer la inducción de biblioteca para los diferentes programas académicos.
Bibliotecario
Asistir al curso de inducción en la fecha establecida por
la división de bibliotecas. Usuario
Supervisar y coordinar el desarrollo del curso de
inducción. Bibliotecario
Realizar la inducción y entregar folleto con la
Información referente a la biblioteca. Bibliotecario Llenar el formato de asistencia al curso de Inducción.
(sede norte del cauca). Usuario
Formato propio de la sede norte del cauca.
Enviar los códigos de usuario registrados en el formato del curso de inducción al profesional de sistemas de la biblioteca.
Bibliotecario
Solicitar al área de servicios especiales de la biblioteca la activación del servicio de préstamo. (sólo si realizo el curso y la cuenta no fue activada).
Usuario
Buscar su firma en el formato de asistencia (proporcionado por bibliotecario), y confirmar que si se presenció a la inducción. (sólo si la cuenta no fue activada).
Bibliotecario
Cuando el usuario no asistió a la capacitación y se dirige por primera vez a la biblioteca se le da la inducción con fecha programada por la bibliotecaria el cual la bibliotecaria también ha citado a otros usuarios.
Bibliotecario
Utilizar los servicios de la biblioteca. (sólo si el
usuario tiene su cuenta activada). Usuario
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Tomado de http://procesos.univalle.edu.co/documentos/Formacion/MP-04-05- 03.pdf
56
Figura 14. Inducción de estudiantes de primer semestre
No Si
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Tomado de http://procesos. univalle.edu.co/documentos/Formacion/MP-04-05- 03.pdf
INICIO
Inducción de estudiantes de primer semestre
Dar anuncio a los estudiantes de la fecha establecida de la inducción teórica y
práctica.
Realizar inducción, entregar folleto con Información, llenar formato de asistencia
Enviar a la división de bibliotecas los códigos de usuarios que asistieron a la
inducción
El usuario puede acceder a los servicios de la biblioteca sede principal y sedes
regionales ¿Asistió el usuario a la inducción? FIN El bibliotecario programa inducción personalizada (obligatoria) al usuario El estudiante espera fecha programada por
el bibliotecario
El estudiante recibe capacitación
57 Tabla 11. Información y referencia.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Información al Usuario
A. Solicitar información acerca de los servicios y
recursos que posee la biblioteca. Usuario B. Atender y dar respuesta a las solicitudes de
los usuarios, orientando sobre el manejo de los recursos y servicios de la biblioteca.
Bibliotecario 2. Consulta del material bibliográfico colección de referencia
A. Buscar en el catálogo en línea OPAC, a través de la página de internet de la biblioteca http://biblioteca.univalle.edu.co
Usuario
B. Ir a la colección de referencia para hacer el préstamo del material bibliográfico de manera interna.
Bibliotecaria
C. Orientar al usuario en búsquedas avanzadas de la información en las diferentes fuentes bibliográficas.
Bibliotecaria
D. Orientar al usuario sobre la localización del
material bibliográfico. Bibliotecaria E. Realizar la consulta bibliográfica. Usuario F. Llevar el material bibliográfico a la ventanilla
de la biblioteca. Usuario
G. Registrar la consulta del préstamo interno del material bibliográfico en un formato propio de la sede norte; donde se coloca lo siguiente: nombre del material bibliográfico, nombre del estudiante o docente, código de estudiante, programa académico al que pertenece y firma.
Usuario o Bibliotecaria
H. recibir y ubicar el material en el estante
respectivo. Bibliotecaria
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Tomado de http://procesos. univalle.edu.co/ documentos/Formacion/MP-04-05- 03.pdf
58 Figura 15. Consulta colección de referencia
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Tomado dehttp://procesos. univalle.edu.co/ documentos/ Formacion/ MP-04-05-03.pdf
INICIO
Consulta colección de referencia
Buscar en el catálogo en línea OPAC
Bibliotecaria se dirige a la colección de referencia para
hacer el préstamo.
El estudiante espera el MB
(Material bibliográfico)
La bibliotecaria realiza el préstamo de colección referencia de consulta interna
Registra el préstamo interno en el formato propio de la sede
Entrega al usuario el MB (Material bibliográfico)
El usuario consulta de modo interno en la biblioteca
Entrega MB (material bibliográfico) a la biblioteca
Inspecciona que este en buen estado MB (material bibliográfico)
Indica el proceso de consulta de otras fuentes bibliográficas
Realiza la orientación práctica al usuario
59 Tabla 12. Atención a usuarios de la mediateca.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Consulta de CD.
A. Realizar la búsqueda del material en el catálogo de la biblioteca (OPAC) y anotar la asignatura topográfica.
Usuario
B. Solicitar al personal encargado el material respectivo en la mediateca. Usuario C. Presentar documento de identificación a la persona responsable de la mediateca. Usuario
D. Prestar el material para que sea utilizado en la sala de sistemas siendo un servicio de consulta de libros electrónicos y hacerle llenar el formato propio de la sede (sede norte del cauca).
Bibliotecario Formato propio de la sede para la mediateca
E. Realizar consulta. Usuario
F. Llevar el CD al encargado de la mediateca una vez terminada la consulta.
Usuario
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Tomado de http://procesos.univalle.edu.co/documentos/ Formacion/ MP-04-05- 03.pdf
60 Figura 16. Atención a usuarios de la mediateca
Fuente: Elaboración de la Autora fundamentada Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Tomado de http://procesos.univalle.edu.co documentos/Formacion/ MP-04-05- 03.pd
INICIO
Atención a usuarios de la mediateca
Realizar búsqueda del MB en el catálogo OPAC y anotar asignatura topográfica
Solicitar al bibliotecario el MB
La bibliotecaria solicita carnet estudiantil actualizado
Usuario espera en ventanilla
El bibliotecario diligencia el formato de préstamo y realiza el préstamo de cd
(libro electrónico).
Recibe el cd (libro electrónico)
El usuario se dirige a la sala de sistemas a consultarlo
Entrega el CD en biblioteca una vez finalizada la consulta
Se inspecciona que este en buen estado
61 Tabla 13. Registro y pago de multas.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Cancelación de multa
Consultar el valor de la multa en el momento que asisten a la biblioteca y hacen entrega por demora de material bibliográfico se les facilita el comprobante de pago para su debida cancelación.
Usuario
Atender y dar respuesta a las solicitudes presentadas por
los usuarios con respecto a las multas. Bibliotecario Realizar el pago de la multa en el banco de bogotá cuenta
perteneciente a la Universidad del valle sede norte del cauca.
Usuario
Comprobante de pago banco de
Bogotá Llevar el comprobante de pago a las instalaciones de la
biblioteca con copia. firma y fecha de usuario en la copia. Usuario Cancelar la multa en el registro de la cuenta del usuario,
(sede norte del cauca).
Usuario Comprobante de pago banco de Bogotá 2. Expedición de paz y Salvo
Verificar a través de la página web (Olib, detalles de usuario), o en las listas publicadas a final de semestre si tiene multas ya sea en libros o en dinero. (en la biblioteca Mario Carvajal, san Fernando y/o en centros de documentación).
Usuario
Realizar la etapa de cancelación de multa para que se le